Verwenden Sie die 80/20-Zeitmanagementregel, um Ihre Aufgaben zu priorisieren

Verwenden Sie die 80/20-Zeitmanagementregel, um Ihre Aufgaben zu priorisieren

Wie maximieren Sie Ihre Zeit? Verwenden Sie Zeitmanagement-Anwendungen? Planen Sie im Voraus und behalten Sie Ihren Zeitplan im Auge? Oder priorisieren Sie Ihre Aufgaben? Wenn Sie diese Dinge ausprobiert haben und immer noch Probleme haben, Ihre Zeit effektiv zu nutzen, brauchen Sie vielleicht eine Veränderung.





Die 80/20-Regel ist eine weitere Option für das Zeitmanagement und mit kleinen Anpassungen möglicherweise Ihre ideale Lösung.



Was genau ist die 80/20-Regel?

Die 80/20-Regel ist auch als Pareto-Prinzip bekannt. Das Konzept stammt vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto. Er stellte fest, dass 80 Prozent des Landes nur 20 Prozent der Bevölkerung gehörten. Dies veranlasste Pareto, dieses Ungleichgewicht und seine Beziehung zu anderen Bereichen weiter zu untersuchen.





Jahre später wandte ein Berater namens Joseph Juran dieses Konzept auf die Wirtschaft an und nannte es das Pareto-Prinzip. Von The Economist online :

Juran dehnte das Prinzip auf die Qualitätskontrolle aus und stellte zum Beispiel fest, dass die meisten Fehler in der Produktion auf einen kleinen Prozentsatz der Ursachen aller Fehler zurückzuführen sind – was er als „die lebenswichtigen wenigen und die trivialen Viele“ bezeichnete.



Laut Investopedia , Dies bedeutet, dass:

  • 80 Prozent des Verkaufsvolumens stammen von 20 Produkten der Produktlinie.
  • 80 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens stammen von 20 Prozent seiner Kunden.
  • 80 Prozent der Produktion eines Unternehmens stammen von 20 Prozent seiner Mitarbeiter.

Zeitmanagement ist die häufigste Anwendung des Pareto-Prinzips, da die meisten Menschen dazu neigen, ihre Zeit dünn zu verteilen, anstatt sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.



Vor diesem Hintergrund bedeutet die Verknüpfung des Prinzips auf das Zeitmanagement, dass 80 Prozent Ihres Outputs aus nur 20 Prozent Ihrer Zeit stammen könnten. Die Frage ist nun, wie erreicht man das? Hier sind vier Dinge, die Sie tun können.

Bewerten Sie Ihre Aufgaben häufig

Wenn 80 Prozent der Ergebnisse aus 20 Prozent Aufwand resultieren, liegt es nahe, dass 80 Prozent der Wirkung aus 20 Prozent Ihrer Aufgaben resultieren. Identifizieren Sie also die 20 Prozent Ihrer Aufgaben, die zu den 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse führen.



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Stellen Sie sich bei der Überprüfung Ihrer Aufgaben die folgenden Fragen:

  • Ist jede Aufgabe auf meiner Liste als dringend gekennzeichnet?
  • Sind die Aufgaben auf meiner Liste in meinem Zuständigkeitsbereich oder gehören sie woanders hin?
  • Verbringe ich zu viel Zeit mit bestimmten Aufgaben?
  • Gibt es Aufgaben, die ich delegieren sollte?
  • Sind all diese Aufgaben für das Gesamtergebnis wirklich notwendig?

Bewerten Sie kontinuierlich Ihre Ziele

Ihre Ziele und Aufgaben können miteinander verflochten sein, aber nicht immer. Einige können völlig getrennt sein. Denken Sie also über Ihre Ziele und die Aktivitäten nach, die erforderlich sind, um sie zu erreichen. Denken Sie daran, dass 80 Prozent dieser Ziele mit nur 20 Prozent der erforderlichen Aktivitäten erreicht werden.

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Machen Sie auch hier eine Bestandsaufnahme und sehen Sie, welche 20 Prozent der Aktivitäten Sie den meisten Ihrer Ziele näher bringen. Schauen Sie sich diese wenigen Beispiele an und sehen Sie, ob Sie sich darauf beziehen können:

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  • Wenn ich heute spät arbeite (20 Prozent Aktivität), kann ich den Punkt auf meiner Aufgabenliste fertigstellen, den Chef glücklich machen UND morgen abheben (80 Prozent Ziele).
  • Wenn ich heute Mittag an meinem Schreibtisch einen Salat zubereite (20 Prozent Aktivität), kann ich an dieser Aufgabe arbeiten, die Frist einhalten UND meinem Gewichtsverlustziel näher kommen (80 Prozent Ziele).
  • Wenn ich regelmäßige Meetings plane (20 Prozent Aktivität), kann ich die Teamkommunikation verbessern, ein erfolgreicheres Projekt haben UND eine bessere Führungskraft sein (80 Prozent Ziele).

Bestimmen Sie Ihre Prime Time

Jeder hat bestimmte Tageszeiten, zu denen er am produktivsten ist. Sie können zwischen 9:00 und 11:00 Uhr Ihre beste Arbeit leisten. Oder Sie können zwischen 15:00 und 17:00 Uhr mehr erledigen. Wann fühlen Sie sich am energiegeladensten, konzentriertesten und produktivsten?

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Bestimmen Sie, wann Ihre Hauptsendezeit ist, und nutzen Sie sie, um die 20 Prozent der Aufgaben und Ziele zu bewältigen, die Sie identifiziert haben. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre produktivste Zeit des Tages mit den Aufgaben und Aktivitäten verbringen, die für die besten Ergebnisse erforderlich sind.

Ablenkungen erkennen und beseitigen

Egal, ob Sie täglich ins Büro fahren oder von zu Hause aus arbeiten, Ablenkungen sind überall. Diese unangenehmen, kleinen Unterbrechungen können zu Konzentrationsverlust, verzögerten Aufgaben und einer allgemeinen Verringerung Ihrer Produktivität führen .

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Mit dem 80/20-Regelkonzept, FreshBooks mutmaßt :

80 Prozent deiner Ablenkungen stammen aus 20 Prozent der Quellen.

Um diese Ablenkungen anzunehmen und zu beseitigen, müssen Sie sie zuerst identifizieren. Ihre Liste könnte etwa so aussehen:

  • Flut von E-Mails
  • Eingehende Anrufe
  • Ungeplante Besucher
  • Durst oder Hunger
  • Social-Media-Benachrichtigungen

Nachdem Sie Ihre Liste der Ablenkungen erstellt haben, überprüfen Sie sie und sehen Sie, welche Sie am meisten stören. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass nur zwei oder drei (20 Prozent) den Großteil (80 Prozent) des Problems ausmachen. Integrieren Sie dann Möglichkeiten, diese Unterbrechungen zu beseitigen. Hier sind ein paar Vorschläge:

  • Blockieren Sie bestimmte Zeiten, um an E-Mails zu arbeiten.
  • Lassen Sie nicht dringende Anrufe an die Voicemail weiterleiten.
  • Schließen Sie Ihre Bürotür.
  • Halten Sie ein Getränk und einen Snack bereit.
  • Halten Sie sich während der Arbeit von sozialen Medien fern.
  • Verwenden Sie eine Timer-App um Ihre Arbeitssitzungen sowie Ihre Pausen zu planen.

Haben Sie die 80/20-Regel ausprobiert?

Das Pareto-Prinzip kann in bestimmten Branchen und Anwendungen erfolgreich sein, aber kann es für Sie funktionieren? Wenn Sie die 80/20-Regel mit viel Erfolg ausprobiert haben, verwenden Sie sie dann weiterhin? Umgekehrt, wenn Sie dieses Konzept mit negativen Ergebnissen ausprobiert haben, wissen Sie dann, was schief gelaufen ist?

Immer noch kämpfend? Übernehmen Sie diese Online-Produktivitätsgewohnheiten, um Ihre Tage zu rationalisieren und sehen Sie sich diese Zeiterfassungssoftware und App-Optionen an.

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Über den Autor Sandy-Schreibhaus(452 veröffentlichte Artikel)

Mit ihrem BS in Informationstechnologie arbeitete Sandy viele Jahre in der IT-Branche als Projektmanagerin, Abteilungsleiterin und PMO-Leiterin. Dann entschied sie sich, ihrem Traum zu folgen und schreibt nun hauptberuflich über Technik.

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