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Die übermäßige Abhängigkeit von Papier in Büros schadet der Umwelt. Abgesehen davon kann die Sicherung sensibler Bürodokumente mühsam sein. Infolgedessen könnten geschäftskritische Dateien für jeden zugänglich sein, einschließlich eines zufälligen Besuchers.
Indem Sie Papier aus dem Büro eliminieren, können Sie all diese Risiken vermeiden. Hier sind einige Online-Apps und Tipps, mit denen Sie Ihr Büro papierloser gestalten können.
1. Besucherverwaltungstools
Wechseln Sie von einem papierbasierten Besucherlogbuch zu einem Online-Besuchermanagementsystem. Innovative und robuste Besuchermanagement-Tools können den gesamten Prozess der Verwaltung von Bürobesuchern verwalten.
Lobby-Track können Sie alle Besucher im Auge behalten, während Sie gleichzeitig Fotos machen und Ausweise drucken. Es bietet auch Funktionen wie die Benachrichtigung von Gastgebern, die Verwaltung von Notfallevakuierungen und die Alarmierung des Sicherheitspersonals.
Proxyklick ist eine cloudbasierte Lösung, mit der Sie den Personenfluss kontrollieren können. Das Tool ist anpassbar und verfolgt einen integrierten Ansatz, um die Effizienz der Rezeptionen und die Sicherheit der sensiblen Daten zu gewährleisten.
2. Buchhaltungs-Apps
Die Verwaltung Ihrer Bürobuchhaltung auf Papier kann hektisch, zeitraubend und auch verwirrend sein. Mit Hilfe von Buchhaltungs-Apps können Sie den Prozess papierlos, schnell und mühelos gestalten.
Sage Buchhaltung ist eine Buchhaltungs-App, die Sie auch ohne Vorkenntnisse in der Buchhaltung verwenden können. Sobald Sie es mit Ihrem Bankkonto verbinden, wird der Transaktionsfluss nahtlos. Über die einfache Berichtsfunktion können Sie Verkäufe, Einkäufe und den Cashflow verfolgen.
QuickBooks ist ein weiteres Online-Buchhaltungstool, mit dem Sie die Mehrwertsteuer, Steuern und die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter selbst veranschlagen können. QuickBooks POS ist eine erweiterte Edition, mit der Kleinunternehmer ihre Einzelhandelstheken papierlos betreiben können.
3. Projektmanagement-Apps
Wenn Sie planen, Papiere während einer Projektmanagementphase zu verwenden, kann dies leicht viel Geld kosten. Damit alle Teammitglieder auf derselben Seite bleiben, müssen Sie mehrere Kopien derselben Datei drucken. Sie können solche Ausgaben jedoch vermeiden und umweltfreundlich werden, indem Sie Aufgaben- oder Projektmanagement-Tools verwenden.
Projektmanagement-Tool Asana verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die jeder zum Zuweisen und Verfolgen von Aufgaben verwenden kann. Die App hilft Ihnen bei der Dateifreigabe in Echtzeit, dem Kommentieren von Aufgaben und der Erstellung digitaler Berichte.
ClickUp ist ein weiteres Projektmanagement-Tool, mit dem Sie viele Apps von Drittanbietern integrieren können. Es bietet auch eine Workload-Ansicht, mit der Sie die individuelle Ressourcen-Workload verfolgen können.
Verwandt: Was ist ClickUp? Die besten Projektmanagement-Funktionen
4. To-Do-Listen-Tools
Verschwenden Sie immer noch Haftnotizen, um Ihre Aufgaben aufzuschreiben? Sie sollten es loswerden und sich für To-Do-Listen-Apps entscheiden.
Todoist ermöglicht es Ihnen, alle Aufgaben in einer organisierten Weise aufzulisten. Außerdem können Sie Abschnitte und Unteraufgaben hinzufügen, um Ihre Aufgaben zu kategorisieren. Sie können in dieser App auch Prioritätsstufen und Favoriten-Tags hinzufügen.
Any.do ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre To-Do-Liste von überall auf jedem Gerät. Es erinnert Sie auch daran, wichtige Aufgaben zur angegebenen Zeit zu erledigen.
5. Notizen-Apps
Sobald Sie die Notizen papierlos machen, können Sie die Kosten für Notizblöcke und Stifte sparen. Darüber hinaus müssen Sie vor einem Meeting keine Zeit damit verbringen, auf einem überladenen Schreibtisch nach dem Notizblock zu suchen.
Mit einer Notiz-App wie Evernote , können Sie dank der Online-Synchronisierungsfunktion alle wichtigen Informationen geräteübergreifend verfügbar halten. Sie können auch die Formatierung der Notizen personalisieren und nach Belieben Bilder, Audiodateien und Dokumente hinzufügen.
Simplenote können Sie Notizen im Markdown-Format hinzufügen, anzeigen, bearbeiten und veröffentlichen. Sie und Ihr Team können beliebige Notizen in einer Gruppe teilen, um gemeinsam zu arbeiten und Ideen zu entwickeln.
6. Tools zum Scannen von Dokumenten
Wenn Sie sich entschieden haben, papierlos zu arbeiten, sollte die Erstellung digitalisierter Kopien Ihrer vorhandenen Papierdokumente zu Ihrer Strategie gehören.
Verwenden Adobe-Scan auf Ihrem Smartphone, um ein papierbasiertes Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren. Die App hilft Ihnen auch bei der Verwaltung von Dateiabmessungen, abgesehen von Funktionen wie Zuschneiden, Drehen, Kommentieren, Signieren und Farbbearbeitung.
ABBYY FineReader PDF ist ein fortschrittlicher Dokumentenscanner, der mehr als 190 Sprachen unterstützt und diese in 12 verschiedenen Dateiformaten speichert. Neben dem Scannen von gedrucktem und handgeschriebenem Text können Sie Kommentare und Unterschriften hinzufügen.
7. Dateifreigabe- und Sicherheits-Apps
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Ihren Bericht in gedruckter Form anfertigen und an die Empfänger verteilen mussten. Mit den Online-Filesharing-Apps können Sie die Dateien in der Cloud speichern und den Zugriff nur mit berechtigten Empfängern teilen.
Kasten ermöglicht das Speichern und Freigeben von Dateien und Dokumenten in der Cloud unter Einhaltung der Branchen-Compliance- und Datenschutzrichtlinien. Es macht die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern reibungslos.
Sie können auch verwenden Google Drive Office-Dateien sicher zu speichern und nur mit den vorgesehenen Empfängern zu teilen. Darüber hinaus können Sie mit dem Tool Dateien mithilfe verschiedener Ordner organisieren.
8. Kalender-Apps
Kalender-Apps sind aus dem Berufsleben nicht mehr wegzudenken. Alle Arten von Unternehmen können von der Verwendung einer Kalender-App profitieren, anstatt die Termine in einem papierbasierten Tagebuch zu notieren.
kalendarisch ist eine Online-Terminplanungs-App, mit der Sie Ihre Meetings professionell und effizient planen können. Sie können den Erinnerungs- und Folgeprozess mit dieser App automatisieren.
Google Kalender ist ein beliebter Online-Kalender, in dem Sie die Kalendereinträge einfärben können, um die Kalenderereignisse zu organisieren. Das Vorschlagstool hilft dabei, die Einträge automatisch auszufüllen, um Zeit zu sparen. Sie können den Zeitplan jedes Online-Meetings in diesem Online-Kalender einfach bearbeiten.
Verwandte: Tipps, um Aufschub zu vermeiden und Fristen einzuhalten
9. Digitale Vereinbarungen und E-Signatur-Tools
Jetzt ist es an der Zeit, gedruckte Rechtsdokumente abzuschaffen. Wechseln Sie in die Welt der digitalen Vereinbarungen und elektronischen Unterschriften, um Papier zu sparen und die Arbeitseffizienz Ihres Teams zu verbessern.
Vorschlagen ist eine Online-Plattform, mit der Sie alle Arten von Verträgen, Vorschlägen und Vereinbarungen erstellen, verfolgen, senden und elektronisch unterzeichnen können. Sie können vorgefertigte Angebotsvorlagen aus der Inhaltsbibliothek dieser App verwenden.
PandaDoc können Sie Ihr Vertragsmanagement durch einfaches Erstellen, Bearbeiten und Unterschreiben von Dokumenten optimieren. Es bietet Dienstleistungen wie Angebote, Angebote, Verträge und Formulare – alles in digitaler Form ohne Papier.
10. Online-Fax-Apps
Auch wenn Sie beabsichtigen, alle Faxe zu entfernen, ist dies möglicherweise nicht möglich, wenn die Clients darauf bestehen, sie zu verwenden. Noch, die Online-Fax-Apps kann Ihnen beim Entfernen des Papiers aus dem Fax helfen. Diese Apps leiten die Faxe an den Computer, das Smartphone oder ein anderes Gerät Ihrer Wahl weiter. Somit können Sie auch das Fax automatisieren und jedes Jahr Tausende von Blatt Papier einsparen.
RingCentral ist eine Online-Fax-Software, mit der Sie ein- und ausgehende Faxe online verwalten und gleichzeitig erhebliche Einsparungen erzielen können. Sie können auch verwenden HalloSign zum Senden und Empfangen von Faxen unter Wahrung der Vertraulichkeit und Sicherheit.
Gehen Sie umweltfreundlich, indem Sie Papiere durch Online-Tools ersetzen
Sie können sich jetzt ein klares Bild davon machen, ob Sie im Büro oder zu Hause papierlos arbeiten möchten, wo immer Sie arbeiten. Es dauert nicht lange, eine Richtlinie für den papierlosen Arbeitsplatz zu implementieren, wenn die oben genannten Online-Apps zu Ihren Diensten stehen.
So wechseln Sie das Standard-Google-Konto
Papier loszuwerden ist eine der vielen Möglichkeiten, den Arbeitsplatz aufzuräumen und die Produktivität zu steigern.
Teilen Teilen Tweet Email 10 Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern, indem Sie Ihre Workstation entrümpelnErfahren Sie, wie ein aufgeräumter Arbeitsplatz Ihnen hilft, aufmerksam zu arbeiten und die Aufgaben termingerecht zu erledigen.
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Tamal ist freiberufliche Autorin bei MakeUseOf. Nachdem er in seiner vorherigen Tätigkeit in einem IT-Beratungsunternehmen umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Technologie, Finanzen und Geschäftsprozesse gesammelt hatte, begann er vor 3 Jahren das Schreiben als Vollzeitberuf. Während er nicht über Produktivität und die neuesten technischen Nachrichten schreibt, liebt er es, Splinter Cell zu spielen und Netflix / Prime Video zu sehen.
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