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Es gibt widersprüchliche Vorstellungen darüber, wie schwer es ist, Microsoft Access zu verwenden. Eine Denkschule besagt, dass es schwierig, komplex und jenseits des normalen Volkes ist. Die andere ist, dass es genauso einfach zu verwenden ist wie Excel.
Ich bin hier, um Ihnen die Wahrheit zu sagen. Und es sitzt irgendwo zwischen den beiden. Es erfordert mehr Aufwand, sich mit Access vertraut zu machen als mit einer Tabellenkalkulation, aber es ist nicht schwierig und sehr mächtig.
Sie können gleich hier starten. Nach diesem einführenden Microsoft Access-Tutorial werde ich mit Beiträgen zu den verschiedenen Teilen, aus denen Access besteht, nachfassen und Ihnen zeigen, wie Sie Zeit und Mühe sparen können.
Ein Microsoft Access-Tutorial: Von vorne beginnen
Zuerst eine etwas langweilige Theorie. Ich werde es so schnell wie möglich machen und hoffentlich wird es nicht zu sehr weh tun.
Microsoft Access ist ein RDBMS (Relational Database Management System). Es wird oft als Datenbank bezeichnet, dass sich dieser Begriff tatsächlich auf die Informationen bezieht, die Sie darin aufbewahren. Es ist wie der Unterschied zwischen einer bestimmten Tabellenkalkulation und Excel selbst.
Als RDBMS ist Access entschieden am kleineren Ende der Skala. Es ist nicht ideal für Datenbanken, die größer als etwa 2 GB sind, und kommt mit einer gleichzeitigen Benutzerbasis von mehr als etwa einem halben Dutzend nicht so gut zurecht.
Aber innerhalb dieser Grenzen ist es schwierig, für den Preis etwas umfassenderes zu finden, und viele Leute haben das Produkt bereits, wenn sie über eine geeignete Version von Microsoft Office verfügen.
Für diejenigen unter Ihnen, die Excel oder so ziemlich jede andere Tabellenkalkulation verwendet haben, gibt es einige grundlegende Unterschiede zu verstehen und dann zu nutzen.
Erstens sind Daten und Anzeige in Access getrennt. Das heißt, Sie formatieren die Daten nicht so, dass sie gut aussehen oder einfach einzugeben sind. Stattdessen strukturieren Sie es sinnvoll und entwerfen dann separate Formulare und Berichte, um die Daten auszugeben.
Zweitens speichern Sie (im Allgemeinen) keine Berechnungen. Sie speichern Rohdaten und führen bei Bedarf Berechnungen durch.
Dritter und vorerst letzter. Es ist in Excel sehr einfach, mit einer Ausnahme umzugehen. Wenn Sie beispielsweise eine Spalte voller numerischer Werte haben, können Sie ganz einfach in einer einzelnen Zeile entscheiden, dass es sinnvoller ist, das Wort '˜Jim' in die Zelle zu setzen. Das geht in keiner sinnvoll gestalteten Access-Datenbank, daher ist die Planung wichtiger.
Um dies zu verstehen, einige kurze Zusammenfassungen der verschiedenen Teile von Access. Es muss nicht alles beim ersten Mal einen Sinn ergeben. Ich werde diese in Kürze in separaten Beiträgen ausführlich behandeln.
In dieser Reihe von Beiträgen wird davon ausgegangen, dass Sie mit Excel oder etwas Ähnlichem vertraut sind. Wenn Sie die letzten Jahrzehnte unter einem Felsen verbracht haben, sollten Sie sich zunächst mit Excel vertraut machen. Sie werden es mir später danken. Ich gehe auch davon aus, dass Sie eine lokale Datenbank für Windows-Benutzer erstellen möchten, obwohl Access auch Webdatenbanken erstellen kann.
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Wir haben bereits einige hilfreiche Excel-Artikel geschrieben, also zögern Sie nicht, sie durchzublättern. Wir können Ihnen dabei helfen Kalender , Budgets , Diagramme und Drucken . Ich habe sogar einen kurzen Artikel über die Verwendung des Füllgriffs geschrieben, um Zeit zu sparen.
Tabellen
Dies sind die grundlegenden Bausteine einer Access-Anwendung und der Teil, der am ehesten wie eine Tabellenkalkulation funktioniert.
Eine Planung ist jedoch erforderlich, da Sie vor Beginn entscheiden müssen, wie alle Spalten funktionieren sollen.
Hier ist etwas, das Sie in Gedanken durcharbeiten sollten, bevor wir später in diesem Microsoft Access-Lernprogramm ausführlich darauf zurückkommen. Meistens haben Sie es mit Excel mit einer einzelnen Tabellenkalkulation zu tun.
In Access beziehen Sie in der Regel mehrere Tabellen mit ein. Manchmal eine beachtliche Zahl. Die Tabellen in Access können auf eine Weise verknüpft werden, die im Hinblick auf die Beziehung der Informationen sinnvoll ist. Daher kommt das '˜R' in RDBMS, und das ist die Kraft hinter Access.
Anfragen
So stellen Sie Fragen an Access. Sie können sie im Handumdrehen entwerfen und für die spätere Verwendung speichern. Im Allgemeinen werden die Antworten nicht gespeichert. Nur die Fragen, die Antworten liefern. Das ist großartig, denn wenn Sie die Frage das nächste Mal stellen, wenn die Daten aktualisiert wurden, erhalten Sie eine andere Antwort.
Formen
Dies sind die visuellen Komponenten, die die Eingabe und Anzeige von Daten auf dem Bildschirm erleichtern.
Nicht jeder wird damit zufrieden sein, Daten direkt in die von Ihnen erstellten Tabellen einzugeben, und Sie möchten möglicherweise mehr Kontrolle darüber, wie diese Eingabe funktioniert. Formulare sind die Antwort.
Sie können diese auch für eine praktischere Anzeige der Daten aus Tabellen oder Abfragen auf dem Bildschirm einrichten.
Berichte
Manchmal möchte man Dinge nicht auf dem Bildschirm sehen. Sie möchten sie ausdrucken oder per E-Mail an Ihren Chef senden.
Möglicherweise möchten Sie Informationen an jemanden weitergeben, der Access selbst nicht verwenden kann. Sie können für die meisten Situationen problemlos geeignete Berichte entwerfen und erstellen.
Makros und Module
Hier wird die Sache etwas komplexer. Es ist am besten, alle oben genannten Komponenten gut zu verstehen, bevor Sie sich damit beschäftigen.
Beide Optionen sind Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben in Access, wobei Makros die einfachere Wahl sind und VBA-Module die leistungsfähigere sind. Beide haben ihren Nutzen, und wir werden später darauf zurückkommen.
Zusammenfassung
Der Zugang ist komplex, aber nicht schwierig. Aus Excel-Perspektive sind Access-Tabellen wie Tabellenkalkulationen, jedoch strukturierter. Alles andere dreht sich um die Manipulation dieser Tabellen, um sie zu hinterfragen, anzuzeigen, zu melden und zu automatisieren.
Die Komplexität lohnt sich, denn mit Access können Sie mehr erreichen. Ich melde mich bald mit einem Beitrag zum Thema Tabellen zurück.
Suchen Sie in der Zwischenzeit eine Tabelle, die Sie möglicherweise durch eine Datenbank ersetzen möchten. Schauen Sie sich die Blätter an und sehen Sie, ob Sie Unstimmigkeiten finden. Sie müssen diese aufräumen, um die Daten in Access zu verwenden.
Verwenden Sie Access überhaupt? Hast du gekämpft? Was hast du für Probleme? lass es mich in den Kommentaren wissen.
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Jim arbeitet tagsüber in der IT, und das seit DOS 3.0, aber er tut sein Bestes, um die magischen Stunden mit einer oder zwei Kameras zu verbringen. Er lebt mit seiner lieben Luddite-Frau und drei Kindern in Neuseeland. Sie können sich vorstellen, wie verwirrt sie sind.
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