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Die Zusammenarbeit mit anderen Personen an einem Word-Dokument kann eine echte Herausforderung sein. Selbst erfahrene Microsoft 365-Benutzer finden es möglicherweise schwierig, freigegebene Dokumente zu bearbeiten und zu überprüfen.
Sie können jedoch problemlos in Echtzeit an einem Word-Dokument zusammenarbeiten und dabei alle Änderungen verfolgen und diese genehmigen oder ablehnen. Wir werfen einen Blick auf die notwendigen Tools und wie Sie diese für eine möglichst effiziente Zusammenarbeit nutzen können.
Was benötigen Sie für die Zusammenarbeit an einem Word-Dokument?
Wenn Sie in Echtzeit an einem Word-Dokument zusammenarbeiten möchten, müssen Sie es in Ihrem OneDrive-Konto speichern. Öffnen Sie dazu das Dokument und gehen Sie zu Datei > Speichern unter, und speichern Sie es in OneDrive.
Darüber hinaus empfehlen wir die Verwendung einer neueren Version von Microsoft 365 und ein aktives Abonnement. Entsprechend Microsoft können Sie das Dokument weiterhin gleichzeitig mit anderen Personen bearbeiten, verfügen jedoch nicht über die Funktion zur Zusammenarbeit in Echtzeit.
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Um die Änderungen anderer Personen zu sehen, müssen Sie das Dokument regelmäßig aktualisieren. Wenn Ihr Abonnement abgelaufen ist, gibt es mehrere Möglichkeiten Erhalten Sie einen Rabatt auf ein neues Microsoft 365-Abonnement .
So teilen Sie ein Word-Dokument
Nachdem Sie nun wissen, was Sie benötigen, um mit anderen Personen an demselben Word-Dokument zu arbeiten, werfen wir einen Blick darauf, wie Sie es teilen können. Die erste Möglichkeit besteht darin, es aus Word heraus zu teilen. Öffne das Datei Menü aufrufen und auswählen Aktie .
Sie werden feststellen, dass es zwei verschiedene Optionen gibt:
- Per E-Mail teilen . Sie müssen die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, mit denen Sie das Dokument teilen möchten.
- Mit Link teilen . Auf diese Weise kann jeder, der über den Link verfügt, auf das Dokument zugreifen. Wenn Sie das Dokument für viele Personen freigeben müssen, ist diese Option möglicherweise effizienter. Wenn Sie jedoch an etwas Vertraulichem arbeiten, ist es möglicherweise besser, jeden Mitwirkenden manuell hinzuzufügen.
Egal welche Methode Sie verwenden, nehmen Sie sich die Zeit und legen Sie die richtigen Berechtigungen fest. Drücke den Bearbeiten Symbol und wählen Sie aus, ob die Personen, mit denen Sie das Dokument teilen, es nur anzeigen oder bearbeiten können.
Klicken Sie dann auf Einstellungen teilen Möglichkeit. Dort können Sie ein Ablaufdatum für das Dokument festlegen und sogar ein Passwort festlegen, um die Informationen zu schützen. Wenn Sie mit Ihren Freigabeeinstellungen zufrieden sind, klicken Sie auf Anwenden.
Alternativ können Sie das Word-Dokument über OneDrive teilen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und auswählen OneDrive > Teilen . Anschließend müssen Sie die Freigabeeinstellungen wie oben gezeigt festlegen.
So verfolgen und überprüfen Sie Änderungen in Microsoft Word
Abhängig von der eingestellten Berechtigung können Personen, mit denen Sie das Dokument geteilt haben, das Dokument bearbeiten. Um die von allen vorgenommenen Änderungen im Auge zu behalten, sollten Sie das aktivieren Änderungen verfolgen Besonderheit.
Öffnen Sie dazu die Rezension Tab und gehen Sie zu Verfolgung Speisekarte. Öffnen Sie dort die Änderungen verfolgen Menü aufrufen und auswählen Für jeden . Wenn die Funktion aktiviert ist, unterstreicht Word hinzugefügten Text, während entfernter Text durchgestrichen wird.
Wenn Sie nun verhindern möchten, dass jemand anderes diese Funktion versehentlich deaktiviert, klicken Sie auf Sperrverfolgung Option und richten Sie ein Passwort ein. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihnen keine am Dokument vorgenommenen Änderungen entgehen.
Wählen Sie aus, wie sich die Anzeige in Microsoft Word ändert
Für mehr Effizienz können Sie in Word auswählen, wie die am Dokument vorgenommenen Änderungen angezeigt werden sollen. Im Rezension Öffnen Sie auf der Registerkarte das Dropdown-Menü neben dem Zur Überprüfung anzeigen Symbol. Wählen Sie dort eine der folgenden Optionen:
- Original . Zeigt Ihnen das Originaldokument. Es werden jedoch keine von anderen vorgenommenen Kommentare oder Änderungen entfernt.
- Kein Aufschlag . Entfernt das Markup und zeigt das Dokument mit den Änderungen an, die Sie bereits genehmigt haben.
- Alle Markierungen . Zeigt alle Änderungen für jeden Mitarbeiter in einer anderen Farbe an.
- Einfaches Markup . Markiert Änderungen mit einer roten Linie.
So akzeptieren oder lehnen Sie Änderungen in Microsoft Word ab
Um Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die verfolgte Änderung und wählen Sie eine der beiden Optionen aus Einfügen akzeptieren oder Einfügen ablehnen , je nachdem, ob jemand Text hinzugefügt oder gelöscht hat. Wenn jemand anderes einen Teil des Dokuments gelöscht hat, wird das angezeigt Akzeptieren Sie die Löschung Und Löschung ablehnen Optionen.
Auch wenn der Vorgang einfach ist, könnten Sie einige Änderungen übersehen, wenn viele Mitwirkende am selben Dokument arbeiten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihnen nichts entgeht, verwenden Sie die Änderungen Abschnitt, anstatt das Dokument manuell durchzugehen. Benutzen Sie dort die Vorherige Und Nächste Mit den Schaltflächen können Sie durch die Änderungen navigieren.
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Es gibt weitere Möglichkeiten, nachverfolgte Änderungen zu verwalten. Sie können zum Beispiel klicken Akzeptieren > Akzeptieren und weitergehen . Wenn Sie die Änderungen bereits mit Ihren Kollegen besprochen haben, können Sie die verwenden Akzeptieren Sie alle Änderungen Möglichkeit.
Ebenso können Sie Änderungen ablehnen, indem Sie auf klicken Ablehnen Taste bzw Ablehnen > Ablehnen und weitergehen . Um alle Änderungen zu löschen, gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“ und klicken Sie auf den Pfeil unten Ablehnen , und wählen Sie Alle Änderungen ablehnen . Das kann wirklich nützlich sein, wenn jemand eine große Datenmenge in Word importiert ohne vorherige Rücksprache mit Ihnen.
Verwenden Sie den Überprüfungsbereich, um Änderungen in Microsoft Word zu verfolgen
Eine weitere effiziente Möglichkeit, den Überblick über alle Änderungen zu behalten, ist die Verwendung des Überprüfungsbereichs. Dieses Tool zeigt Ihnen die Anzahl der sichtbaren, nachverfolgten Änderungen und Kommentare in Ihrem Dokument an.
Um darauf zuzugreifen, gehen Sie zu Überprüfen > Tracking und klicken Sie auf Überprüfungsbereich . Wählen Sie dann eines davon aus Überprüfungsbereich vertikal oder Überprüfungsbereich horizontal Optionen.
So verfolgen Sie Änderungen, die von bestimmten Personen in Microsoft Word vorgenommen wurden
Es könnte effizienter sein, Änderungen nach Autor zu sortieren. Um dies in Microsoft Word zu tun, gehen Sie zu Überprüfen > Tracking und verlängern Markup anzeigen Speisekarte. Dort auswählen Bestimmte Menschen und deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen mit Ausnahme derjenigen, die den Autoren entsprechen, deren Änderungen Sie überprüfen möchten.
So beenden Sie die Freigabe des Dokuments oder ändern die Berechtigungen in Microsoft Word
Wenn Sie die Freigabe des Dokuments für bestimmte Mitwirkende beenden möchten, öffnen Sie das Dokument und gehen Sie zu Aktie Speisekarte. Dort auswählen Zugriff verwalten .
Um den Zugriff auf einen der Mitwirkenden zu entfernen, wählen Sie dessen Benutzernamen aus. Dann klick Direkter Zugang und öffnen Sie das Dropdown-Menü. Wählen Zugriff entfernen und bestätigen Sie die Aktion. Alternativ können Sie über dasselbe Menü ändern, wie sie auf das freigegebene Dokument zugreifen können.
Einfache Zusammenarbeit in Microsoft Word
Durch die Verwendung der Kollaborationstools von Microsoft Word können Sie viel Zeit sparen, da Sie Ihren Teammitgliedern keine E-Mails über am Dokument vorgenommene Änderungen senden müssen. Neben der Fähigkeit zur Zusammenarbeit verfügt Microsoft Word über zahlreiche Funktionen und Tools, sodass Sie kein weiteres Textverarbeitungsprogramm benötigen, um Ihre Projekte fertigzustellen. Sie können beispielsweise unterwegs Tabellen in Diagramme umwandeln oder Sprachen übersetzen.
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