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Mail Merge ist wie einer dieser alten Freunde, die Sie seit Jahren nicht mehr angerufen haben. Unterschätzt und ignoriert, bis zu dem Tag, an dem Sie sie dringend brauchen.
Ihr Potenzial erkennen Sie erst, wenn Sie in letzter Minute mit der Verwaltung von ein paar hundert Einladungen beauftragt wurden. Vielleicht handelt es sich um eine Reihe von Hochzeitseinladungen oder eine Warnmeldung für eine bevorstehende Zombie-Apokalypse. Oder es könnte etwas Harmloses sein – wie das Drucken einer Reihe von Adressetiketten und Namensschildern.
Mach dir keine Sorge. Mit Microsoft Outlook 2016 können Sie mit wenigen Klicks in wenigen Minuten personalisierte Massen-E-Mails versenden. Und den Tag retten.
Wann sollten Sie Seriendruck verwenden?
Bevor ich weitermache, wird der Seriendruck verwendet, wenn Sie mehrere Dokumente erstellen möchten, die im Wesentlichen gleich sind, aber jedes Dokument einzigartige Details enthält. Die E-Mails haben das gleiche Format und den gleichen Text und die gleichen Grafiken, falls vorhanden. Zum Beispiel Einladungen, bei denen der Text gleich bleibt, aber der Name, die Adresse oder sogar die Betreffbits für jede einzigartig sind.
Seriendruck – im Gegensatz zum Versenden einer Nachricht per E-Mail an eine Gruppe von Personen – macht jeden Empfänger der Nachricht zum alleinigen Empfänger .
Die beste Verwendung, die ich bisher für sie gefunden habe – verwenden Sie die Massen-E-Mail als Jobsuche-Power-Tool mit benutzerdefinierten Details für jeden Arbeitgeber.
Die Seriendruckfunktion verwendet zwei Teile:
- Die Hauptkonstantes Dokument (hier: Microsoft Word), wo Sie den Text der E-Mail schreiben.
- Die veränderbare Datenquelle (hier: Microsoft Outlook-Kontakte), das sind in der Regel die Adresse und der Name des Empfängers.
Diese beiden sind „verschmolzen“. Da Outlook ein Teil der Microsoft Office-Suite ist, kann man diese Funktion verwenden, um E-Mails in großen Mengen zu versenden, die jeweils für einen anderen Kontakt personalisiert sind. Es ist kein Spamming, obwohl ich vermute, dass Serienbriefe in den falschen Händen verwendet werden können, um unerwünschte E-Mails zu bombardieren.
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Microsoft Office bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Datenquellen für die Adressangaben zu verwenden – zum Beispiel können Sie Verwenden Sie eine Excel-Tabelle oder sogar eine Access-Datenbank. Hier verwenden Sie Ihre Microsoft Outlook-Kontakte, um die E-Mails zu versenden.
Bereiten Sie Ihren Kontaktpool für den Seriendruck vor
Lassen Sie uns also die Schritte nach dem Starten von Microsoft Outlook aufschlüsseln.
1. Öffnen Personen um die Liste Ihrer Kontakte anzuzeigen.
Wählen Sie die Kontakte aus (STRG + Klick), die Sie in die personalisierte E-Mail-Liste aufnehmen möchten. Um die Verwaltung einer großen Liste zu vereinfachen, verwenden Sie die Sortieren verfügbare Optionen (klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Alle ). Um es überschaubarer zu machen, können Sie nach Kategorien sortieren über die gleiche Dropdown-Liste.
Notiere: Seriendruck nicht mit Verteilerlisten arbeiten .
2. Wählen Sie Seriendruck von Multifunktionsleiste > Home > Aktionsgruppe .
3. Wählen Sie auf dem Bildschirm Seriendruckkontakte, der jetzt angezeigt werden sollte, Nur ausgewählte Kontakte wenn die personalisierte E-Mail für eine ausgewählte Gruppe von Kontakten bestimmt ist. Wählen Sie im Abschnitt Zusammenführungsoptionen unten die folgenden Parameter aus.
- Art des Dokuments: Serienbriefe
- Gehe zu: Email
- Betreffzeile der Nachricht: Die Betreffzeile ändert sich nicht für alle E-Mails.
4. Klicken Sie auf OK und dann wird Microsoft Word gestartet, damit Sie die personalisierte Nachricht verfassen können.
Schreiben Sie die personalisierte Nachricht in Microsoft Word
Die Registerkarte Mailings in der Multifunktionsleiste ist vorne und in der Mitte zu sehen. Hier möchten Sie Ihre Massen-E-Mail mit starten eine personalisierte Grußzeile . Von dem Mailings Registerkarte in Microsoft Word, wählen Sie Begrüßungszeile .
Wie Sie sehen, wurde im Dialogfeld der Name von Mr. Randall vorausgefüllt. Dies ist nur ein Platzhalter für Namen aus Ihrer Kontaktliste. Direkt darunter können Sie eine Vorschau der Namen aus Ihrer Liste anzeigen. Sie können die Einträge mit den hier angegebenen Optionen anpassen.
Beachten Sie, dass die Seriendruckfelder aus den Spaltenüberschriften in Ihrer Mailingliste stammen. Wenn also eine Diskrepanz vorliegt, verwenden Sie Match-Felder um sicherzustellen, dass die Zusammenführung korrekt bleibt. Wenn ein gewünschtes Feld 'Nicht übereinstimmend' lautet, wählen Sie die Dropdown-Liste für dieses Feld und dann den Spaltennamen aus, der dieser Spalte in Ihrer Liste entspricht.
Wenn du klickst OK und hier verlassen wird ein Platzhalter für die Begrüßungszeile (Sehr geehrter Herr…) im Word-Dokument platziert.
Merk dir das: Mit zusätzlichen Feldern können Sie zusätzliche Informationen zum Dokument eingeben.
Klicke auf Zusammenführungsfeld einfügen. Diese Daten müssen in Ihrer ursprünglichen Datenquelle vorhanden sein, das sind in diesem Fall die Kontaktinformationen in Microsoft Outlook. Beispiele sind – Privatadresse, private Telefonnummer, Berufsbezeichnung usw. Sie können die vollständige Liste sehen, wenn Sie auf den kleinen Dropdown-Pfeil klicken.
Formatieren Sie die Begrüßung. Um die Begrüßungszeile wie gewünscht zu formatieren, markieren Sie das gesamte Feld, einschließlich der Markierungen an jedem Ende. Gehe zum Heim Registerkarte und verwenden Sie die Schriftarteinstellungen. Stellen Sie außerdem die Zeilenabstand um sicherzustellen, dass der Zeilenabstand mit dem Abstand im Rest Ihres Dokuments übereinstimmt.
Geben Sie die Nachricht jetzt ein
Der Anfang der Nachricht ist der<>Platzhalter und/oder jedes andere Feld, das Sie mithilfe zusätzlicher Seriendruckfelder eingefügt haben. Verfassen Sie Ihre Nachricht. Denken Sie daran, dies ist Massen-E-Mail vom Feinsten. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle E-Mail-Etikette verwenden, die Sie aufbringen können.
Wenn der Text der E-Mail fertig ist, klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden .
Die Gehe zu E-Mail Dialogfeld wird geöffnet. Klicken OK .
MS Word übernimmt dann die Aufgabe, die E-Mails im Handumdrehen automatisch zu versenden. Word sendet an jede Adresse eine individuelle E-Mail. Sie können andere Empfänger nicht mit CC oder BCC versehen, und Sie Kann keine Anhänge hinzufügen zur E-Mail.
Sie können das Dokument, das Sie für den Seriendruck verwendet haben, speichern, da es auch den Link mit der Datenquelle, d. h. den Kontakten, speichert. Wählen Sie beim Öffnen des Serienbriefdokuments Jawohl wenn Word Sie auffordert, die Verbindung beizubehalten.
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Fügen Sie diese Zeitersparnis zu Ihrem E-Mail-Toolset hinzu
Sobald Sie den Dreh raus haben, dauert der gesamte Vorgang von Anfang bis Ende kaum ein paar Minuten. Gleichzeitig müssen Sie eine E-Mail nur für eine einzelne Person erstellen, jetzt können Sie dies für eine Gruppe tun. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß die Gruppe ist.
Es ist auch ein gutes Gruppen-E-Mail-Verhalten, den Namen eines Empfängers als Gruß zu verwenden. Es verleiht der E-Mail eine persönlichere Note. Etwas fehlt einer CC-ed E-Mail schmerzlich.
Als Nächstes können Sie versuchen, Serienbriefe zu drucken, um Briefe, Etiketten und Umschläge zu drucken. Vielleicht möchten Sie auch mehr darüber erfahren einfache Methoden zum Zusammenführen von Microsoft Outlook PST-Dateien . Lust auf weitere Outlook-Tipps? Dann ist es an der Zeit, wenig bekannte Funktionen von Outlook zu erkunden!
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Saikat Basu ist stellvertretender Redakteur für Internet, Windows und Produktivität. Nachdem er den Schmutz eines MBA und einer zehnjährigen Marketingkarriere beseitigt hat, ist er jetzt leidenschaftlich dabei, anderen zu helfen, ihre Fähigkeiten im Geschichtenerzählen zu verbessern. Er hält Ausschau nach dem fehlenden Oxford-Komma und hasst schlechte Screenshots. Aber Fotografie-, Photoshop- und Produktivitätsideen beruhigen seine Seele.
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