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Was bekommen Sie, wenn Sie einen zweiwöchigen Urlaub mit einem arbeitsreichen Arbeitsleben verbinden? Ein riesiges Projekt wartet auf Sie, wenn Sie nach Hause zurückkehren - nur all diese E-Mails sichten! Warten Sie - warum aktivieren Sie nicht den Abwesenheits-Responder in Outlook und automatisieren Sie einige dieser Antworten für Sie?
Hier bei MakeUseOf haben wir beschrieben, wie dies in Gmail geht, wie Tinas Urlaubsantwortanweisungen und Marks Methode, dies mithilfe eines E-Mail-Filters zu tun. Der einzige Client, den wir noch nicht behandelt haben, ist Outlook. Im Gegensatz zu Gmail bietet die kostenlose Version von Outlook.com leider keine Abwesenheitsantwortfunktion. Wenn Sie jedoch Outlook 2010 und ein Konto auf einem MS-Exchange-Server haben - was viele Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen - dann haben Sie Glück.
Abwesenheitsnotiz in Outlook verwenden
Microsoft hat es extrem einfach gemacht, ein automatisiertes System einzurichten, das sofortige Antworten an jeden sendet, der Ihnen E-Mails sendet, während Sie nicht in Ihrem Büro sind. Egal, ob nur während 24 Stunden oder während eines 2-wöchigen Urlaubs, Sie können den Outlook-Client so konfigurieren, dass er genau so reagiert, wie Sie es möchten und für genau die Zeit, die Sie benötigen.
Um zu diesen Einstellungen in Outlook 2010 zu gelangen, wählen Sie unter der Schaltfläche Windows-Logo die Option Info. Hier sehen Sie eine große Schaltfläche mit der Aufschrift 'Automatische Antworten' mit einer Tür und einem Pfeilsymbol.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Antworten, um das Abwesenheitstool von Outlook zu starten. Das Popup-Fenster, das Sie sehen, ist viel fortgeschrittener, als Sie vielleicht denken. Auf den ersten Blick ist es eine schnelle Möglichkeit, 'Automatische Antworten senden' zu aktivieren und einfach eine kurze Notiz einzugeben, die Outlook automatisch in Ihrem Namen an jeden sendet, der Ihnen E-Mails sendet.
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Bei näherer Betrachtung werden Sie jedoch feststellen, dass hier viel mehr Funktionalität steckt, als es auf den ersten Blick erscheint.
Zuallererst können Sie einen bestimmten Datumsbereich definieren, um die automatische Antwortfunktion zu aktivieren, damit Sie sich nach der Rückkehr aus Ihrem Urlaub keine Sorgen machen müssen, sie auszuschalten!
Sie werden auch feststellen, dass es zwei Registerkarten gibt. Auf der linken Seite können Sie eine automatische Antwort nur für Personen einrichten, die Ihnen innerhalb des Unternehmens E-Mails senden.
Auf der linken Registerkarte können Sie eine spezifische Antwort für alle Personen einrichten, die Ihnen von außerhalb Ihres Unternehmens eine E-Mail senden.
E-Mail-Regeln einrichten
Am unteren Rand dieses Fensters befindet sich eine scheinbar unbedeutende kleine Schaltfläche mit der Bezeichnung 'Regeln...'.
Diese Schaltfläche ist eigentlich sehr wichtig, da Sie damit weiter definieren können, wie Outlook automatisch antwortet, indem Sie bestimmte Personen, Wörter im Betreff oder Text definieren oder ob die E-Mail direkt oder per CC gesendet wurde.
Hier können Sie ganz spezifische Regeln erstellen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, nach der Sie, wenn Ihre Mutter Ihnen eine E-Mail sendet, diese E-Mail an ein persönliches Konto weiterleiten können, das Sie während Ihres Urlaubs überwachen (oder sie direkt in den Papierkorb senden, je nach Ihrer Beziehung zu Ihrer Mutter).
Noch interessanter wird es, wenn Sie auf die Schaltfläche 'Erweitert...' klicken.
Hier können Sie genauer festlegen, auf welche Nachrichten Sie anders als bei der standardmäßigen automatischen Antwort antworten möchten. Sie können Nachrichten über oder unter einer bestimmten Größe auswählen, wann sie empfangen wurden, ihre Wichtigkeitsstufe und mehr.
Abwesenheitsnotiz mit E-Mail-Regeln erstellen
Saikat hat zuvor einige Tipps zur Verwendung von Outlook-Filtern gegeben, und Jack hat dasselbe für getan Google-, Hotmail- und Yahoo-Filter . Wenn Sie darüber nachdenken, ist der Abwesenheits-Responder tatsächlich eine alternative Version dessen, was Sie tun könnten, wenn Sie nur auf klicken Regeln verwalten aus dem Outlook-Menü.
Scrollen Sie mit dem Regelassistenten einfach nach unten zu der Option, um nach Nachrichten zu suchen, die in einem bestimmten Datenbereich empfangen wurden.
Definieren Sie diesen Zeitraum vom Moment Ihrer Abreise in den Urlaub bis zu dem Moment, an dem Sie nach Hause zurückkehren möchten.
Schließlich müssen Sie nur noch definieren, welche Reaktion oder Aktion die Regel ausführen soll, wenn eingehende Nachrichten diese Kriterien erfüllen, und Sie haben im Wesentlichen einen Abwesenheits-Responder!
Wie Sie sehen, gibt es keinen Grund, nicht auf E-Mails zu antworten, auch wenn Sie im Urlaub sind! Sie müssen sich nur die Zeit nehmen, Outlook mitzuteilen, wie es für Sie reagieren soll, und die Leute werden denken, dass Sie genauso produktiv sind wie immer, selbst wenn Sie am Strand sitzen und eine Margarita schlürfen.
Auf welche kreative Art und Weise verwenden Sie den Abwesenheits-Responder von Outlook? Haben Sie gute Tipps oder Geschichten zu erzählen? Teile sie im Kommentarbereich unten!
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Ryan hat einen BSc-Abschluss in Elektrotechnik. Er hat 13 Jahre in der Automatisierungstechnik, 5 Jahre in der IT gearbeitet und ist jetzt Apps Engineer. Als ehemaliger Chefredakteur von MakeUseOf hat er auf nationalen Konferenzen zur Datenvisualisierung gesprochen und wurde im nationalen Fernsehen und Radio vorgestellt.
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