Verwenden Sie den Trick 'Kopie erstellen', wenn Sie Google Drive-Dokumente freigeben

Verwenden Sie den Trick 'Kopie erstellen', wenn Sie Google Drive-Dokumente freigeben

Sie können ganz einfach eine Kopie jedes Dokuments in Ihrem eigenen Google Drive-Konto erstellen. Aber was ist, wenn Ihre Mitarbeiter automatisch eine Kopie eines Google-Dokuments erstellen sollen, wenn sie einen Link zum Teilen erhalten?





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Probieren Sie diese Tipps aus, die eine kleine Optimierung der freigegebenen URL verwenden.



Der Nutzen dieses netten Google Drive-Hack ist aus dem Titel nicht ganz klar, aber probieren Sie ihn einmal aus und Sie werden den unmittelbaren Nutzen sehen, wenn Sie mit anderen auf Google Drive zusammenarbeiten.





Diese Methode ist praktisch, wenn Sie das Originaldokument beibehalten und gleichzeitig anderen den Platz geben möchten, eine Kopie des Dokuments in ihrem eigenen Drive-Ordner zu bearbeiten.

Es wird ihnen eine Reise zum Datei > Kopie erstellen Befehl und geben Sie wie gewohnt eine Kopie eines Google-Dokuments frei. So funktioniert das.



Eine Kopie eines Google-Dokuments automatisch teilen

Ein typischer Fall ist ein Google-Dokument, das von jedem Befragten einzeln ausgefüllt werden muss. Mitarbeiter können die Details in ihre eigene Kopie des Dokuments eingeben, ohne das Original zu beschädigen.

Sie müssen sie nicht bitten, eine Kopie anzufertigen. Folgen Sie einfach diesen Schritten und die Kopie wird automatisch für sie erstellt.



Dieser Hack funktioniert bei Google Docs, Google Sheets und Google Slides.

  1. Öffnen Sie das Google Drive-Dokument, das Sie teilen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Blau Teilen Schaltfläche oben rechts im Dokument.
  3. In dem Mit Personen und Gruppen teilen klicken Sie irgendwo auf das Link abrufen Feld, wie durch die Eingabeaufforderung angezeigt.
  4. Holen Sie sich den Dokumentlink mit einem Klick auf Link kopieren . Sie können diesen Link per E-Mail oder einem anderen Medium an jeden senden und dann das Dokument anzeigen, kommentieren oder bearbeiten. Sie können den Zugang einstellen, indem Sie zwischen wählen Zuschauer , Kommentar , oder Editor mit einem Klick auf den kleinen Pfeil nach unten rechts.
  5. Kopieren Sie den freigegebenen Link und fügen Sie ihn in eine E-Mail ein. Löschen Sie nun alles nach dem Schrägstrich im Link und fügen Sie 'copy' ein. Bearbeiten Sie diesen kleinen Teil des gesamten Link-only-Teils. Wenn Sie weitere Änderungen vornehmen, wird dies als Fehlerseite für Ihren Empfänger angezeigt. So sieht der neue Link jetzt aus:
  6. Senden Sie die E-Mail und Ihre Arbeit ist erledigt. Wenn der Empfänger auf den Link klickt, wird er zu seinem Google Drive-Bildschirm weitergeleitet, der ihn auffordert, eine Kopie Ihres Dokuments zu erstellen.

Wenn sie klicken Eine Kopie machen , wird eine lokale Kopie des Dokuments auf ihrem Google Drive gespeichert. Außerdem wird die Kopie ohne die Kommentare, falls vorhanden, im Original erhalten. Wenn Sie eine Datei mit den Kommentaren senden möchten, lesen Sie den nächsten Tipp unten.



Andere Google-URL-Tricks, mit denen Sie ein Google-Dokument teilen können

Es gibt einige weitere Variationen, die Sie für die freigegebenen Links erzwingen können, je nachdem, was Ihr Mitarbeiter damit tun soll. Lassen Sie uns diese vier URL-Optimierungen durchgehen.

1. Teilen Sie eine Kopie von Google Docs mit Kommentaren

Manchmal möchten Sie, dass Ihre Kommentare in die Kopie übernommen werden, damit Ihre Teammitglieder sie verwenden können, um an ihrer Version zu arbeiten. Sie können dies auf zwei Arten tun:

  • Ersetzen |_+_| mit |_+_| in der Datei-URL.
  • Ersetzen |_+_| mit |_+_| um das Kopieren von aufgelösten Kommentaren zu vermeiden.

2. Teilen Sie eine Google Docs-Kopie als Vorschau

Der Vorschaumodus unterscheidet sich von der Ansichtsoption, da das Dokument in einer übersichtlichen Oberfläche ohne Menüleisten und Schaltflächen angezeigt wird. Sie können beispielsweise eine Sheet- oder Slide-Präsentation für alle Personen außerhalb Ihres zusammenarbeitenden Teams freigeben.

Verwenden Sie den Vorschaumodus durch Ersetzen

/edit

in der Google Drive-Datei-URL mit

/copy?copyComments=true

.

Beachten Sie, dass ein Vorschau-Link Menüs entfernt. Empfänger können die Datei > Kopie erstellen Option zum Hinzufügen einer Kopie zu ihrem eigenen Google Drive.

Um diese Einschränkung zu umgehen, können die Empfänger zur Adressleiste ihres Browsers gehen und ersetzen

/edit

mit

includeResolvedCommentsOnCopy=false

erneut, um eine Kopie für ihr eigenes Laufwerk zu erstellen.

3. Teilen Sie ein Google-Dokument als Vorlage

Sie können ein Google-Dokument als Vorlage freigeben. Der Empfänger erhält eine übersichtliche Kopie Ihres Dokuments ohne die Google Drive-Menüs. Sie können auch mit einem Klick auf das Blaue eine Kopie des Dokuments für ihre Fahrt erstellen Benutze Template e-Taste.

Ersetzen

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/edit

mit

/preview

Diese Methode kombiniert die Option Vorschau mit der Option 'Kopie erstellen'.

Ein direkter Download-Link funktioniert wie er sagt. Ihr Teammitglied muss nur auf den Link klicken und die Datei wird auf seinen Desktop heruntergeladen.

Ersetzen

/preview

mit

/edit

Fügen Sie das Dateiformat (wie PDF oder CSV) hinzu, in dem das Dokument gespeichert werden soll, und Ihr Download-Link ist fertig. Die PDF- oder CSV-Option ist ideal, da es sich um ein universelles Format handelt und der Empfänger kein Google-Konto benötigt, um die Datei zu öffnen und anzuzeigen.

Außerdem erhält der Empfänger eine druckfertige Datei, die er sofort an den Drucker senden kann. Dies funktioniert mit Google Docs und Google Sheets, aber nicht mit Google Slides.

Behalten Sie die Freigabeeinstellungen von Google Drive im Auge

Google Drive basiert auf Zusammenarbeit. Aber es ist immer eine gute Idee, Verfolgen Sie, mit wem Sie Ihre Dateien teilen . In einem großen Team kann man leicht den Überblick verlieren.

Die obigen Beispiele zeigen, dass es einfach ist, die freigegebenen URLs zu optimieren und auf die Dateien zuzugreifen, wenn Ihre Freigabeberechtigungen nicht aus Sicherheitsgründen festgelegt wurden. Verbringen Sie einige Zeit in Verwalten Ihrer freigegebenen Dateien in Google Drive und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Dateien in die falschen Hände geraten.

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Über den Autor Saikat Basu(1542 Artikel veröffentlicht)

Saikat Basu ist stellvertretender Redakteur für Internet, Windows und Produktivität. Nachdem er den Schmutz eines MBA und einer zehnjährigen Marketingkarriere beseitigt hat, ist er jetzt leidenschaftlich dabei, anderen zu helfen, ihre Fähigkeiten im Geschichtenerzählen zu verbessern. Er hält Ausschau nach dem fehlenden Oxford-Komma und hasst schlechte Screenshots. Aber Fotografie-, Photoshop- und Produktivitätsideen beruhigen seine Seele.

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