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Es wird eine Zeit kommen, in der Sie mit allen Arten von Informationen umgehen müssen, die in anderen Arten von Dateien gespeichert sind, und sie in Microsoft Excel . Sie können nicht vor einer allgegenwärtigen Textdatei weglaufen. Ich wette, Sie finden jeden Tag einige davon.
Hier ein paar alltägliche Beispiele:
- Eine Excel-Analyse von Verkaufs- oder Produktinformationen, die in einer Textdatei gespeichert sind.
- Austausch von Daten zwischen zwei verschiedenen Softwares (vielleicht von einer Datenbank zu einer Tabellenkalkulation).
- In einem E-Mail-Programm gespeicherte Namen, Adressen und E-Mail-IDs (z. Export von Microsoft Outlook nach Excel ).
Microsoft Excel bietet Ihnen alle Tools, um eine Verbindung zu externen Datenquellen herzustellen. Sprechen wir über Textdateien mit Trennzeichen.
Dies ist eine Textdatei mit Trennzeichen
Wie Sie sehen, werden der Vor- und Nachname, die Firmen, für die sie arbeiten, und andere Details durch Kommas getrennt. Dies durch Kommas getrennte Textdatei ist in jedem Texteditor einfach zu erstellen.
Im Moment ist es nicht nützlich. Bringen Sie dies in eine Tabelle und Sie können ein professionelleres Dokument erstellen.
Sie können beispielsweise leicht nach doppelten Daten suchen und diese entfernen. Dann kannst du Verwenden Sie die Tabelle, um Etiketten und Serienbriefe zu erstellen wenn auch Adressen zu den Daten gehören.
Die Grundidee hier ist, die Informationen aus einer Textdatei zu importieren und Ihre verschiedenen Informationen in separate Spalten aufzuteilen und jede Spalte mit einer entsprechenden Überschrift zu benennen.
Schauen wir uns eine Textdatei mit Trennzeichen genauer an…
Die 3 verschiedenen Arten von Textdateien mit Trennzeichen
Es gibt drei gängige Arten von Dateien mit Trennzeichen, je nachdem, wie Sie die einzelnen Werte trennen (trennen). Zur Trennung der einzelnen Einträge in einer Datei kann ein beliebiges Zeichen verwendet werden.
Zum Beispiel: die Pipe (|) oder ein einfaches Leerzeichen. Sie werden feststellen, dass diese drei die gebräuchlichsten Arten von Trennzeichen zwischen den einzelnen Texteinträgen sind.
- Komma-getrennte Werte.
- Tabulatorgetrennte Werte.
- Doppelpunkt getrennte Werte.
Das Texttrennzeichen hält jeden Wert vom nächsten getrennt. Jeder Wert, der dem Trennzeichen folgt und dem nächsten Vorkommen des Trennzeichens vorangeht, wird als ein Wert importiert. Denken Sie daran, dass der Wert zwischen dem zugewiesenen Trennzeichen ein anderes Trennzeichen haben kann, aber ein Anführungszeichen (') oder einen Apostroph (') benötigt.
Verwirrend? Nicht so viel. Sehen wir uns an einem Beispiel an, wie:
In einer Textdatei mit Städte- und Bundesstaatennamen können Werte wie 'Albany, NY' vorkommen.
Microsoft Excel kann das Komma (,) zwischen den beiden Wörtern als Trennzeichen lesen. Um die Städte- und Ländernamen als ein Wert und importieren Sie sie in eine Excel-Zelle wir müssen doppelte Anführungszeichen oder einen Apostroph als Textqualifizierer verwenden. Wenn kein Zeichen als Textqualifizierer angegeben ist, wird 'Albany, NY' in zwei benachbarte Zellen als Albany und NY importiert.
Kurz gesagt, um einen Wert in einer Spalte genau so beizubehalten, wie er ist, können Sie den Wert in Anführungszeichen oder einen Apostroph einschließen.
Wie wir unten sehen werden, gibt Ihnen Microsoft Excel die vollständige Kontrolle über den Importvorgang und einen Vorschaubereich, um das Format der Daten anzuzeigen, bevor die Zellen ausgefüllt werden.
Konvertieren von einer Textdatei mit Trennzeichen in eine Tabellenkalkulation
Es gibt viele Online-Konverter das kann eine rohe CSV-Textdatei nehmen und eine XLS-Tabelle ausspucken. Zamzar und Konvertieren sind zwei hervorragende Werkzeuge.
Sie müssen jedoch nicht nach einem Online-Konverter suchen, da Microsoft Excel über eine native Funktion verfügt, die die Arbeit viel besser macht.
Nehmen wir eine CSV-Beispieldatei und führen Sie die Schritte zum Konvertieren von Textdateien mit Trennzeichen in Tabellenkalkulationen durch. Der Screenshot oben mit einem Durcheinander von durch Kommas getrennten Werten in einer Notepad-Datei ist ein gutes Beispiel.
Microsoft Excel kann helfen, dieses verworrene Durcheinander in ordentliche Zeilen und Spalten zu verwandeln. Sie können dann daran arbeiten und einen schön formatierten Bericht erstellen oder für den Druck vorbereiten.
Es gibt drei Möglichkeiten, Daten aus einer CSV-Datei in eine Excel-Tabelle zu übertragen. Beginnen Sie zuerst mit dem Einfachen.
Methode 1: Der automatische Import
1. Klicken Sie auf das Datei Tab, dann klicke Offen .
2. Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie öffnen möchten. Microsoft Excel öffnet die Textdatei automatisch und zeigt die Daten in einer neuen Arbeitsmappe an.
Dies ist der direkteste (und schnellste) Weg, um eine CSV-Datei zu öffnen. Microsoft Excel verwendet die Standardeinstellungen für das Datenformat, um jede Datenspalte zu lesen und zu importieren. Der automatische Import bietet Ihnen jedoch nicht die gewünschte Flexibilität.
Sehen wir uns also den zweiten Weg an, der einen Assistenten verwendet.
Methode 2: Wiederherstellen des Textimport-Assistenten
Mit dem Textimport-Assistenten können Sie die Struktur der zu importierenden Daten steuern. Es startet automatisch, wenn Sie Textdateien importieren (d. h. eine Datei mit einer TXT-Erweiterung).
Öffnen Sie Microsoft Excel und navigieren Sie zu einer Textdatei (oder ändern Sie die Erweiterung der CSV-Datei in TXT).
Microsoft hat den alten Textimport-Assistenten in Excel 365 und 2016 (ab Version 1704) ausgeblendet. Sie können jedoch den Textimport-Assistenten aus den Excel-Optionen zurückholen.
1. Gehe zu Datei > Optionen > Daten .
2. Scrollen Sie nach unten zum Assistenten zum Importieren von Legacy-Daten anzeigen Sektion.
3. Um Text- oder CSV-Dateien zu importieren, wählen Sie Aus Text (alt) . Klicken OK um die Optionen zu schließen.
4. Jetzt können Sie den Assistenten aus der Multifunktionsleiste verwenden. Gehe zu Daten > Daten abrufen > Legacy-Assistenten > Aus Text (Legacy) . Navigieren Sie zu der CSV-Datei, die Sie importieren möchten, und öffnen Sie sie.
Verwenden Sie diesen dreistufigen Prozess, um das Format der Daten zu steuern.
Schritt 1
So sieht der Textimport-Assistent im ersten Schritt aus.
Auswählen Getrennt -- Wenn Elemente in der Textdatei durch Tabulatoren, Doppelpunkte, Semikolons, Leerzeichen oder andere Zeichen getrennt sind.
Auswählen Feste Breite -- Wenn alle Elemente die gleiche Länge haben und sauber in durch Leerzeichen getrennten Spalten strukturiert sind.
Manchmal haben die Rohdaten möglicherweise eine Kopfzeile. Zum Beispiel:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Verwenden Import ab Zeile starten , um die Zeile auszuwählen, in der der Import beginnen soll.
Die Dateiherkunft kann in den meisten Fällen auf der Standardeinstellung belassen werden.
Die Vorschau zeigt die Werte so an, wie sie angezeigt werden, wenn sie im Arbeitsblatt in Spalten unterteilt sind.
Klicken Nächste .
Schritt 2
Wählen Sie das Trennzeichen für Ihre Datei (in unserem Fall Komma). Für ein anderes Zeichen aktivieren Sie Sonstiges und geben Sie das Zeichen in das kleine Feld ein. Die Datenvorschau Fenster gibt Ihnen einen Einblick in die Spaltendaten.
Wähle aus Aufeinanderfolgende Trennzeichen als eins behandeln Kontrollkästchen, wenn Ihre Daten ein Trennzeichen aus mehr als einem Zeichen zwischen den Datenfeldern enthalten oder wenn Ihre Daten mehrere benutzerdefinierte Trennzeichen enthalten.
Dies hilft Ihnen beispielsweise bei der Handhabung von Dateien, die möglicherweise ein zusätzliches Leerzeichen vor oder nach einem anderen Trennzeichen enthalten. Sie können dabei helfen, Leerzeichen als weiteres Trennzeichen zu identifizieren und dieses Kästchen anzukreuzen.
Verwenden Sie die Textqualifizierer Dropdown-Menü, um das Zeichen auszuwählen, das Werte in Ihrer Textdatei einschließt. Wir haben bereits darüber gesprochen, wie ein Textqualifizierer Ihnen helfen kann, einige Werte in eine Zelle anstatt in separate Zellen zu importieren.
Verwenden Sie die Datenvorschau Fenster, um das Aussehen zu überprüfen.
Klicke auf Nächste .
Notiz: Der Bildschirm des Assistenten ändert sich beim Importieren von Daten mit fester Breite.
zu wenig platz für windows 10
Die Datenvorschau Fenster kann Ihnen beim Festlegen der Spaltenbreiten helfen. Verwenden Sie die obere Leiste im Fenster, um einen Spaltenumbruch festzulegen, der durch eine vertikale Linie dargestellt wird. Ziehen Sie einen Spaltenumbruch, um die Breite zu erhöhen oder zu verringern. Doppelklicken Sie auf einen Spaltenumbruch, um ihn zu entfernen.
In einer Datei mit fester Breite werden keine Trennzeichen verwendet, um die Werte in der Datei zu trennen. Die Daten sind in Zeilen und Spalten organisiert, mit einem Eintrag pro Zeile. Jede Spalte hat eine feste Breite, angegeben in Zeichen, die die maximale Datenmenge bestimmt, die sie aufnehmen kann.
Schritt 3
Die Vorschaufenster werden in diesem Bildschirm wichtiger, da Sie das Format der Daten, die in jedes Feld eingegeben werden, mit den Spaltendatenformat . Standardmäßig importiert Microsoft Excel Daten im allgemeinen Format. Wählen Sie die Spalte im Vorschaufenster aus und stellen Sie das entsprechende Format ein.
Sie können beispielsweise auswählen...
- Text für die Textfelder.
- Datum und das Datumsformat für jede Spalte, die Datumsangaben enthält.
- Allgemeines zum Umrechnen von Währungen in das Excel-Währungsformat.
Verwenden Sie die Fortschrittlich , um den Dezimaltyp und die Tausenderstellen-Trennzeichen für numerische Daten anzugeben.
Zum Beispiel, wenn Sie 100.000 als 100.000 anzeigen möchten. Excel zeigt die Zahlen gemäß dem Format an, das in den Ländereinstellungen Ihres Computers festgelegt ist.
Klicken Beenden . Am Ende Daten importieren Dialogfeld erscheint.
Mach dir jetzt nicht zu viele Sorgen. Es gibt Ihnen einige Möglichkeiten, die Daten in die Tabelle einzufügen oder eine Verbindung mit einer externen Datenbank herzustellen. Das Einfügen der durch Text getrennten Werte als Tabelle in das vorliegende Arbeitsblatt ist die Standardeinstellung.
Die 'alte' Legacy-Methode ist immer noch der beste Weg, wenn Ihre CSV-Datei einfach ist. Wenn nicht, gibt es jetzt eine neue Methode, die für alle Textimportanforderungen geeignet ist.
Methode 3: Verwenden Sie Daten abrufen und transformieren
Die Registerkarte Daten enthält alle Tools, die Sie benötigen, um externe Daten zu sammeln und sie so zu verhalten, wie Sie es möchten. Sie können beispielsweise einen PivotTable-Bericht erstellen und ihn aktualisieren, wenn sich die externen Daten ändern.
Es ist ein Overkill für einfache CSV-Dateien, aber lassen Sie uns weitermachen und sehen, wie Sie Spalten mit getrennten Daten in Excel einfügen.
1. Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe.
2. Gehe zum Daten Registerkarte auf der Multifunktionsleiste. Klicken Sie dann auf den kleinen Dropdown-Pfeil unter dem Daten bekommen Taste (im Daten abrufen und transformieren Gruppe). Wählen Aus Datei > Aus Text/CSV .
3. Im Textdatei importieren Navigieren Sie im Dialogfeld zum Speicherort auf Ihrem Desktop und wählen Sie die CSV-Textdatei aus, die Sie importieren möchten. Der Textimport-Assistent wird übersichtlich mit den Optionen angezeigt, die Sie jetzt auswählen können.
Wie Sie sehen, können Sie die Zeichencodierung und die Wahl des begrenzten Zeichens ändern oder ein benutzerdefiniertes Trennzeichen eingeben.
Excel ermittelt das Trennzeichen, indem es standardmäßig die ersten paar hundert Zeilen des Datasets analysiert. Sie können dies ändern und Excel auch mit dem gesamten Datensatz arbeiten lassen. Es wird nicht empfohlen, wenn Sie Millionen von Datensätzen importieren möchten.
4. Klicken Sie auf das Belastung Schaltfläche, um Ihre Daten in ein neues hübsches Arbeitsblatt zu importieren.
5. Immer wenn Sie Daten in Excel importieren, wird eine Datenverbindung erstellt. Sie können Abfragen ausführen und das Arbeitsblatt mit der externen Quelle verbinden. Jede Änderung an den ursprünglichen Quelldaten wird automatisch im Excel-Blatt aktualisiert.
6. Sie können diese Verbindung beenden, indem Sie auf gehen Daten > Abfragen und Verbindungen um das Panel an der Seite zu öffnen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Löschen . Oder fahren Sie mit der Maus über den Dateinamen der Datenquelle und drücken Sie Löschen in dem sich öffnenden Fenster. Wenn Sie sicher sind, klicken Sie auf Löschen wieder.
Das Transformieren der Daten würde den Rahmen dieses Tutorials sprengen. Also leite ich Sie zu Microsofts Erste Schritte mit Get & Transform in Excel Support-Seite für weitere Hilfe.
Die vielen Verwendungsmöglichkeiten von Dateien mit Trennzeichen in Excel
Müssen Sie eine Liste mit Vor- und Nachnamen trennen und für den Druck vorbereiten? Konvertieren Sie die Textdatei mit Trennzeichen in Excel. Sie können bis zu 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten importieren oder exportieren. Und Dateien mit Trennzeichen werden fast überall unterstützt. Verwenden Sie Excel als Zeitersparnis mit den oben genannten Techniken und den folgenden Tipps oder lernen Sie So extrahieren Sie eine Zahl oder einen Text aus Excel .
Teilen Teilen Tweet Email 6 Audible-Alternativen: Die besten kostenlosen oder günstigen Hörbuch-AppsWenn Sie keine Lust haben, für Hörbücher zu bezahlen, finden Sie hier einige großartige Apps, mit denen Sie sie kostenlos und legal anhören können.
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Saikat Basu ist stellvertretender Redakteur für Internet, Windows und Produktivität. Nachdem er den Schmutz eines MBA und einer zehnjährigen Marketingkarriere beseitigt hat, ist er jetzt leidenschaftlich dabei, anderen zu helfen, ihre Fähigkeiten im Geschichtenerzählen zu verbessern. Er hält Ausschau nach dem fehlenden Oxford-Komma und hasst schlechte Screenshots. Aber Fotografie-, Photoshop- und Produktivitätsideen beruhigen seine Seele.
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