Home-theater-designers
Wäre Microsoft Office ein Land gewesen, wäre es das drittgrößte Land der Welt. 1,2 Milliarden Menschen Die Verwendung einer einzigen Suite von Apps ist überwältigend. Und sie „sprechen“ 107 Sprachen!
Aber im Moment sprechen Sie und ich auf Englisch und wir werden über das beliebteste Tool im Microsoft Office-Arsenal sprechen -- Microsoft Word 2016 .
So löschen Sie ein Ereignis im Kalender
Dieser Dokumenteditor wird zum Schreiben einer Vielzahl von Dokumenten verwendet. Von der einfachen Bewerbung bis zum notwendigen Lebenslauf. Von einer einfachen Bucket-List bis hin zu einem Office-Memo. Wir denken, dass wir mit Word arbeiten können. Aber wenn wir uns hinsetzen, um einen seriösen professionellen Bericht zu schreiben, entdecken wir eine wichtige Tatsache.
Professionelles Schreiben von Berichten erfordert andere Fähigkeiten.
Also, frag dich das -- schaffen Sie den Sprung von einem einzelnen Dokument zu einem ausführlichen Bericht? Kennen Sie alle Microsoft Word-Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung dieses umfangreichen Dokumentprojekts helfen? Können Sie an der Arbeit mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten?
Sie können Student, Kleinunternehmer oder Büroangestellter sein... Sie müssen einen Bericht oder ein professionell formatiertes Dokument erstellen. Dieser MakeUseOf-Leitfaden hilft Ihnen, Ihre Techniken zu aktualisieren und Ihren Designansatz zu schärfen.
In dieser Anleitung:
Einen Bericht schreiben - Einführung | Die Berichts-Checkliste
Nützliche Microsoft Word-Tools - Spezial einfügen | Forscher | Frieren Sie Teile Ihres Dokuments ein
Arbeiten am Layout & Design - Einführung | Titelseite | Inhaltsverzeichnis | Kopf-und Fußzeile | Seitenzahlen | Schriftgestaltung | Absatzgestaltung | Seitenumbrüche | Stile und Themen | Bildunterschriften | Schnelle Teile | Seitenränder
Referenzen und Zusammenarbeit - Index | Bibliographien | Querverweise | Kommentare
Fertigstellen Ihres Berichts - Unterschriften | Wasserzeichen | Schreibgeschützt | Als PDF drucken
Der nächste Schritt - Abschluss
Einen Bericht schreiben
Das Verfassen von Berichten beinhaltet Recherchen und die anschließende Veröffentlichung des Ergebnisses dieser Analyse. In der Fachwelt ist das „Aussehen“ oder das Erscheinungsbild dessen, was Sie veröffentlichen, von größter Bedeutung. Das ansprechende Endergebnis könnte Ihren Ruf aufpolieren und Ihre persönliche Marke stärken.
Die folgenden Schritte führen Sie durch die Expertenfunktionen in Microsoft Word 2016. Verbringen Sie viel Zeit mit einem Plan. Beginnen Sie mit diesen Richtlinien…
Schritt 1: Entscheiden Sie den Zweck
Bevor Sie mit dem Bericht beginnen, müssen Sie zunächst wissen, warum Sie ihn überhaupt schreiben. Berichte sind vielfältig, aber sie sollen entweder informieren oder überzeugen. Es kann dazu dienen, einen technischen Prozess zu beschreiben, Hintergrundinformationen auszutauschen oder den Fortschritt eines Projekts aufzuzeigen.
Frag dich selbst - Was und Wieso den . Dies wird Ihnen helfen, den Zweck auf den einen Hauptpunkt zu konzentrieren und dabei zu bleiben, anstatt mit unnötigen Details zu schweifen.
Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Die zweite wichtige Überlegung ist die Bewertung Ihres Publikums. Werden sie verstehen, wovon Sie sprechen? Gibt es verschiedene Leserebenen, die den Bericht lesen werden? Das Wissen des Lesers über das Thema wird einen großen Einfluss auf die Informationen haben, die Sie einschließen müssen.
Entscheiden Sie sich für die primäre Zielgruppe und schreiben Sie dann den Bericht auf der angemessenen technischen Ebene. Die sekundäre Zielgruppe kann mit ergänzenden Informationen am Ende des Berichts unterstützt werden.
Schritt 3: Kennen Sie Ihr Thema
Sie müssen wissen, wovon Sie sprechen. Recherchiere also das Thema und füge alle relevanten Informationen hinzu, um deinen Standpunkt zu beweisen. Stellen Sie sicher, dass Sie zu einer Schlussfolgerung auf der Grundlage von Fakten und nicht der persönlichen Meinung kommen. Die Informationen müssen korrekt, aktuell und gut referenziert sein.
Verwenden Sie auch eine Vielzahl von Ressourcen wie Zeitschriften, Zeitungsartikel, Bücher, Websites, Broschüren, Rohdaten, Jahresberichte und Reden, um Ihren Standpunkt zu untermauern. Bleib einfach nicht bei Wikipedia.
Schritt 4: Den Bericht skizzieren
Sie haben recherchiert. Es gibt eine Menge Informationen, die darauf warten, getippt und gedruckt zu werden. Aber warte! Ertrinken Sie nicht, bevor Sie ins Wasser gehen. Bereiten Sie die endgültige Gliederung des Berichts vor, die als Wegpunktkarte dient, die Ihnen beim Navigieren von Anfang bis Ende hilft. Die Gliederung ist die Blaupause. Es gibt Ihnen einen Überblick über das Land aus der Vogelperspektive und zeigt Ihnen auch, wo Sie die Details eingeben müssen.
Der Aufbau eines Ideenberichts kann folgende Elemente umfassen:
- Titelblatt
- Zusammenfassung
- Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Der Hauptteil des Berichts
- Abschluss
- Empfehlungen
- Anhang
- Bibliographie und Referenzen
Microsoft Words Dokumentgliederung ist eine leistungsstarke Funktion, mit der Sie ein Dokument organisieren können, noch bevor Sie es mit Recherchen füllen. In Anspruch nehmen Brainstorming- und Mind-Mapping-Vorlagen auch.
Schritt 5: Schreiben, Bearbeiten, Korrekturlesen und Fertigstellen
Nachdem Sie Ihren Bericht strukturiert haben, ist es an der Zeit, die Kopfzeilen mit Inhalten zu füllen. Ich persönlich finde es am besten, ein wenig von jedem Abschnitt anzugehen und ihn dann mit Informationen aufzufüllen. Sie können dies tun, wenn Sie möchten, oder jeden Abschnitt beenden, während Sie die Berichtsstruktur durchgehen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Ideen zu präsentieren und unterstützende Beweise zu verwenden, anstatt zuerst Rechtschreibung und Grammatik zu verwenden. Skizzieren Sie Ihre Argumentation und schreiben Sie ein paar Sätze, die Ihre Hauptgedanken widerspiegeln. Wenn Sie etwas erwähnenswertes finden, zitieren Sie es.
Sobald der Großteil Ihres Textes geschrieben ist, ist es jetzt an der Zeit, ihn durchzulesen und sicherzustellen, dass er gut fließt. Stellen Sie sicher, dass Sie das Verständnis des Lesers mit Übergangswörtern wie „Diese Informationen zeigen…“, „Mit anderen Worten…“, „Ähnlich…“ anleiten und relevante und wichtige Punkte hervorheben.
Nehmen Sie sich endlich Zeit zum Korrekturlesen, auf Grammatik und Rechtschreibung prüfen , und überprüfen Sie alle relevanten Informationen und ihren logischen Fluss. Nehmen Sie sich am besten mindestens einen Tag Zeit, um Ihre Arbeit zu überprüfen und Korrektur zu lesen. Versuchen Sie nicht, es sofort zu bearbeiten, nachdem Sie denken, dass Sie es fertig haben, da Sie es wahrscheinlich verpassen, das Geschriebene zu lesen. Schlafen Sie ein wenig und lesen Sie es am nächsten Tag Korrektur.
Die Berichts-Checkliste
Bevor Sie Ihren Bericht, an dem Sie so hart gearbeitet haben, einreichen oder abgeben, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes getan haben:
- Vervollständigen Sie die Titelseite mit dem Titel, Ihrem Namen, dem Datum, für wen der Bericht bestimmt ist und eine mögliche Beschreibung, worum es in dem Bericht geht.
- Die Inhaltsseite hat entsprechende Überschriften und die Seitenzahlen sind korrekt.
- Stellen Sie sicher, dass die Einführung die wichtigsten Punkte, den Umfang des Berichts und das Ziel, das er erreichen möchte, behandelt.
- Sie haben Bildunterschriften über Tabellen und unter Bildern/Grafiken hinzugefügt.
- Stellt der Inhalt des Berichts die Informationen klar dar, logisch, sachlich, bleibt beim Thema, ist auf den Punkt gebracht?
- Gibt die Schlussfolgerung die Ergebnisse wieder, formuliert sie die Hauptidee und enthält keine neuen Informationen?
- Sind die Überschriften und Unterüberschriften klar gekennzeichnet?
- Sind Zitate relevant, aktuell und korrekt referenziert?
- Haben Sie gegebenenfalls Seitenumbrüche verwendet?
Starten wir jetzt Microsoft Word und führen Sie durch die Funktionen, die Ihnen helfen, den Entwurf Ihres Berichts zusammenzustellen und ihn als professionelles Dokument zu präsentieren.
Nützliche Microsoft Word-Funktionen zum Schreiben von Berichten
Nehmen Sie diese als mundgerechte Tipps und meistern Sie sie nacheinander.
Microsoft Word ist eine große Haubitze mit vielen Schrauben und Muttern. Konzentrieren wir uns auf die wichtigsten Fähigkeiten und die Werkzeuge, die Sie zum Planen, Vorbereiten und Präsentieren des professionellen Berichts benötigen. Die Microsoft Word-Funktionen, die wir im Folgenden behandeln, sind auch Produktivitätsverknüpfungen, die Ihre Arbeit erleichtern.
Spitze: Verwenden Sie den „Tell Me“-Assistenten von Microsoft Word 2016, um mehr über neue Funktionen in der Office-Suite zu erfahren.
Beginnen wir mit drei vorbereitenden Werkzeugen...
Spezial einfügen verwenden
Für die meisten von uns reicht die Tastenkombination STRG+V aus, wenn wir Text oder ein Bild in Word kopieren müssen. Aber manchmal möchten wir die kopierten Daten möglicherweise in ein anderes Format einfügen, z. B. Excel-Daten als Bild. Mit dem Spezial einfügen -Befehl können Sie verwerfen oder das Format angeben, wenn Sie ein Bild, Präsentationsdaten, eine Tabelle oder ein Objekt aus einem anderen Programm in Word einfügen.
Sie werden viel mit Excel-Tabellen und -Diagrammen in einem professionellen Dokument arbeiten.
Wenn Sie nur kopieren, was Sie möchten, und auf Einfügen klicken, werden Sie feststellen, dass die Daten als Tabellen eingefügt werden. Wenn Sie jedoch einen großen Zellbereich einfügen möchten und ihn nicht bearbeiten möchten, können Sie ihn als Bild mit der zusätzlichen Option zum Bearbeiten einfügen.
In Microsoft Excel: Wählen und markieren Sie die Zellen, die Sie kopieren möchten > Drücken Sie STRG+C.
In Microsoft Word: Gehe zu Home > Einfügen > Inhalte einfügen . Auswählen Spezial einfügen und aus dem Dialog wählen Microsoft Office Excel-Arbeitsblattobjekt .
Sie können die Größe der Daten wie ein Bild ändern, und wenn Sie doppelklicken, können Sie die Werte bearbeiten. Sie können die Tabelle oder das Diagramm ändern und neu gestalten. Und wenn Sie die Daten im Diagramm oder in der Tabelle in Excel aktualisieren, können Sie das Diagramm automatisch in Word aktualisieren.
Probieren Sie auch das Kontextmenü mit der rechten Maustaste aus. Das Menü „Spezial einfügen“ erscheint:
Da sind mehr Optionen zum Importieren von Daten aus Excel in Word . Die Microsoft Office-Support Seite beschreibt sie auch im Detail.
Verwenden Sie den Forscher
Ja, es gibt Google und Wikipedia. Der ständige Wechsel von Word zu Ihrem Browser kann jedoch Ihre Produktivität beeinträchtigen. Office 2016 bietet eine leistungsstarke Forschungsintegration für diese gruselige Arbeit. Der Researcher kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Inhalte in Microsoft Word zu finden, sondern auch beim schnellen Hinzufügen von Zitaten. Es verwendet den Bing Knowledge Graph, um den richtigen Inhalt zur Unterstützung Ihres Dokuments zu finden.
Gehe zu Multifunktionsleiste > Registerkarte Referenzen und c Wählen Forscher . Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fenster mit den Suchoptionen.
Geben Sie ein Stichwort für das Thema ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie die Eingabetaste.
Der Ergebnisbereich zeigt eine Liste der Quellen an, die Sie in Ihrem Dokument verwenden können. Wählen Sie ein Thema aus, das Sie im Detail erkunden möchten.
Fügen Sie das Thema mit einem Klick auf das Pluszeichen oben rechts zu Ihrem Microsoft Word-Dokument hinzu. Sie können auch bei jedem Ergebnis auf das Pluszeichen klicken, um die Quelle in Ihrem Forschungsdokument zu zitieren. Die Quelle zitieren hilft Ihnen, Ihre Recherche mit Webquellen und Büchern zu unterstützen.
Wie wir später sehen werden, ist eine kommentierte Bibliographie einer der schwierigsten Teile eines Dokuments. Der Forscher ist ein intelligenter Assistent, der eingreift.
Frieren Sie einen Teil Ihres Word-Dokuments ein
Gehen wir davon aus, dass Ihr professioneller Bericht eine lange und komplexe Arbeit sein wird. Sie können das Word-Fenster in zwei Bereiche aufteilen, sodass Sie zwei verschiedene Teile eines Dokuments gleichzeitig anzeigen können. Es ist eine wertvolle Zeitersparnis, wenn Sie Teile von einer Stelle an eine andere kopieren und einfügen oder auf einen Teil des Dokuments verweisen möchten, während Sie an einem anderen arbeiten.
Gehe zu Multifunktionsleiste > Registerkarte Ansicht > Teilen .
Um die Aufteilung zu entfernen, klicken Sie auf Teilung entfernen auf derselben Registerkarte.
Die Gruppe Windows bietet Ihnen mehrere Optionen, um die Art und Weise zu ändern, wie Sie mit zwei oder mehr Dokumenten arbeiten. Die Funktionen sind selbsterklärend.
Um beide Dokumente gleichzeitig zu scrollen, klicken Sie auf Synchrones Scrollen in der Gruppe Fenster auf der Registerkarte Ansicht. Sie können auch auf klicken Seite an Seite anzeigen um zwei Teile des Dokuments nebeneinander zu legen.
Spitze: Verwenden Sie die geteilte Ansicht, um zwei verschiedene Layouts anzuzeigen – zum Beispiel Drucken und Gliederung. Stellen Sie die Aufteilung ein. Klicken Sie dann in den Bereich, den Sie ändern möchten, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Ansicht ein anderes Layout aus.
Arbeiten am Layout & Design
Die Präsentation eines Berichts bringt jemanden dazu, einen Bericht zu lesen, und deshalb ist es wichtig, dass Ihr Bericht gut präsentiert wird. Wenn Sie die Wahl zwischen vier Berichten zum Lesen hätten, welche würden Sie wählen?
- Ein handgeschriebener Bericht.
- Ein in Schwarzweiß gedrucktes Dokument.
- Ein auf normalem A4-Papier gedruckter Bericht in Farbe.
- Ein farbig gedruckter Bericht mit einer einprägsamen Titelseite, sauber eingefasst und glatt?
Sie werden den vierten Bericht in die Hand nehmen, weil er Sie allein durch das optische Erscheinungsbild dorthin zieht.
Die Frontabdeckung ist nicht der einzige Grund. Ein gut gestalteter Bericht ist leichter zu lesen. Es ist auch einfacher zu scannen, wenn Sie keine Zeit zum Lesen haben. Aus diesem Grund müssen Sie einige Zeit mit Ihren Kopf- und Fußzeilen sowie den verschiedenen Stilen und Themen verbringen. Kurz gesagt – die Formatierung jedes Elements im Bericht.
Das Formatieren mag wie eine schwierige Aufgabe erscheinen, aber es ist eine unterhaltsame Übung, die alle Ihre kreativen Muskeln trainiert. Die wichtigsten Erkenntnisse sind die Fähigkeiten, die Sie in Zukunft auf alles in Microsoft Office anwenden können. Und die Zeit sparen Sie mit all den Produktivitätstipps, die Sie hier lernen.
Microsoft Word 2016 bietet eine Fülle von Funktionen. Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie sich Ihr Berichtsdesign von den anderen abheben und professionell sein kann. Lassen Sie uns also die Layout- und Designfähigkeiten aufschlüsseln.
In diesem Abschnitt werden diese Funktionen Schritt für Schritt behandelt:
- Beginnen Sie mit einem Deckblatt
- Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis
- Erstellen Sie Ihre Kopf- und Fußzeile
- Seitenzahlen hinzufügen
(Formatieren Sie den Inhalt)
- Wählen Sie die richtigen Schriftarten
- Style die Absätze
- Seitenumbrüche steuern
- Verwenden Sie Stile und Themen
- Bildunterschriften
- Verwenden Sie Schnellteile
- Mit Seitenrändern dekorieren
1. Beginnen Sie mit einem Deckblatt
Die erste Seite ist der erste Kontaktpunkt mit Ihrem Leser. Es ist auch Ihre Gelegenheit, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Lassen Sie sich nicht von Ihrem Mangel an künstlerischen Fähigkeiten entschuldigen, denn Word nimmt den Job mit seiner eingebauten Galerie von Titelseiten an. Alles, was Sie tun müssen, ist, einen mit dem Thema des Berichts zu verbinden.
Microsoft Word 2016 bietet Ihnen 16 vorformatierte Vorlagen und drei weitere auf Office.com.
Gehe zu Einfügen > Seitengruppe > Deckblatt .
Das Deckblatt wird standardmäßig am Anfang des Dokuments angezeigt.
Da es nur 16 „offizielle“ Vorlagen gibt, können Sie feststellen, dass alle Ihre Kollegen dasselbe Deckblatt haben. Also, warum nicht anpassen und ein bisschen einzigartiger machen.
Du kannst Entwerfen Sie eine Titelseite (oder Deckblatt) in Microsoft Word das kann ein Original im Stapel sein. Speichern Sie es als Vorlage oder ändern Sie das Design im Handumdrehen.
2. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis
Gelegenheitsleser scannen. Gute Leser scannen zuerst und tauchen dann tief ein. Ein Inhaltsverzeichnis bietet die Wegpunkte, die beiden helfen. Wenn es sich um ein langes und kompliziertes Dokument handelt, würden Sie nicht lieber die Lage des Landes überprüfen, bevor Sie zu dem Abschnitt gehen, der Sie interessiert?
Ziehen Sie ein Inhaltsverzeichnis (TOC) in Betracht, wenn Ihr Dokument mehr als 10 Seiten umfasst. Du solltest zuerst sicherstellen, dass du es nicht musst Ordnen Sie beliebige Seiten in Ihrem Dokument neu an bevor Sie das Inhaltsverzeichnis erstellen.
In Microsoft Word müssen Sie nicht das gesamte Inhaltsverzeichnis von Hand schreiben. Da ist ein Inhaltsverzeichnis automatisches Werkzeug unter dem Verweise Registerkarte, die Ihre Gliederung aufnimmt und für Sie entwirft. Außerdem können Sie es leicht aktualisieren, wenn Sie etwas ändern möchten.
Es gibt auch Vorlagen, die Sie herunterladen und an die Art des Inhalts anpassen können. Zum Beispiel sieht ein Inhaltsverzeichnis für eine Abschlussarbeit anders aus als der Jahresbericht eines Unternehmens.
Wir haben ein komplettes Tutorial zu So erstellen Sie eine Inhaltsverzeichnisseite in Word .
Der Kern davon ist folgendes:
Erstellen Sie die Gliederung und verwenden Sie Überschriftenstile, um die Hierarchie zu organisieren. Wenden Sie das automatische Inhaltsverzeichnis-Tool auf die Überschriftenstile an. Word 2016 sucht nach diesen Überschriften und fügt dann das Inhaltsverzeichnis in Ihr Dokument ein. Dann können Sie Ihr Inhaltsverzeichnis automatisch aktualisieren, wenn Sie Änderungen an Ihrem Dokument vornehmen.
Für mehr praktische Kontrolle können Sie auch die Handbuch Inhaltsverzeichnis Stil. Word fügt Platzhaltertext ein und Sie müssen jeden Inhalt in der Liste einfügen und formatieren.
3. Erstellen Sie Ihre Kopf- und Fußzeile
Kopf- und Fußzeilen sind in Berichten wichtig, da der Hauptzweck darin besteht, auf jeder Seite Informationen über den Bericht bereitzustellen. Sie sind die gemeinsamen Anzeigebereiche für Seitenzahlen. Die Kopfzeile des Dokuments sollte den Titel des Berichts und möglicherweise den Namen des Erstellers enthalten. Der Titel des aktuellen Abschnitts ist hilfreich.
Die Fußzeile hingegen sollte die Seitenzahlen, das Veröffentlichungsdatum und andere erforderliche administrative Informationen enthalten. Beachten Sie, dass einige Styleguides haben spezielle Richtlinien für Kopf- und Fußzeilen .
Beginnen wir mit dem Header in Ihrem Dokument und geben ihm ein einzigartiges Aussehen.
Auswählen Einfügung , dann wählen Sie entweder Header oder Fusszeile aus der Gruppe. Die integrierte Galerie zeigt Ihnen mehrere Optionen, aus denen Sie wählen können.
Der Kopf- und Fußzeilenraum wird mit Platzhaltertext oder Tabelle in Ihr Dokument eingefügt. Die Kopf- und Fußzeilentools wird im Menüband für andere Formatierungsarbeiten wie Datum, Uhrzeit oder Bild geöffnet.
Geben Sie Ihren Text ein und wählen Sie dann Kopf- und Fußzeile schließen .
Sie können mit einer leeren Kopf- und Fußzeile beginnen. Wenn Sie über die Designfähigkeiten verfügen, verwenden Sie die Kopf- und Fußzeilentools selbst zu gestalten. Beherrschen Sie den Kopf- und Fußzeilenbereich, wenn Sie benutzerdefinierte Briefköpfe für Ihre Organisation erstellen möchten. Sie können Markenelemente wie Firmen- oder Organisationslogos oben und sauber formatierte Fußnoten unten verwenden
Versuchen wir es mit einem der integrierten Header und ändern Sie ihn. ich wählte Kerl aus der Galerie.
Es dauerte zwei Minuten, den endgültigen Look mit einfachen Texteffekten und einem Symbol aus der Microsoft Office-Symbolgalerie zusammenzustellen.
Kopf- und Fußzeile sind vorhanden. Aber woher wissen Sie, wo Sie sich im Dokument befinden? Fügen Sie Seitenzahlen als nächsten wichtigen Wegweiser ein.
4. Seitenzahlen hinzufügen
Seitenzahlen sehen am besten in der Fußzeile aus (anders als in der Kopfzeile wie im Bild oben). Sie können eine grundlegende Seitenzahl aus dem Einfügen > Seitenzahl Schaltfläche auf der Multifunktionsleiste. Sie können es auch aus dem hinzufügen Entwurf Registerkarte, die angezeigt wird, wenn Sie die Kopf- und Fußzeile hinzufügen.
Sie haben viel Kontrolle über die Seitenzahlen. Wählen Sie aus einer Vielzahl von Zahlenformaten und passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an. In diesem Fall fügen wir die Nummer in die Fußzeile ein, Sie können sie jedoch oben oder sogar am Rand platzieren. In diesem Beispiel habe ich die Seitenzahl unten links platziert. Aber ich möchte das Standard-Look und das Format ändern.
Zum Beispiel: Die Verwendung einer 'Seite X von XXX' ist ein besserer Indikator für ein langes Dokument.
Wählen Sie die Seitenzahl aus. Gehe zu Einfügen > Schnellteile . Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Gebiet . Sie können das Dialogfeld Feld auch über die Registerkarte Kopf- und Fußzeilendesign erreichen.
Wählen Anzahl Seiten aus der langen Liste der Feldnamen. Im Feld rechts können Sie ein bestimmtes Format auswählen. Ich habe die üblichen 1, 2, 3 ausgewählt. Klick OK , und die Seitenzahl wird angezeigt. Jetzt müssen Sie nur noch Ihren Text hinzufügen, z. B. Seite X von XXX, und das Aussehen der Zahlen mit den üblichen Textformatierungswerkzeugen ändern, die auf der Registerkarte Start verfügbar sind.
Es sieht jetzt so aus:
Gestalten Sie das Aussehen einer beliebigen Seitenzahl in Ihrem Dokument und Word aktualisiert alle verbleibenden automatisch. Seitenzahlen sind die häufigsten Elemente in einer Fußzeile, sie können jedoch auch andere Informationen wie die Kopfzeile enthalten. Über die Optionen in der Gruppe Einfügen können Sie Datum und Uhrzeit, Dokumentinformationen, Bilder und mehr zu Ihrer Kopf- oder Fußzeile hinzufügen.
Als Nächstes gehen wir in die Formatierung des Inhalts über.
Der visuelle Reiz Ihres professionellen Berichts kommt zusammen mit der 'Verschönerung', die Sie auf den Inhalt anwenden. Die Formatierung ist auch ein wesentlicher Schritt für ein gut fließendes Dokument. Sie müssen also viel Energie darauf verwenden, die richtige Schriftart, den richtigen Absatzabstand und die richtigen Farben auszuwählen.
Mach dir keine Sorge. Selbst künstlerisch behinderte Menschen werden diesen Teil leicht finden, da Microsoft Word mit Standarddesigns und visuellen Stilen geliefert wird. Beginnen wir mit dem grundlegendsten Element eines Dokuments.
5. Wählen und stylen Sie die richtige Schriftart
Ihre Wahl der Schriftart in einem professionellen Word-Bericht bestimmt nicht nur, wie der Text hervorsticht, sondern auch wie er gedruckt wird. Sie wollen beides für maximale Wirkung.
Sie können eine Schriftart (d. h. das visuelle Erscheinungsbild der Schriftart) entweder auf ein gesamtes Dokument oder auf bestimmte Teile eines Dokuments anwenden. Alle Schriftartenauswahlen sind auf der Registerkarte 'Start' verfügbar. Gehe zu Startseite > Schriftart .
Die Standardschriftart in Microsoft Word 2016 ist Calibri. Schauen Sie darüber hinaus, da Sie viele andere zur Auswahl haben. Wenn Sie sich für Times New Roman entscheiden, werden Sie vielleicht als faul betrachtet, wenn Sie sich für Windings entscheiden, nun ja… Ich glaube, das muss ich nicht erklären. Wählen Sie daher eine Schriftart, die gut lesbar ist und zum Bericht passt. Um auf Nummer sicher zu gehen, wählen Sie eine davon aus professionell aussehende Google-Schriften ; sie sind kostenlos erhältlich.
Spitze: Baskerville und Georgia sind gute Alternativen zur überstrapazierten Times New Roman
Probieren Sie verschiedene Schriftpaare für den Textkörper und die Überschriften (und Unterüberschriften) aus. Mehrere Websites wie SchriftartJoy und TypWolf hilft Ihnen beim Experimentieren mit Schriftpaarungen. Du kannst Laden Sie benutzerdefinierte Schriftarten herunter und verwenden Sie sie auch. Aber denken Sie an die Daumenregel – verwenden Sie nie mehr als drei verschiedene Schriftarten in einem Dokument.
Für das gewisse Extra an Pizazz probieren Sie a Drop-Cap, um Ihren Text zu verbessern .
6. Style die Absätze
Wenn Sie Ihre Zeilen mit doppeltem oder einfachem Zeilenabstand haben möchten, müssen Sie das Format der Absätze ändern. Durch Ändern des Abstands können Sie ein Dokument leichter lesbar machen oder den Eindruck erwecken, dass es länger ist und Sie mehr Arbeit hineingesteckt haben.
Um den Absatz für das gesamte Dokument zu ändern, markieren Sie am besten jeden Textblock; Andernfalls ändern sich auch diese, wenn Sie in Ihrem Bericht Überschriften verwenden. Eine andere bessere Option besteht darin, den bestimmten Stil anzupassen, den Sie zum Formatieren des Absatzes verwenden.
Gehen Sie dazu zu Heim > Stile . Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stil, den Sie ändern möchten, und wählen Sie aus Ändern . Klicke auf Format > Absatz die sich am unteren Rand des Dialogfelds befindet. Ändern Sie nun den Abstand, den Einzug und die Ausrichtung für den Absatz. Klicken OK um die Dialoge zu schließen.
Wenn Sie einen kleineren Teil des Dokuments ändern möchten , wählen Sie aus, was Sie ändern möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie Absatz . Das gleiche Dialogfeld wie oben wird angezeigt.
7. Seitenumbrüche kontrollieren
Ein Seitenumbruch – dem Namen nach – teilt einen fortlaufenden Textblock auf zwei Seiten. Seitenumbrüche sind wichtige Strukturelemente für lange Dokumente. Word fügt am Ende der Seite automatisch einen Seitenumbruch ein. Aber in einem langen Dokument können Sie Seitenumbrüche an der gewünschten Stelle platzieren.
Um einen manuellen Seitenumbruch einzufügen, klicken Sie auf Einfügen > Seitenumbruch. (Tastaturkürzel: STRG + Eingabetaste)
Ein Seitenumbruch sieht so aus, wenn Sie auf das klicken Anzeigen Ausblenden Befehl in der Absatzgruppe .
Aber was ist, wenn Sie eine Reihe von Zeilen auf einer Seite oder Spalte zusammenhalten und sie nicht aufgrund eines Seitenumbruchs trennen möchten? Das Layout liegt in Ihrer Hand. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, den Sie unten rechts in der Absatzgruppe sehen.
In dem Absatzbox, klicke Zeilen- und Seitenumbrüche. Wählen Sie aus diesen vier Paginierungsoptionen:
- Witwe/Waise -Steuerelement platziert mindestens zwei Zeilen eines Absatzes am oberen oder unteren Rand einer Seite.
- Weiter so verhindert Unterbrechungen zwischen den Absätzen, die Sie zusammenhalten möchten.
- Halte die Linien zusammen verhindert Seitenumbrüche in der Mitte von Absätzen.
- Seitenumbruch vorher fügt vor einem bestimmten Absatz einen Seitenumbruch ein.
Wir haben es auch gezeigt So entfernen Sie Seitenumbrüche wenn nötig.
8. Verwenden Sie Stile und Themen
Stile und Designs sind vielleicht zwei der am wenigsten genutzten Funktionen in Microsoft Word. Aber ich denke, Sie sollten sie bei jeder Gelegenheit nutzen, um viel Zeit zu sparen.
Aber was ist der Unterschied zwischen einem Thema und einem Stil? Microsoft sagt:
Designs bieten eine schnelle Möglichkeit, die allgemeine Farbe und Schriftarten zu ändern. Wenn Sie die Textformatierung schnell ändern möchten, sind Word-Formatvorlagen die effektivsten Werkzeuge.
Da Designs also das allgemeine Erscheinungsbild mit Farbe, Effekten und Schriftarten steuern, beginnen Sie zuerst mit einem guten Design für Ihr Dokument. Dann , verwenden Sie Stile, um die spezifischen Bereiche zu untersuchen, für die Sie das Erscheinungsbild ändern möchten.
Zum Themen: Gehe zum Entwurf Tab. Wählen Sie ein Thema aus der Galerie aus. Sie können eine Vorschau der Farbkombination anzeigen.
Zum Stile: Wählen Sie den Textteil aus, den Sie ändern möchten. Gehe zum Stile Gruppe auf der Heim Tab. Sie können eine Vorschau sehen, wie sie aussehen. Wählen Sie den Stil, der für Ihre Inhalte geeignet ist. Wählen Sie beispielsweise einen Überschriftenstil für die Überschriften in Ihrem Dokument. Oder ein bestimmter Stil für Zitate. Sie können auch einen vorhandenen Stil ändern und von Grund auf neue Stile erstellen.
9. Bildunterschriften
Jedes Bild, jede Grafik oder jede Illustration benötigt eine Bildunterschrift, um sie klar zu beschreiben. Es ist eine einzelne Textzeile, die sich normalerweise unter einer Grafik befindet. Bildunterschriften sind auch eine wichtige Referenz, wenn Sie sie an anderer Stelle erwähnen müssen. Viele Dokumente lassen dieses kleine Detail aus.
Es ist einfach, eine Bildunterschrift hinzuzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Illustration, der Sie eine Beschriftung hinzufügen möchten. Auswählen Bildunterschrift hinzufügen .
Fügen Sie im Dialogfeld Ihren Beschriftungstext hinzu und konfigurieren Sie die verbleibenden Optionen. Beschriftungen können in Word automatisch referenziert werden.
10. Verwenden Sie Schnellteile
Professionelle Dokumente können sich wiederholen. Aus diesem Grund sollten Sie Quick Parts für Boilerplate-Inhalte verwenden, die Sie ständig wiederverwenden. Nehmen wir zum Beispiel an, es gibt eine Vertragsklausel, die Sie in jedes Dokument einfügen. Oder einige einleitende Informationen. Anstelle von wiederholtem Kopieren und Einfügen speichern Sie sie als Quick Parts und verwenden Sie sie immer wieder.
Quick Parts ist auch eine Art von Baustein . Sie können die Galerie aller wiederverwendbaren Inhaltsblöcke im Baustein-Organizer .
Speichern und verwenden Sie Ihre eigenen Quick Parts in zwei Schritten:
- Wählen Sie die Phrase, den Satz oder einen anderen Teil Ihres Dokuments aus, den Sie in der Galerie speichern möchten.
- Gehe zu Einfügen > Gruppe Text > Quick Parts > Auswahl in Quick Part-Galerie speichern . Ändern Sie den Namen und fügen Sie eine Beschreibung hinzu, wenn Sie möchten. Klicken OK .
Ebenso einfach können Sie den gespeicherten Inhaltsausschnitt wiederverwenden.
Platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle, an der Sie eine Auswahl aus der Quick Parts-Galerie einfügen möchten. Gehe zu Einfügen > Textgruppe > Quick Parts . Klicken Sie dann auf den Satz, die Phrase oder eine andere gespeicherte Auswahl, die Sie wiederverwenden möchten.
Sie werden drei weitere Kategorien im Quick Parts-Menü bemerken.
Autotext: Word 2016 hat das Alte beibehalten Autotext Besonderheit. Es funktioniert wie Quick Parts für jeden Textblock, den Sie häufig verwenden. Beispiel: Eine Notiz, die Sie mit jedem Dokument verwenden möchten.
Dokumenteneigenschaft: Ein Satz konstanter Eigenschaften, die Sie in jedes Dokument aufnehmen können. Beispiel: Firmenname oder Autor.
Felder: Dies sind vordefinierte Elemente, die automatisch aktualisiert werden. Beispiel: Datum, Uhrzeit, Seitenzahlen usw.
Denken Sie daran, dass Einträge für Dokumenteneigenschaften manchmal Informationen enthalten können, die Sie nicht mit allen teilen möchten. Behalten Sie diese Felder also genau im Auge und entfernen Sie bei Bedarf die versteckten persönlichen Daten.
11. Mit Seitenrändern dekorieren
Seitenränder sehen nicht nur auf Flyern und Einladungen gut aus. Wenn es richtig gemacht wird, können sie einem Dokument einen Hauch von Klasse verleihen. Eine Vielzahl von Linienstilen und -breiten sowie Grafikrahmen stehen im Menü Design im Menüband zur Verfügung.
Gehe zu Design > Seitenränder.
In dem Rahmen und Schattierung Box, verwenden Sie die Seitenrand Registerkarte, um Ihren Rahmen zu gestalten.
Die Einstellungen sind selbsterklärend. Probieren Sie Shadow oder 3D mit den richtigen Farben aus, um einen subtilen, aber eleganten Rahmen hinzuzufügen. Die Art-Stile mit ihren Clip-Art-Rändern sind für professionelle Dokumente möglicherweise zu grell.
Verwenden Sie die vier Ecktasten im Vorschau Fenster, um die Seiten der Seite zum Zeichnen von Rändern auszuwählen. Klicken Sie auf diese Schaltflächen, um Rahmen nach Belieben zu entfernen oder hinzuzufügen.
Platzieren Sie den Cursor auf der ersten Seite eines Dokuments, wenn Sie nur die erste Seite umranden möchten. Sie können auch bestimmte Seiten in einem Abschnitt umrahmen. Platzieren Sie den Cursor im Abschnitt – entweder auf der ersten Seite dieses Abschnitts oder auf einer nachfolgenden Seite.
Referenzen und Zusammenarbeit
Ein Word-Bericht kann wie eine unüberschaubare Aufgabe erscheinen. Es ist, als würde man eine Million Heuhaufen zu ordentlichen kleinen Stapeln organisieren. Die Idee ist, genau zu wissen, welcher Stack den gesuchten Pin hat. Diese Funktionen sollen es einfacher machen.
1. Erstellen Sie einen Index
Beim Schreiben großer Dokumente, wie z. B. eines Berichts, der viele Informationen enthält, reicht eine Inhaltsseite möglicherweise nicht aus. Ein Index sollte am Ende des Dokuments erscheinen, mit Seitenzahlen zu Schlüsselwörtern und Informationen im Bericht. Erstellen Sie einen Index, um dem Leser zu helfen, die richtigen Informationen nur mit der Seitenzahl zu finden.
Erstellen Sie einen Index, wenn Ihr Dokument mehr als 20 Seiten umfasst. Microsoft Word 2016 lässt Sie von dem Prozess nicht überwältigen. Es besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen:
- Wählen Sie die Wörter oder Informationen aus, die Sie in den Index aufnehmen möchten.
- Platzieren Sie den Index an der richtigen Stelle in Ihrem Dokument.
Sie können durch das fertige Dokument scrollen und die Wörter oder Phrasen markieren, die Sie in den Index aufnehmen möchten, oder sie im weiteren Verlauf markieren. Wählen Sie in jedem Fall den Text aus, den Sie als Indexeintrag verwenden möchten, oder klicken Sie auf die Stelle, an der Sie den Eintrag einfügen möchten.
1. Klick Verweise > Eintrag markieren .
2. Bearbeiten Sie den Text im Indexeintrag markieren Dialogbox. Sie können auch einen Untereintrag hinzufügen, der das Hauptwort, das Sie im Index verwendet haben, weiter definiert. Sie können mehrere Ebenen hinzufügen und jede wird eingerückt unter dem Haupteintrag angezeigt.
3. Unter Optionen , können Sie auch einen Querverweis zu einem anderen Haupteintrag erstellen. Ein Leser kann dies verwenden, um an anderer Stelle im selben Dokument auf verwandte Informationen zu verweisen.
4. Verwenden Sie das Seitenzahlenformat, um die Darstellung der Seitenzahlen im Index zu bestimmen.
Netflix hört nach ein paar Minuten auf zu spielen
5. Klicken Sie auf Markierung um den Indexeintrag zu markieren. Um diesen Text überall im Dokument zu markieren, klicken Sie auf Alles markieren .
6. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Wörter und Phrasen, die Sie in den Index aufnehmen möchten.
Sie haben jetzt Ihren Index erstellt. Fügen Sie es am Ende des Dokuments an der richtigen Stelle ein.
1. Klicken Sie auf die Seite, auf der Sie den Index einfügen möchten.
2. Klicken Sie auf Referenzen > Index einfügen .
3. Die Index Dialogfeld wird angezeigt. Hier können Sie Texteinträge, Seitenzahlen, Tabulatoren und Führungszeichen formatieren.
4. Wählen Sie das Aussehen aus den verschiedenen Formaten in der Liste und überprüfen Sie das Vorschaufenster auf der rechten Seite. Denken Sie daran, dass das Vorschaufenster Ihnen nicht den tatsächlichen Index anzeigt. Es ist nur eine 'Simulation', wie es aussehen wird.
5. Klicken Sie auf OK . Ihr Index ist jetzt fertig.
Manchmal müssen Sie dem Index möglicherweise weitere Einträge hinzufügen, nachdem Sie ihn auf der Seite eingefügt haben. Eintrag markieren und zu Referenzen > Index aktualisieren um die neuen Erwähnungen aufzunehmen.
Fügen Sie außerdem eine Überschrift für den Index hinzu, da Word dies nicht automatisch tut.
2. Bibliographien erstellen
Ihr Dokument ist fast fertig. Nun müssen Sie alle anderen Forschungsarbeiten und Ideen, auf die Sie in Ihrem Dokument verwiesen haben, gutschreiben. Es ist Zeit für eine Bibliographie.
Ein Unternehmensbericht braucht vielleicht kein Literaturverzeichnis, aber eine wissenschaftliche Arbeit ist ohne eines nicht fertig. Die Bibliographie ist eine der mühsamsten Arbeiten in einem wissenschaftlichen Bericht. Sie müssen alle Ihre Zitate in Ordnung haben, bevor Sie sich hinsetzen, um das Literaturverzeichnis zu gestalten. Entscheiden Sie sich auch für den Zitationsstil (normalerweise MLA, WAS , oder Chicago-Stil ) gemäß den Richtlinien Ihres Faches.
Zögern Sie nicht, Zitations- und Bibliographie-Generatoren von Drittanbietern für die Erstellung dieses Abschnitts zu nutzen.
Microsoft Word 2016 verfügt jedoch über ein vollständiges Toolset, um diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Gehen Sie also zu der Stelle im Dokument, an der Sie das Literaturverzeichnis platzieren möchten. Es ist gut, wenn Sie mindestens ein Zitat hinzufügen müssen, aber selbst wenn Sie dies nicht tun, können Sie in Word 2016 ein Platzhalter-Zitat verwenden und die Quellen später ausfüllen.
Klicken Referenzen > Bibliographie .
Word bietet einige Bibliographie-Stile an, die sich nur in ihren Überschriftennamen unterscheiden. Wählen Sie den entsprechenden Stil aus und fügen Sie dann Zitate über die Schaltfläche im Zitate & Bibliographie Gruppe .
Das Bibliographie-Tool hat ein paar Schritte dazu. Der Kürze halber verweise ich Sie auf das ausgezeichnete Microsoft Office-Hilfeseite das ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Einige wissenschaftliche Arbeiten werden Sie dazu auffordern eine kommentierte Bibliographie erstellen . Es ist eine ausführlichere Version einer Bibliographie mit einer Liste von Zitaten zu Zeitschriften, Büchern, Artikeln und anderen Dokumenten, gefolgt von einem kurzen Absatz. Der Absatz ist eine Beschreibung der Quelle und wie sie Ihr Papier unterstützt.
3. Querverweise
Sie können einen Querverweis verwenden, um dem Leser die Navigation durch ein langes Dokument zu erleichtern. An jeder Stelle in einem Dokument können Sie den Leser anweisen, auf eine Überschrift, Seitenzahl, ein Bild, ein Diagramm, eine Fußnote, eine Endnote und einen Absatz zurückzugreifen. Ein Querverweislink ist eine gute Möglichkeit, verwandte Informationen miteinander zu verbinden. Der Leser muss nur auf den Link klicken, um zu diesem Informationsschnipsel zu gelangen.
So beginnen Sie:
1. Wählen Sie die Stelle für den Querverweis aus und geben Sie den Text ein, der den Leser darüber informiert. Zum Beispiel: 'Zukünftige Trends finden Sie in Diagramm 3.'
2. Gehe zu Einfügen > Querverweis .
3. Im Referenztyp Klicken Sie im Feld auf die Dropdown-Liste, um auszuwählen, zu was Sie verlinken möchten.
4. Die Optionen im Verweis einfügen auf Das Dropdown-Menü ändert sich entsprechend Ihrer Auswahl oben.
5. Im Für wen gehen Sie die Auswahlmöglichkeiten durch und teilen Sie Word die genauen Informationen mit, auf die eine Verknüpfung hergestellt werden soll.
6. Überprüfen Sie die Als Hyperlink-Box einfügen um den Hyperlink für die referenzierten Informationen zu erstellen.
7. Klicken Sie auf Einfügung um den Querverweis in das Dokument aufzunehmen.
Denken Sie daran, unsere Erwähnung von Bildunterschriften? Sie können Querverweise auf Gleichungen, Abbildungen, Grafiken und Tabellen erstellen, wenn Sie darunter Beschriftungen verwendet haben.
Word kann keinen Querverweis für etwas erstellen, das nicht existiert. Word informiert Sie über diese Fehler und aktualisiert die Querverweise automatisch, wenn Sie die Seitenzahl oder den Text des referenzierten Elements ändern.
4. Kommentare verwenden
Ein professioneller Bericht kann eine einsame Aufgabe sein oder Sie können die Hilfe eines Teams in Anspruch nehmen, um den ersten Entwurf zu erstellen. Die bescheidenen Kommentar ist eines der am wenigsten genutzten Werkzeuge eines Word-Dokuments. Es wird als rechteckige farbige Sprechblase am Rand oder im Überprüfungsbereich angezeigt.
Sie können Kommentare als kleine „Stickies“ oder Selbstnotizen verwenden. Hinterlassen Sie kleine Notizen am Rand, während Sie einen Bericht oder ein Manuskript schreiben, bearbeiten und überarbeiten. Seien Sie kreativ – fügen Sie zusätzliche Links zu anderen Ressourcen hinzu, verwenden Sie sie für Tipps und Hinweise, verlinken Sie auf verschiedene Teile eines Dokuments oder richten Sie einen Feedback-Link für Ihre Leser ein. Und wenn Sie fertig sind, können Sie ganz einfach alle Kommentare in Word entfernen .
Microsoft Word 2016 ist auch ein verbessertes kollaboratives Schreibwerkzeug. Kommentare spielen eine große Rolle bei der Kommunikation von Feedback innerhalb eines Teams. So funktioniert das Kommentarsystem...
1. Markieren Sie den Text, dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf das Ende eines Textblocks.
2. Gehe zu Einfügen > Kommentar . Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein. Die Kommentare erscheinen im Markup-Bereich auf der rechten Seite. Die Ansicht Drucklayout ist normalerweise die beste Möglichkeit, die Kommentare neben dem Text anzuzeigen.
3. Gehe zum Rezension Registerkarte und sehen Sie weitere Optionen für Kommentare. Diese Registerkarte zeigt auch alle Steuerelemente für Verfolgen von Änderungen und Kommentaren in einem gemeinsamen Dokument. Verwenden Sie die Markup-Optionen, um die Kommentare anzuzeigen oder auszublenden. Zum Beispiel: Kein Markup blendet die Kommentare und den Markup-Bereich auf der rechten Seite aus.
Abschluss Ihres Berichts
Sobald der Großteil Ihres Berichts fertiggestellt und gespeichert ist, ist es an der Zeit, Ihren Bericht abzuschließen. Wenn ich 'abschließen' sage, meine ich es nicht Korrekturlesen. Das sollte auch gemacht werden. Jetzt müssen Sie die Sicherheitsmaßnahmen treffen, um den Bericht vor unbefugten Änderungen und Plagiaten zu schützen.
Diese Sicherheitsmaßnahmen verleihen Ihrer elektronischen Datei ein zusätzliches Maß an Authentizität, bevor Sie sie weitergeben.
Dieser Abschnitt behandelt:
- Unterschriften
- Wasserzeichen einfügen
- Machen Sie das Dokument 'schreibgeschützt'
- Schützen Sie Ihr Dokument mit einem Passwort
- Drucken Sie Ihr Dokument als PDF
1. Unterschriften
Sie können dem Bericht eine Textsignatur hinzufügen, um dem Bericht eine persönliche Note zu verleihen. Eine einfache Textsignatur erfordert jedoch keine Authentifizierung. Eine digitale Signatur ist der bessere Weg, um Ihr Dokument vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Eine digitale Signatur bestätigt, dass das Dokument vom Unterzeichner stammt und in keiner Weise manipuliert wurde.
Lassen Sie uns eine Signaturzeile in Microsoft Word 2016 erstellen.
Platzieren Sie den Cursor im Dokument an der Stelle, an der Sie eine Signaturzeile erstellen möchten.
1. Gehe zu Einfügung > Text Gruppe > Signaturlinie und klicke Microsoft Office-Signaturzeile .
2. Die Signatur-Setup Dialogfeld wird angezeigt. Füllen Sie die Felder wie angegeben aus. Wenn Sie das Dokument an eine andere Person zum Unterschreiben senden, fügen Sie im dafür vorgesehenen Feld Anweisungen für den Unterzeichner hinzu ( Anweisungen an den Unterzeichner ). Der Unterzeichner kann auch den Zweck der Unterzeichnung angeben, wenn der Erlauben Sie dem Unterzeichner, Kommentare im Dialogfeld „Signieren“ hinzuzufügen wird geprüft.
3. Klicken Sie auf OK und das Dokument zeigt nun einen Platzhalter für die Signatur an.
Geben Sie eine Signatur ein:
Wenn Sie ein Dokument mit einer digitalen Signatur signieren müssen, gehen Sie zur Signaturzeile und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
Sie werden aufgefordert, mit einer digitalen ID zu unterschreiben. Wenn Sie keinen haben, fordert Microsoft Sie auf, einen von einem Signaturdienstpartner zu beziehen.
Wenn Sie keine digitale ID haben, können Sie einfach eine textuelle Darstellung einer Signaturzeile einfügen . Sie können eine schriftliche Unterschrift oder ein Bild verwenden, das keine Authentifizierung erfordert.
2. Wasserzeichen einfügen
Ein Microsoft Word-Wasserzeichen ist ein 'falscher', aber dennoch nützlicher visueller Indikator für den Status des Dokuments. Sie können beispielsweise ein Wasserzeichen mit der Aufschrift 'Entwürfe' verwenden, um es von der endgültigen Version des Dokuments zu unterscheiden. Oder verwenden Sie das Wasserzeichen, um vorzuschlagen, dass das Dokument 'urheberrechtlich geschützt' oder 'vertraulich' ist.
Das Zeichen 'Entwurf' ist am gebräuchlichsten. Microsoft Word bietet Ihnen jedoch mehrere andere Wasserzeichen zur Auswahl.
1. Gehe zu Entwurf > Seitenhintergrund und wähle Wasserzeichen . Die Schaltfläche Wasserzeichen ist nur in der Druckansicht aktiviert.
2. Sie können ein Bild oder ein Textwasserzeichen aus der Galerie auswählen. Es stehen sowohl horizontale als auch diagonale Versionen zur Verfügung. Das Dialogfeld bietet Ihnen alle Anpassungsoptionen für das endgültige Aussehen des Wasserzeichens. Probieren Sie verschiedene Schriftarten, Layouts, Größen und Farben aus.
3. Sie können Ihren eigenen Text in das Textfeld eingeben, um Ihr benutzerdefiniertes Wasserzeichen zu erstellen.
4. Wählen Sie OK um das Wasserzeichen auf Ihr Dokument anzuwenden. Word wendet das Wasserzeichen automatisch auf jede Seite außer der Titelseite an.
3. Machen Sie Dokumente 'schreibgeschützt'
Ein professioneller Bericht sollte seiner Natur nach nicht von seinen Lesern bearbeitet werden müssen. Das Konvertieren des Dokuments in ein PDF ist eine Möglichkeit. Sie können jedoch auch einige weitere Einschränkungen in Microsoft Word anwenden und versehentliche Änderungen oder Auslassungen jeglicher Art verhindern.
Es gibt drei Möglichkeiten, ein Dokument zu schützen.
Erstens - Machen Sie Ihr Dokument 'schreibgeschützt'.
Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Dokument nur gelesen oder kopiert werden kann. Es wird niemanden daran hindern, die Datei zu kopieren und Änderungen an der Kopie vorzunehmen.
1. Gehe zum Datei Registerkarte > Die Info > Dokument schützen > Als endgültig markieren.
2. Wenn Leser ein Dokument öffnen, fordert eine Leiste oben die Leser auf, dieses Dokument als schreibgeschützt zu behandeln. Sie können jedoch auf 'Trotzdem bearbeiten' klicken, um das Dokument im Bearbeitungsmodus zu öffnen.
Zweitens: Schützen Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort.
Schützen Sie Ihr Dokument mit einer Passwortsperre vor unerwünschten Änderungen.
1. Unter Dokument schützen , wählen Mit Passwort verschlüsseln . Geben Sie ein Passwort ein und klicken Sie auf OK .
2. Im Kennwort bestätigen Geben Sie das Passwort erneut ein und klicken Sie dann auf OK . Das Dokument wird geöffnet, wobei der Leser zur Eingabe eines Passworts aufgefordert wird.
Microsoft verwendet den AES (Advanced Encryption Standard), 128-Bit-Schlüssellänge, SHA1 (einen kryptografischen Hashing-Algorithmus, der einen fast einzigartigen 160-Bit-Schlüssel generiert, um den Klartext zu ersetzen) und CBC (Cipher Block Chaining), um einem Hacker einen Brunnen zu geben -verdiente Kopfschmerzen.
Drittens -- Bearbeitung einschränken.
Diese Kontrollfunktion hilft Ihnen als Autor bei der Entscheidung, welche Teile des Dokuments andere bearbeiten können und welche gesperrt werden. Betrachten Sie es als den Türsteher, der die VIPs hereinlässt, aber ansonsten die Tür für das gemeine Volk versperrt.
1. Gehe zu Rezension > Bearbeitung einschränken .
2. Unter Bearbeitungsbeschränkungen , prüfen Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen , und stellen Sie sicher, dass in der Liste steht Keine Änderungen (nur lesen) .
Keine Änderungen (schreibgeschützt) ist der Standardeinschränkungstyp. Klicken Sie für eine andere Einschränkungsstufe für das Dokument auf das Menü und wählen Sie zwischen Nachverfolgte Änderungen, Kommentare oder Formulare aus.
3. Um einige Abschnitte von der Bearbeitungsblockade zu befreien, wählen Sie die Abschnitte zum Bearbeiten ohne Einschränkungen aus. Um mehr als einen Bereich auszuwählen, klicken Sie auf STRG während Sie den Bereich mit der Maus auswählen.
4. Sie können überprüfen Jedermann unter Ausnahmen (optional) im Bereich Bearbeitung einschränken. Oder klicken Sie auf Mehr Benutzer … und erlauben nur bestimmten Benutzern, die Abschnitte zu ändern. Die zulässigen Bereiche werden mit eckigen Klammern gekennzeichnet.
5. Klicken Sie auf Ja, Beginnen Sie mit der Durchsetzung des Schutzes .
Geben Sie nun ein eindeutiges Passwort in das sich öffnende Feld ein. Sie müssen es erneut eingeben, um es zu bestätigen.
Das Passwort ist optional. Aber es sorgt dafür, dass niemand einfach klicken kann Schutz stoppen und bearbeiten Sie das Dokument. Wenn Sie immer noch paranoid sind, verschlüsseln Sie Ihr Microsoft Word-Dokument wie im zweiten Vorgang oben.
4. Drucken Sie Ihren Bericht als PDF aus
Das Portable Document Format bietet viele Vorteile. Nicht zuletzt seine plattformübergreifende Kompatibilität über alle Computer hinweg. Ihr Dokument ist fertig und jetzt müssen Sie es freigeben oder zum Drucken weiterleiten. Viele professionelle Berichte – zum Beispiel ein juristisches Dokument – müssen das beabsichtigte Format beibehalten.
Speichern oder konvertieren Sie eine Kopie in PDF. Microsoft Word 2016 benötigt keine Add-Ins von Drittanbietern.
Gehe zu Datei > Export > PDF/XPS erstellen .
Denken Sie daran, dass Ihr Word-Dokument möglicherweise vertrauliche Informationen enthält, die Sie nicht in die PDF-Datei aufnehmen möchten. Entfernen Sie es, bevor Sie es als PDF veröffentlichen. In dem Als PDF oder XPS veröffentlichen Fenster, wählen Optionen . Wählen Sie dann Dokumentieren und klar Dokumenteigenschaften . Legen Sie alle anderen gewünschten Optionen fest und wählen Sie aus OK .
Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Datei speichern möchten, und klicken Sie auf Veröffentlichen .
Der nächste Schritt...
Sie sind kurz vor der Ziellinie. Der Bericht ist bereit, Ihren Lesern ausgehändigt zu werden. Aber es gibt noch einen letzten Job.
Blättern Sie die Seiten um und stellen Sie (wieder) sicher, dass Ihr Bericht leserfreundlich ist. Nähern Sie sich ihm mit dem Auge des Lesers. Haben Sie Ihre Gedanken geordnet und überzeugend geschrieben? Passen die Informationen gut zu den Diagrammen und Illustrationen? Können sie durchblättern und die Informationen schnell finden? Ist der Text lesbar? Verwenden Sie die Lesbarkeitsbewertung, um als letzten Schritt den Lesbarkeitsgrad Ihrer Dokumente zu messen.
Vielleicht haben Sie auch bemerkt, dass wir einige Aspekte von Microsoft Word nicht behandelt haben. Zum Beispiel, Microsoft Word-Tabellen sind ein wichtiges Werkzeug zur Datendarstellung. Oder der Macht der Listen im Informationsmanagement.
Microsoft Word ist mehr als ein Vierteljahrhundert alt und steckt voller kleiner Funktionen. Bei MakeUseOf haben wir jeden Winkel dieser Bestie abgedeckt. Nutzen Sie also unsere Ressourcen, um kostenlos mehr über diese Software zu erfahren. Jeder neue Funktion von Microsoft Word gelernt wird Ihnen das Leben erleichtern.
Lassen Sie Ihren Bericht glänzen
Wie der Autor Nathaniel Hawthorne sagte:
Leichtes Lesen ist verdammt schwer zu schreiben
Gilt das nicht auch für die professionelle Berichtserstellung? Wenn man die Wahl hat, möchte es schließlich niemand lesen. Einen Geschäftsbericht zu schreiben und ihn zur Kommunikation zu verwenden, sind zwei verschiedene Dinge. Microsoft Word ist nur ein Werkzeug – es ist Ihre Aufgabe, sich zu engagieren.
Einige Alternativen finden Sie unter die besten Online-Textverarbeitungsprogramme . Und für mehr Hilfe beim professionellen Schreiben, schau dir an wie man sich in einer E-Mail entschuldigt und es ernst meint .
Was sind die Best Practices für das Schreiben professioneller Geschäftsberichte? Sag es uns in den Kommentaren.
Teilen Teilen Tweet Email Lohnt sich ein Upgrade auf Windows 11?Windows wurde neu gestaltet. Aber reicht das aus, um Sie davon zu überzeugen, von Windows 10 auf Windows 11 umzusteigen?
Weiter lesen Verwandte Themen- Produktivität
- Microsoft Word
- Lange Form
- Langform-Führer
Saikat Basu ist stellvertretender Redakteur für Internet, Windows und Produktivität. Nachdem er den Schmutz eines MBA und einer zehnjährigen Marketingkarriere beseitigt hat, ist er jetzt leidenschaftlich dabei, anderen zu helfen, ihre Fähigkeiten im Geschichtenerzählen zu verbessern. Er hält Ausschau nach dem fehlenden Oxford-Komma und hasst schlechte Screenshots. Aber Fotografie-, Photoshop- und Produktivitätsideen beruhigen seine Seele.
Mehr von Saikat BasuAbonniere unseren Newsletter
Abonnieren Sie unseren Newsletter für technische Tipps, Rezensionen, kostenlose E-Books und exklusive Angebote!
Klicken Sie hier, um sich zu abonnieren