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Abfragen sind die Grundlage der Macht in einer Datenbank. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die Fragen für später aufzuzeichnen und Maßnahmen zu den Antworten zu ergreifen.
Als Fortsetzung meiner Einführung zusammenfassender Beitrag zum Produkt und einem neueren Beitrag zu Tabellen ist dieses Microsoft Access-Tutorial der ideale nächste Schritt auf Ihrem Weg mit Access. Machen Sie sich bereit, Fragen zu stellen.
Vorbereitung
Wir haben im vorherigen Beitrag zwei Tabellen erstellt. Sie müssen dies entweder für sich selbst erneut tun, das letzte Mal öffnen oder einem ähnlichen Beispiel folgen.
Auf jeden Fall brauchst du eine Tabelle, die ein bisschen so aussieht'¦
Schließen Sie die Tabelle, und wir können mit den Abfragen beginnen.
Ein Microsoft Access-Tutorial - Abfragegrundlagen
Abfragen sind die zweite Struktur in Access . Tabellen enthalten die Informationen, Abfragen enthalten gespeicherte Fragen. Lassen Sie uns einen erstellen. So ist es viel einfacher.
Drücke den Schaffen Registerkarte, und dann die Abfragedesign Knopf am rechten Ende.
Wenn Sie jemals Hilfe beim Erstellen einer Abfrage benötigen, können Sie auch die Abfrage-Assistent. Aber vorerst nehmen wir den direkten Weg.
Access fragt Sie, zu welchen Tabellen Sie Fragen stellen möchten. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Buch Tisch. Wir können die hinzufügen Autor Tisch später.
Die wirkliche Stärke von Access ist die Möglichkeit, mehrere Tabellen gleichzeitig zu bearbeiten, aber Schritt für Schritt.
Klicke auf Buch, und klicke auf Hinzufügen Taste. Das Fenster bleibt geöffnet, klicken Sie also auf Nah dran Taste.
Access zeigt Ihnen die Abfrageentwurfsseite an.
Sie können das Aussehen des Layouts anpassen, indem Sie die mittlere Trennlinie nach oben oder unten ziehen. Unten rechts in der Statusleiste befinden sich Verknüpfungen, mit denen Sie den verwendeten Ansichtstyp ändern können. Dazu später mehr.
Der obere Teil des Bildschirms enthält alle enthaltenen Tabellen mit einer Liste der Felder. Im unteren Teil werden die Fragen gestellt.
Zuerst müssen Sie auswählen, zu welchem der Felder in der Tabelle Sie entweder Fragen stellen oder in die Antwort aufnehmen möchten. Doppelklicken Sie zum Auswählen auf das Feld oder ziehen Sie es in das darunter liegende Raster.
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Für unser Beispiel wollen wir wählen Autor, Titel & Bewertung .
Sobald Sie die Felder im Raster haben, müssen Sie viele Entscheidungen treffen. Sie arbeiten Zeile für Zeile.
Wir haben uns bereits für die entschieden Felder , und der Tabellen werden automatisch hinzugefügt. Das nächste ist das Sortieren . Um die Bücher beispielsweise nach Bewertung zu sortieren, klicken Sie in das Sortierfeld für diese Spalte und ändern Sie die Einstellung auf Aufsteigend oder Absteigend .
Sie können nach mehreren Spalten sortieren. Die Priorität ist von links nach rechts, also wenn Sie nach sortieren möchten Bewertung und dann Titel , müssen Sie die Spalten neu anordnen. Sie können einfach oben an der grauen Leiste auswählen und sie herumziehen.
Die Kriterien row ist etwas komplexer, aber es ist sehr einfach zu bedienen, wenn Sie sich daran gewöhnt haben. Kriterien sind Angaben, welche Datensätze (Zeilen) aus der Tabelle angezeigt werden sollen. Und für die technischen Lesarten sind dies im Allgemeinen das, was als . bekannt ist UND Kriterien. Das ist, alle der Kriterien erfüllt sein müssen. Wenn Sie stattdessen verwenden möchten ODER Kriterien (das bedeutet, dass irgendein der Kriterien erfüllt werden können) dann setzen Sie die Kriterien in verschiedene Reihen. Sie können von der beschrifteten Zeile so viele Zeilen verwenden, wie Sie möchten Kriterien nach unten.
In unserem Fall möchten wir nur Bücher sehen, deren Titel mit '˜S' beginnt und die Bewertung besser als 2 ist. Das '˜S'-Kriterium beinhaltet auch eine sogenannte Wildcard. Das heißt, der Titel muss mit dem Buchstaben S beginnen, aber danach ist alles erlaubt.
Numerische Kriterien dürfen als Grenzwerte und nicht als spezifische Werte definiert werden, daher können wir in diesem Fall den Operator '˜>' verwenden.
Wir könnten den ganzen Tag damit verbringen, über Kriterien und Wildcards zu sprechen, aber gehen wir weiter.
Nachdem wir die Frage definiert haben, die wir stellen möchten, können wir sie Access stellen und die Antwort anzeigen. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Ansicht oder in der Statusleiste auf die Schaltfläche Datenblattansicht. Sie können zwischen Entwurf und Datenblatt hin und her wechseln, um weitere Änderungen an der Abfrage vorzunehmen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Datenblattansicht einer Abfrage in der Regel live ist. Das heißt, wenn Sie Änderungen an den Abfrageergebnissen vornehmen, nehmen Sie auch Änderungen an den Tabellendaten vor.
Schließlich können Sie die Abfrage für später speichern. Diesbezüglich gibt es manchmal einige Verwirrung. Beim Speichern der Abfrage wird die Frage gespeichert, nicht die Antwort. Das bedeutet, dass sich beim nächsten Ausführen der Abfrage die Antwort möglicherweise auch ändert, wenn sich die Daten in der Tabelle geändert haben. Es gibt einige andere Optionen, um später bei Bedarf einen Snapshot der Daten zu erstellen.
Drücke den Speichern Schaltfläche in der Schnellsymbolleiste oben links im Access-Fenster. Denken Sie daran, dass Abfragen zusammen mit den Tabellen in einer Access-Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert werden.
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Sie müssen häufig Tabellen in Abfragen miteinander verbinden. In diesem Fall könnten wir zum Beispiel die Autor Tabelle, damit wir die darin enthaltenen Informationen für die Sortierung oder weitere Kriterien verwenden können.
Zufällig bedeutet die Suche, die wir für die Tabelle Author eingerichtet haben, dass wir bereits Zugriff auf den Nachnamen des Autors haben, aber nehmen wir einfach an, wir wollten die Ausgabe stattdessen nach dem Vornamen des Autors sortieren. Immerhin sind diese Jungs (oder zumindest die wenigen, die noch leben) freundlich genug. Nennen wir sie Isaac und Robert, oder? Oh, warte. Diese beiden sind tot.
Damit dies funktioniert, fügen Sie der Abfrage die Tabelle Author hinzu.
Klicken Sie in der Entwurfsansicht auf das Tabelle anzeigen Schaltfläche und fügen Sie die Autor Tisch zum Raster.
Aufgrund der eingerichteten Suche weiß Access bereits, wie die Tabellen zusammenhängen, sodass Sie sich darüber keine Gedanken machen müssen. Zieh den Vorname Feld nach unten in den Kriterienblock und ziehen Sie es dann nach links, damit Sie es nach Priorität sortieren können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenblattansicht, um den Unterschied zu sehen.
Ein Microsoft Access-Tutorial zu Abfragetypen
Die soeben erstellte Abfrage, der Standardtyp in Access, heißt a Auswählen Anfrage. Es ist im Wesentlichen eine Ansicht der Antwort auf eine Frage. Die anderen Typen führen eine Reihe spezifischer Dinge aus, die später nützlich sein könnten. Ich werde hier nicht zu sehr ins Detail gehen, aber einige Hinweise könnten helfen.
Die meisten dieser anderen Abfragen sind sogenannte Handlung Abfragen. Das liegt daran, dass sie tatsächlich Daten in Tabellen ändern. Es werden keine Änderungen vorgenommen, bis Sie auf klicken Lauf (die Datenblattansicht zeigt nur eine Vorschau der Ergebnisse an) und Sie werden gewarnt, dass Änderungen vorgenommen werden.
Aktualisieren
Ein aktualisieren query wird verwendet, um Änderungen an den Tabellendaten in einem Treffer vorzunehmen, anstatt die Datensätze einzeln zu bearbeiten. Zum Beispiel könnte ein Autor vielleicht seinen Namen ändern oder zugeben, einen Stapel Bücher unter einem Nomen-de-Plume geschrieben zu haben. Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie die entsprechenden Datensätze auswählen und dann alle auf einmal ändern.
Tabelle erstellen
ZU Tabelle erstellen Abfrage funktioniert genauso wie ein Update, fügt die Ergebnisse jedoch in eine neue Tabelle ein. Dies kann nützlich sein, wenn Sie aus irgendeinem Grund beide Datensätze getrennt verwalten müssen.
Anhängen
Ein Anhängen Mit query können Sie Datensätze aus einer Tabelle auswählen und sie am Ende einer anderen hinzufügen. Die häufigste Verwendung hierfür ist die Archivierung von Datensätzen aus einer Haupttabelle in eine Nebentabelle.
Löschen
Eine Löschabfrage ist äußerst nützlich, aber bei ihrer Verwendung ist Vorsicht geboten. Mit dieser Abfrage können Sie einige Datensätze aus einer Tabelle auswählen und dann löschen.
Sonstiges
Die anderen Abfragetypen (Union, Kreuztabelle, Pass-Through und Datendefinition) sind für fortgeschrittene Zwecke gedacht und werden hier nicht behandelt.
Das war's vorerst, bis ich mit einem Beitrag zu Access Forms zurück bin.
Lassen Sie mich in den Kommentaren wissen, wie es mit Anfragen läuft und ob es Schwierigkeiten gibt, bei denen ich helfen kann.
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Jim arbeitet tagsüber in der IT, und das schon seit DOS 3.0, aber er tut sein Bestes, um die magischen Stunden mit einer oder zwei Kameras zu verbringen. Er lebt mit seiner lieben Luddite-Frau und drei Kindern in Neuseeland. Sie können sich vorstellen, wie verwirrt sie sind.
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