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Jeder kennt Clippy. Aber sind Sie mit Pilcrow befreundet? Wenn ja, dann wissen Sie mehr über Microsoft Word als die meisten Menschen tun. Kennen Sie 'Witwenlinien'? Die erweiterte Zwischenablage?
Es gibt viele weniger bekannte Funktionen, die Sie kennen sollten, wenn Sie es werden möchten wirklich gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Word . Hier sind einige wichtige Microsoft Word-Funktionen, die etwas „versteckt“ sind, aber Ihre Arbeit erleichtern können.
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1. Seien Sie frei von Ablenkung
Schriftsteller wollen Frieden. Die visuelle Unordnung der MS Word-Funktionen führte zu einer Legion ablenkungsfreier Editoren und ungestörter Ruhe. Aber wenn Sie Word lieben, können Sie eine schnelle Verknüpfung verwenden, um die visuelle Unordnung der Multifunktionsleiste zu verbergen. Drücken Sie Strg + F1 um das Menüband aus der Ansicht zu wechseln.
Optimieren Sie es, indem Sie auf klicken Farbbandanzeigeoption und auswählen Multifunktionsleiste automatisch ausblenden . Das ist der kleine Pfeil neben dem Minimieren-Button oben.
Ablenkungsfreies Lesen ist eine speziellere Funktion in Word ab Version 2013. Es war jedoch auch in Word 2010 vorhanden. Entwickelt für Touch-fähige Tablets, die Lesemodus funktioniert auch gut auf einem alltäglichen Laptop. Greifen Sie genauso schnell mit einem ALT + W-F (Drücken Sie gleichzeitig W & F).
Verwenden Sie optional die Standardschaltflächen:
- (Im Menüband) Ansicht > Lesemodus .
- (In der Statusleiste) Die Lesemodus Knopf rechts.
Doppeltippen Sie mit dem Finger oder doppelklicken Sie mit der Maus, um zu vergrößern und Grafiken wie Tabellen, Diagramme und Bilder den Bildschirm auszufüllen.
2. Reorganisieren mit der Gliederungsansicht
Die wichtigsten Ideen zu skizzieren und den ersten Entwurf schnell fertigzustellen, ist der todsichere Tipp für die Produktivität beim Schreiben. Bei guter Verwendung ist die Gliederungsansicht können Sie Ihre Produktivität bei großen Dokumenten um 50 % steigern.
Gehe zu Ansicht > drücke den Umriss Schaltfläche auf der Multifunktionsleiste.
Gliederungsansicht hilft Ihnen, die Organisation komplexer Dokumente zu optimieren, indem Textblöcke und neun Überschriftenebenen neu angeordnet werden. Die Gliederungsansicht öffnet eine spezielle Symbolleiste namens Gliederung mit Steuerelementen zum Heraufstufen oder Herabstufen von ausgewähltem Text. Verwenden Sie die Steuerelemente, um ausgewählten Text auszublenden oder anzuzeigen.
- Möchten Sie zu einem bestimmten Punkt in einem langen Dokument gelangen? Wechseln Sie zur Gliederungsansicht und springen Sie zu einer bestimmten Überschriftsebene.
- Sie möchten schnell zeichnen? Planen Sie die Hauptabschnitte in der Gliederungsansicht und wechseln Sie dann zu den anderen Layouts, um den Hauptteil zu schreiben.
- Möchten Sie einen Bericht neu organisieren, indem Sie große Textblöcke verschieben? Ziehen Sie eine Überschrift und legen Sie sie ab, um nicht nur diese Überschrift, sondern alle darunter liegenden Unterebenen und den Haupttext zu verschieben. Verwenden Sie die Aufwärts-Abwärts-Pfeile, um sie zu bearbeiten.
- Möchten Sie Überschriften schnell formatieren? Verwenden Sie Überschriften 1, 2 und 3, anstatt die Größe zu ändern und Großbuchstaben zu verwenden.
3. Verwenden Sie Word als schnelles Brainstorming-Tool
Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle und beginnen Sie mit der Eingabe. Sie müssen sich nicht um die Positionierung eines Cursors kümmern, wenn Sie dies nicht möchten. Dies ist das, was MS Word dem Freestyle-Schreiben am nächsten kommt. Klicken und tippen gibt es seit Word 2002. Die Funktion funktioniert nur in der Drucklayoutansicht oder in der Weblayoutansicht.
Obwohl dies zum Einfügen von Text und Grafiken sehr nützlich ist, können Sie es auch als Freiform für spontanes Brainstorming verwenden Mindmapping-Tool .
4. Konvertieren von Tabellen in Diagramme in 3 Schritten
Treffen Sie Ihre Wahl – eine ordentlich formatierte Tabelle mit vielen Daten ODER ein ansprechendes Diagramm, das diese Daten für Sie visualisiert?
Da es sich um visuelle Kreaturen handelt, ist es oft ein Kinderspiel, sich für Letzteres zu entscheiden. Word macht es einfach, tabellarische Informationen in ein Diagramm umzuwandeln. Wenn Sie nicht zu viele Tabellendaten haben, erstellen Sie ein Diagramm in Word, anstatt mit Excel zu viel zu tun. Wählen Sie die Tabelle mit den Daten aus und folgen Sie drei Schritten...
1. Klicken Sie auf das Einfügung Registerkarte auf der Multifunktionsleiste.
2. Klicken Sie auf das Objekt Werkzeug innerhalb der Text gruppiere und öffne die Objektdialogfeld .
3. Aus der Liste der Objekttypen , wählen Microsoft Graph-Diagramm . OK klicken.
Word zeigt die Tabellendaten als übersichtliches Säulendiagramm an. Ändern Sie das angezeigte Datenblatt.
Sie können dieses Diagramm auch mit einem anderen Diagrammtyp formatieren. Doppelklicken Sie auf Ihr Diagramm. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den weißen Bereich, der sich innerhalb des Begrenzungsrahmens der Grafik befindet, und wählen Sie Diagramm Typ .
Du kannst auch Verwenden Sie Microsoft Word, um beeindruckende Flussdiagramme zu erstellen mit der Formfunktion.
5. Schreiben Sie Gleichungen in Word
Und das denkst du nur Excel-Formeln sind erstaunlich . Der Gleichungseditor war schon immer ein wichtiges Feature von MS Word. In den neuesten Word-Versionen ist es einfach bekannt als Gleichung (Verfügbar ab Einfügen > Symbolgruppe > Gleichung ).
Wählen Einfügen > Gleichung > Neue Gleichung einfügen .
Verwenden Sie die Gleichungs-Symbolleiste um Ihre eigenen fortgeschrittenen Gleichungen für Mathematik, Physik oder Chemie zu entwerfen. Word bietet Ihnen viele bekannte Gleichungen, die Sie mit nur einem Klick einfügen können.
6. Halten Sie 24 Elemente in der Zwischenablage
Die Office-Zwischenablage kann 24 Elemente enthalten und ist zwischen allen Office-Dateien interoperabel. In dem Heim Klicken Sie auf der Registerkarte auf den kleinen Dropdown-Pfeil neben Zwischenablage, um das Bedienfeld auf der linken Seite anzuzeigen. Für die Abkürzung, drücke zweimal Strg+C um die Zwischenablage zu öffnen.
Diese Speicherkapazität ermöglicht es Ihnen, mehrere Elemente auszuschneiden und zu kopieren und sie an eine beliebige Stelle innerhalb des Dokuments oder zwischen geöffneten Office-Programmen zu verschieben.
Verwenden Sie die Zwischenablage Optionen seine Funktionen zu kontrollieren. Sie können zum Beispiel die Status beim Kopieren in der Nähe der Taskleiste anzeigen die die Anzahl der kopierten Elemente in der unteren rechten Ecke des Word-Fensters anzeigt. Es ist standardmäßig aktiviert.
7. Übersetzen Sie Sprachen unterwegs
Microsoft Office verwendet Microsoft Translator, um alle Übersetzungen zu verarbeiten. Verwenden Sie die Übersetzen Funktion von der Rezension Tab. Übersetzen Sie ein Wort oder einen Satz. Oder übersetzen Sie das gesamte Dokument und zeigen Sie es in einem separaten Word-Dokument an.
Die Übersetzer wird rechts angezeigt und Sie können Sprachen auswählen und ändern. Verwenden Sie diese Seitenleiste, um jedes Wort hervorzuheben und seine Bedeutung vollständig zu erkunden.
8. Schriften mit Kerning verschönern
Kerning passt den Abstand zwischen zwei einzelnen Buchstaben für ein besseres visuelles Erscheinungsbild an. Beim Entwerfen eines Dokuments erfordert jede Schriftart ihr eigenes spezifisches Kerning. Kerning wird wichtig, wenn Sie mit großen Schriftarten in Word entwerfen, z. ein eBook-Cover.
Word hat Kerning standardmäßig deaktiviert, und normalerweise müssen Sie sich nicht darum kümmern. Aber nehmen wir an, Sie müssen eine fünfseitige Hausaufgabe einreichen. Sparen Sie sich Mühe, indem Sie die Breite zwischen den Buchstaben vergrößern, anstatt Flusen zu schreiben!
Klicken Sie auf den kleinen Pop-Out-Pfeil auf Machen (auf der Heim Tab). Alternativ: klick Strg+D . Gehe zum Fortschrittlich Tab. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Kerning für Schriftarten . Experimentieren Sie, indem Sie eine kleine Punktgröße in das Feld eingeben. Denken Sie daran, dass einige Schriftarten und Schriftgrößen mit Kerning nicht gut aussehen.
Wenn Sie mit Kerning und Schriftarten wirklich besser werden möchten, probieren Sie die Kern-Typ Spiel, das wir in einem früheren Artikel über Font Games erwähnt haben.
9. Überprüfen Sie Ihr Dokument
Heutzutage ist eine wichtige MS Word-Funktion die Zusammenarbeit, aber Sie müssen auch auf die Sicherheit achten. Die Dokumentenprüfer in Word hilft Ihnen, Ihr Dokument auf Informationen zu überprüfen, die Sie privat halten möchten.
Wenn Sie ein Dokument erstellen oder sogar bearbeiten, werden der Datei automatisch einige Benutzerinformationen hinzugefügt. Der Dokumentinspektor hilft Ihnen, diese Art von Informationen zu löschen, bevor Sie ein Dokument freigeben.
So greifen Sie auf den Dokumentinspektor zu:
Gehe zu Datei > Info > Dokument prüfen > Auf Probleme prüfen > Dokument prüfen .
Untersuchen Sie ausgeblendete Inhalte, indem Sie die Kontrollkästchen aktivieren. Alle Kategorien mit sensiblen Daten erhalten nach der Prüfung ein Ausrufezeichen. Eine Schaltfläche Alle entfernen für jede Kategorie entfernt die Daten und schließt das Dokument ab.
Büro-Unterstützung führt Sie Schritt für Schritt durch die Verwendung des Document Inspector.
10. Nutzen Sie die Vorteile von verstecktem Text
Oh ja. Diese Funktion ist wirklich versteckt. Versteckter Text ist ein nicht druckbares Zeichenattribut, das seinen Nutzen hat. Das Ausblenden von Text kann in vielen Situationen nützlich sein:
- Erstellen Sie ein einfaches Quiz, indem Sie die Antworten ausblenden.
- Steuern Sie das Layout für einen bestimmten Druckauftrag, indem Sie versteckten Text einfügen.
- Drucken Sie zwei Versionen eines Dokuments. In einem blenden Sie Textabschnitte aus. Sie müssen nicht zwei Kopien erstellen oder Teile des Dokuments löschen.
- Verstecken Sie vorübergehend vertrauliche Informationen, die andere nicht sehen sollen.
Auf der anderen Seite haben wir gezeigt So fügen Sie ein Wasserzeichen in Word hinzu für Text, den Personen nicht entfernen können.
Text ein- oder ausblenden
- Wählen Sie den auszublendenden Text oder den ausgeblendeten Text aus.
- Klicken Home > Dialogfeld Schriftart > Schriftart > Wählen oder löschen Sie die Versteckt Kontrollkästchen.
- Versteckten Text drucken: Gehen Sie zum Datei Tab > Optionen > Anzeige > Wähle aus Versteckter Text Kontrollkästchen > Wählen Sie die Versteckten Text drucken Kontrollkästchen > Klicken Okay .
Nicht druckbare Zeichen sind „Formatierungsmarkierungen“, die es dem Benutzer ermöglichen, Fehler zu beheben und das Layout eines Dokuments zu optimieren.
Wörter müssen beispielsweise einzeilig sein; Ihre Absätze müssen mit korrekten Zeilenumbrüchen abgesetzt werden; alle Registerkarten sollten aufgereiht sein; Tabellenzellen müssen sauber formatiert werden; Paginierung muss fließen usw.
Pilcrows, Tab-Marker, Leerzeichen, Zeilenumbrüche, Seitenumbrüche, Objektanker und versteckter Text sind nur einige der nicht druckbaren Elemente, die zum Steuern des Layouts eines Word-Dokuments praktisch sind. Du kannst Seitenumbrüche entfernen bei Bedarf, oder zeigen Sie die nicht druckbaren Zeichen an, indem Sie Klicken Sie auf den Pilcrow-Button auf der Heim Tab. Drücken Sie alternativ Strg + * .
Notiz: Ab Word 2013 können Sie auch Teile eines Dokuments erweitern oder reduzieren um gezielt Informationen anzuzeigen.
Verwenden Sie diese Produktivitätsgeheimnisse in Word
Wussten Sie schon von der jährlichen Microsoft Office-Meisterschaft ? Die Teilnehmer sind die Experten im Umgang mit der Suite – und Sie können darauf wetten, dass sie schnellere oder effizientere Möglichkeiten gefunden haben, Tools wie Word für ihre tägliche Arbeit zu verwenden. Wahrscheinlich steckt ein Champion in dir.
Um tiefer zu gehen, schauen Sie doch mal vorbei die versteckte Registerkarte 'Entwickler' im Word-Menüband was mehr Möglichkeiten zur Verwendung von Word eröffnet. Und wenn Sie ein professionelles Dokument erstellen, achten Sie darauf Erfahren Sie mehr über Deckblätter .
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Saikat Basu ist stellvertretender Redakteur für Internet, Windows und Produktivität. Nachdem er den Schmutz eines MBA und einer zehnjährigen Marketingkarriere beseitigt hat, ist er jetzt leidenschaftlich dabei, anderen zu helfen, ihre Fähigkeiten im Geschichtenerzählen zu verbessern. Er hält Ausschau nach dem fehlenden Oxford-Komma und hasst schlechte Screenshots. Aber Fotografie-, Photoshop- und Produktivitätsideen beruhigen seine Seele.
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