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Access Forms kann Dateneingabeaufgaben für Sie und Ihre Datenbankbenutzer bequemer machen. Erstellen Sie ein benutzerfreundliches Datenbankumgebung ohne die internen Datenbankfunktionen preiszugeben, und geben Sie sich die Gewissheit, dass Ihre Daten sicher sind.
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Folgen Sie unserem Tutorial zum Zugriff auf Abfragen Bereits im Jahr 2010 behandelt dieses Tutorial auf Anfrage der Leserin Jeanne Thelwell die Erstellung, Änderung, Designkontrolle und Formulareigenschaften von Access Forms, um Ihnen die Kontrolle über Ihr Datenbankdesign zu geben.
Für dieses Tutorial verwenden wir das Open-Source-Kontaktinformationsblatt für US-Senatoren. Nachdem Sie die Datei heruntergeladen haben, müssen Sie sie an einem unvergesslichen Ort entpacken – wir brauchen sie in einer Sekunde.
Lass uns anfangen
Bevor wir unser Zugangsformular erstellen können, müssen wir unsere Datenbank importieren. Wenn Sie zu Hause mitspielen, ist dies der Link oben, obwohl dieses Tutorial mit Ihrem eigenen Datensatz funktioniert.
Beginnen Sie mit der Auswahl von 'Leere Desktop-Datenbank', wie unten gezeigt:
Wir können jetzt Daten über die Registerkarte 'Externe Daten' importieren, die sich oben rechts auf Ihrem Bildschirm befindet:
Heute werden wir Verwenden einer .xml-Datei . Wählen Sie auf der Registerkarte Externe Daten XML-Datei aus. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die Datei entpackt haben, und wählen Sie aus, wo Sie auf das Menü XML importieren treffen. Es sollte den Screenshot unten spiegeln. Drücken Sie OK in unsere neue Datenbank zu importieren.
Die linke Spalte zeigt Ihre verfügbaren Datenbankobjekte an und wenn alles bisher funktioniert hat, sollten Sie jetzt unsere importierten Datenobjekte sehen Kontaktinformationen und Mitglied . Zum Öffnen doppelklicken Mitglied . Ihre Datenbankfelder sollten jetzt mit den glorreichen Kontaktinformationen des US-Senators gefüllt sein.
Unser Tutorial für Schnellzugriffsformulare
Access Forms sind anpassbare Designobjekte, mit denen Sie sich selbst und Ihren Datenbankbenutzern eine barrierefreie Datenbankerfahrung bieten können. Ein gut gestaltetes Formular kann die Effizienz steigern und die Genauigkeit der Dateneingabe verbessern. Daher lohnt es sich, die Grundlagen wie Tabellen zu erlernen, um Zeit zu sparen und kostspielige Fehler zu bearbeiten.
Kommen wir zu den lustigen Teilen. Unsere Datenbank ist voll. Unsere Finger sind flink. Wähle aus Registerkarte erstellen gefolgt von Form . Outlook verwendet standardmäßig ein einfaches Formular für unsere ausgewählte Tabelle, das im passenden Namen angezeigt wird Layoutansicht .
Schlag Schnellspeichern oben rechts auf dem Bildschirm und voilà! Sie haben ein sehr einfaches, optisch wenig ansprechendes Formular erstellt – aber dieses bildet die Grundlage unserer anpassbaren Datenbankoberfläche. Während wir hier sind, können Sie Formularfelder per Drag & Drop an Ihre Datenbank anpassen oder mit der rechten Maustaste klicken, um die Löschoptionen anzuzeigen.
Beachtenswert ist auch die Vielfalt der Gestaltungsmöglichkeiten im Formularlayout-Tools Registerkarte Kontext. Hier werden die Design-Elektrowerkzeuge aufbewahrt, von:
- Sofortige Themenänderungen
- Farb- und Schriftauswahl
- Kopf- und Fußzeilenoptionen
- Zusätzliche Felderstellung
- Formularsteuerelemente: Schaltflächen, Navigationstools, Listen, Menüs und Unterformulare
Einige dieser unglaublich aufregenden Tools werden gleich ins Spiel kommen. Lassen Sie uns zunächst mit der Formatierung unseres Kontaktinformationsformulars für Senatoren herumspielen.
Formatierung
Unsere Formularlayout-Tools Registerkarte enthält die Formularanpassungsfelder. Wenn Sie es auswählen, gelangen Sie zu einem ähnlichen Bildschirm wie unserem. An dieser Stelle können Sie mit einigen Einstellungen herumspielen, um ihre Rolle beim Formulardesign und die Ihnen zur Verfügung stehenden ästhetischen Optionen zu verstehen.
Vielleicht möchten Sie auch einen Ainsley Harriot-Hintergrund mit grüner Füllung, fettem kursiv unterstrichenem grünem Text und grünen Umrissen. Etwas sehr MySpace/MSN Messenger dazu, aber vielleicht nicht jedermanns Sache...
Wenn das nicht das optisch ansprechende, ansprechende Design ist, an dem Sie interessiert waren, können Sie auch einige vernünftige Optionen wählen.
Geh zurück zum Heim Registerkarte, auf der Sie die Aussicht Möglichkeit. Hier können Sie durch die verfügbaren Formularansichten blättern. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade Ihr erstes benutzerdefiniertes Zugangsformular erstellt. Ihre Datenbankbenutzer werden sich beeilen, Ihnen zu danken!
Formularassistent erleichtert die Formularerstellung
Microsoft war in ihrer Office-Version 2013 außergewöhnlich freundlich. Sie verstehen unseren gesellschaftlichen Wunsch, die Effizienz kontinuierlich zu verbessern, und haben einen ziemlich praktischen Formularassistenten integriert, der es ermöglicht, schmuddelige, praktische Details zu überspringen.
Der Access Form Wizard ist ein nützliches, schnelles Formularentwicklungstool, das Sie beim Design in die Rolle des Fahrers versetzt, während es Sie gleichzeitig durch die Nomenklatur beschleunigt und Ihnen Voreinstellungen für Spalten, Zeilen, Tabellengrößen, Stile und Themen bereitstellt.
Mit dem Assistenten können Sie schnell entscheiden, welcher Formularstil zu Ihren Datenbank- und Benutzeranforderungen passt.
Verschiedene Zugangsformulare
Natürlich müssen Sie nicht immer eine Datenbank importieren und ein Basisformular einrichten. Abhängig von Ihren Daten gibt es verschiedene andere Formularformate sowie Designsteuerelemente, die die Benutzernavigation unterstützen. Lassen Sie uns jetzt einige davon untersuchen.
Die vier Formularformate
- Einzeltabellen-Formular . Es ist, wie es sich anhört: ein einzelnes Formular, das einer einzelnen Datenbanktabelle entspricht. Es ist funktional, einfach und kann verwendet werden, um eine Reihe von Aufgaben zu erfüllen.
- Einzeltabellenformular mit Nachschlagefeld : Immer noch mit nur einem einzigen Formular, einer einzelnen Datenbankeinrichtung, ermöglicht uns das Nachschlagefeld, Daten aus einer anderen Tabelle oder Datenbank anzuzeigen oder die zusammengefassten Werte eines Datenbereichs zu projizieren. Die Daten werden nach Bedarf „nachgeschlagen“.
- Master-/Detailformular : Master-zu-Unterformular-Beziehung, d. h. ein Masterformular leitet viele Unterformulare
- Master-/Detailformular mit Nachschlagefeld : Dieselbe Master/Unterformular-Beziehung, jedoch mit zusätzlichen Nachschlagefeldern im Master- oder in den Unterformularen.
Eines dieser vier Formularformate findet sich in fast jedem Access-Datenbankformular, das Ihnen begegnet. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um sich mit deren Aussehen, Stärken und Schwächen vertraut zu machen und wo sie angewendet werden sollten.
Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt
Das Eigenschaftenblatt ist eine sehr nützliche Seitenleiste, die Sie im Formularlayout-Tools Tab:
Es enthält unzählige nützliche Informationen zu Ihrem Formular und Sie können es verwenden, um zahlreiche Optionen schnell zu bearbeiten, zu ändern und umzuschalten. Sie sind sich nicht sicher, was eine Option bewirkt? Access bietet einen praktischen Tooltip unten links auf Ihrem Bildschirm.
Wir können nicht betonen, wie nützlich das Eigenschaftsblatt sein kann, um Änderungen im Handumdrehen vorzunehmen. Die Optionen sind jedoch zu zahlreich, um sie einzeln zu beschreiben, daher werden wir zwei behandeln, die Sie möglicherweise sofort benötigen:
Ein Feld ausblenden
Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Benutzer nicht auf ein bestimmtes Feld zugreifen? Mit Access können Sie einzelne Feldeinträge ausblenden.
Wählen Sie das Feld aus, das Sie ausblenden möchten. Wir haben gewählt Party , aus unserem bestehenden Datenbankformular. Wenn Sie das Feld auswählen, sollte das Eigenschaftenblatt aktualisiert werden und Sie können die Feldsichtbarkeit über ein Dropdown-Feld umschalten.
Sperren Sie Ihr Formular
Möglicherweise müssen andere Benutzer auf Ihre Datenbank zugreifen – aber Sie möchten nicht, dass sie sich in das fein abgestimmte Innenleben Ihrer Tabellen und Abfragen einmischen, und insbesondere nicht in Ihren VBA-Code.
Gehen Sie zurück zum Eigenschaftenblatt. Scrollen Sie durch die abgebildete Drop-Box, um zu finden Form – Die Eigenschaften, die wir bearbeiten, gelten für das gesamte Formular, im Gegensatz zur oben beschriebenen Einzelfeldisolierung.
Ungefähr in der Mitte des Eigenschaftenblatts sollten Sie die folgenden Optionen sehen:
Ändern Sie jede Eigenschaft in Nein . Ihr Eigenschaftenblatt sollte jetzt wie folgt aussehen:
Wechseln Sie als Nächstes zu Designansicht und suchen Sie im Dropdown-Feld des Eigenschaftenblatts nach Form Noch einmal. Umschalten Layoutansicht zulassen zu Nein . Dadurch wird verhindert, dass zusätzliche Benutzer auf die Layoutansicht zugreifen, in der sie das Formular direkt bearbeiten können.
Verteilung
Wir haben unser Formular erstellt, wir haben uns in die Formatierung eingemischt, wir haben mit Eigenschaften gespielt und den redaktionellen Zugriff eingeschränkt. Jetzt müssen wir unser Formular für die Verteilung speichern. Bevor wir unsere Datenbank verteilen, müssen wir die Datei konvertieren von .acdb zu .acde , wodurch weitere Designänderungen oder Feldbearbeitungen eingeschränkt werden.
Speichern Sie die aktuelle Datenbank an einem einprägsamen Ort. Bevor Sie unsere Datei in Access konvertieren, stellen Sie sicher, dass Sie im Falle einer Datenbankbeschädigung eine Kopie (oder zwei!) der ursprünglichen Datenbankdatei erstellen. Dies wird als unsere fungieren Meister Kopieren. Wir können das Formulardesign oder die über diese Datei verfügbaren Datensätze aktualisieren, speichern und weiterverteilen.
Gehen Sie zu Datei> Speichern unter. Diese Optionen sollten Ihnen angezeigt werden:
Wählen ACCDE-Datei und schlagen speichern als .
Ihre Datenbank ist jetzt nur auf die Formularansicht beschränkt:
An Ihrem Speicherort befinden sich nun zwei Dateien: unsere Masterkopie - .acdb – und unsere Distributionsversion – .acde . Verteilen Sie die Datei mit dem massives Vorhängeschloss an Ihre Benutzer.
Komm das nächste Mal wieder
Dieses Tutorial sollte die Welt des Zugangs Formulare für Sie, die Ihnen grundlegendes Design, Formatierung, Eigenschaften und Verteilung vermitteln. Wir werden in naher Zukunft zurück sein und Ihnen die Palette der Access Design Control-Funktionen näher erläutern, damit Sie detailliertere Formulare erstellen können, die Ihren Anforderungen entsprechen.
Hat Ihnen dieses Tutorial gefallen? Haben Sie Zugriffsformular-Tricks, die Sie an andere Leser weitergeben können? Teilen Sie unten Ihr Wissen!
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Gavin ist Junior Editor für Windows and Technology Explained, schreibt regelmäßig am Really Useful Podcast und ist regelmäßiger Produktrezensent. Er hat einen BA (Hons) Contemporary Writing with Digital Art Practices, der aus den Hügeln von Devon geplündert wurde, sowie über ein Jahrzehnt an professioneller Schreiberfahrung. Er genießt reichlich Tee, Brettspiele und Fußball.
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