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Obwohl Microsoft Word jetzt die Zusammenarbeit mehrerer Personen an Dokumenten unterstützt (entweder über die Web-App oder ein Office 365-Abonnement), gibt es immer noch Zeiten, in denen Sie mehrere Word-Dokumente zusammenführen müssen.
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Natürlich können Sie den Inhalt eines Dokuments einfach kopieren und in ein anderes einfügen, aber dies ist nicht die praktischste Methode, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Glücklicherweise bietet Word einige Möglichkeiten, um mehrere Dokumente zusammenführen zusammen.
In diesem Artikel werde ich vier Methoden erklären:
- Zusammenführen von zwei Versionen desselben Dokuments.
- Zusammenführen mehrerer Versionen desselben Dokuments.
- Zusammenführen von Kommentaren, Formatieren und mehr.
- Zusammenführen des Textes mehrerer verschiedener Dokumente.
Zusammenführen von zwei Versionen desselben Dokuments
Wenn Sie zwei leicht unterschiedliche Versionen desselben Dokuments haben, kann es mühsam – wenn nicht unmöglich – sein, die kleinen Abweichungen zu finden.
Word bietet eine Möglichkeit, die Unterschiede zwischen den beiden zu vergleichen und dann beide in einer einzigen Datei zusammenzuführen.
So vergleichen Sie die beiden Versionen
Bevor Sie die Zusammenführung vornehmen, ist es ratsam, die Unterschiede zwischen den beiden Dateien zu untersuchen. Sie könnten entscheiden, dass Sie sie doch nicht kombinieren möchten. Ich werde Sie mit zwei Versionen von a . durch den Prozess führen BBC News-Bericht über eine Marssonde.
Hier ist das Original:
Und hier meine leicht abgeänderte Version:
Öffnen Sie zunächst das Originaldokument und gehen Sie zu Überprüfen > Vergleichen > Vergleichen . Wenn die Option Dokumente vergleichen nicht verfügbar ist, ist Ihr Dokument wahrscheinlich geschützt. Um den Schutz aufzuheben, gehen Sie zu Datei > Info > Dokument schützen und entfernen Sie alle Einschränkungen.
Füllen Sie im neuen Fenster das Das echte Dokument Box mit einer Datei, und die Überarbeitetes Dokument Kasten mit einem anderen. Sie können den Änderungen auch ein benutzerdefiniertes Label hinzufügen.
Word öffnet automatisch ein neues Dokument. Revisionen werden in einer linken Spalte angezeigt (1), die verglichenen Dokumente werden in der Mitte angezeigt (2) und die beiden Originale werden in der rechten Spalte angezeigt (3). Sie können die Quelldokumente ausblenden, indem Sie folgen Vergleichen > Quelldokumente anzeigen > Quelldokument ausblenden .
So führen Sie die beiden Versionen zusammen
Jetzt haben Sie alle Unterschiede ordentlich in einer einzigen Datei angezeigt, aber es ist immer noch ein Durcheinander. Wie bestimmen Sie, welche Änderungen Sie behalten und welche verwerfen möchten?
Sie haben zwei Möglichkeiten. Sie können das Dokument manuell durchgehen und jede Änderung nach Ihren Wünschen bearbeiten (denken Sie daran, dass hinzugefügter Text unterstrichen und entfernter Text durchgestrichen angezeigt wird). Das Bearbeiten des Dokuments auf diese Weise ist für kürzere Dokumente in Ordnung, aber Sie können immer noch Dinge übersehen, wenn Sie an einem langen Dokument wie einem Buch arbeiten.
Eine effizientere Methode ist die Verwendung der Revisionsliste in der linken Spalte. Sie können entweder mit der rechten Maustaste auf jede Änderung klicken und auswählen Annehmen oder Ablehnen , oder Sie können den Cursor auf den Text unter jeder aufgelisteten Revision platzieren und entsprechend ändern. Word aktualisiert den Text im Hauptdokument während der Arbeit automatisch.
Im Bild unten sehen Sie, dass ich alle Änderungen durchgearbeitet habe. Die Anzahl der Revisionen zeigt jetzt Null an, und ich habe ein Dokument, in dem ich alle meine Änderungen entweder akzeptiert oder abgelehnt habe. Speichern Sie das endgültige Dokument wie gewohnt.
Zusammenführen mehrerer Versionen desselben Dokuments
Das Vergleichen von zwei und das Zusammenführen von zwei Versionen eines Dokuments ist einfach. Aber was ist, wenn Sie mehrere Versionen derselben Datei haben, vielleicht weil Sie sie an mehrere Personen zur Eingabe gesendet haben?
Öffnen Sie noch einmal das Originaldokument und gehen Sie zu Überprüfen > Vergleichen . Diesmal müssen Sie auswählen Kombinieren stattdessen.
Legen Sie das erste Dokument, das Sie zusammenführen möchten, in den Überarbeitetes Dokument Feld und geben Sie den Änderungen ein Label. Klicken OK .
Sobald Sie das kombinierte Dokument haben, gehen Sie zu Überprüfen > Vergleichen > Kombinieren wieder. Legen Sie die frisch kombinierte Datei in die Originalfassung Feld und fügen Sie das nächste Dokument zu . hinzu Überarbeitete Version . Wiederholen Sie den Vorgang für jede Kopie der Datei und stellen Sie sicher, dass Sie jedem überarbeiteten Dokument ein eindeutiges Label geben.
Wenn Sie fertig sind, erhalten Sie ein kombiniertes Dokument, das die Änderungen jeder Person in einer anderen Farbe anzeigt. Klicken Sie wie zuvor mit der rechten Maustaste auf jede Änderung und wählen Sie Annehmen oder Ablehnen um Ihre endgültige Kopie zu erstellen.
Zusammenführen von Kommentaren, Formatieren und mehr
Das Zusammenführen von Dokumenten kann über einfache Textänderungen hinausgehen. Vielleicht möchten Sie Kommentare, Formatierungen, Kopf- und Fußzeilen und vieles mehr zusammenführen und beibehalten.
Word macht den Prozess schmerzlos. Die Methode zum Vergleichen und/oder Kombinieren des Dokuments ist dieselbe, aber wenn Sie zu Überprüfen > Vergleichen > Vergleichen , drücke den Mehr >> Taste.
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Sie erhalten eine umfangreiche Liste von Optionen. Wenn Sie Ihre Einstellungen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK . Sie können mit dem Akzeptieren oder Ablehnen von Änderungen wie zuvor fortfahren.
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Zusammenführen des Textes mehrerer verschiedener Dokumente
Im letzten Teil dieses Tutorials wird untersucht, wie Sie den Text aus völlig unterschiedlichen Dokumenten zusammenführen.
Wie eingangs erwähnt, können Sie den Text kopieren und einfügen, was jedoch nicht immer praktikabel ist, insbesondere bei langen Dokumenten. Eine bessere Methode ist die Verwendung der integrierten Tools von Word.
Ich werde den BBC-Artikel über die Mars-Sonde zusammenführen mit Space.com-Version der gleichen Geschichte.
Öffnen Sie das erste Dokument. Dies ist die Datei, zu der Sie alle zukünftigen Dateien hinzufügen. Gehe zu Einfügen > Objekt > Text aus Datei und suchen Sie das Dokument, das Sie zusammenführen möchten.
Der Text wird überall dort eingefügt, wo sich der Cursor befindet. Stellen Sie also sicher, dass er sich an der gewünschten Stelle befindet, bevor Sie fortfahren. Word behält die gesamte Formatierung des Originaldokuments bei. Im folgenden Beispiel habe ich die Story von Space.com in einer anderen Farbe und Schriftart dargestellt, um den Punkt zu veranschaulichen.
Wiederholen Sie den Vorgang für jedes Dokument, das Sie hinzufügen möchten, und speichern Sie es, wenn Sie fertig sind.
Irgendwelche Probleme?
Ich habe Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung gegeben, die die vier gängigsten Methoden zum Zusammenführen von Dokumenten behandelt, und ich hoffe, dass es so ist hat Ihr Microsoft Office-Leben einfacher gemacht .
Ich weiß jedoch, dass Komplikationen auftreten können. Sind Sie auf Schwierigkeiten gestoßen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Hinterlassen Sie Ihre Probleme und Fragen in den Kommentaren unten und wir werden unser Bestes tun, um Ihnen zu helfen.
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Dan kam 2014 zu MakeUseOf und ist seit Juli 2020 Partnerships Director. Wenden Sie sich an ihn, wenn Sie Fragen zu gesponserten Inhalten, Partnervereinbarungen, Werbeaktionen und anderen Formen der Partnerschaft haben. Sie können ihn auch jedes Jahr auf der CES in Las Vegas auf der Ausstellungsfläche finden. Sagen Sie Hallo, wenn Sie mitkommen. Vor seiner Karriere als Autor war er Finanzberater.
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