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Dropdown-Listen begrenzen die Anzahl der Einträge für ein Eingabefeld. Sie helfen, Tipp- und Rechtschreibfehler zu vermeiden. Und Microsoft Excel unterstützt überraschend vielseitige Dropdown-Listenfunktionen. Wenn Sie also Excel für Formulare oder Datenerfassung verwenden möchten, Machen Sie es Ihren Benutzern einfacher um Elemente mit Dropdown-Listen auszuwählen.
Verwenden Sie eine Dropdown-Liste in einer Zelle, wenn für diese Zelle bestimmte Optionen verfügbar sind. Sie können beispielsweise Dropdown-Listen erstellen, die Optionen enthalten wie Männlich und Weiblich , Jawohl und Nein , oder irgend ein anderer benutzerdefinierte Liste von Optionen .
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Excel-Tabellen Dropdown-Listen hinzufügen.
So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel
Das Erstellen einer Dropdown-Liste ist in Excel einfach, aber der Prozess ist nicht offensichtlich. Hier ist eine Zusammenfassung der Schritte zum Erstellen einer benutzerdefinierten Dropdown-Liste in Excel:
- Erstellen Sie einen benannten Bereich: Dieser Schritt ist notwendig, um die Liste zu erstellen, die wir in Ihrer Dropdown-Liste verwenden.
- Datenvalidierung hinzufügen: Dies ist der nicht so offensichtliche Schritt, in dem Sie die Zelle darauf vorbereiten, eine Dropdown-Liste anzuzeigen.
- Benannten Bereich zur Datenvalidierung hinzufügen: Schließlich fügen Sie alles zusammen und definieren die Quelle der Dropdown-Liste (d. h. Ihren zuvor benannten Bereich).
- Eingabenachricht für Datenvalidierung festlegen: Dieser Schritt ist optional. Sie können eine Popup-Nachricht hinzufügen, um Ihre Tabellenkalkulationsbenutzer zu führen.
Excel ist nicht einfach , es ist mächtig. Das bedeutet, dass Sie unzählige Möglichkeiten haben, wie Sie gleich sehen werden. Sehen wir uns nun die Schritte zum Erstellen einer Excel-Dropdown-Liste genauer an.
1. Erstellen Sie einen benannten Bereich
Eine Möglichkeit, einer Dropdown-Liste mithilfe der Datenvalidierung eine Liste von Elementen hinzuzufügen, besteht darin, Ihre Liste einem Arbeitsblatt hinzuzufügen und benennen Sie den Zellbereich, der die Liste enthält . Sie können die Liste entweder demselben Arbeitsblatt hinzufügen, auf dem Sie die Dropdown-Liste hinzufügen möchten, oder einem anderen Arbeitsblatt. Die Verwendung eines benannten Zellbereichs in einer Dropdown-Liste erleichtert die Verwaltung.
Wir werden eine Dropdown-Liste erstellen, die verschiedene Arten von Lebensmitteln enthält Blatt2 als Beispiel. Geben Sie jedes Element in eine separate Zelle entweder in einer Spalte oder in einer Zeile ein. Wählen Sie die Elemente aus, geben Sie einen Namen für den Bereich der ausgewählten Zellen in das Namensfeld , und drücke Eintreten .
2. Datenvalidierung hinzufügen
Gehen Sie zu dem Arbeitsblatt, zu dem Sie Ihre Dropdown-Liste hinzufügen möchten. Drücke den Daten Tab und dann klick Datenvalidierung in dem Datentools Sektion.
Stellen Sie sicher, dass Einstellungen Registerkarte ist aktiv auf dem Datenvalidierung Dialogbox.
3. Benannten Bereich zur Datenvalidierung hinzufügen
Wählen Sie dann Aufführen von dem Erlauben Dropdown-Liste. Wir verwenden den Namen aus dem benannten Zellbereich, den wir definiert haben, um die Dropdown-Liste zu füllen. Geben Sie den folgenden Text in das ein Quelle Kasten.
=FoodErsetzen ' Essen ' mit dem Namen, den Sie Ihrem Mobilfunkbereich gegeben haben. Klicken OK .
Die Leerzeichen ignorieren Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Auf diese Weise können Sie die Zelle auswählen und dann die Auswahl der Zelle aufheben, ohne ein Element auszuwählen. Wenn Sie möchten, dass eine Option aus der Dropdown-Liste ausgewählt wird, deaktivieren Sie das Leerzeichen ignorieren Kasten.
4. Eingabenachricht für die Datenvalidierung festlegen
Wenn Sie möchten, dass eine Popup-Meldung angezeigt wird, wenn die Zelle mit der Dropdown-Liste ausgewählt ist, klicken Sie auf Eingabenachricht Tab. Überprüf den Eingabenachricht anzeigen, wenn die Zelle ausgewählt ist Feld und füllen Sie das Titel und Eingabenachricht Kästen. Sie können auch die Fehlermeldung Registerkarte, um eine Nachricht hinzuzufügen, die angezeigt wird, wenn eine ungültige Eingabe in die Dropdown-Liste eingegeben wird (z. B. wenn jemand in die Zelle tippt, anstatt eine Option auszuwählen). Überprüf den Fehlermeldung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurden Kasten. Wählen Sie a Stil und fülle das aus Titel und Fehlermeldung Kästen.
Klicken OK .
Wenn du wähle eine Zelle aus der eine Dropdown-Liste enthält, wird der Abwärtspfeil zum Auswählen einer Option rechts neben der Zelle angezeigt. Die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten wird nur angezeigt, wenn die Zelle ausgewählt ist. Wir zeigen Ihnen später in diesem Artikel eine Möglichkeit, einen Abwärtspfeil neben einer Dropdown-Liste anzuzeigen.
Wenn die Dropdown-Liste mehr als acht Elemente enthält, wird eine Bildlaufleiste in der Dropdown-Liste angezeigt, wenn Sie auf den Pfeil klicken.
was bedeutet das smileygesicht $
Erweiterte Dropdown-Listenoptionen
Nachdem Sie nun über eine grundlegende Dropdown-Liste verfügen, tauchen wir in die erweiterten Einstellungen von Excel zum Bearbeiten und Anpassen Ihrer Liste ein.
Bearbeiten oder Löschen eines benannten Bereichs
Wenn Sie einen benannten Bereich bearbeiten oder löschen müssen, müssen Sie die Namensmanager . Drücke den Formeln Tab und dann klick Namensmanager in dem Definierte Namen Sektion.
So ändern Sie den Zellbereich für einen Namen auf dem Namensmanager Dialogfeld, wählen Sie die Name in der Liste und klicken Sie dann auf die Zellenbereichsschaltfläche unten im Dialogfeld. Wählen Sie dann den Zellbereich aus und klicken Sie in der kompakten Version des . erneut auf die Schaltfläche Zellbereich Namensmanager Dialogfeld auf die gleiche Weise wie im obigen Abschnitt beschrieben.
Klicken Sie anschließend auf das grüne Häkchen, um den neuen Zellbereich für das ausgewählte zu speichern Name .
Sie können auch a . ändern Name indem Sie es in der Liste auswählen und auf klicken Bearbeiten , Bearbeiten des Namens auf dem Namen bearbeiten Dialogfeld, und klicken Sie auf OK . Sie können auch den Zellbereich auf dem ändern Namen bearbeiten Dialogbox.
Um einen Namen zu löschen, wählen Sie die Name in der Liste und klicken Sie auf Löschen .
Erstellen Sie eine abhängige Dropdown-Liste
Eine abhängige Dropdown-Liste ist eine, in der sich die Optionen basierend auf der Auswahl in einer anderen Dropdown-Liste ändern.
Zum Beispiel, wenn wir auswählen Pizza in der Dropdown-Liste, die wir in der erstellt haben So erstellen Sie eine Dropdown-Liste Abschnitt oben enthält eine zweite abhängige Dropdown-Liste die verschiedenen Pizzasorten. Wenn Sie auswählen Chinesisch , enthalten die Optionen in der zweiten abhängigen Dropdown-Liste verschiedene Arten von chinesischen Gerichten.
Bevor Sie fortfahren, gehen Sie zurück zum So erstellen Sie eine Dropdown-Liste Abschnitt und erstellen Sie die Haupt Lieblingsessen Dropdown-Liste, falls noch nicht geschehen.
Jetzt erstellen wir drei weitere Listen und benennen sie. Geben Sie für jede der Optionen in Ihrer Haupt-Dropdown-Liste eine Liste ein. Wählen Sie eine der anderen Listen aus, geben Sie einen Namen für diese Liste in das Namensfeld und drücke Eintreten . Wiederholen Sie dies für jede Liste.
Die Namen der anderen Listen müssen mit den Optionen in der Haupt-Dropdown-Liste übereinstimmen. Eine unserer anderen drei Listen enthält beispielsweise Arten von Cookies und heißt Kekse , Wie nachfolgend dargestellt. Die anderen beiden Listen im roten Feld auf dem Bild unten sind benannt Pizza und Chinesisch .
Bevor Sie die abhängige Dropdown-Liste erstellen, müssen Sie ein Element in der Haupt-Dropdown-Liste auswählen. Es spielt keine Rolle, welche Option Sie auswählen. Wählen Sie dann die Zelle aus, in der Sie die abhängige Dropdown-Liste hinzufügen möchten.
Drücke den Daten Tab und dann klick Datenvalidierung in dem Datentools Sektion. Auswählen Aufführen in dem Erlauben Dropdown-Liste.
Geben Sie den folgenden Text in das ein Quelle Kasten. Ersetzen ' $ B $ 2 ' mit dem Verweis auf die Zelle, die Ihre Haupt-Dropdown-Liste enthält. Behalten Sie die Dollarzeichen im Zellbezug bei. Dies zeigt einen absoluten Verweis auf die Zelle an, der sich auch dann nicht ändert, wenn Sie die Formel kopieren oder verschieben, die auf diese Zelle verweist.
=INDIRECT($B)Die Funktion INDIREKT gibt die durch eine Textzeichenfolge angegebene Referenz zurück, in diesem Fall den Text aus der Option, die in der Haupt-Dropdown-Liste in Zelle B2 ausgewählt wurde. Wenn Sie beispielsweise . auswählen Chinesisch aus der Haupt-Dropdown-Liste, =INDIREKT($B) gibt die zurück Chinesisch Hinweis. Als Ergebnis enthält die zweite Dropdown-Liste die Chinesisch Produkte.
Klicken OK .
Die Liste im Lieblingsgericht Dropdown-Liste im folgenden Beispiel ändert sich je nach Auswahl in der Lieblingsessen Dropdown-Liste.
Kopieren und Einfügen einer Dropdown-Liste
Wenn Sie eine Dropdown-Liste mit Datenvalidierung in andere Zellen duplizieren müssen, kopieren Sie die Zelle und fügen Sie sie mit . ein Strg + C und Strg + V . Dadurch werden die Dropdown-Liste und die Formatierung kopiert.
Wenn Sie nur die Dropdown-Liste mit der Datenvalidierung, aber NICHT die Formatierung kopieren möchten, wählen Sie die Zelle aus und kopieren Sie sie normal mit Strg + C . Dann geh zum Heim Tab und klicken Sie Paste in dem Zwischenablage Sektion. Auswählen Spezial einfügen .
Auf der Spezial einfügen Dialogfeld, wählen Sie Validierung in dem Paste Sektion. Dann klick OK .
Dadurch wird nur die Dropdown-Liste kopiert und nicht die Formatierung in der ursprünglichen Zelle.
Notiz: Seien Sie vorsichtig, wenn Sie in Excel mit Dropdown-Listen arbeiten. Wenn Sie eine Zelle, die keine Dropdown-Liste enthält, über eine Zelle kopieren, die eine Dropdown-Liste enthält, geht die Dropdown-Liste verloren. Excel warnt Sie nicht und fordert Sie nicht zur Bestätigung der Aktion auf. Sie können die Aktion jedoch rückgängig machen mit Strg + Z .
Alle Zellen auswählen, die Dropdown-Listen enthalten
Da die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten in einer Dropdown-Liste nur angezeigt wird, wenn diese Zelle ausgewählt ist, ist es schwer zu erkennen, welche Zellen Dropdown-Listen enthalten. Sie können den Zellen mit Dropdown-Listen unterschiedliche Formatierungen zuweisen. Sie müssen jedoch zuerst alle Dropdown-Listen finden, sofern Sie sie noch nicht formatiert haben. Es gibt eine Möglichkeit, alle Zellen auszuwählen, die Dropdown-Listen enthalten, sodass Sie sehen können, wo sie sich befinden.
Wählen Sie zunächst eine Zelle mit einer Dropdown-Liste aus. Gehe zum Heim Tab und klicken Sie Suchen & Auswählen in dem Bearbeitung Sektion. Wählen Sie dann Zum Sonderangebot .
Auf der Zum Sonderangebot Dialogfeld, wählen Sie Datenvalidierung . Die Alle Option unten Datenvalidierung wählt alle Zellen aus, auf die eine Datenvalidierungsregel angewendet wurde. Die Dasselbe Option wählt nur Zellen mit Dropdown-Listen aus, die denselben Typ von Datenvalidierungsregel wie in der ausgewählten Zelle verwenden.
Wir akzeptieren die Standardauswahl von Alle weil unsere Dropdown-Listen etwas andere Regeln haben. Einer verwendet einen benannten Bereich, um seinen Wert zu erhalten, und der andere verwendet die INDIRECT-Funktion.
Klicken OK .
Unsere beiden Dropdown-Listen sind ausgewählt.
Jetzt können Sie diese Zellen formatieren, um sie von anderen Zellen zu unterscheiden, damit Sie wissen, wo sich alle Dropdown-Listen befinden. Wenn Sie Dropdown-Listen lieber nicht anders formatieren möchten, zeigt Ihnen der nächste Abschnitt eine andere Möglichkeit, sie immer sichtbar zu machen.
Machen Sie den Dropdown-Listenpfeil immer sichtbar
Die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten in einer Dropdown-Liste verschwindet, wenn die Zelle nicht ausgewählt ist. Wir werden dieses Problem umgehen, indem wir rechts neben den Dropdown-Listen einen permanenten Abwärtspfeil hinzufügen.
Wir haben einen Screenshot der Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten in einer Dropdown-Liste in Excel erstellt. Wir fügen dieses Bild in die Zelle rechts neben der Dropdown-Liste ein, sodass Sie auch dann einen Abwärtspfeil sehen, wenn die Dropdown-Liste nicht ausgewählt ist. Wenn Sie die Dropdown-Liste auswählen, wird der Abwärtspfeil für die Liste über dem eingefügten Bild angezeigt.
Laden Sie zunächst die Drop-Down-Pfeil.png Datei (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Link und wählen Sie Verknüpfung speichern unter ). Wählen Sie dann die Zelle rechts neben einer Dropdown-Liste aus und gehen Sie zum Einfügung Tab.
Dann klick Illustrationen und wählen Sie Bilder .
Auf der Bild einfügen Dialogfeld, navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die Drop-Down-Pfeil.png Datei und wählen Sie die Datei aus. Dann klick Einfügung .
Das Bild wird auf der linken Seite der Zelle eingefügt und sieht so aus, als wäre es mit der Dropdown-Liste in der Zelle links verbunden. Jetzt wissen Sie, wo sich diese Dropdown-Liste befindet, und Sie können diese Zelle auswählen und die echte Abwärtspfeil-Schaltfläche wird über der gefälschten angezeigt.
Entfernen einer Dropdown-Liste aus einer Zelle
Wenn Sie die Dropdown-Liste aus einer Zelle entfernen möchten, wählen Sie die Zelle aus und öffnen Sie das Datenvalidierung Dialogfeld, wie zuvor beschrieben, im So erstellen Sie eine Dropdown-Liste Abschnitt (gehen Sie zum Daten Tab und klicken Sie Datenvalidierung in dem Datentools Sektion). Drücke den Alles löschen Schaltfläche, die unabhängig von der aktuell ausgewählten Registerkarte verfügbar ist.
Die Optionen auf dem Datenvalidierung Dialogfeld werden auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt. Klicken OK .
Die Dropdown-Liste wird entfernt und die Zelle wird in ihrem Standardformat wiederhergestellt. Wenn beim Entfernen der Dropdown-Liste eine Option ausgewählt war, wird die Zelle mit dem Wert dieser Option gefüllt.
Wenn beim Löschen der Dropdown-Liste keiner der Werte beibehalten werden soll, können Sie eine leere Zelle kopieren und über die Zelle mit der Dropdown-Liste einfügen. Die Dropdown-Liste wird entfernt und die Zelle wird zu einer leeren Zelle.
Lassen Sie Dropdown-Listen für Sie arbeiten
Nutzen Sie die Dropdown-Listen für die Dateneingabe in Excel um produktiver zu sein und Ihr Leben einfacher zu machen. Es gibt viele andere Formularsteuerelemente in der Kontrollen Abschnitt der Entwickler Registerkarte, mit der Sie in Ihren Arbeitsblättern experimentieren können.
Wie verwenden Sie Dropdown-Listen in Excel? Teilen Sie uns Ihre Gedanken und Ideen in den Kommentaren unten mit. Hast du auch? gemeisterte Excel-Diagramme noch?
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Mit ihrem BS in Informationstechnologie arbeitete Sandy viele Jahre in der IT-Branche als Projektmanagerin, Abteilungsleiterin und PMO-Leiterin. Dann entschied sie sich, ihrem Traum zu folgen und schreibt nun hauptberuflich über Technik.
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