So starten Sie die Verwendung von Makros in Word

Sind Sie es leid, sich wiederholende Aufgaben in Microsoft Word auszuführen? Im Programm verbirgt sich ein leistungsstarkes Automatisierungstool, das Ihnen diese Aufgaben abnehmen kann. Wir sprechen von Makros, und obwohl die Funktion auf Microsofts Visual Basic for Applications (VBA) basiert, können Sie sie verwenden, auch wenn die Idee des Codierens Ihnen die Heebie-Jeebies gibt.

Mit einem Klick auf eine Schaltfläche zeichnet Word Ihre Aktionen auf und generiert ein Makro, das Sie beliebig oft wiederholen können. Wenn Sie abenteuerlustig sind, können Sie das Makro einfach ändern, um einen zusätzlichen Grad an Automatisierung zu erzielen.

Hier zeigen wir Ihnen ein einfaches, aber nützliches Beispiel: Wie Sie die Suchen- und Ersetzen-Funktion von Word automatisieren.

Aufzeichnen des Makros

In diesem Beispiel sind Sie der geschätzte Präsident der Society for the Preservation of Antique Dental Appliances. Sie haben Dutzende von Word-Dokumenten über historische Zahnprothesen und dergleichen, in denen der Name der Gesellschaft prominent erwähnt wird. Dann beschließt der Vorstand plötzlich, den Namen in Dental Antiques Preservation League zu ändern. Jetzt benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, die Dokumente zu aktualisieren.

Sie können mit einem neuen leeren Dokument beginnen oder ein vorhandenes öffnen. Falls noch nicht geschehen, müssen Sie die Registerkarte Entwickler aktivieren.

Gehe zu Datei > Optionen > Menüband anpassen . Rechts unter Hauptregisterkarten , Überprüf den Entwickler Möglichkeit. Wählen Sie OK und beenden Sie.

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Jetzt erstellen wir unser Makro.

Klicken Entwickler > Makro aufzeichnen .
Sie werden aufgefordert, das Makro zu benennen. Geben Sie ChangeSocietyName oder einen anderen Namen ein, der zu Ihnen passt. Vermeiden Sie beim Benennen von Makros Leerzeichen, Punkte, Ausrufezeichen und Sonderzeichen, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie können Zahlen verwenden, aber das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein.
Sie können das Makro einer Schaltfläche und/oder einer Tastenkombination zuweisen, dies ist jedoch nicht erforderlich. Wenn Sie Schaltfläche auswählen, können Sie sie in Word zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Sie können auch eine kurze Beschreibung des Makros hinzufügen.
Klicken OK , und Word zeichnet jetzt Ihre Aktionen auf. Schlag Strg + H die aufbringen Suchen und Ersetzen Dialog.
Treten Sie der Society for the Preservation of Antique Dental Appliances in Find and Dental Antique Preservation League in Replace bei.
Klicken Alles ersetzen um den Suchen- und Ersetzen-Vorgang auszuführen. Dies ist die einzige Aktion, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob das Makro tatsächlich Text ersetzt. Der Punkt ist, es für andere Dokumente zu speichern.
Das ist wichtig: Klick Entwickler > Aufnahme beenden . Andernfalls enthält das Makro alle nachfolgenden Aktionen.

Jetzt sehen wir uns Ihre Handarbeit an. Öffnen Sie ein Dokument mit dem Namen der Gesellschaft. Klicken Entwickler > Makros . Wenn Sie auf ChangeSocietyName doppelklicken, führt Word automatisch den Such- und Ersetzungsvorgang durch.

Spitze: Beim Aufzeichnen des Makros müssen Sie möglicherweise eine Aktion ausführen, die nicht aufgezeichnet werden soll. Sie können beispielsweise Text kopieren und in das Dialogfeld Suchen und Ersetzen einfügen, anstatt ihn manuell einzugeben. Kein Problem: Einfach klicken Entwickler > Aufnahme anhalten , kopiere den Text und füge ihn ein und klicke dann auf Entwickler > Lebenslauf-Recorder . Anschließend können Sie die Makroaufzeichnung wie oben beschrieben abschließen.

Obwohl wir uns hier auf Microsoft Word konzentriert haben, können Sie auch Verwenden Sie Makros, um die Produktivität in Excel zu steigern . Und es gibt viele zeitsparende Makros für Microsoft OneNote.

Eintauchen in den Code

Jetzt tauchen wir tiefer in unser neues Word-Makro ein. Gehe zu Entwickler > Makros , aber anstatt auf das Makro zu doppelklicken, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Bearbeiten . Dadurch wird der Visual Basic-Editor geöffnet, eine in sich geschlossene Umgebung zum Erstellen von VBA-Anwendungen.

Es mag entmutigend aussehen, aber Sie können die Menüs und die meisten Bedienfelder ignorieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Fenster, das den Code enthält. Wie Sie sehen, hat Word gerade ein Makro geschrieben, das das Suchen und Ersetzen durchführt.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Lassen Sie uns erklären, was hier vor sich geht.

Das Sub in der ersten Zeile steht für Subroutine, ein kleines Programm, das allein oder als Teil einer größeren VBA-Anwendung ausgeführt werden kann. Zeilen mit einfachen Anführungszeichen sind für Kommentare. Die Anführungszeichen weisen VBA an, alle Anweisungen in diesen Zeilen zu ignorieren.

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Dann kommen wir zum Kern des Codes: dem Code, der die Suchen und Ersetzen Betrieb. Wie Sie sehen können, gibt es Werte für jede Option im Dialogfeld Suchen und Ersetzen an, einschließlich des Textes und des Ersetzungstextes in Anführungszeichen. Die Auswahl.Suchen.Ausführen Befehl am Ende entspricht dem Klicken auf die Schaltfläche Alle ersetzen.

Das Makro modifizieren

Um Makros zu verwenden, müssen Sie sich nicht mit dem Code herumschlagen oder ihn sogar ansehen. Aber Sie können mehr aus dieser Funktion herausholen, wenn Sie bereit sind, einzutauchen. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie machen einen Tippfehler bei der Aufnahme des Makros. Anstatt es erneut aufzuzeichnen, können Sie in Visual Basic wechseln und es beheben.

Sie können das Makro auch optimieren, um es nützlicher zu machen, und das werden wir hier tun. Wenn Sie Suchen und Ersetzen manuell oder per Makro ausführen, merkt sich Word den Text zum Suchen und Ersetzen. Wenn Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen das nächste Mal öffnen, sieht es so aus.

Es wäre besser, die Werte zu löschen, damit wir ein sauberes Dialogfeld erhalten. Das machen wir mit einem zweiten Makro, diesmal aber direkt in Visual Basic.

Wählen Sie im Visual Basic-Editor die gesamte Unterroutine von der ersten Zeile bis End Sub aus. Schlag Strg + C es zu kopieren.
Platziere den Cursor unter End Sub und drücke Strg + V . Sie haben gerade das Unterprogramm dupliziert.
Ändern Sie den Namen von ChangeSocietyName in ClearFindReplace (oder einen anderen Namen, der zu Ihnen passt). Dies ist wichtig, da VBA eine Fehlermeldung generiert, wenn Sie versuchen, Makros mit doppelten Namen auszuführen.
In dem .Text und Ersatz.Text Werte, entfernen Sie den Text, aber lassen Sie die Anführungszeichen. Im Wesentlichen sagen Sie Word, dass es nichts finden und durch nichts ersetzen soll, aber Sie löschen auch diese Werte.

Das Ergebnis sollte so aussehen:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Jetzt kehren wir zum ChangeSocietyName-Makro zurück. Geben Sie unter dem Code zum Suchen und Ersetzen, jedoch vor End Sub, ClearFindReplace (ohne Klammern am Ende) ein.

Das ist richtig: Sie müssen nicht den gesamten Code eingeben, den Sie gerade erstellt haben, sondern nur den Namen des Makros.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

Wenn Word ChangeSocietyName ausführt, wird zuerst die ursprüngliche Funktion Suchen und Ersetzen ausgeführt. Dann wird ClearFindReplace als Befehl zum Ausführen des zweiten Makros interpretiert.

Mit VBA weiter gehen

Wie Sie sehen, können Sie mit der Makroaufzeichnungsfunktion von Word auf unzählige Arten Zeit sparen. Sie können Makros erstellen, um fast jeden Vorgang zu automatisieren, und im Visual Basic-Editor können Sie die Makros optimieren, ein Makro in ein anderes einbetten oder eine Unterroutine erstellen, die mehrere Makros nacheinander ausführt.

Da VBA eine vollwertige Programmiersprache ist, können Sie die Unterprogramme in größere Anwendungen mit Variablen, Schleifen, bedingten Anweisungen und mehr integrieren. Und sobald Sie die Grundlagen von VBA in Word erlernt haben, können Sie einen Großteil dieses Wissens anwenden, um Makros in Microsoft Excel und Access zu erstellen.

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Um es weiterzuentwickeln, möchten Sie mehr über VBA-Konventionen und den Visual Basic-Editor erfahren, z. B. wie Sie Ihren Code organisieren und wie Sie mit Fehlern umgehen. Aber selbst wenn Sie bei einfachen Funktionen wie den hier beschriebenen bleiben möchten, können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern.

Teilen Teilen Tweet Email Ein Tutorial für Anfänger zum Schreiben von VBA-Makros in Excel (und warum Sie lernen sollten)

Wenn Sie Excel regelmäßig verwenden, lohnt es sich zu lernen, wie Sie VBA-Makros erstellen und auf viele weitere Funktionen und Fähigkeiten zugreifen.

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Über den Autor Stephen Beale(6 Artikel veröffentlicht)

Stephen Beale ist ein langjähriger Technologieautor mit Sitz in der Region San Francisco. Er hat zahlreiche Bücher über Computeranwendungen im Verlags- und Grafikdesign verfasst und ist ehemaliger Nachrichten- und Rezensionsredakteur für Macworld. Derzeit betreibt er The Steampunk Explorer, eine beliebte Website für Steampunk-Enthusiasten.

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