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Microsoft OneNote ist ein leistungsstarkes kostenloses Tool zum Erfassen Ihrer digitalen und handschriftlichen Notizen. Es kann jedoch noch so viel mehr. OneNote ist besonders nützlich für die Produktivität am Arbeitsplatz.
Im Folgenden sehen wir uns fünf Möglichkeiten an, wie Sie OneNote verwenden können, um bei der Arbeit mehr zu erledigen.
1. Verwenden Sie Quick Notes, um Ihre besten Ideen zu speichern
Wie viele Menschen kommen Ihnen wahrscheinlich einige Ihrer klügsten arbeitsbezogenen Ideen zu den unerwartetsten Zeiten. Vielleicht fallen sie dir beim Pendeln oder beim Duschen in den Kopf. Arbeit ist etwas, worüber der Einzelne viel nachdenkt.
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Glücklicherweise verfügt OneNote über eine integrierte Funktion, um die wichtigen Gedanken zu sammeln. Es heißt Kurznotizen . Stellen Sie sich Quick Notes als eine der vielen Funktionen vor, mit denen Sie mit OneNote bessere Notizen machen können.
Wenn Sie OneNote auf einem PC verwenden, drücken Sie die Windows-Taste + N . Dadurch wird ein kleines Typpad in OneNote geöffnet.
Geben Sie einfach Ihre Idee ein und schließen Sie das Fenster.
Wenn Sie Ihre Schnellnotizen später anzeigen möchten, können Sie dies über die Dropdown-Registerkarte Notizbücher oben auf Ihrem Bildschirm tun.
Sind Sie es leid, Punkte auf Papierfetzen zu notieren und sie dann zu verlieren? Quick Notes ist eine bessere Option. Es speichert automatisch alles, was Sie schreiben, und hält Ihre guten Ideen an einem Ort.
2. Integration mit Outlook für das Projektmanagement
Die meisten Leute halten OneNote für ein digitales Notizbuch, aber es funktioniert auch gut als Projektmanagement-Tool.
Um die Software auf diese Weise zu verwenden, sollten Sie sie zunächst in Outlook integrieren. Dieses Programm verfügt bereits über eine Projektverwaltungsfunktion über den Abschnitt Aufgaben. Sie können eine einzelne Aufgabe öffnen und eine Notiz dazu schreiben, aber die Möglichkeiten zum Aufzeichnen von Notizen in Outlook sind ziemlich begrenzt. Glücklicherweise dauert die Integration von Outlook und OneNote für das Projektmanagement nur eine Sekunde.
Wechseln Sie in Outlook zum Datei Menü oben links, dann wählen Sie Optionen . Sie sehen dann ein entsprechendes Panel. Schauen Sie auf der linken Seite und wählen Sie die Add-Ins Möglichkeit.
Dann finden Sie die Verwalten Abschnitt am unteren Rand dieses Fensters, der eine Dropdown-Liste enthält. Ändern Sie das Dropdown-Menü zur Auswahl COM-Add-Ins . Drücke den gehen Schaltfläche rechts neben der Dropdown-Liste.
Sie gelangen dann zu einem Bildschirm mit vielen Kontrollkästchen. Sie befinden sich alle unter der Überschrift Add-Ins Available, und OneNote sollte Teil der Liste sein. Finde den, der sagt OneNote-Notizen zu Outlook-Elementen und klicken Sie auf das Kästchen links, damit ein Häkchen darin angezeigt wird.
Klicken Sie abschließend auf die OK Knopf nach rechts. Sie sollten jetzt oben im Outlook-Aufgabenbereich eine OneNote-Schaltfläche haben.
Öffnen Sie als Nächstes OneNote und erstellen Sie ein neues Notizbuch für Projektverwaltungsaufgaben. Wählen Sie zum Speichern des Notizbuchs aus Mein Computer und geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen.
Erstellen Sie als Nächstes Abschnitte für die verschiedenen Arten von Projektmanagementaufgaben, die Sie täglich sehen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Abschnittsregisterkarte im Notizbuch und wählen Sie Neuer Bereich . Dann gib ihm einen Namen.
Dadurch wird für jeden Abschnitt in Ihrem Notizbuch eine Registerkarte oben in OneNote angezeigt. Es erstellt auch separate Abschnitte im linken Bereich von OneNote. Fügen Sie nun einfach nach Bedarf Aufgaben zu jedem hinzu.
Wie sieht es also mit der gemeinsamen Verwendung von OneNote und Outlook aus? Beginnen Sie mit der Erstellung eines Outlook-Aufgaben Eintrag wie gewohnt.
Klicken Sie auf die Aufgabe, um sie zu markieren, und klicken Sie dann auf das OneNote-Schaltfläche oben in der Outlook-Benutzeroberfläche. OneNote fragt dann, wo die Aufgabe platziert werden soll. Auswählen einer der Abschnitte in Ihrem Aufgabenverwaltungs-Notizbuch. Dann klick OK .
Denken Sie daran, dass jeder Abschnitt ein Projekt in Ihrem Aufgabenverwaltungsnotizbuch darstellt und dass jede Seite eine Aufgabe ist.
Sie können jetzt in OneNote frei Notizen machen, die für die Outlook-Aufgaben relevant sind.
3. Verwenden Sie es, um Audio zu transkribieren
Vielleicht arbeiten Sie in einer Arztpraxis, Anwaltskanzlei oder einem anderen Ort, an dem Sie Audionotizen aufnehmen, um sie später zu transkribieren. Es gibt viele einzigartige Möglichkeiten, OneNote dafür zu verwenden. Einer von ihnen beinhaltet die Verwendung als Mediaplayer.
Beginnen Sie damit, den gewünschten Audioclip in Ihrem Dateimanager . Öffnen Sie OneNote und dann Ziehen Sie die Datei und legen Sie sie ab in die OneNote-Benutzeroberfläche. Ordnen Sie die Datei bei Bedarf so an, dass sie beim Tippen nicht stört.
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Klicken Sie dann auf abspielen und beginnen Sie mit der Eingabe des Gehörten direkt auf der OneNote-Notizbuchseite.
Die Audiodatei wird während der Arbeit Teil der OneNote-Seite und ermöglicht eine problemlose Transkription.
4. Verwenden Sie OneNote, um Ihre eigenen Cliff Notes zu erstellen
Vielleicht lesen Sie viele kritische Dokumentationen für die Arbeit. Oder vielleicht erwerben Sie Weiterbildungspunkte für Ihre Karriere. Vielleicht nimmst du einen Abendkurs an einem Community College, der mit deinem Job zu tun hat. Wenn Sie arbeitsbezogene Bücher oder Dokumente, die Sie gerade lesen, optimal nutzen möchten, wenden Sie sich an OneNote.
Erinnern Sie sich an die Cliffs Notes-Ergänzungen, die die Leseaufgaben in der High School einfacher machten? Du kannst Erstellen Sie Ihre eigenen Cliffs Notes in OneNote .
Beginnen Sie damit, ein Notizbuch zu erstellen, das den Titel des Buches widerspiegelt, oder wählen Sie einen anderen Namen, um es leichter zu identifizieren. Suchen Sie dann nach dem Neue Seite Schaltfläche oben rechts im OneNote-Fenster. Links daneben befindet sich ein Pluszeichen (+). Lassen Sie jede neue Seite ein Kapitel im Buch widerspiegeln.
Alternativ erstellen Sie Unterseiten für Themen, die in einem Kapitel behandelt werden, und hängen von der übergeordneten/untergeordneten Organisationsstruktur ab.
Schauen Sie auf der rechten Seite des OneNote-Bildschirms nach und klicken Sie auf die Kapitelseite. Finden Sie die kleiner Pfeil neben der Schaltfläche Neue Seite. Klicken Sie darauf, um eine neue Seite unterhalb der aktuellen zu erstellen.
Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die neue Seite und klicken Sie auf Unterseite erstellen .
Jetzt können Sie alles, was Sie lernen, einfach speichern und organisieren!
5. Verwenden Sie es, um alle Ihre To-Do-Listen zu erstellen
Nicht überraschend, OneNote ist eine fantastische Listen-App . Sie können sogar Tastenkombinationen verwenden, um schnell Checklisten zu erstellen. Diese nützlichen Listen führen Sie durch Ihren Arbeitstag und reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas vergessen.
Beginnen Sie mit der Eingabe einer Textzeile, die die erste Aufgabe auf Ihrer Checkliste ist.
Markieren Sie es dann und drücken Sie Strg + 1 auf Ihrer Tastatur. Diese Verknüpfung fügt links neben Ihrer Eingabe ein Kontrollkästchen hinzu.
Sie möchten auf einen besonders wichtigen Schritt aufmerksam machen? Drücken Sie die Strg + 2 zur selben Zeit. Diese Aktionen fügen einen Stern anstelle eines Kontrollkästchens hinzu, obwohl Sie sowohl den Stern als auch das Kontrollkästchen beibehalten können, wenn Sie dies bevorzugen.
Sie können Aufgaben auch in Aufzählungslisten aufteilen.
Das ist eine besonders praktische Methode, wenn du dich in alle Richtungen gezogen fühlst und Hilfe beim Fokussieren brauchst. Verwenden Strg + . (Zeitraum) um eine Aufzählungsliste zu erstellen.
Es gibt viele andere Möglichkeiten, mit Listen in OneNote zu arbeiten, aber diese Tastenkombinationen allein ermöglichen Ihnen einen guten Start.
Wie werden Sie OneNote diese Woche bei der Arbeit verwenden?
OneNote ist ein multifunktionales Tool, das unabhängig von Ihrem Job oder Arbeitsplatz reichlich Potenzial bietet.
Wenn Sie die obigen Vorschläge anwenden, sind Sie gut gerüstet, um Verlassen Sie sich auf OneNote für verbesserte Produktivität .
Was werden Sie diese Woche mit OneNote bei der Arbeit erreichen?
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Kayla Matthews ist Senior Writer bei MakeUseOf und befasst sich mit Streaming-Technologie, Podcasts, Produktivitäts-Apps und mehr.
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