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Ihr Kalender ist für die Planung gedacht, Ihre To-Do-App ist für das Auflisten von Aufgaben gedacht , rechts? Aber angesichts der gegenseitigen Abhängigkeit dieser beiden Aktivitäten macht diese Trennung einfach keinen Sinn. Google integriert jetzt Google Kalender und To-Do-Listen durch die Einführung von Erinnerungen.
Erinnerungen werden als Funktion auf dem mobile App für Google Kalender , verfügbar für Android und iPhone, wird aber in Kürze auch in der Webversion verfügbar sein. In beiden Fällen kann Google Kalender auf jeder Plattform synchronisiert werden, sodass dies kein großes Problem sein sollte.
Was sind Erinnerungen?
Während sie Erinnerungen genannt werden, präsentiert diese neue Funktion eine Liste aller Ihrer ausstehenden Aufgaben. Aber es sind Aufgaben auf Steroiden!
So funktioniert das. Wenn Sie in der mobilen App auf das Plus-Symbol tippen, um einen neuen Kalendertermin zu erstellen, sehen Sie jetzt eine weitere Option für „Erinnerung“. Tippen Sie darauf, um eine neue Erinnerung zu erstellen.
- Erinnerungen verwenden alles, was Google über Sie weiß, um Sie bei der Erstellung besserer Aufgaben zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise eine Erinnerung an Ihren Anruf bei Ihrer Mutter haben möchten, ruft Google die Telefonnummer Ihrer Mutter aus Ihren Kontakten ab und fügt sie der Aufgabe hinzu.
- Der Kalender verfügt über voreingestellte Vorlagen für Anrufe, E-Mails, SMS, Lesen, Einchecken (Flüge), Reservierungen, Treffen, Rückkehr, Stornierung der Reservierung und Zuschauen. Jeder von ihnen ist so programmiert, dass er Informationen findet, die auf Google verfügbar sind, um Ihren Aufgaben weiteren Kontext zu geben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Aufgabenrückstand auszugraben . Wie Sie sehen können, folgt es auch dem Prinzip, dass jedes To-Do-Listenelement mit einem umsetzbaren Verb beginnt.
- Erinnerungen bleiben in Ihrem Kalender, bis Sie sie als erledigt markieren. Wenn Sie diese Aufgabe heute nicht erledigen, wird sie auf den nächsten Tag übertragen. Einfach und bequem, oder?
- Sie können nicht zu Google Kalender gehörende Google-Apps verwenden, um neue Erinnerungen zu erstellen. Sie können eine Erinnerung hinzufügen mit OK Google-Sprachbefehle , verlassen Sie sich auf die großartige E-Mail-App von Google Inbox oder sogar Google Notizen .
Verpacken eines Produktivitätsstempels
Google Kalender vereint mehrere Produktivitätsmethoden durch die Einführung von Erinnerungen. An erster Stelle steht eine Technik namens Rückwärtsplanung, die vom Autor befürwortet wird Cal Newport of Study Hacks .
Die Idee ist, dass Sie Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender planen müssen. Wenn Sie eine lange To-Do-Liste haben, wissen Sie nicht, wie oder wo diese Aufgaben in Ihren Tagesplan passen. Und so bleiben sie unbeaufsichtigt mit der üblichen „Dazu komme ich später“-Haltung.
Indem Sie einer Aufgabe eine feste Zeit zuweisen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie sie verfolgen und dann beginnen, sagt Newport. Er ist nicht der einzige. Mehrere Produktivitätsautoren wie Art Meisel Empfehlen Sie auch, darüber nachzudenken, „wann“ eine Aufgabe erledigt werden muss, und diese in Ihrem Kalender einzuplanen.
Die neue Funktion von Google Kalender setzt diese Produktivitätsmethode in die Tat um, indem sie Sie ermutigt, Ihre Aufgaben zu planen, anstatt sie endlos zu einer Liste hinzuzufügen. Wenn Sie eine neue Erinnerung erstellen, fordert Sie der Kalender auf, ein Datum und eine Uhrzeit hinzuzufügen, damit Sie benachrichtigt werden können, wenn die Uhr schlägt.
Vielleicht noch wichtiger ist, dass Sie, wenn Sie Ihre To-Do-Liste und Ihren Kalender im selben visuellen Raum halten, mit der Planung dieser Aufgaben beginnen oder sogar die kleinen Aufgaben abbrechen, wenn Sie ein Zeitfenster bemerken. Wenn Sie sehen, dass Ihre nächste Aufgabe für mindestens 5 Minuten später geplant ist, können Sie sich um einen der kleinen Punkte kümmern, die Sie in Ihren wiederkehrenden Erinnerungen sehen, wie zum Beispiel Ihre Kreditkartenrechnung zu begleichen.
Warum Kalender über To-Do-Apps verwenden
Jawohl, Google Notizen erledigt Ihre Aufgaben bereits , warum sollten Sie den Kalender für diesen Zweck verwenden? Der Hauptgrund ist meiner Meinung nach, dass Kalender das Hinzufügen von Aufgaben von überall aus einfach macht und Ihnen gleichzeitig einen Ort bietet, an dem Sie Ihren Tag und Ihre Aktionen planen können.
Von überall hinzufügen: Ein wichtiger Grund, warum viele von uns am Ende nicht regelmäßig eine To-Do-Listen-App verwenden, ist die damit verbundene Reibung – die Anzahl der Schritte, die zum Hinzufügen einer Aufgabe erforderlich sind, ist so hoch, dass wir einfach keine Aufgabe hinzufügen. Da Kalendererinnerungen von den meisten Google-Apps und Sprachbefehlen hinzugefügt werden können, wird diese Reibung reduziert.
Weiter überprüfen: Eines der Prinzipien der GTD-Produktivitätsmethode von David Allen besteht darin, Ihre Aufgabenliste ständig zu überprüfen und sie neu zu priorisieren. Indem Sie Ihre geplanten und ungeplanten Aufgaben an einem Ort zusammenfassen, können Sie leichter überprüfen und neu bewerten, was Sie als Nächstes tun sollten.
Sei flexibel: Wenn es darum geht, diese Aufgaben zu erfüllen, kann Calendar ähnlich funktionieren, wie Trello ein Vision Board für Ziele sein kann. Indem Sie einen visuellen Überblick über alles erhalten, was Sie heute erledigen müssen, zusammen mit den außerplanmäßigen Aufgaben, die Sie irgendwann erledigen müssen, wird Calendar zu einer einzigen Benutzeroberfläche, mit der Sie einen Überblick über Ihren gesamten Tag erhalten.
Ist Google Kalender die To-Do-App für Sie?
Produktivitätsmethoden sind subjektiv. Was für mich funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Sie, daher ist es unmöglich zu beantworten, ob Google Kalender perfekt für Sie geeignet ist, um Dinge zu erledigen. Aber Erinnerungen tragen viel dazu bei, es großartig für Leute zu machen, die...
- arbeiten lieber nach einem Zeitplan oder nach Fristen,
- sind nicht gut im Zeitmanagement und verpassen daher oft kleine Aufgaben und
- Vergessen Sie ausstehende Aufgaben aus früheren Tagen, wenn sie einen neuen Tag beginnen.
Probieren Sie dies wie bei jeder Produktivitäts-App oder -Methode aus. Denken Sie an die 3-Strike-Regel von To-Do-Systemen und ändern Sie, wenn es für Sie nicht funktioniert.
Dinge mit neuem Laptop zu tun
Ich vermute, dass Google Kalender mit Erinnerungen ein viel besseres System erhalten wird, sobald es auch in der Webversion von Kalender verfügbar ist, sodass Sie es für alle Gadgets verwenden.
Sind Erinnerungen das, was Google Kalender benötigt?
Werden Sie durch Erinnerungen zu Google Kalender wechseln? Verwenden Sie Gcal bereits und lieben diese neue Funktion? Ist das nicht genug und Sie bleiben bei Ihrem aktuellen Kalender und Ihren To-Do-Apps? Sagen Sie uns Ihre Meinung in den Kommentaren.
Und vergessen Sie nicht, sich auch die überarbeiteten Google Tasks anzusehen.
Bildnachweise: Erinnerungszeichenfolge von Andrei Simonenko über Shutterstock
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Mihir Patkar schreibt seit über 14 Jahren bei einigen der führenden Medienpublikationen der Welt über Technologie und Produktivität. Er hat einen akademischen Hintergrund im Journalismus.
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