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Excel ist ein fantastisch nützlich Tabellenkalkulationsprogramm, aber es gibt nichts Schlimmeres, als eine perfekte Tabellenkalkulation zu erstellen und sie auszudrucken, nur um sie auf neun Blatt Papier zu sehen, einschließlich einer einzigen Zeile auf dem letzten. Was nützt eine schön gestaltete Tabelle, wenn sie auf dem Papier schrecklich aussieht?
Glücklicherweise können Sie Ihre Tabellenkalkulation und die Programmeinstellungen optimieren, um alles auf eine Seite zu bringen und diese Seite so gut wie möglich aussehen zu lassen. Wenn Ihre Tabelle für eine einzelne Seite einfach zu groß ist, können Sie diese Einstellungen verwenden, um sie angenehmer auf mehrere Seiten zu verteilen.
Vorschau vor dem Drucken
Dies ist ein wichtiger Schritt – Sie können viele Probleme vor dem Drucken vermeiden, wenn Sie nur über sie Bescheid wissen. Wenn Sie drucken und dann prüfen, wie gut es funktioniert, können Sie am Ende viel Papier verschwenden, wenn Sie versuchen, die letzte Zeile oder Spalte auf das Papier zu bringen.
Abhängig von Ihrer Excel-Version müssen Sie möglicherweise auf klicken Datei > Druckvorschau , Datei > Drucken > Druckvorschau , oder nur Datei > Drucken um zu sehen, wie Ihre Tabellenkalkulation aussehen wird, wenn sie aus dem Drucker kommt. Wenn es gut aussieht, fahren Sie fort und drucken Sie es aus. Wenn nicht, probieren Sie einige der unten aufgeführten Strategien aus!
Verwenden Sie die Seitenlayoutansicht
Die Seitenlayoutansicht zeigt Ihnen, wie Ihr Dokument gedruckt wird, während Sie daran arbeiten. Es ist keine gute Ansicht für die Arbeit an Ihrer Tabelle, aber es kann Ihnen helfen, Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Spalten und Zeilen den verfügbaren Platz optimal nutzen. Um die Ansicht zu aktivieren, gehen Sie zu Ansicht > Seitenlayout .
Jetzt sehen Sie Ihre Tabellenkalkulation so, wie sie gedruckt werden würde. Wenn Sie in dieser Ansicht Anpassungen mit den unten aufgeführten Werkzeugen vornehmen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, ob sie gut funktioniert haben oder nicht. (Diese gleiche Funktionalität ist in Word verfügbar und kann Ihnen helfen professionell aussehende Dokumente erstellen da auch.)
Ändern Sie die Seitenausrichtung
Wenn Ihre Tabelle breiter als hoch ist, hilft Ihnen eine horizontale Ausrichtung, mehr davon auf eine Seite zu passen. Eine höhere Tabellenkalkulation wird wahrscheinlich von einer vertikalen Ausrichtung profitieren. Um auszuwählen, welche Ausrichtung Ihre Tabelle verwendet, öffnen Sie das Seiteneinrichtung Menü und wählen Sie Hochformat oder Querformat unter der Registerkarte Seite.
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Zeilen oder Spalten löschen oder ausblenden
In großen Tabellenkalkulationen gibt es oft redundante Zeilen oder Spalten, die alte Informationen enthalten oder in einer bestimmten Situation einfach nicht gedruckt werden müssen. Diese Zeilen und Spalten belegen wertvollen Platz auf der Seite und können es viel schwieriger machen, Ihre Tabelle richtig einzupassen.
Wenn Sie einige dieser Daten löschen können, verwenden Sie einfach das bekannte markieren > Bearbeiten > Löschen Sequenz, um sie loszuwerden. Wenn sie Informationen enthalten, von denen Sie glauben, dass Sie sie später wieder benötigen, können Sie sie ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilen- oder Spaltenüberschrift klicken und auswählen Verstecken . Um die Daten wieder anzuzeigen, markieren Sie die Zeilen oder Spalten auf beiden Seiten der ausgeblendeten Daten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Etikett und wählen Sie Einblenden .
Seitenumbrüche verwenden
Genau wie in Ihrem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm können Sie Seitenumbrüche einfügen, um sicherzustellen, dass Ihre Tabelle auf mehrere Seiten aufgeteilt wird, wo Sie sie haben möchten, anstatt dort, wo Excel es für zweckmäßig hält. Benutz einfach Einfügen > Seitenumbruch um Excel mitzuteilen, wo Ihr Dokument aufgeteilt werden soll.
Ändern Sie den Druckbereich
Wenn Ihre Tabelle eine große Datenmenge enthält und Sie nur einen Teil davon drucken müssen, können Sie nur den ausgewählten Teil der Tabelle drucken. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie drucken möchten, und klicken Sie auf Drucken . Ändere das Was ausdrucken: Option zu Auswahl , und die Vorschau wird aktualisiert und enthält nur die von Ihnen ausgewählten Daten.
Wenn Sie regelmäßig dieselbe Auswahl drucken möchten, können Sie einen permanenten Druckbereich festlegen, der nur diesen Abschnitt umfasst, damit Sie ihn nicht jedes Mal auswählen müssen. Wählen Sie dazu den Bereich aus, den Sie häufig drucken, und gehen Sie dann zu Datei > Druckbereich > Druckbereich einstellen . Jetzt wird diese Auswahl zum Standarddruckbereich für Ihre Tabelle. Um diese Einstellung zu entfernen, verwenden Sie Datei > Druckbereich > Druckbereich löschen .
Seitenränder ändern
Wenn Sie nur etwas mehr Platz benötigen, um Ihre Tabelle auf einer Seite unterzubringen, können Sie Ihr Problem lösen, indem Sie etwas mehr Platz an den Seitenrändern hinzufügen. Sie können das Dialogfeld Seite einrichten entweder über Datei > Seite einrichten oder mit der Schaltfläche Seite einrichten im Druckdialog. Fügen Sie jedem Rand einen Bruchteil eines Zolls hinzu und überprüfen Sie die Druckvorschau erneut.
Es ist leicht, es zu übertreiben, indem Sie Platz an den Rändern hinzufügen, um so viel wie möglich auf eine Seite zu passen. Denken Sie jedoch daran, dass Text, der bis zum Rand eines Blattes verläuft, nicht nur ästhetisch unangenehm ist, sondern auch schwer zu lesen sein kann. Seien Sie mit diesem vernünftig!
Text umbrechen und Spaltengröße ändern
Excel wird normalerweise für numerische Daten verwendet, kann aber auch für Text sehr nützlich sein. Wenn Sie viel Text in Ihren Zellen haben, können sie Ihre Tabellenkalkulation wirklich ausdehnen und es schwierig machen, sie auf eine Seite oder sogar auf mehrere Seiten zu passen. Sie könnten mit einem seltsamen Druckschema enden, das Ihr Dokument wie folgt aussehen lässt:
Ein Teil des Textes ist abgeschnitten und die Zellen, die nicht abgeschnitten sind, verlaufen viel zu weit nach rechts. Um die Breite Ihrer Tabelle auf die Breite einer einzelnen Seite zu begrenzen, können Sie die Breite Ihrer Spalten begrenzen und den Textumbruch verwenden, um sicherzustellen, dass keine der zu druckenden Daten verloren gehen. Gehen Sie zuerst zu Format > Zellen > Ausrichtung und vergewissere dich Zeilenumbruch aktiviert.
Wenn der Text in einer Zelle nun breiter als die Spaltenbreite ist, wird der Text in die nächste Zeile umgebrochen. Von hier aus können Sie die Breite Ihrer Spalten anpassen, indem Sie den Rand einer Zeilen- oder Spaltenüberschrift ziehen, um die Größe zu ändern.
Sie können auch auf die Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen doppelklicken, um sie automatisch so breit wie nötig zu machen, wie im Video unten gezeigt. Um sicherzustellen, dass Ihre Spalten wie gewünscht auf eine Seite passen, verwenden Sie die oben erwähnte Seitenlayoutansicht.
Skalieren Sie Ihre Tabelle
Wenn nichts anderes die Arbeit erledigt hat, können Sie Ihre Kalkulationstabelle so skalieren, dass sie auf eine einzelne Seite (oder eine bestimmte Anzahl von Seiten) passt. In Seiteneinrichtung , klicken Sie auf das Optionsfeld neben Passend zu: und wählen Sie die Anzahl der Seiten aus, auf denen Ihre Tabelle gedruckt werden soll. Wenn Sie eine kleinere Anzahl 'breiter' Seiten auswählen, wird das Dokument horizontal skaliert, und wenn Sie eine kleinere Anzahl 'hoher' Seiten auswählen, wird es vertikal skaliert. Sie können auch eine Prozentskala auswählen.
Die Skalierungsoption kann dazu beitragen, die Größe Ihres Dokuments zu begrenzen, wenn es auf Papier gedruckt wird, aber es kann auch dazu führen, dass Ihr Text sehr klein und schwer lesbar wird. Überprüfen Sie die Vorschau und stellen Sie sicher, dass Sie nicht so weit skalieren, dass Ihre Daten nicht mehr gelesen werden können. Die Skalierung ist sehr nützlich, wenn Sie versuchen zu drucken Excel-Diagramme , auch.
Machen Sie Ihren Ausdruck leichter lesbar
Wenn Sie es geschafft haben, Ihre Tabelle auf eine akzeptable Anzahl von Seiten zu bringen, gehen Sie einen Schritt weiter und gestalten Sie sie so einfach wie möglich zu lesen. Durch Optimieren einiger anderer Druckeinstellungen können Sie das Aussehen Ihres Ausdrucks optimieren. Hier sind ein paar, die Sie kennen sollten.
Drucken von Rasterlinien und Zeilen- oder Spaltenüberschriften
In dem Seiteneinrichtung Menü (Zugriff über den Druckdialog oder Datei > Seite einrichten ), klicken Sie auf die Registerkarte Blatt und wählen Sie Gitternetzlinien unter dem Drucken Sektion. Sie können auch auswählen Zeilen- und Spaltenüberschriften um diese Etiketten zu Ihrem Ausdruck hinzuzufügen.
Kopf- und Fußzeileninformationen hinzufügen
Excel kann der Kopf- und Fußzeile Ihres Dokuments automatisch nützliche Informationen hinzufügen, um die Lesbarkeit zu verbessern. In dem Seiteneinrichtung Menü, klicken Sie auf das Kopfzeile Fußzeile Registerkarte und verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um Informationen wie Seitennummer, Dateiname und Autorenname zur Kopf- oder Fußzeile hinzuzufügen. Wenn Ihre Tabelle sehr lang ist, können diese Informationen dazu beitragen, dass die Seiten einfacher organisiert werden.
Sie können auch benutzerdefinierten Text hinzufügen, indem Sie auf klicken Kopfzeile anpassen oder Fußzeile anpassen .
Geben Sie sich nicht mit schlecht gedruckten Tabellenkalkulationen zufrieden
Es kann frustrierend sein, Ihre Tabellenkalkulation beim Drucken gut aussehen zu lassen – insbesondere, wenn Sie sie auf einer einzigen Seite erstellen müssen. Aber mit ein paar Anpassungen an den Einstellungen und dem Format Ihres Dokuments können Sie einen schönen Ausdruck erstellen! Vergessen Sie nicht, auch andere Tipps für den Excel-Erfolg im Büro von unterwegs zu lernen.
Haben Sie weitere Tipps zum Drucken von Tabellenkalkulationen aus Excel? Teile sie unten!
Bildnachweise: Geschäftsmann mit Fragezeichen von Dooder über Shutterstock
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Dann ist ein Content-Strategie- und Marketingberater, der Unternehmen dabei unterstützt, Nachfrage und Leads zu generieren. Er bloggt auch über Strategie und Content Marketing auf dannalbright.com.
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