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Sie haben das Gefühl, alles versucht zu haben, aber nichts scheint zu funktionieren.
Ich spreche von Produktivitätsratschlägen. Es gibt so viele Tipps zum Organisieren von Dateien, aber ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass diese chaotische Ordner bist du nicht schuld? Was ist, wenn Ihr Betriebssystem Teil des Problems ist?
Natürlich sind die Benutzer für die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems verantwortlich: Sie entscheiden, wie die Dateien benannt und wo sie abgelegt werden sollen. Computer ermöglichen es uns, unsere digitalen Assets zu organisieren, aber diese Fähigkeit wird durch das System begrenzt, das sie bereitstellt.
Die meisten modernen Dateimanager basieren auf dem traditionellen Desktop-Metapher mit einem hierarchischen Ansatz zum Sortieren unserer Dateien. Sie konzeptualisieren unsere realen Erfahrungen mit physischen Dateien: Wir legen eine Datei in einen Ordner und legen sie in einen Aktenschrank. In einem hierarchischen Dateisystem kann eine Datei nur in einem Ordner existieren (genau wie physische Dateien), was unsere Kategorisierungsoptionen einschränkt. Hier können Tags helfen.
Tag-basierte Dateiverwaltung
Tags sind inhaltsabhängige Schlüsselwörter; Metadaten, die den Inhalt einer Datei beschreiben. Wir brauchen sie, weil die Welt nicht eindimensional ist und eine Datei mehreren Kategorien angehören kann. Ein Paradebeispiel sind Multimediadateien – Fotos, Videos, Musik – aber ein einfacher Bericht von Ihrem letzten Meeting kann auch eine komplexe Kategorisierung erfordern (nach Datum, Projekt, Thema, Kunde...).
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Sie könnten das hierarchische Dateisystem 'hacken', indem Sie Dateien in verschiedene Unterordner symbolisieren oder kopieren, aber werden Sie sich wirklich daran erinnern, wo sich jede einzelne Verknüpfung befindet? Werden Sie zurückgehen und die Verknüpfungen aktualisieren, wenn Sie die Originaldatei verschieben oder löschen? Das Durcheinander wird noch schlimmer, wenn Sie eine Art Versionskontrolle verwenden.
Eine mögliche Lösung ist die tagbasierte Dateiverwaltung. Dies kann auf mehreren Ebenen erreicht werden, beginnend mit dem Dateisystem selbst. Tag-basierte Dateisysteme für Linux existieren , aber sie sind nicht besonders beliebt. Windows Vista sollte einführen ein ähnliches Konzept , aber es wurde schließlich eingestellt.
Eine andere Ebene sind verschiedene Implementierungen von File-Tagging, wie Datenbanken oder spezialisierte Anwendungen. Sie wirken sich nicht direkt auf das Dateisystem aus, sondern wirken wie ein 'Overlay', das es dem Benutzer ermöglicht, Dateien mithilfe von Tags zu indizieren, zu durchsuchen und zu verwalten. Sie haben wahrscheinlich schon vom „semantischen Desktop“ gehört. Nepomuk von KDE und Zeitgeist von GNOME sind Frameworks, die auf dieser Idee basieren, aber für den durchschnittlichen Benutzer erscheinen sie oft wie ein ressourcenfressendes Ärgernis.
Bisher sind Desktop-Apps, die benutzerdefinierte Metadaten auf Dateien anwenden, der einzige Ansatz, der erfolgreich eine breite Benutzerbasis anzieht. Es gibt viele davon für Windows und OS X: von Windows Explorer-Alternativen wie DirectoryOpus bis hin zu leistungsstarken Dateimanagern, mit denen Sie Etikettendateien . Dateimanager für Linux bieten unglaublich nützliche Addons, aber das Tagging ist meist ein nachträglicher Gedanke. Die Ausnahme ist TagSpaces, das Tags ins Rampenlicht rückt.
Einführung in TagSpaces
Ursprünglich ein deutsches Projekt, TagSpaces lässt sich am besten als „Evernote für Ihr Betriebssystem“ beschreiben. Es kann Dateien verwalten, aber Sie können damit ein persönliches Wiki erstellen, Forschungsmaterial sammeln, mehrere Dateiformate in der Vorschau anzeigen und bearbeiten und Ihre Ordner als Mindmaps oder Stammbäume visualisieren.
Kostenlos zu verwenden, einfach zu starten
TagSpaces ist eine Open-Source-Anwendung, die sowohl für 32- als auch für 64-Bit-Architekturen verfügbar ist. Wenn Sie ein Windows-Benutzer sind, hören Sie nicht auf zu lesen - TagSpaces ist plattformübergreifend , und die Windows-Version funktioniert genauso wie ihr Linux-Pendant. Versionen für Android, iOS und Browser (Firefox und Chrome) funktionieren etwas anders, aber wir konzentrieren uns auf die Desktop-App. Sie können TagSpaces als portable Linux-Anwendung verwenden. Laden Sie das komprimierte Paket herunter, entpacken Sie es und führen Sie einfach die ausführbare Datei aus Tagspaces Datei. Sie müssen nichts kompilieren oder installieren.
Die Schnittstelle? Nicht so einfach
Die erste Begegnung mit TagSpaces könnte Sie verwirren. Es gibt keine Menübänder oder textbasierte Menüs; nur Symbole über der Dateiliste. Das Symbol 'Hamburger Menü' schaltet eine Seitenleiste auf der linken Seite um und die daneben startet die Optionen Dialog. Die Seitenleiste hat oben ein Dropdown-Menü, in dem Sie den aktiven Ordner auswählen können, und unten Registerkarten, die zwischen tagbasierter und standortbasierter Navigation wechseln. Das Dreipunkt-Symbol öffnet das Verzeichnisvorgänge Menü jedes Ordners.
Mit Symbolen über den Dateien können Sie zwischen Miniaturansichten umschalten, Dateien auswählen, entfernen, kopieren und markieren sowie auf zusätzliche Menüs zugreifen. Sie können den Ansichtsmodus aus dem Menü neben dem auswählen Suche Bar. Je nach ausgewähltem Modus (Raster oder Liste) können Sie Dateien nach verschiedenen Kriterien sortieren und gruppieren. Visualisierungsoptionen im FolderViz-Modus geben Ihnen einen coolen Überblick über die Ordnerstruktur.
Organisieren Ihrer Dateien mit TagSpaces
Standardmäßig zeigt TagSpaces nicht alle Ihre Dateien wie ein normaler Dateimanager an. Stattdessen können Sie entscheiden, welche Ordner verwaltet werden sollen. Es steht Ihnen frei, Ihr gesamtes zu importieren /Heimat oder nur ein paar Ordner über die Neuen Standort verbinden Dialog.
Sobald die gewünschten Dateien vorhanden sind, können Sie sie mit Tags versehen, indem Sie Dateien auswählen und auf das Tag-Symbol in der Symbolleiste klicken. Alternativ können Sie zuerst Tags hinzufügen und in Gruppen organisieren, dann einfach Dateien auswählen und auf Tags in der Seitenleiste klicken.
Smart Tags sind vordefinierte, zeitkritische Tags, die Ihnen den Zugriff auf kürzlich geänderte Dateien erleichtern. TagSpaces unterstützt das gleichzeitige Taggen mehrerer Dateien und kann Tags basierend auf Dateieigenschaften vorschlagen. Jedes Tag kann bearbeitet und farbcodiert werden.
TagSpaces können viele Dateitypen in einem Vorschaufenster auf der rechten Seite öffnen und bearbeiten. Zu den unterstützten Formaten gehören HTML, Nur-Text, Markdown, PDF, EPUB und verschiedene Audio- und Bildformate.
Vergleich von TagSpaces und klassischen Dateimanagern
Der seltsamste und offensichtlichste Unterschied zwischen TagSpaces und klassischen Dateimanagern ist das Fehlen von Kontextmenüs. Sie können den ganzen Tag mit der rechten Maustaste klicken, aber es passiert nichts. Alle Aktionen und Menüs werden mit Linksklick aktiviert, aber Sie können ein paar Tastenkombinationen definieren, was TagSpaces in einem seltsamen Schwebezustand zwischen vollständiger Mausabhängigkeit und Unterstützung des mauslosen Surfens zurücklässt.
Ein weiterer unpraktischer Unterschied ist die Tatsache, dass dateibezogene Menüs nicht vereinheitlicht sind. Wenn Sie eine Datei auswählen und in der Symbolleiste auf das Symbol für das Menü „Neue Datei erstellen“ klicken, erhalten Sie andere Optionen als im Menü „Dateioperationen“, das sich öffnet, wenn Sie auf die Dateierweiterung klicken.
Die Unannehmlichkeiten laufen auf grundlegende Dateioperationen hinaus. Angenommen, Sie möchten einige Dateien kopieren. Dafür gibt es kein Rechtsklick-Menü, Sie müssen also entweder auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste klicken oder auf das Menü Dateioperationen zugreifen. Dann müssen Sie einen separaten Dialog verwenden, um die Dateien endgültig zu kopieren. Die klassische Kombination Strg+C/Strg+V hat hier keine Macht.
Ähnliche Macken tauchen immer wieder auf, wenn Sie versuchen, TagSpaces als traditionellen Dateimanager zu verwenden. Sie können beispielsweise keine Ordner löschen, die nicht leer sind. Es kann versteckte Dateien anzeigen, aber wenn eine versteckte Datei keine explizite Erweiterung hat (wie .bashrc), denkt TagSpaces, dass der Dateiname die Erweiterung ist und lässt das Dateinamenfeld leer.
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Tags haben ihre eigenen Probleme. Derzeit unterstützt TagSpaces keine Tag-Untergruppen, und Sie können Tags nicht zwischen Gruppen ziehen und ablegen. Sie können doppelte Tags in verschiedenen Tag-Gruppen erstellen und so Redundanz in Ihr System einführen. Und wir haben immer noch nicht das größte Problem von allen berührt.
Das größte Problem mit TagSpaces
Sie haben TagSpaces trotz seiner Mängel angenommen und alle Ihre Dateien mit Tags versehen. Aber dann öffnen Sie einen anderen Dateimanager und stellen fest, dass Dateien so aussehen:
Nein, es ist kein Bug. TagSpaces benennt Ihre Dateien im Grunde um und hängt Tags nach folgendem Muster an den Dateinamen an:
Im Dialogfeld Optionen können Sie dies ändern, aber die Funktion ist immer noch als experimentell gekennzeichnet.
Der Grund dafür ist, dass nur Dateinamen zwischen Geräten und verschiedenen Betriebssystemen korrekt synchronisiert werden, ohne dass separate Datenbanken und Apps von Drittanbietern zum Lesen von Metadaten erforderlich sind. Dieser Ansatz ist jedoch nicht ohne Fehler: Dateinamen mit mehreren Tags können für einige Systeme zu lang sein. Tags in Dateinamen machen das Umbenennen von Dateien schwierig und sehen überhaupt nicht schön aus.
TagSpaces-Benutzer lieben diese Lösung entweder, weil sie tragbar ist, oder hassen sie, weil sie nicht möchten, dass ihre Dateien berührt werden. Am Ende kommt es auf die persönlichen Vorlieben an. Wenn Sie Ihren Dateimanager durch TagSpaces ersetzen möchten, ist dies kein Problem, da Sie die Tags nie als Teil des Dateinamens sehen. Wenn Sie mit Tags versehene Dateien teilen, müssen Sie die Empfänger jedoch über Ihre Gewohnheiten beim Tagging von Dateien informieren.
Hierarchie oder Tags?
Die meisten Benutzer halten sich an die hierarchische Ordnerstruktur, weil sie sich 'natürlich' und intuitiv anfühlt oder einfach weil sie daran gewöhnt sind. Aber was passiert, wenn Sie es neu organisieren müssen? Das Einführen neuer Unterordner ist bei Hunderten von Dateien nicht einfach, und ich kann mir vorstellen, dass das Auffinden einer Datei sich wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlt.
Bei einem Tag-basierten Dateisystem müssen Sie sich keine Gedanken über den Speicherort machen – vergewissern Sie sich nur, dass Sie die Dateien mit entsprechenden, relevanten Schlüsselwörtern versehen. Es ist durchaus möglich, dass Tags die Zukunft der Dateiverwaltung unter Linux .
Dennoch werden nicht alle Benutzer für den Wechsel bereit sein. In einer Studie aus dem Jahr 2005 wurden vierzehn Teilnehmer gebeten, ihre Ordner durch ein einfaches Suchwerkzeug zu ersetzen. Dreizehn lehnten ab und erklärten, dass sie sich nicht nur auf die Suche verlassen können und es vorziehen, ihre Dateien tatsächlich in Ordnern gruppiert zu sehen. Jedoch,
Alle Teilnehmer sagten, dass sie sich über eine Suchfunktion freuen würden, die ihnen hilft, ihre persönlichen Informationen besser zu finden.
Jones, W., Phuwanartnurak, A.J., Gill, R. und Harry Bruce. Nehmen Sie meine Ordner nicht weg! Organisieren personenbezogener Daten, um Dinge zu erledigen . Die Informationsschule, University of Washington, 2005.
Könnten TagSpaces das Dienstprogramm sein, das sie brauchen? Wir haben gesehen, dass es nicht perfekt ist, aber es ist eine junge App, die sich noch in der Entwicklung befindet und viel Zeit für Verbesserungen bietet. Im Vergleich zu CLI-only tagbasierten Dateimanagern wie Schild und TagFS , die Verwendung von TagSpaces ist ein Kinderspiel, und die Benutzeroberfläche ist für Anfänger und ehemalige Windows-Benutzer viel attraktiver. Das berüchtigte Problem mit Tags-in-Dateinamen erfordert sicherlich Aufmerksamkeit, vielleicht in Form von Bearbeitung erweiterte Dateiattribute oder Speichern von Tags in einem vorhandenen Metadatenformat.
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Im Moment könnte die Lösung darin bestehen, Kompromisse einzugehen und TagSpaces und herkömmliche Dateimanager einander ergänzen zu lassen. Behalten Sie Dolphin oder Nautilus für Ihre täglichen Dateiverwaltungsaufgaben bei und wechseln Sie für bestimmte Dateitypen zu TagSpaces. Sie können TagSpaces als Fotosammlungsmanager, digitales Notizbuch oder E-Book-Organizer verwenden.
Was denken Sie? Haben Sie TagSpaces oder einen anderen Tag-basierten Dateimanager ausprobiert? Wie organisieren Sie Ihre Dateien? Teile deine Ratschläge und Erfahrungen in den Kommentaren.
Bildnachweise: Abgelegt unter 'Ordner' von Domiriel über Flickr, TagSpaces-Screenshots , Ordnerstruktur über Wikimedia Commons, Desktop - vorher von Lindsay Evans über Flickr.
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