So verwandeln Sie Google Mail in die beste Notizen-App für Sie

So verwandeln Sie Google Mail in die beste Notizen-App für Sie

Wenn Sie den ganzen Tag in Ihrem Gmail-Posteingang leben, wie wäre es dann, Gmail in Ihre Notizen-Anwendung zu verwandeln?





Die gleichen Funktionen, die Gmail zu einem effektiven E-Mail-Client machen, können es zu einer anständigen Notiz-App machen (wenn auch eine unkonventionelle). Und damit Sie es als solches verwenden können, werde ich in diesem Artikel ein paar Optimierungen und Tipps auflisten.



Sehen wir uns an, wie Sie Gmail für Notizen verwenden können.





Beginnen Sie mit einer Gmail-Aufklärung

Inzwischen haben Sie wahrscheinlich herausgefunden, dass wir Gmail-Entwürfe als Notizen verwenden wollen. Dadurch haben Sie gleich einige Vorteile. Für den Anfang können Sie:

  • Verwenden Sie vorgefertigte Antworten als Vorlagen für bestimmte Arten von Notizen.
  • Fügen Sie Bilder per Drag & Drop inline ein.
  • Laden Sie wichtige Dateien in Notizen hoch oder hängen Sie sie an Google Drive .
  • Verwenden Sie mehrere Posteingänge, um Notizen in praktische Schnellzugriffsbereiche aufzuteilen.

Außerdem speichert Gmail Ihre Änderungen automatisch, sodass Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen! Welche weiteren Vorteile sehen Sie? Setzen Sie sie auf Ihre 'Profis'-Liste für die Verwendung von Gmail zum Aufzeichnen von Notizen.



Machen Sie das Compose-Fenster bequem zu verwenden

Die Größe und Position des Verfassen-Fensters von Gmail sind nicht ideal, wenn Sie es für regelmäßige Notizen verwenden möchten. Sie haben jedoch andere praktische Fenstereinstellungen zur Auswahl:

  • Vollbildschirm -- Klicken Sie auf das Vollbild-Symbol zwischen den Minimieren und Speichern & schließen Symbole oben rechts. Dadurch wird das Verfassen-Fenster auf der vorhandenen Gmail-Seite überlagert. Sie können die Vollbildansicht als Standard im Fenster Verfassen festlegen. Klicken Sie unten rechts auf den kleinen Abwärtspfeil und wählen Sie Standardmäßig Vollbildmodus Wie nachfolgend dargestellt.
  • Pop-Out-Fenster -- Halten Sie die gedrückt Schicht Taste und klicken Sie auf die Komponieren oder auf die Vollbild-Schaltfläche im Verfassen-Fenster. Jetzt können Sie Notizen in ein spezielles Popup-Fenster eingeben.
  • Browser-Tab -- Drücken Sie die Steuerung Schlüssel ( Befehl -Taste auf einem Mac), während Sie auf die Komponieren oder auf die Vollbild-Schaltfläche im Verfassen-Fenster. Auf diese Weise können Sie Notizen in einem speziellen Browser-Tab eingeben.

Wenn Sie mit dem Aussehen des Textes im Verfassen-Fenster von Gmail nicht zufrieden sind, greifen Sie auf Ihre Entwürfe unter . zu inbox.google.com . Der Entwurfsaufbau über at Posteingang von Gmail ist angenehmer für die Augen. Sie können sogar Ihre Lieblingsnotizen an den Posteingang anheften, um sie griffbereit zu haben.



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Halten Sie E-Mails aus dem Weg

Wenn Sie Google Mail verwenden, um Notizen zu machen, können Sie nicht alle paar Minuten eingehende E-Mails erhalten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Um der Ablenkung durch einen aktiven Posteingang zu entgehen, verwenden Sie eine der beiden unten aufgeführten Methoden (oder entwickeln Sie Ihre eigene):



1. Erstellen Sie einen Filter, um E-Mails als gelesen zu markieren sobald sie in Ihrem Posteingang ankommen und vermeiden Sie die visuelle Ablenkung des E-Mail-Zählers neben dem Posteingang Etikett.

Um einen Lesefilter einzurichten, besuchen Sie Einstellungen > Filter und blockierte Adressen und wählen Sie Erstellen Sie einen neuen Filter . Dadurch wird ein Feld geöffnet, in dem Sie Ihre Kriterien zum Filtern von E-Mails angeben können.

Geben Sie im Popup Ihre E-Mail-Adresse in das ein Zu Feld und klicken Sie auf das Filter erstellen mit dieser Suche Link unten rechts. Aktivieren Sie als Nächstes das Kontrollkästchen für als gelesen markieren . Hier können Sie auch ein paar andere Kästchen ankreuzen:

  • Den Posteingang überspringen (archivieren) -- Wenn Sie die eingehenden E-Mails automatisch archivieren und sofort aus dem Posteingang verschwinden lassen möchten.
  • Anwenden des Etiketts -- Wenn Sie beim späteren Abrufen von E-Mails eine Markierung hinterlassen möchten, um die neuesten E-Mails von den alten zu unterscheiden. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Label Ihrer Wahl aus dem Etikett wählen... Dropdown-Menü neben dieser Option.

Notiz: Wenn Sie in Gmail E-Mails von mehreren Konten abrufen, müssen Sie diesen Vorgang zum Einrichten des Lesefilters für jede Ihrer E-Mail-Adressen wiederholen.

2. Erhalten Sie E-Mails zu bestimmten Zeiten oder auf Anfrage. Wenn Sie mitten in der Arbeit nicht aufhören können, nach neuen E-Mails zu suchen, richten Sie ein Plugin wie ein BatchedInbox . Es hält Ihre E-Mails unter einem speziellen Etikett und liefert sie zu bestimmten Zeiten – Ihrer Wahl – des Tages an Ihren Posteingang.

Wenn Sie Chrome verwenden, können Sie Inbox Pause anstelle von BatchedInbox installieren. Während letztere E-Mails in bestimmten Intervallen zustellt, hält Inbox Pause Ihren Posteingang an, bis Sie bereit sind, E-Mails zu empfangen. Sie können Ihren Posteingang jederzeit „aufheben“.

Entfernen Sie Ablenkungen mit Gmelius

Wenn Sie eine saubere, minimalistische Benutzeroberfläche zum Erstellen von Notizen mögen, können Sie eine in Gmail mit dem Gmelius Plugin für Chrome, Opera und Safari. Es bietet Ihnen viele Optionen, um das Aussehen und Verhalten von Google Mail zu ändern.

Sobald Sie Gmelius installiert und Gmail aktualisiert haben, werden Sie aufgefordert, das Gmelius-Dashboard aufzurufen und es nach Ihren Wünschen einzurichten. Um eine übersichtliche und ablenkungsfreie Benutzeroberfläche zu erstellen, optimieren Sie die folgenden Einstellungen. Sie finden sie unter dem Anpassung Tab.

  • Personen-Widget ausblenden
  • Werbungen ausschalten
  • Google+ Aktivitäten ausblenden
  • Gmail-Header bei Bedarf sichtbar machen
  • Gmail-Fußzeile ausblenden

Ändern Sie den Textstil

Schriftstile, mit denen Sie sich nicht wohl fühlen, können Sie von den Inhalten ablenken, die Sie eingeben oder lesen.

Um besser aussehende Gmail-Entwürfe-zu-Notizen zu erhalten, besuchen Sie Einstellungen > Allgemein > Standardtextstil . Wählen Sie dort einen Schrifttyp, eine Größe und eine Schriftfarbe aus, die Ihnen gefallen (oder zumindest nicht ablenken). Dort sehen Sie eine Live-Vorschau des ausgewählten Stils. Scrollen Sie nach unten und drücken Sie die Änderungen speichern Schaltfläche, sobald Sie mit den Änderungen zufrieden sind.

Wenn Sie das Aussehen des Textes in der ungeraden Notiz oder E-Mail ändern möchten, klicken Sie auf das Formatierungsoptionen im Verfassen-Fenster, um dies zu tun.

Verwenden Sie Etiketten und Sterne, um Ihre Notizen zu organisieren

Gmail-Labels können als Tags für Ihre Notizen dienen. Klicken Sie auf die Erstellen Sie ein neues Etikett Link in der Seitenleiste, um loszulegen. Wenn Labels vorhanden sind (d. h. provisorische Tags, die Sie nicht oft verwenden werden), blenden Sie diese aus der Standardseitenleistenansicht aus.

Um ein Label auszublenden, bewegen Sie zuerst den Mauszeiger über seinen Namen in der Seitenleiste und klicken Sie auf den kleinen Abwärtspfeil, der angezeigt wird. Wählen Sie nun im angezeigten Optionsmenü die Option Verstecken unter In der Etikettenliste: . Beachten Sie, dass Sie die Farbe des Etiketts im selben Menü ändern können. Suche nach Etikettenfarbe Menüoption.

Wenn Sie viele Etiketten bearbeiten müssen, ist es natürlich praktisch, sie alle in einem einzigen Stapel zu bearbeiten. Mach das über die Labels verwalten Seitenleisten-Link oder über Einstellungen > Etiketten .

Lesen Sie unsere Anleitung zur Verwendung von Gmail-Labels, um Ihren Posteingang zu zähmen, um einige kreative Ideen zu ihrer Verwendung zu erhalten.

was bedeutet dtb beim texten?

Wenn Sie einen visuellen Ansatz bevorzugen, der über Farbcodierungsetiketten hinausgeht, versuchen Sie es mit 'Sternen', um Notizen zur einfachen Identifizierung zu markieren. Es gibt mehr als den gelben Stern, den Sie gewohnt sind. Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Sterne um die restlichen Sternoptionen zu aktivieren.

Sehen Sie sich den Screenshot unten an, um alle verfügbaren Sterne zu sehen. Klicken Sie auf die 4 Sterne link oder die alle Sterne Link, je nachdem, wie viele von ihnen Sie verwenden möchten.

Um eine Notiz mit einem gelben Stern zu versehen, klicken Sie auf das Sternsymbol davor in der Nachrichtenliste. Klicken Sie weiter auf dieses Symbol, um durch die restlichen Sterne zu blättern.

Markdown-Unterstützung hinzufügen

Markdown ist eine bequeme Möglichkeit, für das Web zu schreiben und ist heutzutage eine Standardfunktion vieler Notiz-Apps. Um Gmail-E-Mails (in diesem Fall Notizen) in Markdown zu verfassen, rufen Sie Abschlag hier für Ihren Browser. Die Erweiterung ist einfach zu bedienen und Sie erhalten direkt nach der Installation eine Anleitung dafür.

Wenn Sie Gmelius installiert haben, um Ablenkungen wie oben beschrieben auszuschalten, benötigen Sie kein Markdown Here oder eine ähnliche Erweiterung. Gmelius wird mit einer Markdown-Funktion geliefert, die Sie über das aktivieren können Produktivität Registerkarte von das Gmelius-Dashboard . Suche nach Markdown-Unterstützung aktivieren Einstellung.

Die Markdown-Funktion befindet sich noch in der Beta-Phase. Wenn Sie damit Probleme haben, möchten Sie Markdown Here wahrscheinlich doch installieren.

Aufgabenverwaltung an Google Aufgaben delegieren

Für viele von uns sind Notiz-Apps oft auch ein Catch-All für To-Do-Listen . Und das ist auch gut so, denn weniger Datenkontrollpunkte bedeuten weniger digitale Ermüdung. Das Problem ist, dass Sie eine zusätzliche Organisationsebene benötigen, um Ihre Notizen und Aufgaben getrennt zu halten. In Gmail haben Sie dieses Problem nicht, da Sie Ihre To-Do-Listen zu Google Tasks verschieben können.

Aufgaben, die integrierte Aufgabenverwaltungsfunktion von Gmail, ist zugänglich, ohne aufdringlich zu sein, und kann einen großen Beitrag leisten hält dich konzentriert .

Egal, wie viele Notizen Sie erstellen, Sie finden mit wenigen Tastendrücken die richtigen, wenn Sie die Verwendung der Gmail-Suchoperatoren beherrschen .

Wenn Sie beispielsweise Notizen mit Sternen markiert haben, können Sie diese mit dem filtern hat Operator. Wenn Sie Notizen mit dem 'grünen Häkchen'-Stern filtern möchten, geben Sie ein hat:grünes Häkchen in das Suchfeld und drücke Eintreten . Natürlich werden auch alle mit diesem Stern markierten E-Mails angezeigt, also möchten Sie sie hinzufügen im Entwurf zu Ihrer Suchanfrage, um nur die Notizen anzuzeigen, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.

Um den Namen eines beliebigen Sterns für Ihre Suche zu finden, bewegen Sie den Mauszeiger über diesen Stern im Einstellungen > Allgemein > Sterne Sektion. Geben Sie alternativ dazu die Farbe eines Sterns in das Suchfeld ein, um übereinstimmende Sternnamen anzuzeigen.

Kann keine Dateien auf Google Drive hochladen

Bewahren Sie Ihre Notizen sicher auf

Das Löschen von Gmail-Entwürfen ist eine heikle Angelegenheit. Unabhängig davon, ob das Löschen versehentlich oder absichtlich erfolgt ist, ist ein gelöschter Entwurf endgültig verschwunden, sobald Sie das 30-Sekunden-Fenster „Verwerfen rückgängig machen“ überschritten haben.

Um zu vermeiden, dass eine oder mehrere Ihrer Notizen verloren gehen, sollten Sie einen Backup-Plan erstellen, bevor Sie Gmail regelmäßig zum Erstellen von Notizen verwenden. Sie könnten Entwürfe sichern:

Google Mail

Gmail ist im Web, auf dem Desktop und auf Mobilgeräten verfügbar. Es ist offline verfügbar, wenn Sie Gmail Offline (Chrome) oder a . verwenden Desktop-E-Mail-Client . Außerdem verlassen Sie sich bereits auf Gmail und wissen, wie es funktioniert. All dies ist ein überzeugendes Argument für die Verwendung von Gmail als Werkzeug zum Aufzeichnen von Notizen. Obwohl nur Sie kann sagen, ob es eine praktische Lösung für Sie ist.

Entwickler entwickeln ständig nützliche Plugins und Browsererweiterungen für Gmail. So finden Sie mit Sicherheit eine praktikable Möglichkeit, Ihre Notizen aus einer anderen App in Gmail zu importieren, auch wenn sie als E-Mails statt als Entwürfe angezeigt werden.

„Das perfekte Werkzeug zum Aufzeichnen von Notizen“ könnte genauso gut ein Einhorn sein – magisch und nicht existent. Nun, ein Wirksam Tool ist eine ganz andere Geschichte, und Gmail hat das Potenzial dazu. Sind Sie bereit, Gmail für mehr zu verwenden, als nur E-Mails abzurufen?

Teilen Sie Ihren besten kreativen Trick, um Gmail als etwas mehr als nur einen E-Mail-Client zu verwenden!

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Über den Autor Akshata Shanbhag(404 veröffentlichte Artikel)

Akshata wurde in manuellem Testen, Animation und UX-Design ausgebildet, bevor er sich auf Technologie und Schreiben konzentrierte. Dies brachte zwei ihrer Lieblingsbeschäftigungen zusammen – Systeme zu verstehen und Fachjargon zu vereinfachen. Bei MakeUseOf schreibt Akshata darüber, das Beste aus Ihren Apple-Geräten zu machen.

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