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Trello ist eine vielseitige Aufgabenverwaltungs-App. Mit seinen benutzerdefinierten Funktionen können Sie es mit jeder Produktivitätsmethode verwenden. Obwohl es als Kanban-Board eingerichtet ist, können Sie es beliebig einrichten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die bekanntesten Produktivitätsmethoden in Trello verwenden.
1. Kanban-Board
Ein Kanban-Board ist eine effiziente Möglichkeit, den Workflow zu verwalten. Sie teilen Ihre Aufgaben in drei Listen auf: To-Do, Doing und Done! Die Done-Liste dient gleichzeitig als Motivation und zeigt Ihnen alles, was Sie bisher erreicht haben.
Dieses Layout ist Trellos Standard, daher ist es einfach einzurichten. Wählen Sie beim Erstellen einer neuen Liste die Kanban-Board-Vorlage aus. Auch seine Funktionen ergänzen diese Strategie. Sie können Karten zwischen Listen anklicken und ziehen, sie farblich kennzeichnen und den Fortschritt mit Checklisten verfolgen!
Diese Funktionen sind alle anfängerfreundlich – Sie können sie im obigen Screenshot hervorgehoben sehen! Wenn Sie Trello noch nicht verwendet haben und ein Tutorial benötigen, lesen Sie unsere Trello-Tipps für Anfänger, um loszulegen!
2. Eisenhower-Matrix
Diese Methode wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Es eignet sich hervorragend zum Setzen von Prioritäten und eignet sich gut für alle, die eine lange und endlose Aufgabenliste haben.
Die Matrix hat vier Sektoren. Das erste ist Mach es jetzt für Aufgaben, die Sie aufgrund von Fristen oder anderen Konsequenzen schnell erledigen müssen. Das zweite ist Mach es später für Aufgaben, die nicht dringend sind. Die letzten beiden sind Delegieren Sie es für Aufgaben, die außerhalb Ihres Steuerhauses liegen, und Tu es nicht für Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.
Diese Sektoren lassen sich gut in Trello-Listen übersetzen! Wenn Sie das 2×2-Layout wünschen, können Sie eine hilfreiche Trello-Erweiterung namens List Layouts oder diese verwenden Trello-Vorlage . Trello hebt nahende Fristen für Sie hervor. Dies macht es einfach zu erkennen, wann eine Aufgabe verschoben werden muss Mach es später hinein Mach es jetzt . Sie können Ihrem Board auch andere Personen als Mitbearbeiter hinzufügen. Auf diese Weise ist das Delegieren einer Aufgabe so einfach wie die Zuweisung an sie mit dem Mitglieder Möglichkeit.
3. Ivy-Lee-Methode
Ivy Lee fordert, Ihre Aufgabenliste auf 6 Aufgaben zu beschränken. So vermeiden Sie, von einer langen Liste überwältigt zu werden oder Ihren Fokus zu stark zu verteilen. Es funktioniert so: Machen Sie jeden Tag sechs Aufgabenkarten und arbeiten Sie an diesen Karten. Archivieren Sie am Ende des Tages erledigte Aufgaben. Fügen Sie am nächsten Tag bis zu sechs neue Aufgaben hinzu. Die Idee ist, dass Sie nie mehr als sechs Aufgaben gleichzeitig auf dem Teller haben.
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Sie können auch hinzufügen Listenlimits , ein kostenloses und praktisches Trello-Power-Up, das aufleuchtet, wenn Sie Ihrer Liste mehr als sechs Aufgaben hinzufügen! Sie könnten auch die Zeitsperre Methode. Das bedeutet, den Tag in Morgen-, Nachmittags- und Abendlisten aufzuteilen und die sechs Aufgaben zwischen ihnen aufzuteilen.
4. Frosch-Essen
Mark Twain hat einmal gesagt, iss jeden Morgen als erstes einen Frosch, und für den Rest des Tages wird dir nichts Schlimmeres passieren. Diese Praxis, das Schlimmste zuerst zu erledigen, ist keine vollständige Technik, aber sie verbessert andere Methoden!
Es gibt zwei Möglichkeiten, Froschessen in Trello einzusetzen: mit einem Etikett und mit einem Aufkleber. Der Aufkleber ist auffälliger, daher empfehlen wir das. Füge jeden Tag einen Froschaufkleber deiner Wahl zu einer Aufgabe hinzu und das ist dein Frosch! Machen Sie es zuerst.
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Etiketten sind weniger auffällig, aber Sie können sie automatisieren. Verwenden Sie die Butler-Funktion, um eine Aufgabe automatisch zu einem Frosch zu machen, wenn Sie sie zu lange nicht ausführen. Befolgen Sie die folgenden Schritte für diese Methode:
Bildergalerie (3 Bilder) Expandieren Expandieren Expandieren Nah dranÖffne die Tafel Speisekarte und wählen Sie die Mehr Untermenü, dann klicke auf Etiketten . Erstellen Sie ein FROG-Etikett. Wir empfehlen dafür die Farbe Grün. Als nächstes öffnen Sie die Automatisierung Menü und wählen Sie die Regeln Untermenü.
Erstellen Sie eine neue Regel mit folgendem Datum Abzug: Wenn das Fälligkeitsdatum in einer Karte als unvollständig markiert ist Fällig in weniger als 7 Tagen . Beachten Sie, dass Sie bei Bedarf eine andere Anzahl von Tagen auswählen können. Als Nächstes teilen wir dem Board mit, was zu tun ist, wenn es eine solche Karte erkennt.
Wir werden insgesamt zwei Aktionen hinzufügen. Beginnen Sie mit einem Hinzufügen/Entfernen Handlung: füge der Karte das grüne FROG-Etikett hinzu , wie oben gezeigt.
Fügen Sie Folgendes hinzu Sortieren Handlung: Sortieren Sie die Liste nach Label: FROG aufsteigend . Dadurch werden Aufgaben mit drohenden Fristen zu Fröschen und rücken an die Spitze der Liste. Beenden Sie die Regel, und sie erzwingt diese Bedingung, bis Sie sie entfernen oder deaktivieren.
5. SMART-Ziele
SMART Goals ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgaben tatsächlich erfüllen können. Es steht für S spezifisch, m messbar, ZU umsetzbar, R einfach, und T imly. Es verhindert, dass Sie sich vage Ziele setzen, die Sie frustriert fühlen. Sie können diese Philosophie auf Trello anwenden, indem Sie eine Checkliste speichern.
Erstellen Sie eine Karte und nennen Sie sie SMART List oder ähnlich. Fügen Sie eine gleichnamige Checkliste mit allen SMART-Kriterien hinzu.
- Spezifisch . [Spezifische Parameter hinzufügen]
- Messbar . [Quantifizieren Sie das Ziel]
- Umsetzbar . [Schreiben Sie die Schritte auf, beginnen Sie jeden Schritt mit einem Verb]
- Vernünftig . [Stellen Sie sicher, dass die Aufgabe wie beschrieben ausgeführt werden kann]
- Rechtzeitig . [Setzen Sie eine Frist mit der Datumsfunktion]
Speichern Sie die Karte und legen Sie sie beiseite, aber archivieren Sie sie nicht. Wenn Sie in Zukunft eine Checkliste erstellen, können Sie die Elemente kopieren von... Dropdown-Liste zum Importieren der SMART-Liste!
6. Posteingangsmethode
Diese Methode funktioniert am besten in einem E-Mail-Client, Sie können sie jedoch auf jede Situation anwenden, in der neue Aufgaben auftauchen. Diese Methode verwendet vier Listen. Das erste ist Jetzt tun , für Aufgaben, die Sie in zwei Minuten oder weniger erledigen können.
Die nächste Liste ist Delegieren für Aufgaben, die Sie an andere weitergeben müssen. Wenn Sie Ihr Board teilen, können Sie das zugewiesene Teammitglied hinzufügen, indem Sie . auswählen Zuordnen im Kartenmenü. Wenn das Board privat ist, sollten Sie ein Power-Up wie das von SendBoard hinzufügen E-Mail für Trello . Es ermöglicht Ihnen, Karten von Ihrem bevorzugten E-Mail-Client zu erstellen oder E-Mails von Trello zu senden!
Bildergalerie (4 Bilder) Expandieren Expandieren Expandieren Expandieren Nah dranSie benötigen außerdem eine Kalenderliste mit Aufgaben mit angehängtem Datum. Sie können schnell eine einfache Regel direkt aus der Liste hinzufügen! Drücke den aufführen Optionsmenü und wählen Sie Wenn eine Karte zur Liste hinzugefügt wird... um mit dem Hinzufügen einer Regel zu beginnen. Wählen Sortieren aufführen als Aktionstyp und sortieren nach Geburtstermin , aufsteigend .
Erstellen Sie schließlich Alles andere für Aufgaben, die kein Fälligkeitsdatum haben. Sie können es auch für Ressourcen, Vorlagen und Projektideen verwenden, die noch nicht umsetzbar sind. Alles andere kann ziemlich unübersichtlich werden, also stellen Sie ein paar Regeln auf, um es organisiert zu halten.
Erstellen Sie zunächst ein Label mit dem Namen Resource. Öffnen Sie das Listenmenü und wählen Sie Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Regel... . Wähle den Auslöser Wenn das Ressourcenlabel einer Karte hinzugefügt wird und die aktion Sortieren Sie die Liste nach dem Label Ressource aufsteigend .
Dadurch wird sichergestellt, dass Ressourcen, die Sie häufig verwenden möchten, immer im Vordergrund stehen. Sie können auch ein Vorlagen-Label erstellen und die gleiche Methode verwenden, um Vorlagen am Ende der Liste außer Sicht zu halten.
Die andere Regel hat den Auslöser Wenn auf einer Karte in der Liste ALLES ANDERE . ein Fälligkeitsdatum festgelegt ist . Gib ihm die Aktion, Verschiebe die Karte an den Anfang der Liste KALENDER . So stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen, dem Kalender eine zeitkritische Aufgabe hinzuzufügen.
Steigern Sie Ihre Produktivität in Trello
Der Stil jedes Menschen ist anders, also experimentiere, um den Weg zu finden, der zu dir passt! Sie können zwischen den Stilen mischen und anpassen. Zum Beispiel können Sie Frog-Eating und Ivy Lee-Methode zu fast jedem Stil hinzufügen. Sie können auch die Idee einer Everything-Liste in Ihr Kanban-Board integrieren.
Mit der richtigen Methode und den richtigen Power-Ups kannst du dein Trello-Board zu einem Produktivitäts-Kraftpaket machen!
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Wenn Sie Trello-Power-Ups noch nicht ausprobiert haben, verpassen Sie etwas. Dies sind Add-Ons, die auf Ihren Boards zaubern können.
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Natalie Stewart ist Autorin für MakeUseOf. Sie interessierte sich zum ersten Mal für Technologie im College und entwickelte eine Leidenschaft für das Schreiben von Medien an der Universität. Natalies Fokus liegt auf zugänglicher und einfach zu bedienender Technologie und sie liebt Apps und Geräte, die das Leben für den Alltag einfacher machen.
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