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Das Teilen von Dokumenten auf Google Drive ist nicht mehr neu. Und es ist nur noch besser geworden, da Remote-Arbeit alle Ecken der Welt berührt. Das sind gute Nachrichten für uns, da ein einfacher freigegebener Google Drive-Ordner so viele Ideen für die Zusammenarbeit in verschiedenen Domänen eröffnet.
Bekommst du immer noch den Dreh raus? Diese zehn Tipps sollen Ihnen helfen, gemeinsam genutzte Dateien ab heute noch ein bisschen besser zu verwalten.
Die Grundlagen der Google Drive-Freigabe
Sie können jede Datei oder jeden Ordner freigeben. Sie müssen jedoch auf die Personen achten, mit denen Sie Inhalte teilen, und auf die Freigabeberechtigungen, die Sie auf Google Drive zulassen.
Das zweiminütige Video fasst den Vorgang zusammen.
Als Eigentümer können Sie anderen die vollständige Eigentümerschaft einer Datei oder eine gewisse Ebene des Anzeige- und Bearbeitungszugriffs erteilen.
- Kann bearbeiten: Die kollaborative Tabelle, an der Sie mit Ihrem Team arbeiten.
- Kann kommentieren: Der Buchentwurf, den Sie schreiben. Andere können die Datei anzeigen und Kommentare hinzufügen, aber nicht bearbeiten. Ordner haben keine Kommentare.
- Kann anzeigen: Die Einladung zur Wochenendparty, die Sie gerade mit Presentation erstellt haben.
Hier ist ein Diagramm, das den Zugriff für einen Betrachter, Kommentator, Redakteur oder Inhaber vergleicht:
Quelle: Google-Support
1. Wie deaktiviert man das Kopieren, Herunterladen und Drucken von freigegebenen Dateien?
Sie können das Herunterladen, Drucken und Kopieren von freigegebenen Dateien verbieten. Die erweiterte Informationsrechteverwaltungsfunktion entfernt diese Optionen aus dem Menü des Viewers. Dies ist eine weitere Kontrollebene über Ihre Dokumente.
Öffnen Sie Google Drive. Wählen Sie die freigegebene Datei aus und klicken Sie auf Teilen Symbol oben rechts.
Auf der Mit Personen und Gruppen teilen Fügen Sie im Dialogfeld den Namen der Mitarbeiter hinzu. Legen Sie die Berechtigungsstufe Ihrer Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste neben dem Namensfeld fest. Die Freigabeberechtigungen von Google Drive sind Editor , Zuschauer , Kommentar .
Das Senden einer Benachrichtigung und einer persönlichen Nachricht ist optional. Jetzt möchten Sie vielleicht das Herunterladen, Drucken oder die Kopie der freigegebenen Datei deaktivieren. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um zwei weitere Berechtigungen anzuzeigen, die Sie deaktivieren können, um den Datenschutz Ihres Dokuments zu erhöhen.
Kehren Sie mit einem Klick auf den Pfeil zum vorherigen Dialog zurück und senden Sie die Datei dann an Ihren Mitarbeiter.
Zuschauer sehen das Exportoptionen deaktiviert Benachrichtigung oben in den Menüs Datei und Bearbeiten. Die Optionen „Kopie erstellen“, „Drucken“ und „Herunterladen“ sind für die jeweiligen Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen ebenfalls ausgegraut.
Beachten Sie, dass Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen Ihre Datei auch dann herunterladen, drucken und kopieren können, wenn diese Einstellung aktiviert ist.
2. Einen Ordner für Nicht-Google-Nutzer freigeben
Ihre Freunde und Kollegen benötigen kein Google-Konto, um einen Google Drive-Ordner oder ein Dokument anzuzeigen. Sie können eine Einladung an ihre E-Mail-Adresse senden. Oder verwenden Sie einen teilbaren Link.
Nicht-Google-Kontonutzer und -Mitbearbeiter können die Datei unabhängig von der von Ihnen festgelegten Berechtigung nur anzeigen.
Das Teilen über einen öffentlichen Link stellt ein Sicherheitsrisiko für sensible Dokumente dar, da jeder mit dem Link auf die Datei zugreifen kann. Verwenden Sie es daher nur in einem öffentlichen Chat, in einer E-Mail oder in sozialen Medien, wenn das Dokument von jedem eingesehen werden kann.
3. Laden Sie einen freigegebenen Google Drive-Ordner herunter
Mit Google Drive können Sie den gesamten Inhalt eines freigegebenen Ordners als ZIP-Archiv herunterladen. Dies ist nützlich, um lokale Kopien von freigegebenen Dokumenten zu speichern. Die Ordnerstruktur mit eventuellen Unterordnern bleibt im Archiv erhalten.
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Gehe zu Mit mir geteilt Auf Ihrem Google Drive. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Herunterladen .
Sie können auch die Dreifach-Punkte-Symbol in der Symbolleiste, um den Ordner herunterzuladen.
Wenn Sie ein Google Doc, Sheet oder Slide herunterladen, wird es als Office-Dokument heruntergeladen. Alle anderen Dateien werden in ihrem nativen Format heruntergeladen.
4. Übertragung des Eigentums an Dateien an eine andere Person
Es gibt viele Gründe, das Eigentum an Dokumenten auf eine andere Person zu übertragen. Vielleicht übernimmt jemand anderes ein Projekt. Vielleicht hat dich jemand gefeuert. Besser gesagt, Sie fahren in den Urlaub und möchten nur die Verantwortung für die freigegebenen Dokumente abgeben. Der Prozess der digitalen 'Übergabe' von Google Drive-Dokumenten und -Ordnern ist einfach.
Öffnen Sie Google Drive. Wählen Sie den freigegebenen Ordner oder die Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen aus und klicken Sie auf Teilen Symbol oben rechts. Wenn der mutmaßliche Eigentümer keinen Freigabezugriff hat, laden Sie ein, indem Sie die E-Mail-Adresse in das Feld 'Für Personen und Gruppe freigeben' eingeben. Dann Speichern .
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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Namen der Person, der die Datei oder der Ordner gehören soll. Auswählen Inhaber machen .
Ihre Rolle wird von einem Eigentümer zu einem Bearbeiter getauscht, nachdem Sie die Eigentümerschaft übertragen haben. Ein Pop-up-Meldung weist Sie darauf hin, dass der neue Eigentümer benachrichtigt wird und Sie möglicherweise entfernen kann. Außerdem verlieren Sie möglicherweise die Möglichkeit, die Freigabeeinstellungen zu ändern.'
Notiere: Sie können das Eigentum an einer synchronisierten oder hochgeladenen Datei (wie einer PDF- oder Bilddatei) nicht übertragen.
5. Wie fordern Sie den Zugriff auf freigegebene Dateien an?
Wenn Sie versuchen, über einen freigegebenen Link auf eine Datei zuzugreifen, wird möglicherweise die Meldung 'Sie benötigen Zugriff' angezeigt.
Manchmal geben Besitzer einen Link frei, bevor sie die Berechtigungen festgelegt haben. Möglicherweise möchten Sie die Datei auch mit einer alternativen Google-ID öffnen. Der Zugang ist einfach mit einem einzigen Klick zu beantragen.
Auf dem Bildschirm:
- Öffnen Sie einen Link zur Datei.
- Klicken Sie auf Zugriff anfordern.
Auf dem Handy:
Mit der Drive für Android- oder iOS-App können Sie den Zugriff mit einem einzigen Fingertipp anfordern, wenn die Meldung 'Zugriff auf Dokument nicht möglich' angezeigt wird. Wenn Sie eine Erlaubnis anfordern, wird innerhalb der App eine E-Mail an den Eigentümer gesendet. Dateibesitzer erhalten sofort eine Benachrichtigung auf Android und iOS.
Herunterladen: Google Drive für Android | ios (Kostenlos)
6. Suche nach einem Mitarbeiter
Das Teilen eines Dokuments mit 10 Mitgliedern ist einfach. Teilen Sie es mit 50 Anrufen für mehr Planung. Die Verwaltung freigegebener Dateien bedeutet auch, zu verfolgen, welcher Mitarbeiter an welchem Dokument arbeitet.
Gehe zu Details anzeigen (Klicken Sie auf das 'I'-Symbol in der Symbolleiste). Durchsuchen Sie die Aktivität Registerkarte, um schnell zu sehen, welche Dateien Sie kürzlich freigegeben haben.
Klicke auf Mit mir geteilt in der linken Seitenleiste von Google Drive. Sie erhalten eine Liste aller Dokumente, auf die Sie gemeinsam zugreifen.
Verwenden Sie Google Drive Search und seine erweiterten Filter. Die Produktivitätsvorteile werden für diejenigen, die mit Gmail-Filtern vertraut sind, nicht überraschen.
Verwenden Sie das Suchfeld oben in Google Drive. Die Suche von Google Drive durchsucht auch den Textkörper des Dokuments nach Wörtern, nach denen gesucht werden soll.
Sie können die ersten 100 Seiten aller hochgeladenen Textdokumente oder textbasierten PDFs durchsuchen. Sie können auch nach Text suchen, der auf den ersten 10 Seiten von Bild-PDFs gefunden wird. Anstatt Ordner zu durchsuchen, verwenden Sie diese leistungsstarke Funktion, um schnell zu einer Datei zu gelangen.
Drücken Sie in Google Drive die Schrägstrichtaste um den Cursor direkt in das Suchfeld zu platzieren. Klicken Sie auf den kleinen Dropdown-Pfeil im Suchfeld, um die grundlegenden Suchfilter anzuzeigen. Das Erlernen einiger manueller Parameter kann Ihnen Zeit sparen.
Beispiel: Um Dokumente zu finden, die Sie mit jemandem geteilt haben, verwenden Sie |_+_|.
Google-Hilfe hat die vollständige Liste im Abschnitt 'Erweiterte Suche in Google Drive'.
7. Vereinfachen Sie das Teilen durch Erstellen von Kontaktgruppen
Bei E-Mail-Kontakten müssen Sie für Ihre Teammitglieder keine individuellen Dokumentberechtigungen festlegen. Sie können einfach Labels erstellen, die eine Sammlung von Kontakten in bestimmten E-Mail-Gruppen sind.
Einloggen in Google-Kontakte . Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Label erstellen .
Geben Sie ihm einen beschreibenden Namen entsprechend dem Teamprojekt. Oder irgendetwas anderes, das sie leicht zu merken macht. Du kannst Namensetiketten nach Berechtigungen um sie leicht zu merken. Jeder Kontakt kann Teil mehrerer Labels sein.
Zum Beispiel: Project.view oder Project.edit
Geben Sie die Labels in das Feld für die Datei- oder Ordnerfreigabeeinstellungen in Google Drive ein.
8. Sehen Sie sich die Anzahl der Aufrufe eines freigegebenen Dokuments an
Google führt einen Versionsverlauf, aber es gibt keine Möglichkeit zu sehen, wie oft ein freigegebenes Dokument aufgerufen wurde. Die Antwort auf diese Frage habe ich von einem alten Stapelaustausch Diskussion.
Senden Sie Ihren Dokumentenlink an die http://goo.gl URL-Kürzungsdienst und geben Sie nur diese URL frei. Dieser Dienst gibt Auskunft darüber, wie oft dieser Link angeklickt wurde, was ungefähr so genau ist, wie Sie derzeit wissen, wie oft auf Ihr Dokument zugegriffen wurde.
Google hat die Unterstützung für seinen eigenen URL-Shortener eingestellt. Sie können verwenden Bitly stattdessen. Dies ist in Fällen nützlich, in denen Sie ein Dokument öffentlich freigeben und die Antwort überprüfen möchten. Beachten Sie, dass öffentliche Dokumente und Dateien in den Suchergebnissen angezeigt werden.
Einige Ideen zum öffentlichen Teilen:
- Laden Sie ein eBook hoch und teilen Sie es.
- Testen Sie die erste Reaktion auf ein kreatives Produkt.
- Geben Sie eine Slides-Präsentation zur öffentlichen Ansicht frei (wie SlideShare).
- Finden Sie offene Bildungsinhalte.
Spitze: Sie können eine einfache Google Site Search verwenden, um nach öffentlichen Dokumenten zu suchen. Z.B. Stichwort site:drive.google.com
9. Mit Slack teilen
Wenn du noch nicht mit Slack arbeitest, ist es an der Zeit, es deinem Team vorzustellen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Lieblingsdienste mit Slack zum Laufen zu bringen. Die Integration von Google Drive gehört zu den beliebtesten.
Mit Slack können Sie Google Drive-Dateien importieren und über Slack teilen. Alle importierten Google Drive-Dateien werden auch von Slack indiziert, um eine einfache Suche und Referenz zu ermöglichen. Die Dateien werden nicht auf Slack gespeichert – sie verbleiben weiterhin in deinen Google Drive-Ordnern. Slack fungiert als Kanal.
Ein kleines Beispiel: Fügen Sie einen Link zu einem Google-Dokument im Slack-Chatroom ein. Slack zeigt nach der Integration einen Inhaltsausschnitt aus der Datei unter dem Link an. Dies ist hilfreicher, als nur blinde Links zu teilen.
Slack-Hilfecenter zeigt, wie Sie Ihr Google Drive auf zwei einfache Arten mit Slack verbinden können.
10. Teilen Sie Google Docs von Microsoft Office aus
Google Drive vs. Microsoft Word könnte ein täglicher Kampf von zwei Office-Suiten sein, aber die beiden Kraftpakete spielen endlich gut. Sie können Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien in Google Drive hochladen und in der Cloud wie an jeder anderen freigegebenen Google Drive-Datei bearbeiten.
Alle Aktualisierungen werden in den Dateien im Originalformat gespeichert. Auf dem Drive gespeicherte Office-Dokumente sind ebenfalls versioniert. Sie können frühere Versionen einer Office-Datei nachverfolgen oder zu einer älteren Version zurückkehren.
Wie bekomme ich meinen Snap Streak zurück
Wenn Sie bestimmte Google Drive-Tools wie ein Add-On oder Übersetzungen verwenden möchten, konvertieren Sie einfach die Microsoft-Datei in ein Google-Dokument. Andernfalls müssen Sie sich nicht die Mühe machen, von einem Format in das andere zu wechseln.
Das Teilen von Dateien auf Google Drive ist einfach
Es ist auch einfacher geworden. Es gibt noch ein paar mehr Google Drive-Einstellungen, die Sie ändern können um Ihren Workflow reibungsloser zu gestalten. Verbringen Sie einige Zeit mit den kollaborativen Funktionen von Google Drive, da die Harmonie der Teamarbeit davon abhängt.
Als Brücke für die Zusammenarbeit sollte Google Drive Teil Ihrer Remote-Arbeitseinrichtung in einem Home Office oder anderswo auf der Welt sein.
Bildnachweis: Puzzle von Rido über Shutterstock
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Saikat Basu ist stellvertretender Redakteur für Internet, Windows und Produktivität. Nachdem er den Schmutz eines MBA und einer zehnjährigen Marketingkarriere beseitigt hat, ist er jetzt leidenschaftlich dabei, anderen zu helfen, ihre Fähigkeiten im Geschichtenerzählen zu verbessern. Er hält Ausschau nach dem fehlenden Oxford-Komma und hasst schlechte Screenshots. Aber Fotografie-, Photoshop- und Produktivitätsideen beruhigen seine Seele.
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