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Google Drive ist ein fantastisches Tool für Produktivität und Zusammenarbeit. Wenn Sie es jedoch häufig verwenden, wird es schwierig, alles organisiert zu halten.
Glücklicherweise bietet Google Drives viele Möglichkeiten, das Gesuchte leicht zu finden. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zum Organisieren von Google Drive, um Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen zu reduzieren.
1. Grundlegende Einrichtung von Google Drive und Hinzufügen von Dateien
Wie Standard-Datei-Explorer können Sie mit Google Drive Ihre Dateien mithilfe von Ordnern organisieren, was praktisch ist, wenn Sie an unterschiedlichen Projekten arbeiten. Was dies jedoch etwas kompliziert macht, ist, dass Ihre Dateien aus zwei verschiedenen Quellen stammen können.
Diese werden in der Seitenleiste auf dem Google Drive-Web-App . Meine Fahrt enthält Dateien, die Sie in Drive gespeichert haben, während Mit mir geteilt sammelt Inhalte, auf die andere Sie eingeladen haben, auf Drive zuzugreifen . Dazu können Teamzusammenarbeitsordner, öffentliche Drive-Ordner, die für die Verteilung verwendet werden, und Ähnliches gehören.
Du wirst auch sehen Computers hier, wenn Sie die Backup-Funktion von Google Drive verwenden, aber das ist eine separate Funktion und gilt daher jetzt nicht wirklich.
Eine Datei, die Sie suchen möchten, kann möglicherweise in einer dieser Kategorien enthalten sein, was das Auffinden über das Browsen erschwert. Um dies zu vereinfachen, können Sie Ihrem eigenen Drive Verknüpfungen zu freigegebenen Dateien oder Ordnern hinzufügen. Klicken Sie dazu auf eine Datei und ziehen Sie sie nach Meine Fahrt in der Seitenleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Verknüpfung zu Drive hinzufügen . Sie können die Verknüpfung an einer beliebigen Stelle in Ihrem eigenen Drive platzieren.
Die Datei bleibt an ihrem ursprünglichen Speicherort, aber über die Verknüpfung in Ihrer Ablage können Sie problemlos von Ihrer eigenen Hierarchie aus darauf zugreifen. Dies verhindert, dass Sie sich durch gemeinsame Daten waten müssen.
2. Sortieren nach Datum und anderen Faktoren
Dies ist ein grundlegender Tipp, der jedoch erklärt werden muss, da möglicherweise nicht sofort klar ist, wo er zu finden ist. Oben rechts in der aktuellen Dateiansicht finden Sie die Option zum Ändern der Dateisortierung. Es wird als aktuelle Sortiermethode angezeigt, z Name .
Klicken Sie auf diesen Text, um eine andere Sortiermethode festzulegen, z. B. Zuletzt geändert oder Zuletzt von mir geöffnet . Verwenden Sie den Pfeil, um ebenfalls zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung zu wechseln.
Dies ist zwar einfach, aber eine praktische Möglichkeit, einen Ordner mit Hunderten von Dateien schnell zu verstehen.
3. Wählen Sie Dateien schneller aus
Wie bei vielen Datei-Explorern können Sie mit Google Drive Schicht und Strg in Kombination mit Klicks sowie Klick-und-Ziehen, um mehrere Dateien auszuwählen.
Halt Strg und klicken Sie auf mehrere Dateien, um sie alle auszuwählen. Um Dateien in einer Reihe auszuwählen, klicken Sie auf die erste und dann auf die letzte, während Sie . gedrückt halten Schicht . Klicken und Ziehen ist eine einfache Alternative dazu, wenn Sie es vorziehen.
Denken Sie daran, dass Sie die Dateiansicht über die Schaltfläche oben rechts ändern können, die über der Sortieroption und neben dem angezeigt wird Die Info Symbol. Verwenden Sie es, um zwischen Listen- und Rasteransichten zu wechseln, was die Auswahl einer Gruppe von Dateien erleichtern kann.
4. Verwenden Sie erweiterte Suchtools
Die Suche nach einer Datei mithilfe der Suchleiste oben auf dem Bildschirm ist der beste Weg, um etwas zu finden, das Sie verloren haben. Die Verwendung der fortschrittlichen Tools, die nur ein paar Klicks entfernt sind, macht es noch effektiver.
Wenn Sie auf die Suchleiste klicken, können Sie einen Dateityp auswählen, z PDFs oder Tabellenkalkulationen , um nur Dateien dieser Art anzuzeigen.
Sie werden feststellen, dass, wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, Typ: Präsentation oder ähnliches wird in der Suchleiste angezeigt. Geben Sie einen Suchbegriff neben dem Typ ein, um genauere Angaben zu erhalten. Auf diese Weise können Sie Ihre Suche ganz einfach eingrenzen, wenn Sie wissen, nach welcher Art von Inhalt Sie suchen.
Außerdem können Sie auf klicken Weitere Suchtools unten im Dateityp-Auswahlmenü (oder der kleine Pfeil rechts neben dem Suchfeld), um erweiterte Suchoptionen anzuzeigen. Mit diesen können Sie nach Kriterien wie Änderungsdatum, Eigentümer und wem es freigegeben wurde, aufschlüsseln.
Wenn Sie eine Menge Dateien in Drive speichern und sich nicht mehr erinnern, wo Sie die meisten abgelegt haben, wird die Suche zu Ihrem besten Freund.
5. Verwenden Sie Farben und Sterne, um Kategorien zu erstellen
Sie können zwar tiefe Ordnerhierarchien erstellen, manchmal ist es jedoch einfacher, ein visuelleres System zu verwenden. Durch Rechtsklick auf einen Ordner können Sie auswählen Farbe ändern und erleichtern die Identifizierung auf einen Blick.
Anstelle des standardmäßigen (und langweiligen) Graus für alles ist ein bunter Ordner viel leichter unter den Massen anderer Ordner in Ihrem Drive zu erkennen. Versuchen Sie, Farbe nur auf Ihre wichtigsten Ordner anzuwenden, oder verwenden Sie ein Farbschema für ähnliche Inhaltstypen.
In einem ähnlichen Schritt können Sie auch Elemente markieren, indem Sie auswählen Zu Markiert hinzufügen im Rechtsklick-Menü. Um alle Dateien und Ordner anzuzeigen, die Sie markiert haben, klicken Sie auf Markiert im linken Menü. Reservieren Sie Sterne für Ihre wichtigsten Daten und Sie wissen immer, wo Sie danach suchen müssen.
6. Vorschau von Dokumenten, um sie schnell zu scannen
Möchten Sie sich schnell daran erinnern, was sich in einer Datei befindet, damit Sie sicher sein können, dass Sie die richtige Datei haben? Hier kommt die Vorschau-Schaltfläche zum Einsatz. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie dann auf Auge -Symbol oben rechts in der angezeigten Symbolleiste. Dadurch wird eine schnelle Vorschau generiert, sodass Sie die Datei durchsehen können, ohne sie vollständig zu öffnen.
So finden Sie den Namen eines gelöschten YouTube-Videos
Das Laden kann eine Sekunde dauern, ist aber immer noch schneller als das vollständige Öffnen der Datei. Wenn Sie die in der Vorschau angezeigte Datei (z. B. Google Docs-Dokumente oder -Tabellen) bearbeiten können, wird ein Mit [App] öffnen Link oben.
7. Überprüfen Sie die Revision und bearbeiten Sie Historien von meinem Laufwerk
Bei Dateien, die Ihnen in Drive gehören, können Sie frühere Versionen überprüfen und sehen, wer Änderungen an der Datei vorgenommen hat. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf etwas und wählen Sie Versionen verwalten um ältere Versionen dieser Datei zu überprüfen (und herunterzuladen) sowie eine neue hochzuladen.
Klicken Sie in der Zwischenzeit mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Details anzeigen um rechts ein Panel mit Informationen zur Datei zu öffnen. Wechseln Sie zum Aktivität Registerkarte, um zu sehen, was in letzter Zeit damit passiert ist, wie z. B. Personen, die Änderungen vornehmen oder das Dokument teilen.
8. Probieren Sie Apps aus, die Ihnen bei der weiteren Organisation helfen
Wenn die integrierten Steuerelemente nicht ausreichen, können Sie auch Apps von Drittanbietern mit Google Drive verbinden, um mehr Funktionen zu erhalten. Um diese zu durchsuchen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Öffnen mit > Weitere Apps verbinden .
Dadurch wird der Marktplatz geöffnet, auf dem Sie Add-ons durchsuchen können, die mit Google Drive funktionieren. Schauen Sie sie durch und sehen Sie, ob Sie eine davon verlockend finden. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der die besten Tools für Google Drive .
9. Mini-Tipps für die Organisation von Laufwerken
Wir geben Ihnen eine Reihe kleinerer Tipps, die Ihnen auch dabei helfen können, den Inhalt Ihrer Ablage zu organisieren:
- Versuchen Sie, Emojis in Ihren Ordnernamen zu verwenden . Drücken Sie unter Windows Gewinn + Periode um ein Emoji einzugeben, das in Google Drive-Ordnernamen funktioniert. Gepaart mit Ordnerfarben können diese eine Hilfe für diejenigen sein, die sehr visuell sind.
- Verwenden Sie Hashtags als provisorische Tags . Google Drive verfügt nicht über eine geeignete Tagging-Funktion, sodass Sie Ihre eigenen Hashtags erstellen können. Obwohl es nicht offiziell unterstützt wird, wird hinzugefügt #Wichtig oder #Finanzen zu relevanten Dokumenten können Sie mit einer schnellen Suche alles an einem Ort sehen.
- Verwenden Sie intelligente Namenskonventionen . Wenn Dateien immer in einer bestimmten Reihenfolge angezeigt werden sollen, verwenden Sie 001 oder ähnliches am Anfang ihres Namens für eine einfache Organisation. Achten Sie auch darauf, die Dateinamen kurz genug zu halten, um sie überschaubar zu machen, aber vergessen Sie nicht, Schlüsselwörter anzugeben, die das Auffinden bei späteren Suchen erleichtern.
Eine effektive Google Drive-Organisation ist unerlässlich
Jetzt kennen Sie einige der besten Möglichkeiten, um alles in Ihrem Google Drive unter Kontrolle zu halten. Der einfache Zugriff auf Ihre Dateien ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie Hunderte von Dateien in Dutzenden von Ordnern haben.
Um Google Drive zu beherrschen, sollten Sie auch wissen, wie Sie häufige Probleme mit der Software beheben.
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Ben ist stellvertretender Redakteur und Onboarding Manager bei MakeUseOf. Er hat seinen IT-Job 2016 aufgegeben, um Vollzeit zu schreiben, und hat es nie bereut. Seit über sieben Jahren berichtet er als professioneller Autor über technische Tutorials, Videospielempfehlungen und mehr.
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