Excel vs. Access - Kann eine Tabellenkalkulation eine Datenbank ersetzen?

Excel vs. Access - Kann eine Tabellenkalkulation eine Datenbank ersetzen?

Oder sollten Sie beide verwenden? Microsoft Access und Excel bieten beide Datenfilterung, Sortierung und Abfrage, aber welches Programm ist für Ihre Arbeitsanforderungen geeignet und wie holen Sie das Beste aus beiden Welten?





Verstehen, wofür jedes Werkzeug dient

Die obige Tabelle sollte Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Vergleiche zwischen der Verwendung von Microsoft Access oder Excel für Ihre Datenanforderungen geben. In einer idealen Welt verwenden wir alle Microsoft Excel und Access austauschbar, eines für seine fortgeschrittenen mathematischen Berechnungen und statistischen Vergleiche, das andere für seine Fähigkeit, Datenfluten strukturiert zu organisieren und anzuzeigen.



Wichtige Fragen vor Ihrer Wahl

Sie sollten sich diese Schlüsselfragen stellen, bevor Sie sich mit einer Software gegen die andere einlassen:





  • Wie möchten Sie Ihre Daten organisieren?
    • Wiederholt? Vervielfältigung?
    • Aktionsverfolgung/Ereignisverwaltung?
  • Speichern und verwalten oder speichern und analysieren Sie?
  • Wie viele Daten hast du?
    • Text?
    • Numerisch?
  • Benötigen Sie eine Formatierung für die gemeinsam nutzbare Ausgabe?

Excel ist für die Datenanalyse

Excel zeichnet sich durch numerische Daten, deren Speicherung und die vielen Analysevarianten aus, die Sie möglicherweise benötigen, um Muster, Trends oder Fehlbezeichnungen in Ihren Daten aufzudecken. Die Lernkurve für Excel ist recht kurz – insofern mag es anfangs sehr entmutigend erscheinen, aber Sie werden im Handumdrehen Pivot-Tabellen für Ihren eigenen Gebrauch biegen.

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Die neuesten Versionen kommen absolut vollgestopft mit Vorlagen , praktische Shortcuts und eine sehr freundliche GUI, aber es sind Überlegungen anzustellen. Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, wenn Sie mehrere Tabellenkalkulationen gleichzeitig verwenden, aber wenn Sie beginnen, die Größe Ihrer Datenbank zu vergrößern, zum Beispiel mit einem Regierungsdatensatz, beginnt Excel unter der Belastung zu knarren.



Die Pflege einer riesigen Excel-Tabelle mit Tausenden, wenn nicht sogar Zehntausenden von Einträgen wird immer schwieriger und mit der Weiterentwicklung Ihrer Daten kann die Notwendigkeit, Ihre Formeln, Zusammenfassungsbereiche und Makros zu aktualisieren, zu Fehlern in Ihren Daten führen.

Excel-Ressourcen

Hier sind einige hervorragende Online-Ressourcen, Tutorials und Vorlagen, die Ihnen beim Umgang mit Excel die Oberhand geben:



  • Excel lernen, ohne einen Cent auszugeben - Referenzliste für Excel-Tutorials, die buchstäblich alles abdeckt, was Sie über einen der Links benötigen
  • Vorlagen für Excel - die Microsoft Office für Excel-Vorlagen speichern. Excel 2013 hat eine erweiterte Liste, wenn Sie die Software öffnen - suchen Sie nach weiteren Optionen!
  • Chandoo.org - Tonnenweise kostenlose Informationen zu allen Lernstufen
  • MrExcel - ähnlich wie Chandoo, hat Tausende von praktischen Anleitungsvideos und Tutorials
  • Youtube: Howcast-Technologie - großartige Einführungsserie, die sich in Richtung einiger Excel-Tools für Zwischenstufen bewegt

Chandoo, MrExcel und die YouTube-Serie von Howcast Tech sind besonders gut und bieten hervorragende Tutorials zu so ziemlich jedem Tool, das Sie in Excel finden können, brillante Ressourcen für bescheidene Anfänger bis hin zu Excel-Experten unter uns.

Zugriff auf Excels im Datenmanagement

Microsoft Access ist ein etwas anderes Biest als Excel. Während sich Microsoft Excel auf numerische, potenziell einmalige Datensequenzen konzentriert, bietet Access eine Speicherlösung für Informationen, die an mehreren Stellen abgerufen und referenziert werden können. ich gebe zu die Lernkurve für Access ist an manchen Stellen problematisch, aber sobald Sie die Grundlagen der Software erlernt haben, werden Sie feststellen, dass diese Fähigkeiten mit fast jeder Datenbanksoftware relativ austauschbar sind.



Der vielleicht größte Unterschied zwischen Microsoft Access und Excel ist die Methode zur Datensatzaufbewahrung. Microsoft Access-Datensätze können jederzeit geändert werden. Das obige Bild zeigt Microsoft Access (oben) und Excel (unten) zum Vergleich. Beachten Sie, dass bei Verwendung von Microsoft Access jedem einzelnen Datensatz eine bestimmte ID-Nummer – die erste Spalte – zugewiesen wird, damit Sie Ihre gesamte Datenbank sortieren, filtern und abfragen können. Und Ihre Datenbank ist genau das – ein digitaler Informationsspeicher. Das Hinzufügen weiterer Informationen, das Ändern, Entfernen, Filtern und Abfragen hat keine Auswirkungen auf den bestehenden Datensatz, noch auf die Formeln, Zusammenfassungsbereiche, Tabellen und Berichte, die Sie bereits eingerichtet haben. Bei der Verwendung eines umfangreichen Datensatzes in Excel besteht die Möglichkeit, dass die Ausführung einer der oben genannten Aufgaben fehlschlagen kann etwas, irgendwo.

Einen Schritt weiter als Excel

Microsoft Access geht in Bezug auf die reine Datenspeicherung noch einen Schritt weiter als Excel und verfügt über spezifische interne Tools zur Sicherstellung der Datenqualität:

  • Verwenden Sie Nachschlagelisten und Validierungsregeln für einzelne Felder auf Tabellenebene
  • Formulare können Ihrer Access-Tabelle während der Dateneingabe zusätzliche Regeln hinzufügen
    • Reagiert auf Benutzerauswahl und vordefinierte Ereignisse
  • Referenzielle Integrität zwischen Tabellen, die von Microsoft Access konsistent verwaltet wird – stellt sicher, dass alle Ihre Daten fast immer sinnvoll sind

Auch Aggregationen riesiger Datenbanken sind in Microsoft Access relativ einfach. Abfragen und Filtern können unabhängig von Ihrem Speichermodus erfolgen. Microsoft Access bietet leistungsstarke Datenanalyselösungen – aber keine Pivot-Tabelle!

Microsoft Access-Ressourcen

Ähnlich wie bei unseren Microsoft Excel-Angeboten finden Sie hier einige großartige Online-Ressourcen, Tutorials und Vorlagen, die Ihnen beim Einstieg in Access die Oberhand geben:

  • Einfacher Zugriff mit Vorlagen - offizielles MS Office-Tutorial zur Verwendung von Access-Vorlagen, um Ihre Arbeit zu beschleunigen
  • Einführung in Access 2010-Vorlagen - eine Einführung in die Auswahl und Implementierung von Access-Vorlagen
  • GCF Kostenlos lernen - 14-teiliges Tutorial von der Dateneingabe bis zur Datenpräsentation und vieles mehr
  • Alles Zugriff - absolut fest Liste der Access-Fragen und -Tutorials
  • Baycon Group [Broken URL Removed] – ausführliche Tutorials von der Eingabe Ihrer Daten bis hin zu erweiterten Abfragetabellen

Und der Gewinner ist...

Weder!

Oh, was für ein Ausrutscher, sorry ... aber ich hoffe, dass wir jedes Stück Software illustriert haben, damit Ihre nächste Entscheidung zur Datenspeicherung/-analyse einfacher wird. Sie können Microsoft Access-Daten auf verschiedene Weise in Excel importieren und umgekehrt, wodurch das Potenzial beider Softwarekomponenten unendlich erweitert wird. Die von Microsoft Access und Excel bereitgestellten Lösungen bieten ein Spektrum an Datenverwaltungstechniken, die sich parallel zu unseren Datenanforderungen entwickeln.

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Die obere Leiste zeigt die Import- und Exportoptionen, die über das Microsoft Access verfügbar sind > Externe Daten Tab. Die zweite zeigt ähnliche Exportmöglichkeiten über das Excel > Daten Tab. Beide Datenregisterkarten bieten den Benutzern eine erweiterte Cross-Funktionalität, die Ihnen das Beste aus beiden Welten ermöglicht: höchste mathematische Berechnungen, Formatierungen und Tabellen sowie hervorragende Datenverwaltung, Analyse und Berichterstellung.

Aufmerksame Leser werden das Fehlen einer Excel-Export-Registerkarte bemerken.>STRG+C oder CMD+C!

Zu verstehen, was jedes Tool für Sie und für Ihre Daten tun kann, kann einen großen Unterschied machen. Nutzen Sie also beides zu Ihrem Vorteil, indem Sie einige der Tutorials lesen und ansehen, um praktische Erfahrungen mit diesen leistungsstarken Datentools zu sammeln.

Haben wir etwas verpasst? Was sind Ihre bevorzugten Microsoft Access- und Excel-Alternativen? Lassen Sie es uns unten wissen!

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Über den Autor Gavin Phillips(945 veröffentlichte Artikel)

Gavin ist Junior Editor für Windows and Technology Explained, schreibt regelmäßig am Really Useful Podcast und ist regelmäßiger Produktrezensent. Er hat einen BA (Hons) Contemporary Writing with Digital Art Practices, der aus den Hügeln von Devon geplündert wurde, sowie über ein Jahrzehnt an professioneller Schreiberfahrung. Er genießt reichlich Tee, Brettspiele und Fußball.

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