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„Änderungen verfolgen“ ist eines der besten Tools zum Bearbeiten von Word-Dokumenten und zur Zusammenarbeit mit anderen, aber die Verwendung kann kompliziert und chaotisch sein. Wenn Sie mit dieser Funktion in Microsoft Word noch nicht vertraut sind oder die roten Markierungen und seltsamen Einstellungen nicht ertragen können, geben Sie „Änderungen verfolgen“ noch nicht auf.
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Sobald Sie verstehen, wie die verschiedenen Komponenten funktionieren, ist die Funktion einfacher zu verwenden. Sie können die Funktion anpassen, um ein aufgeräumteres System zu erhalten, wenn Sie ein Dokument überarbeiten oder die Änderungen einer anderen Person überprüfen. Hier sind ein paar Ideen.
1. Revisionen in Sprechblasen anzeigen
„Änderungen verfolgen“ ist nicht nur ein Ein-/Ausschalter. Sobald Sie die Grundlagen von gelernt haben Verwenden von MS Word zum Verfolgen von Änderungen können Sie die Funktionen erkunden und Ihr Benutzererlebnis noch individueller gestalten.
Eine der Hauptkomponenten, die Sie ändern können, ist die Markup-Anzeige. Wenn du gehst Überprüfen > Markup anzeigen > Sprechblasen , Sie haben drei Möglichkeiten:
- Revisionen in Sprechblasen anzeigen
- Alle Revisionen inline anzeigen
- Nur Formatierung in Sprechblasen anzeigen
„Änderungen verfolgen“ verwendet standardmäßig Inline-Revisionen, d. h. das Streichen gelöschter Wörter und das Einfügen Ihrer Änderungen in den Textkörper selbst. Ein paar solcher Überarbeitungen sind machbar, aber ein ganzes Buch davon kann ein Dorn im Auge sein. Außerdem hebt diese Einstellung die Formatierung nicht hervor – der Versuch, diese Änderungen zu finden, ist mühsam.
Die Verwendung von Sprechblasen nur zur Formatierung ist ein Fortschritt gegenüber Inline-Revisionen. Löschungen und Einfügungen werden weiterhin im Haupttext angezeigt, alle Formatänderungen werden jedoch in Sprechblasen in einem Feld rechts neben dem Text aufgelistet.
Wenn Sie die Inline-Bearbeitung überhaupt nicht bevorzugen, wechseln Sie zu Revisionen in Sprechblasen. Anschließend können Sie alles löschen, einfügen und formatieren, was Sie möchten. Im rechten Bereich wird eine Liste Ihrer Änderungen angezeigt. Es gibt immer noch Rot, aber Ihre Änderungen sind viel aufgeräumter und einfacher zu verwalten.
2. Verwenden Sie kein oder einfaches Markup, um Ablenkungen zu vermeiden
Abhängig von Ihrem Bearbeitungsstil möchten Sie vielleicht lieber zuerst ein Dokument durchlesen, bevor Sie es optimieren, um einen Eindruck von seinem Ablauf, seiner Lesbarkeit und möglichen Lücken zu bekommen. Den Text von Anfang an mit Markierungen zu füllen, kann kontraproduktiv sein.
Track Changes bietet zwei Lösungen im Zur Überprüfung anzeigen Dropdown-Menü. Einfaches Markup Blendet Sprechblasen und Inline-Revisionen aus und zeigt nur vertikale rote Linien an, um anzuzeigen, wo Änderungen vorgenommen wurden. Klicken Sie auf eine dieser Zeilen, um Änderungen schnell anzuzeigen. Klicken Sie erneut, um sie auszublenden.
Kein Aufschlag Entfernt auch die vertikalen Linien. Sie können in Ruhe lesen und bearbeiten, bis Sie sich anders entscheiden. Wenn Sie mit einer dieser Einstellungen arbeiten, erhalten Sie ein klares Dokument mit minimalen Ablenkungen. Wenn Sie mit einem Team arbeiten, legen Sie fest Die besten Möglichkeiten, in Word in Echtzeit zusammenzuarbeiten , und legen Sie Regeln zum Verfolgen von Änderungen fest, damit jeder bequem arbeiten kann.
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3. Gehen Sie sparsam mit dem gesamten Markup oder Original um
Sie müssen nicht das vollständige Markup eines Word-Dokuments anzeigen, es sei denn, Sie möchten speziell eine bestimmte Überarbeitung überprüfen oder die Änderungen integrieren.
Ein Blick auf den Originaltext ist noch weniger notwendig. Sie können sich den Originaltext ansehen, um die beiden Versionen kurz zu vergleichen, beispielsweise hinsichtlich des Stils oder der Länge, aber das ist auch schon alles. Sie müssen also keine dieser Einstellungen aktivieren, bis Sie sie tatsächlich benötigen. Dies kann dazu beitragen, Ihre Frustration mit „Änderungen verfolgen“ zu minimieren.
4. Personalisieren Sie die Farben und Markierungen
Wenn mehrere Benutzer an einem Word-Dokument arbeiten und Änderungen vornehmen, hebt die Funktion „Änderungen verfolgen“ ihre Änderungen in verschiedenen Farben hervor. Das größte Problem bei „Änderungen verfolgen“ ist häufig die standardmäßige rote Farbe der Markierungen, insbesondere wenn sie Texte mit vielen Überarbeitungen dominiert.
Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Farbe ändern können. Tatsächlich können Sie jedes Dokument, an dem Sie arbeiten, farblich kennzeichnen.
Im Verfolgung Klicken Sie im Abschnitt auf Tracking-Optionen ändern Pfeil. Es werden einige Grundeinstellungen angezeigt, die Sie ändern können. Klicken Sie jedoch auf, um auf weitere Optionen zuzugreifen Erweiterte Optionen . Dadurch wird ein Fenster geöffnet, das weitere Möglichkeiten bietet, „Änderungen verfolgen“ zu Ihren eigenen zu machen.
Sie können bessere Farben für Einfügungen, Löschungen, Formatierungen und mehr auswählen. Sie können sogar die Art und Weise ändern, wie jede Funktion markiert wird, von Fett über doppelt durchgestrichen bis hin zu Symbolen. Darüber hinaus können Sie sogar das Aussehen von Ballons anpassen. Lassen Sie sich inspirieren von Produktivitäts-Apps mit effektiver Farbcodierung Oder wählen Sie bei der Verwendung von „Änderungen verfolgen“ einfach Farben aus, die das Auge schonen.
5. Seien Sie strategisch und konsistent mit Ihren Kommentaren
Das Hinterlassen von Kommentaren ist neben dem Verfolgen von Änderungen die zweitbeste Möglichkeit, Feedback zu Microsoft Word zu geben. Allerdings kann die übermäßige Verwendung von Kommentaren das Bearbeitungs- und Leseerlebnis ebenso überwältigend machen.
Was die Verwendung von Kommentaren neben „Änderungen verfolgen“ einfacher macht, besteht darin, im Voraus zu entscheiden, wie Sie die einzelnen Funktionen verwenden möchten. Wenn es um Kommentare geht, können Sie diese für Fragen an den Autor oder Ideen zur Verbesserung des Textes reservieren – Dinge, die Sie über „Änderungen verfolgen“ nicht sagen können, ohne mehr Rot hinzuzufügen.
Darüber hinaus ist es am besten, nur die Wörter hervorzuheben, die sich auf Ihre Kommentare beziehen, und nicht ganze Absätze. Sie können Ihre Kommentare sogar nur am Anfang oder am Ende von Kapiteln platzieren.
6. Schalten Sie um, wie Kommentare angezeigt werden sollen
Wenn Sie mit einem Dokument zu kämpfen haben, das mit Notizen und Kommentaren überladen ist, probieren Sie die verfügbaren Optionen aus Anmerkungen anzeigen Dropdown-Menü. Mit dieser Funktion können Sie Kommentare so organisieren, dass sie für Sie sinnvoll sind, unabhängig davon, ob Sie den Text lesen oder bearbeiten.
Alternativ können Sie, wenn das Dokument, das Sie überarbeiten, klein ist, Sie aber viel zu sagen haben, auf eine leere Seite am Anfang oder Ende des Dokuments gehen und das Feedback auflisten, das Sie dort als Kommentare abgegeben hätten. Sie können dies auch für einzelne Kapitel tun. Das Kommentartool ist praktischer, aber Sie können es jederzeit verwenden.
Zögern Sie nicht, mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen kreativ zu werden Hinzufügen der Zeilennummern von Microsoft Word auf den Text und dann auf bestimmte Zeilen in Ihrem Feedback verweisen. Nehmen Sie sich die Zeit, alles zu lernen, was diese Textverarbeitungssoftware zu bieten hat, und passen Sie jeden Track Changes-Auftrag entsprechend an.
7. Überarbeitungsgruppen akzeptieren oder ablehnen
Als Autor, der die Überarbeitungen eines Herausgebers überprüft, ist es wichtig, die meisten Änderungen sorgfältig zu berücksichtigen, auch wenn Sie Ihre eigenen Änderungen vornehmen.
Wenn es jedoch um kleinere Korrekturen wie Formatierungs- oder Rechtschreibkorrekturen geht, gibt es eine schnellere Möglichkeit, die Änderungen zu integrieren oder wieder zu entfernen. Wählen Sie einfach den gesamten Absatz aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie einen der beiden Schritte aus Akzeptieren Sie Veränderungen oder Änderung ablehnen . Ihre Wahl wirkt sich auf alle Änderungen in diesem Absatz aus.
Sie können noch weiter gehen und die Überarbeitungen des gesamten Dokuments integrieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den markierten Absatz und wählen Sie den Abwärtspfeil darunter aus Akzeptieren in der Symbolleiste und dann Akzeptieren Sie alle Änderungen . Direkt darunter haben Sie auch die Möglichkeit, „Änderungen verfolgen“ automatisch zu stoppen.
8. Passen Sie Ihren Überprüfungsbereich an
Wie bereits erwähnt, können Sie mit Track Changes alles nutzen, was Ihre Benutzererfahrung verbessert, einschließlich Produktivitäts-Add-Ins für Microsoft Word . Doch schon eine einfache Neuordnung des Layouts Ihres digitalen Arbeitsplatzes kann sich positiv auf Ihren Arbeitsablauf auswirken.
Der Überprüfungsbereich unter „Änderungen verfolgen“ ist eine weitere Möglichkeit, alle Überarbeitungen anzuzeigen, ohne dass diese Ihren Bildschirm überladen. Sie können ein Dokument ohne Markup bearbeiten und den Bereich eine einfache Änderungsliste erstellen lassen. Durch Klicken auf den Pfeil neben Überprüfungsbereich können Sie ihn von der vertikalen in die horizontale Position und wieder zurück umstellen.
Sorgen Sie dafür, dass Track-Änderungen für Sie funktionieren
Es mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber das Track Changes-Programm von Microsoft ist eigentlich sehr einfach und nützlich, wenn man sich erst einmal damit vertraut gemacht hat. Unabhängig davon, ob Sie Änderungen vornehmen oder empfangen, legen Sie Ihre Einstellungen zum Verfolgen von Änderungen fest, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, um die Arbeit zu vereinfachen. Organisieren Sie, wie Markierungen, Kommentare und Ihr Überprüfungsbereich in und um Ihren Text aussehen sollen.
Die Verwendung von „Änderungen verfolgen“ in Microsoft Word ist einfacher, wenn Sie ein Layout und ein Farbschema erstellt haben, das Sie motiviert, anstatt Sie zu überfordern.