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Während die meisten PC-Benutzer behaupten würden, mit Office-Software vertraut zu sein, wie z Wort und Excel sind die weiteren Reichweiten des Pakets vielleicht etwas abschreckender. Zugang und ähnliche Datenbanksoftware können für den Anfang eine besonders unfreundliche Software sein – aber sie stellen eine viel geringere Herausforderung dar, wenn Sie wissen, was Sie tun.
Dieses Handbuch führt Sie durch die grundlegenden Schritte zum Erstellen Ihrer Datenbank, zum Auffüllen mit Informationen und zum Verwenden von Abfragen, um auf einen Blick darauf zuzugreifen. Sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, sind Sie auf dem besten Weg zu einer echten Access-Beherrschung.
Erstellen Sie eine Datenbank
Beim Öffnen von Access werden Ihnen eine Vielzahl verschiedener Optionen und Vorlagen angezeigt. Auswählen Leere Desktop-Datenbank um zu beginnen, und wählen Sie einen Dateinamen und einen Speicherort auf Ihrer Festplatte, um sie zu speichern. Ich werde eine Datenbank mit den Büchern erstellen, die ich besitze, aber dieselben Konzepte könnten für eine Mailingliste verwendet werden. Ihr Telefonbuch oder eine Reihe anderer Zwecke.
Die erste Spalte meiner Datenbank wird den Titel jedes Buches enthalten, also verwende ich die Klicken Sie zum Hinzufügen Schaltfläche, um festzulegen, dass dies a . ist Kurzer Text Eintrag — Sie sollten die Art des Eintrags wählen, die zu Ihrem Projekt passt. Benennen Sie anschließend die Spaltenüberschrift in einen geeigneten Namen um. Es lohnt sich auch an dieser Stelle, Ihre erste Tabelle von der Standardeinstellung 'Tabelle1' umzubenennen.
Machen Sie dasselbe für alle verschiedenen Spalten, die Sie einschließen möchten. In meinem Fall war das ein weiterer Kurztext-Eintrag für den Namen des Autors, eine Nummernzelle für das Erscheinungsjahr und ein Ja/Nein-Kontrollkästchen für die Frage, ob es sich bei dem fraglichen Buch um eine gebundene Ausgabe handelte. Ich habe auch ein Feld für das Datum hinzugefügt, das wir gleich automatisieren werden. Wenn Sie einen Datentyp nach der Erstellung bearbeiten müssen, gehen Sie zum Felder auf der Multifunktionsleiste, markieren Sie die gewünschte Spalte und ändern Sie diese über die Datentyp Dropdown-Menü.
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Wechseln Sie jetzt zu Designansicht mit dem Symbol in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. Um einen Zeitstempel zu automatisieren, wählen Sie den gewünschten Feldnamen, wählen Sie das Datumsformat über das Dropdown-Menü und geben Sie ein =Jetzt() in dem Standardwert Feld unten. Dadurch wird die Zelle automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem der Eintrag hinzugefügt wurde, wenn ein neues Element in die Datenbank eingegeben wird. Die gleiche Methode kann verwendet werden, um andere Standardwerte festzulegen, sei es eine Standardtexteingabe oder eine Formel wie diese .
Einrichten eines Primärschlüssels
Wenn Sie eine Datenbank erstellen, die immer größer wird, ist ein Primärschlüssel von entscheidender Bedeutung – aber es ist eine gute Angewohnheit, sich darauf einzulassen, auch wenn Sie in kleinerem Umfang arbeiten. Es kann zu Verwirrung kommen, wenn zwei Elemente denselben Namen haben, aber ein Primärschlüssel gewährleistet, dass jederzeit eine andere eindeutige Kennung verfügbar ist.
Access 2013 erstellt standardmäßig ein ID-Feld, das es dann automatisch mit einer numerischen Kennung auffüllt. Sie können jedoch bei Bedarf einen anderen Primärschlüssel angeben. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Feldnamen in der Entwurfsansicht und wählen Sie Primärschlüssel. Dies muss jedoch ein wirklich einzigartiger Eintrag sein, um sicherzustellen, dass die Dinge so funktionieren, wie sie sollten.
Daten mit Formularen hinzufügen
Wenn Sie viele Daten in Ihr Access-Dokument eingeben möchten, ist es Es lohnt sich, ein Formular einzurichten . Navigieren Sie zuerst zum Schaffen Registerkarte in der Multifunktionsleiste und klicken Sie auf Form . Es erstellt ein Standardlayout für Sie, das Sie dann bearbeiten können, indem Sie einzelne Komponenten an die entsprechende Position ziehen.
Um Ihr Formular zu testen, verwenden Sie die Option Ansicht auf der linken Seite des Menübands, um zu zu wechseln Formularansicht . Hier können Sie einen Eintrag hinzufügen, indem Sie die verschiedenen Felder ausfüllen – tun Sie dies jetzt, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. Um Ihren Fortschritt zu überprüfen, gehen Sie vom Formular aus zurück zur Tabelle und wählen Sie Datenblattansicht . Wenn Ihr erster Eintrag wie vorgesehen angezeigt wird, gehen Sie zurück zu Ihrem Formular und speichern Sie Ihre Arbeit.
Andere Methoden der Dateneingabe
Ein Formular ist eine gute Möglichkeit, die Dateneingabe zu standardisieren, insbesondere wenn mehr als ein Benutzer die Datenbank verwendet. Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, eine Datei in Access zu füllen. Die einfachste Methode besteht darin, Einträge in der Datenblattansicht einfach manuell hinzuzufügen.
Alternativ können Sie eine Datei importieren, die bereits vorhandene Daten enthält. Access 2013 bietet Unterstützung für eine Reihe von Dateitypen, inklusive Excel-Tabellen , CSV-Dateien, XML- und HTML-Dokumente. Um Daten aus einer Quelle zu importieren, wählen Sie die Registerkarte Externe Daten aus der Multifunktionsleiste und wählen Sie den gewünschten Dateityp. Access führt Sie durch die notwendigen Schritte, um es in Ihre Datenbank zu importieren.
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Es ist erwähnenswert, dass Access zwischen dem Importieren und Verknüpfen von Daten unterscheidet. Ersteres ist die richtige Methode, wenn sich Ihre Daten nicht ändern, aber letzteres ermöglicht die kontinuierliche Aktualisierung eines separaten Dokuments, das diese Änderungen in Access widerspiegelt. Je nach Bedarf können Sie dadurch Zeit sparen.
Verwenden von Abfragen
Sobald Ihre Datenbank ausreichend gefüllt ist, ist es an der Zeit, die Vorteile einer großen Menge an organisierten Informationen zu nutzen. Abfragen sind eine einfache, aber leistungsstarke Methode zum schnellen und effizienten Durchsuchen Ihrer Datenbank. Um ihre Verwendung zu veranschaulichen, ist hier eine einfache Abfrage, die meine Datenbank nach Büchern aus einem bestimmten Zeitraum durchsucht.
Um eine neue Abfrage zu erstellen, navigieren Sie zum Schaffen Registerkarte in der Multifunktionsleiste und wählen Sie Abfrageassistent , dann wähle Einfacher Abfrageassistent . Wählen Sie die gewünschte Tabelle sowie die Felder aus, an denen Sie interessiert sind – in meinem Fall ist dies das Erscheinungsjahr sowie der Titel, damit ich weiß, welchen Eintrag ich betrachte.
Entscheiden Sie auf dem nächsten Bildschirm, ob Sie die Detailansicht mit jedem Feld jedes Datensatzes oder nur eine Zusammenfassung sehen möchten. Wählen Sie dann Fertig stellen, um den Vorgang zu beenden. Ihnen werden die von Ihnen ausgewählten Daten angezeigt und Sie können die Dropdown-Liste in der Spaltenüberschrift verwenden, um die Dinge noch weiter zu verschlanken. Ich suche nach Büchern, die in den 1970er Jahren geschrieben wurden, also klicke ich auf das Dropdown-Menü für das Erscheinungsjahr und navigiere dann zu Zahlenfilter > Zwischen .
Ich habe dann eine obere und untere Grenze für meine Daten festgelegt und bekam eine Liste der Bücher, die zwischen 1970 und 1980 veröffentlicht wurden. Die gleiche Methode kann natürlich verwendet werden, um Textzeichenfolgen, Ankreuzfelder oder jede andere Art von Informationen abzugleichen, die Sie möglicherweise in Ihre Datenbank eingetragen.
Haben Sie Tipps für den Einstieg in Access? Haben Sie Schwierigkeiten mit einem bestimmten Aspekt der Datenbankerstellung und benötigen Hilfe? Teilen Sie uns Ihre Ratschläge und Probleme in den Kommentaren unten mit.
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Englischer Schriftsteller, der derzeit in den USA lebt. Finden Sie mich auf Twitter über @radjonze.
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