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Microsoft Word ist das De-facto-Standardprogramm für Microsoft Office-Dokumente, von Forschungsarbeiten bis hin zu professionelle Berichte . Aber manchmal haben Sie Daten in einem anderen Programm, auf die Sie verweisen müssen. es könnte in Microsoft Excel sein, es könnte ein PDF sein, es könnte sogar ein anderes Word-Dokument sein. Wenn Sie wissen, wie Sie diese Daten importieren, können Sie viel Zeit sparen.
In diesem Artikel werden acht verschiedene Möglichkeiten zum Importieren von Informationen in Ihre Microsoft Word-Dokumente behandelt. einige sind nützlich für Dinge wie Berichte, andere sind gut für Serienbriefe und ähnliche Projekte und andere sparen nur in bestimmten Situationen Zeit, wenn Sie etwas brauchen außergewöhnlich .
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Da Microsoft Excel die vielseitigste Ressource zum Importieren von Daten ist, beginnen wir dort.
Importieren einer Tabelle aus Microsoft Excel
Formatieren von Tabellen in Microsoft Word ist grässlich. Deshalb existiert Microsoft Excel, oder? Glücklicherweise hatte Microsoft die Voraussicht, dass Sie Tabellen direkt aus Excel in Ihr Word-Dokument einbinden können, damit Sie die gesamte Formatierung in Excel durchführen können, wo es viel einfacher ist.
Um zu beginnen, wählen Sie die Zellen aus, die Sie in Microsoft Excel kopieren möchten, und drücken Sie Bearbeiten > Kopieren , und gehen Sie zurück zu Microsoft Word.
Gehe zu Bearbeiten > Inhalte einfügen... (oder rechtsklicken und auswählen Spezial einfügen... ) und wählen Sie Link einfügen in der linken Seitenleiste. In dem Wie... Menü, wählen Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt , dann schlagen OK .
Sie sehen nun die von Ihnen ausgewählten Zellen direkt in Ihrem Microsoft Word-Dokument. Und weil du ausgewählt hast Link einfügen Anstatt von Paste , werden diese Zellen aktualisiert, wenn Sie Änderungen in Ihrer Microsoft Excel-Tabelle vornehmen.
Wenn Sie auswählen Paste Anstatt von Link einfügen , Ihre Zellen werden nicht aktualisiert, wenn Sie Änderungen in der Tabelle vornehmen. Es hat jedoch den Vorteil, dass es funktioniert, ob das Excel-Sheet vorhanden ist oder nicht. Wenn Sie also keine Aktualisierungen benötigen – wenn Sie drucken oder die Datei per E-Mail an eine andere Person senden und sie beispielsweise die richtigen Daten anzeigen muss – möchten Sie vielleicht . verwenden Paste .
Importieren einer einzelnen Zelle aus Microsoft Excel
Sie können die gleiche Methode wie oben auch für einzelne Zellen verwenden:
In diesem Fall wählen Sie nicht Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt , Ich wählte Unformatierter Text ; Aus diesem Grund kommt die Nummer mit der gleichen Formatierung wie der Rest des Microsoft Word-Dokuments. Es wird immer noch auf die gleiche Weise aktualisiert, aber Sie müssen sich nicht darum kümmern, das Textfeld an der richtigen Stelle zu platzieren.
Sie können dieselbe Strategie mit einer ganzen Tabelle verwenden, wenn Sie die Formatierung auch mit Ihrem Word-Dokument konsistent halten möchten. Wenn dies nicht funktioniert oder Sie ein komplizierteres Verhalten Ihrer einzelnen Zelle benötigen, können Sie versuchen, mit Visual Basic Excel-Daten in Ihr Word-Dokument zu integrieren.
Importieren eines Diagramms oder Diagramms aus Microsoft Excel
Wie beim Importieren einer Tabelle kann es sehr praktisch sein, ein Diagramm oder Diagramm aus Microsoft Excel in Word zu importieren, damit es automatisch aktualisiert wird, wenn Sie Änderungen an der Excel-Tabelle vornehmen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie regelmäßige Berichte erstellen müssen, die Grafiken enthalten. Glücklicherweise hat Microsoft diesen Prozess extrem einfach gemacht: Kopieren Sie einfach das Diagramm aus Microsoft Excel und fügen Sie es in Word ein.
Sie können auch auf das Diagramm klicken und es von Microsoft Excel nach Word ziehen, um es in die Datei einzubetten. In jedem Fall wird das Diagramm jetzt automatisch aktualisiert, wenn Sie Änderungen an der ursprünglichen Tabelle vornehmen.
Seriendruck aus Microsoft Excel
Mit einem Seriendruck können Sie eine große Anzahl von Briefen, Etiketten, Umschlägen oder fast alles andere in Microsoft Word mit Daten aus Excel erstellen. Brads Artikel über Seriendruck mit Microsoft Excel und Word behandelt das Thema detaillierter, als ich es jemals könnte, aber die Kurzversion ist, die Sie verwenden werden Extras > Seriendruck-Manager um Ihre Datenquelle auszuwählen und die Vorlage in Microsoft Word zu erstellen.
Wenn Sie eine ältere Version von Microsoft Office verwenden, kann dieses Serienbrief-Tutorial mit Office 2007 von Nutzen sein, und Sie können sogar verwenden Seriendruck für Massen-E-Mails in Outlook . Es kann eine Weile dauern, bis Sie sich mit dem Seriendruck vertraut gemacht haben, aber sobald Sie ihn haben, wird es eines der nützlichsten Tools in Ihrem Office-Arsenal sein.
Importieren von PDF-Dateien
Eine kurze Warnung: Wenn Sie ein PDF in Microsoft Word importieren, wird es im Grunde als Bilddatei und nicht als Text geliefert. Wenn Sie Text auswählen oder ändern möchten, müssen Sie ihn aus der PDF-Datei kopieren und einfügen. Wenn Sie jedoch nur ein PDF in Ihr Microsoft Word-Dokument einbetten möchten, klicken Sie auf Einfügen > Objekt , dann wähle Aus Datei... und wählen Sie Ihr PDF aus.
Am Ende wird das PDF wie folgt eingebettet:
Es ist nicht gut für textbasierte PDFs, aber wenn die Datei Bilder enthält, ist es einfacher, als das PDF zu kopieren und einzufügen oder eine Möglichkeit zu finden, das PDF in eine Bilddatei umzuwandeln, um es in Ihr Microsoft Word-Dokument einzufügen.
Automatischer Import von Text aus anderen Word-Dokumenten
Wenn Sie regelmäßig dasselbe eingeben müssen, können Sie möglicherweise Zeit sparen, indem Sie es in ein Microsoft Word-Dokument einfügen und einfach aus einem anderen Dokument darauf verweisen.
Nehmen wir an, Sie haben eine Reihe von Serienbriefen, die Sie senden müssen, die Ihren Namen und das Unternehmen enthalten müssen, für das Sie arbeiten, aber Ihr Arbeitgeber wechselt regelmäßig. Sie möchten nicht jedes Schreiben ändern, wenn Sie einen neuen Vertrag erhalten. Sie können Ihre Unterschrift einfach in einem Dokument speichern und alle anderen aktualisieren, wenn Sie eine Änderung vornehmen.
Wenn Sie ein Beispiel durchgehen, wird dies klarer. Hier ist ein Dokument mit 'aktualisierbarem Text', das ich gespeichert habe:
Ich möchte jedes davon – eine Unterschrift, Kontaktinformationen und ein Zitat – in jeden der Briefe aufnehmen. Dazu erstelle ich auf jedem ein Lesezeichen. Um ein Lesezeichen zu erstellen, markieren Sie den Text, den Sie in anderen Dokumenten verlinken möchten, und klicken Sie dann auf Einfügen > Lesezeichen .
Geben Sie den Namen Ihres Lesezeichens ein und klicken Sie auf Hinzufügen .
Speichern Sie nun die Datei und notieren Sie sich den vollständigen Pfad zum Speicherort. Um Ihren gespeicherten Text einzufügen, gehen Sie zu einem anderen Microsoft Word-Dokument und drücken Sie Einfügen > Feld . Auswählen Text einschließen von dem Feldnamen Speisekarte.
Geben Sie nun in das Textfeld unter dem Menü 'INCLUDETEXT '[Pfad zur Datei]' [Name des Lesezeichens]' ein. Als ich es eingetippt habe, sah es so aus:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD:Users:dralbright:Documents:updateable-text.docx' signoff
(Wenn Sie Windows verwenden, müssen Sie die Standardnotation für Pfade verwenden, die mit 'C:\' beginnt. Beachten Sie, dass Sie zwischen jedem Abschnitt zwei Backslashes anstelle von einem einfügen müssen.) Drücken Sie nun OK , und Sie sehen den in Ihr Dokument eingefügten Text.
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Hin und wieder geben Sie etwas falsch ein und Sie erhalten eine Fehlermeldung wie diese:
Um es zu beheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf den Fehler und wählen Sie Feldcodes umschalten — Dadurch können Sie die Codes im Dokument anzeigen und bearbeiten. Sie können dies auch für Felder verwenden, die ordnungsgemäß funktionieren, wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen.
Von hier aus können Sie alle erforderlichen Korrekturen vornehmen. In diesem Beispiel steht am Anfang des Codes ein zusätzliches Gleichheitszeichen.
Nach Entfernen des Gleichheitszeichens funktioniert das Feld korrekt.
Um eine Änderung an allen Dokumenten vorzunehmen, die Sie mit Ihrem Lesezeichen verknüpft haben, gehen Sie zurück zu Ihrer gemeinsamen Textdatei und nehmen Sie einfach die Änderungen vor. Hier habe ich das Groucho-Marx-Zitat durch eines von Oscar Wilde ersetzt.
Klicken Sie in Ihren anderen Dokumenten mit der rechten Maustaste auf das aktualisierte Feld und wählen Sie Feld aktualisieren .
Und da haben Sie es, das Feld wird mit den neuen Informationen aktualisiert.
Das mag nach viel Arbeit erscheinen, aber wenn Sie regelmäßig die gleichen Dinge eingeben müssen, können Sie auf lange Sicht viel Zeit sparen. Es dauert einige Zeit, bis das Frontend eingerichtet ist, aber Sie werden den Komfort dieses Systems sofort sehen. Vergessen Sie nicht, auch andere nützliche Office-Automatisierungen mit IFTTT zu testen, um Zeit zu sparen.
Importieren von Text aus einer Textdatei oder einem Microsoft Word-Dokument
Wenn Sie Text aus einer Textdatei oder einem Word-Dokument abrufen, aber nicht öffnen möchten, wählen Sie alles aus, kopieren Sie es, gehen Sie zurück zu Ihrem Dokument und fügen Sie es ein (dies kann lange dauern, wenn Sie Hunderte von Textseiten), können Sie direkt importieren. Schlag einfach Einfügen > Datei und wählen Sie die Textdatei oder das Word-Dokument aus, aus dem Sie Text importieren möchten.
Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben (möglicherweise müssen Sie die Aktivieren Dropdown zu Alle lesbaren Dokumente ), sehen Sie den Volltext in Ihrem Microsoft Word-Dokument.
Text von einer Webseite importieren
Wenn Sie eine aktualisierte Kopie einer Webseite in einem Microsoft Word-Dokument behalten möchten, können Sie dies auch tun! Nehmen wir an, ich möchte eine Online-Textdatei mit Ein Märchen über zwei Städte in meinem Dokument. Ich verwende dasselbe INCLUDETEXT-Feld, aber anstelle eines lokalen Pfads verwende ich die URL:
Das Aktualisieren des Felds bringt das gesamte Buch in mein Dokument.
Die besten Ergebnisse erzielen Sie mit einer textlastigen Website. Sie können sehen, was passiert, wenn ich versuche, INCLUDETEXT zu verwenden, um die Homepage von MakeUseof aufzurufen:
Wenn Sie den aktualisierten Text von einer Website in Ihr Dokument importieren möchten, lohnt es sich auf jeden Fall, damit herumzuspielen. Möglicherweise müssen Sie ein wenig experimentieren, aber es könnte möglicherweise ein sehr nützliches Werkzeug sein.
Was tun? Du In Microsoft Word importieren?
Wir haben acht verschiedene Dinge behandelt, die Sie importieren können in Microsoft Word hier – aber es gibt wahrscheinlich noch mehr Möglichkeiten. Was haben Sie in Microsoft Word importiert? Teilen Sie die nützlichsten Dinge, die Sie importieren konnten, damit wir uns gegenseitig helfen können, Zeit zu sparen, indem wir Word-Meister werden!
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Dann ist ein Content-Strategie- und Marketingberater, der Unternehmen dabei unterstützt, Nachfrage und Leads zu generieren. Er bloggt auch über Strategie und Content Marketing auf dannalbright.com.
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