9 Skype for Business Tipps und Tricks für großartige Meetings

Skype for Business, ehemals Lync, ist die Nachrichten- und Besprechungslösung von Microsoft für Unternehmen. Sie können sich mit bis zu 250 Personen treffen – auch wenn diese das Programm nicht verwenden – und eine Kombination aus Audio, Bild und Chat verwenden, um Ihr Meeting zu veranstalten.

Wir haben eine Liste mit einigen unserer bevorzugten Skype for Business-Funktionen zusammengestellt, von denen Sie vielleicht noch nichts wissen. Von der Aufzeichnung Ihres Meetings bis zum Teilen Ihrer PowerPoint-Präsentationen haben wir einige großartige Tipps für Sie.

Hier sind ohne weiteres die besten Tipps und Tricks zu Skype for Business.

1. Starten Sie ein Skype-Meeting in Outlook

Verschwenden Sie keine Zeit damit, Meetings in externen Tools zu planen. Bei Online-Meetings kann so viel schiefgehen, und das passiert oft.

Vielleicht vergisst jemand, rechtzeitig beizutreten, hat nicht das richtige Browser-Plugin installiert oder kann sein Headset nicht anschließen. Befreien Sie sich von all diesem Ärger, indem Sie beim Planen von Besprechungen eine Skype for Business-Besprechung verwenden.

Beim Anlegen eines Termins in Outlook, auf dem Termin Registerkarte, klicken Sie Skype-Meeting . Dadurch wird dann ein Link in die Beschreibung eingebettet, auf den die Teilnehmer klicken können, um dem Meeting beizutreten.

Wenn sie Erinnerungen in Outlook aktiviert haben, können sie einfach auf klicken Am Treffen teilnehmen wenn es angezeigt wird und Skype for Business es automatisch startet. Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, Personen manuell zu einem Anruf einzuladen. Wenn sie auf der Einladung sind, können sie teilnehmen.

Wenn Sie das nicht sehen können Skype-Meeting klicken, müssen Sie nur eine schnelle Änderung in Ihren Outlook-Einstellungen vornehmen.

Gehe zu Datei > Optionen > Add-Ins .
Auf der Verwalten Dropdown-Auswahl COM-Add-Ins und klicke Gehen...
Markieren Sie das Kästchen neben Skype-Besprechungs-Add-In für Microsoft Office und klicke OK . Fertig!

Die Möglichkeit, Ihren Bildschirm freizugeben, ist eine fantastische Funktion von Skype for Business. Sie können Personen durch ein Dokument sprechen, eine Webseite aufrufen oder alles andere zeigen, was für das Meeting relevant ist.

Klicken Sie im Anruf auf das Symbol für Bildschirmfreigabe (unter den Anrufern, neben dem Mikrofon.) Hier können Sie Ihren gesamten Bildschirm oder ein bestimmtes Fenster freigeben.

Sie sehen einen Umriss um den Inhalt, der für andere freigegeben wird, und Sie können die Steuerelemente oben auf dem Bildschirm verwenden – praktisch, wenn Sie die Freigabe beenden möchten.

Wenn Skype for Business die Aufgabe nicht erfüllt, sollten Sie es sich ansehen die besten kostenlosen Online-Screensharing-Tools .

3. Zeichnen Sie Ihre Skype-Meetings auf

Waren Sie schon einmal in einem Meeting, haben aufgelegt und waren später völlig leer? Hat diese Person das definitiv gesagt? Was waren die Aktionspunkte?

Sie können dies vollständig überwinden, indem Sie alle Ihre Skype for Business-Meetings aufzeichnen. Alle Anrufaktivitäten wie Audio, Video, Bildschirmfreigabe und Sofortnachrichten werden in der Aufzeichnung erfasst.

Klicken Sie in einem Meeting auf das ... Symbol und dann Starte die Aufnahme . Alle Teilnehmer des Meetings werden benachrichtigt, dass Sie es aufzeichnen, und ein roter Kreis wird während des gesamten Anrufs oben im Anruf angezeigt. Du kannst den ... benutzen Pause und halt Symbole nach Bedarf. Wenn das Meeting beendet ist, wird die Aufzeichnung automatisch im MP4-Format gespeichert.

Um eine Aufzeichnung zu finden, gehen Sie zum Hauptbildschirm von Skype for Business und klicken Sie auf Einstellungszahnrad Dropdown .

Von hier aus gehen Sie zu Extras > Aufnahme-Manager . Dadurch werden Ihnen Metadaten für Ihre Aufnahmen angezeigt, z. B. Datum und Länge.

Du kannst auch Spiel die Aufnahme und Durchsuche... um die Datei auf Ihrem PC zu finden.

4. Kennen Sie die Skype-Kurzbefehle

Wie jedes Office-Produkt ist Skype for Business vollgestopft mit Tastenkombinationen, damit Sie Dinge schnell erledigen können.

Um mit den Grundlagen zu beginnen, drücken Sie Windows-Taste + Umschalt + O um eine eingehende Einladung anzunehmen oder Windows-Taste + Esc es abzulehnen.
Um Ihr Audio stummzuschalten bzw. die Stummschaltung aufzuheben, drücken Sie Windows-Taste + F4 .
Die Kamera funktioniert mit Windows-Taste + F5 .
Drücken Sie während eines Anrufs Strg + Umschalt + H auf Eis legen, oder Alt + Q um es ganz zu beenden. Drücken Sie beim Teilen Ihres Bildschirms Strg + Alt + S damit aufzuhören.
Wenn eine andere Person die Kontrolle über Ihren Bildschirm übernommen hat, drücken Sie alternativ Strg + Alt + Leertaste die Kontrolle wiederzuerlangen.

Das Programm hat zu viele Verknüpfungen, um sie hier aufzulisten, also gehen Sie zu Microsofts Skype for Business-Shortcut-Seite für die vollständigen Informationen, wo sie Verknüpfungen für IM, PowerPoint-Freigabe, das Durchsuchen von Kontakten und mehr behandeln.

Wenn Sie ein echter Shortcut-Meister werden möchten, schauen Sie sich an unser ultimativer Windows-Shortcut-Guide .

5. Stellen Sie die Datenschutzbeziehung ein und blockieren Sie jemanden

Sie können jedem Ihrer Kontakte eine von fünf Beziehungsebenen zuweisen. Standardmäßig sind dies in Ihrem Unternehmen Kollegen , und die außen werden es sein Externe Kontakte .

Jede Beziehungsebene hat unterschiedliche Berechtigungen. Zum Beispiel, Freunde und Familie Sie können Ihre Besprechungsdetails nicht sehen und Arbeitsgruppe kann Ihren „Bitte nicht stören“-Status unterbrechen.

Es kann nützlich sein, die Beziehung zu ändern, wenn Sie mit einer externen Person zusammenarbeiten, mit der Sie ständig Meetings organisieren, oder wenn Sie jemanden unabhängig von Ihrem Status immer erreichen möchten.

Um den Beziehungsstatus eines Kontakts zu ändern, Rechtsklick auf ihren Namen und gehe zu Datenschutzbeziehung ändern . Hier können Sie den aktuellen Beziehungsstatus überprüfen und Beschreibungen der anderen Optionen finden.

Auswählen Blockierte Kontakte wenn Sie verhindern möchten, dass jemand Ihnen eine Nachricht senden oder anrufen kann. Sie sehen weiterhin Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, aber Ihr Status wird ihnen verborgen und sie werden nicht darüber informiert, dass Sie sie blockiert haben.

Wenn Sie mehrere Kontakte auswählen möchten, um die Beziehungen in großen Mengen zu ändern, halten Sie gedrückt Strg und links Klick auf jedem Namen der Reihe nach.

Wenn Sie die Beziehung jemals auf die Standardeinstellungen zurücksetzen möchten, klicken Sie auf Beziehung automatisch zuweisen .

6. Starten Sie eine Umfrage, Fragen und Antworten und ein Whiteboard

Sie können Ihre Meetings aufpeppen, indem Sie die Whiteboard-, Umfrage- und Frage-und-Antwort-Funktionen verwenden. Um diese in einem Meeting zu verwenden, klicken Sie auf das Inhalt präsentieren Taste, wählen Mehr , und wählen Sie dann entweder Whiteboard , Umfrage , oder Fragen und Antworten .

Auswahl Whiteboard öffnet es auf allen Bildschirmen. Dies ist eine großartige Funktion, wenn es einfacher ist, etwas zu zeichnen, als darüber zu sprechen.

Sie können das Bedienfeld auf der rechten Seite verwenden, um zwischen den verschiedenen Anmerkungsoptionen wie Stift, Textmarker und Radierer zu wechseln. Das Whiteboard wird geschlossen, wenn Sie zu einer anderen Präsentationsoption wechseln, aber der Inhalt bleibt erhalten, wenn Sie später darauf zurückkommen.

Auswahl Umfrage wird die öffnen Erstellen Sie eine Umfrage Fenster. Hier können Sie den Namen Ihrer Umfrage und die Antwortmöglichkeiten eingeben. Die Umfrage wird dann allen in der Besprechung angezeigt, sodass sie abstimmen und die Entscheidungen anderer Personen sehen können.

Du kannst klicken Umfrageaktionen um die Einstellungen anzupassen, z. B. die Stimmen vor den Teilnehmern auszublenden, die Ergebnisse zu speichern oder die Umfrage zu schließen.

Zum Schluss die Auswahl Fragen und Antworten schaltet den Standard-Chat in ein Frage-Antwort-Modul um.

Wenn ein Teilnehmer eine Frage stellt, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Klicken Antworten , geben Sie eine Antwort ein und drücken Sie dann Eintreten . Dadurch werden die Frage und die Antwort für alle angezeigt.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fragen und Antworten beenden , dann geh zu Speichern als wenn Sie eine Aufzeichnung der Sitzung haben möchten.

7. Präsentieren mit PowerPoint

Sie können Ihren Bildschirm in Skype for Business freigeben, aber manchmal möchten Sie möglicherweise nur eine Präsentation anzeigen. Die Integration mit PowerPoint ermöglicht dies.

Öffnen Sie Ihre Präsentation in PowerPoint, gehen Sie zum Diashow Tab und klicken Sie Online präsentieren > Skype for Business . Sie haben die Möglichkeit, dies an ein bereits laufendes Meeting zu senden oder ein neues Meeting zu erstellen.

Sie können dasselbe in anderen Office-Anwendungen tun. Gehen Sie dazu zu Datei > Teilen > Online präsentieren . Einmal hier, stellen Sie sicher Skype for Business in der Dropdown-Liste ausgewählt ist, klicken Sie dann auf Gegenwärtig .

Wenn Sie in Skype for Business präsentieren, sehen Sie die erforderlichen Symbole auf dem Bildschirm, um den Inhalt zu steuern, z. B. Pfeile zum Wechseln zwischen PowerPoint-Folien. Klicken Präsentation beenden jederzeit die Freigabe der Datei für alle beenden.

8. Auf Handy übertragen

Wenn Sie sich schon einmal mitten in einem Skype for Business-Anruf wiedergefunden haben und den Computer verlassen müssen, können Sie den Anruf einfach auf Ihr Mobiltelefon umleiten.

Um dies einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen > Extras > Optionen > Telefone > Mobiltelefon... Geben Sie Ihr ein Telefonnummer (Geben Sie einen beliebigen Länder-/Regionscode ein) und klicken Sie auf OK .

Klicken Sie nun in einem Skype for Business-Anruf auf das Anrufsteuerung klicken und dann klicken Überweisen . Wählen Sie nun Mein Handy und klicke Überweisen .

Sie erhalten einen Anruf auf Ihrem Mobiltelefon, der Sie automatisch mit dem Skype for Business-Anruf verbindet.

Das Tolle daran ist, dass Sie die Skype for Business-Anwendung nicht auf Ihrem Telefon installieren müssen. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, den Anruf vom Telefon zurück an Skype for Business zu übertragen.

9. Skype for Business deinstallieren

Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, die Skype for Business verwendet, und einen Unternehmenscomputer oder Laptop verwenden, können Sie Skype for Business möglicherweise nicht deinstallieren. Möglicherweise hat Ihre IT-Abteilung die Möglichkeit dazu gesperrt. Außerdem ist es wahrscheinlich nicht ratsam, ein Tool zu deinstallieren, das Ihr Unternehmen liebt.

Wenn Sie Skype for Business auf Ihrem persönlichen System haben, ist das anders. Drücken Sie Windows-Taste + I um Einstellungen zu öffnen und klicken Sie auf Apps . Suche Skype for Business , klick darauf, dann klick Deinstallieren .

Wenn Sie es nicht in dieser Liste sehen, bedeutet dies, dass es Teil Ihres Office-Pakets ist und nicht deinstalliert werden kann, ohne die gesamte Office-Suite zu deinstallieren.

Öffnen Sie alternativ Skype for Business und klicken Sie auf das Einstellungen Zahnradsymbol . Klicken Sie im linken Bereich auf persönlich . Häkchen entfernen App automatisch starten, wenn ich mich anmelde weiter zu Windows .

Jetzt müssen Sie es nie wieder sehen und können vergessen, dass es installiert ist.

Veranstalten Sie Ihre Meetings wie ein Profi

Mit all diesen Tipps können Sie Ihre Meetings jetzt wie ein Profi veranstalten. Ihre Kollegen werden von Ihrer effizienten Meeting-Organisation beeindruckt sein, wie reibungslos Sie Inhalte teilen und wie cool es ist, diese Umfrage zu erstellen.

Wie steigt der Snap-Score?

Nachdem Sie die Technik nun im Griff haben, sollten Sie auch unseren Artikel zum Überstehen von Meetings bei der Arbeit lesen. Und wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, werfen Sie einen Blick auf unsere Ressourcen für die Remote-Arbeit .

Bildnachweis: Robert Kneschke/Shutterstock

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Über den Autor Joe Keeley(652 veröffentlichte Artikel)

Joe wurde mit einer Tastatur in der Hand geboren und begann sofort, über Technologie zu schreiben. Er hat einen BA (Hons) in Business und ist jetzt ein Vollzeit-Freiberufler, der es genießt, Technik für alle einfach zu machen.

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