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Einen Arbeitsplan erstellen ist nicht einfach. Unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiterteam nur ein paar Dutzend oder nur eine Handvoll umfasst, ist es schwierig, einen Weg zu finden, die Arbeitszeiten aller zu erfüllen, ein Minimum zu erreichen und das Team bei Laune zu halten. Glücklicherweise kann Excel dabei helfen, es zu einem Menge Einfacher.
Excel-Vorlagen sind nach wie vor eines der nützlichsten Werkzeuge in der Geschichte der Informatik. Sie sind toll für Verwalten von Aufgaben und Projekten , Finanzen in Ordnung halten , Fitnessfortschritt verfolgen und einfach im Allgemeinen organisiert bleiben -- aber die Terminplanung ist ein Bereich, in dem Excel Ja wirklich leuchtet.
5 wichtige Tipps beim Erstellen eines Zeitplans
Bevor Sie in den eigentlichen Planungsprozess eintauchen, sollten Sie die folgenden Überlegungen berücksichtigen. Sie erleichtern den gesamten Prozess und reduzieren den Stress, der sich auf Sie aufbaut. Die Planung wird nie einfach sein, aber es muss kein Albtraum sein.
Kennen Sie die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter. Die Art der Präferenzen, die Sie bei der Planung berücksichtigen können, unterscheidet sich von Feld zu Feld (z. B. Einzelhandel oder Lager), aber es ist wichtig, zumindest zu versuchen, Ihre Mitarbeiter unterzubringen.
Haben manche Mitarbeiter einen Hang zum Morgen? Oder vielleicht abends? Wie viele Stunden möchte jeder Mitarbeiter pro Woche? Gibt es zeitliche Einschränkungen, wie z. B. die Unwilligkeit, sonntags zu arbeiten? Haben bestimmte Mitarbeiter Synergien und Kompatibilität?
Sie können nicht unterbringen jedermann , aber es ist ein gutes Ziel, darauf zu schießen, weil es die Produktivität und Atmosphäre verbessern kann – aber vor allem wird es Vertrauen aufbauen, und Vertrauen geht Hand in Hand mit Respekt.
Verfolgen Sie Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern. Als ob es nicht schon schwer genug wäre, alle Präferenzen Ihrer Mitarbeiter unter einen Hut zu bringen, gibt es zeitkritische Themen, die hin und wieder auftauchen. Jemand braucht zum Beispiel ein paar Tage, um Urlaub zu machen oder um ein verlorenes Familienmitglied zu trauern.
Glücklicherweise kann dies einfach gehalten werden, indem man ein vielseitiges Tool wie Google Kalender oder ein Kalender-Plugin für Thunderbird verwendet. Eine hochwertige To-Do-Listen-App wie Todoist ( Gründe für ein Upgrade auf Todoist Pro ), WorkFlowy (unsere WorkFlowy-Rezension), oder Wunderliste (unsere Wunderlist-Rezension ) kann auch gut funktionieren.
Machen Sie den Zeitplan im Voraus. klar schaffst du es nicht auch weit im Voraus, falls sich die Situation ändert, aber vermeiden Sie es auf jeden Fall, bis zum Vortag zu warten. Eine gute Faustregel ist etwa eine Woche im Voraus.
Wenn nur Aufschieben so einfach zu schlagen wäre, oder? Jeder hat Mühe, seine Aufgaben bis zu einem gewissen Grad zu erledigen, weshalb wir viel über Strategien gegen den Aufschub geschrieben haben, die Ablenkungen durch das Internet vermeiden und den Aufschub wirklich überwinden.
Indem Sie Ihre Zeitpläne im Voraus erstellen, geben Sie sich etwas Luft für den Fall, dass plötzliche Änderungen vorgenommen werden müssen.
Weisen Sie zuerst die wichtigsten Schichten zu. Mit „am wichtigsten“ meinen wir „nicht verhandelbar“. Wenn jemand unbedingt eine bestimmte Schicht arbeiten muss, fülle sie zuerst aus und setze sie in Stein. Sobald alle erforderlichen Schichten besetzt sind, ist es einfacher, die verbleibenden Schichten mit verfügbaren Mitarbeitern zu kombinieren.
Und denken Sie immer an mindestens eine Eventualität. Idealerweise erstellen Sie mehrere Zeitpläne (z. B. Plan A, Plan B usw.), aber das kann viel Zeit in Anspruch nehmen Fall sie tun.
Machen Sie den Zeitplan leicht zugänglich. Es ist aus zwei Gründen gut, Ihren Mitarbeitern den Zeitplan im Voraus zu zeigen: Sie können auf Fehler hinweisen und wissen die Hinweise zu schätzen, damit sie ihre eigenen Wochen nach dem Zeitplan planen können.
Warum steht in meinen Nachrichten nicht zugestellt?
Da wir Excel-Vorlagen verwenden werden, um unsere Arbeitspläne zu erstellen, ist es die bevorzugte Option, sie direkt in Google Drive hochzuladen. Es wird in die Tabellenkalkulationsalternative von Google konvertiert und ermöglicht es Ihnen, es zu teilen, damit andere es sehen können. Beachten Sie diese Tipps für die Zusammenarbeit mit Google Tabellen, wenn Sie noch nicht damit vertraut sind.
Und mach dir keine Sorgen um die Sicherheit. Sofern Sie nicht mit Regierungsgeheimnissen umgehen, ist Google Tabellen für alltägliche Benutzer wie Sie und mich sicher genug.
Kostenlose Excel-Vorlagen-Downloads
Nachdem diese Tipps aus dem Weg geräumt sind, finden Sie hier eine Handvoll großartiger Excel-Vorlagen, die speziell dafür entwickelt wurden, Arbeitgeber bei der Planung von Arbeitszeitplänen für die Woche zu unterstützen. Es wird immer noch harte Arbeit, aber viel einfacher wenn Sie eine dieser Vorlagen verwenden.
Vorlagen sind als XLSX-Dateien für Excel 2007 und höhere Versionen verfügbar.
Umfassender Schichtplan
Dieser Schichtplan von Tabellenkalkulation123 ist eine der umfassenderen Vorlagen da draußen. Es ist gut genug, um mit einigen der im Internet zum Download verfügbaren Planungssoftware mithalten zu können, aber irgendwie ist diese Vorlage völlig kostenlos.
Wenn Sie es öffnen, finden Sie verschiedene Blätter für: Mitarbeiterregister, Schichtplan, Zeitkarte, Gehaltsbudget, Anwesenheit, Belegung, Einstellungen und Hilfe. Das Hilfeblatt ist ein Mini-Tutorial, das Ihnen zeigt, wie Sie mit dem Zeitplan beginnen.
Ehrlich gesagt können wir dieses sehr empfehlen. Wir haben ein paar andere Vorschläge unter diesem, aber keiner ist so gut und Sie sollten sie nur überprüfen, wenn dieser für das, was Sie tun möchten, zu kompliziert ist (was sicherlich eine berechtigte Beschwerde ist).
Herunterladen: Schichtplan
Wöchentlicher Schichtplan
Dieser wöchentliche Schichtplan von Unternehmensführungssysteme ist vielleicht nicht so umfassend wie das obige, aber es ist großartig für kleinere Teams. Es ist einfacher, was bedeutet, dass es einfacher zu erlernen und einfacher zu verwenden ist. Sehr zu empfehlen für diejenigen, die einen mittelschweren Planer suchen.
Es wird mit drei Blättern geliefert: Zeitplan, Schichten und Mitarbeiter. Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Mitarbeiter und deren Stundensätze im Mitarbeiterblatt aufzuführen. Definieren Sie dann die Start- und Endzeit für jede verfügbare Schicht im Tabellenblatt Schichten. Danach wird das automatisierte Schedule Sheet selbsterklärend.
Der einzige Nachteil ist, dass es nur bis zu 20 Mitarbeiter und 9 definierte Schichten haben kann, was es für kleine und mittlere Betriebe großartig macht, aber für größere Unternehmen unplausibel.
Herunterladen: Mitarbeiter-Arbeitsplan
Täglicher Schichtplan
Vielleicht benötigen Sie nicht alle automatisierten Schnickschnack, die mit den beiden oben genannten Vorlagen geliefert werden. Vielleicht ziehen Sie es vor, die Dinge so manuell wie möglich zu erledigen, und alles, was Sie brauchen, ist ein wirklich grundlegender Zeitplan, an dem Sie basteln können. Wenn ja, verwenden Sie die von Vertex42 .
Diese Vorlage funktioniert nicht irgendein überhaupt arbeiten. Sein einziger Zweck besteht darin, Ihnen einen vorgefertigten Zeitplan zu geben, den Sie von Hand ausfüllen können. Wenn Sie fertig sind, können Sie es ausdrucken (oder online hochladen), damit alle es sehen können, und es ist einfach, jede Woche neu zu beginnen.
Herunterladen: Schichtplanvorlage
Excel macht Ihr Leben noch einmal einfacher
Fühlen Sie sich frei, diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anzupassen, wenn sie nicht absolut perfekt für Sie sind (sofern Sie sie nicht neu verteilen). Wenn Sie anpassen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, empfehlen wir Ihnen, zuerst Excel-Formeln zu lernen.
Und bevor Sie Ihre fertigen Zeitpläne ausdrucken, sehen Sie sich diese an Tipps zum Drucken von Excel-Tabellen um sicherzustellen, dass alles richtig herauskommt.
Welche Vorlage ist Ihr Favorit? Haben wir gute übersehen? Haben Sie Tipps oder Tricks für die Personaleinsatzplanung? Teile es mit uns in den Kommentaren unten!
Bildnachweise: Wöchentliches Arbeitszeitblatt von Andrey_Popov über Shutterstock, Aufgaben planen von Faithie über Shutterstock, Arbeitsplatzillustration von Faithie über Shutterstock, Leerer Zeitplan von xtock über Shutterstock
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Joel Lee ist seit 2018 Chefredakteur von MakeUseOf. Er hat einen B.S. in Informatik und über neun Jahre professionelle Schreib- und Redaktionserfahrung.
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