So erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang in der G Suite

Wenn Ihr Team dieselben eingehenden E-Mails verwalten muss, können Sie den gemeinsamen Posteingang der G Suite verwenden, um mehrere Nutzer zu demselben Konto hinzuzufügen. Die Funktion ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, gleichzeitig denselben Posteingang zu pflegen.

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So erstellen Sie Ihren eigenen gemeinsamen Posteingang, verwenden alle Funktionen, weisen Teammitglieder zu und gewähren bestimmte Berechtigungen über Ihr G Suite-Konto.

Was ist ein kollaborativer Posteingang in der G Suite?

Der gemeinsame Posteingang in der G Suite ermöglicht einer Gruppe von Einzelpersonen, auf denselben E-Mail-Posteingang zuzugreifen, ihn zu verwalten und zu verwalten. Dies kann für Unternehmen und Organisationen hilfreich sein, die ihr gesamtes Marketing- oder Vertriebsteam benötigen, um ähnliche E-Mails zu beantworten.

Es ist eine großartige Möglichkeit, die Produktivität durch Online-Förderung zu steigern Zusammenarbeit im Team durch Google-Tools einen effizienten Workflow zu schaffen.

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter beispielsweise ständig E-Mails über potenzielle Partnerschaften erhalten, können Sie jedem zuweisen, denselben Posteingang zu überwachen. Jeder kann eingehende E-Mails beantworten und verwalten.

Sie können auch einen gemeinsamen Posteingang einrichten, wenn Sie an einer Schule arbeiten, die E-Mails von Eltern erhält, damit jeder Lehrer auf diese E-Mails antworten kann. Jedes Mitglied mit den entsprechenden Berechtigungen kann eine E-Mail für sich beanspruchen oder einem anderen Gruppenmitglied zuweisen.

Google Workplace ist nicht das einzige Collaboration-Tool, das mit Gmail kombiniert werden kann, aber es ist das effizienteste, wenn Sie bereits über die G Suite verfügen.

Mit diesem Tool können Sie bestimmte E-Mails mit Tags versehen, wodurch Ihr Posteingang besser organisiert und die Suche nach älteren E-Mails erleichtert wird. Wenn Sie Produkte verkaufen, können Sie andere E-Mails leichter finden, indem Sie alle E-Mails mit diesen bestimmten Produkten markieren.

Bevor Sie einen gemeinsamen Posteingang einrichten können, müssen Sie eine Google-Gruppe einrichten und Mitglieder hinzufügen.

So erstellen Sie eine Google-Gruppe und fügen Mitglieder hinzu

Um mit der Verwaltung und dem Zugriff auf Ihren gemeinsamen Posteingang zu beginnen, müssen Sie zunächst eine Gruppe erstellen. Auf diese Weise können Sie beginnen, Mitglieder zu Ihrem gemeinsamen Posteingang hinzuzufügen.

Einloggen Google-Gruppen .
Klicken Gruppe erstellen .
Eintreten die Info und wähle die Einstellungen.
Klicken Gruppe erstellen .

Sobald Sie Ihre Gruppe eingerichtet haben, können Sie Personen per E-Mail in die Gruppe einladen, sie direkt zu Ihrer Gruppe hinzufügen oder Personen, die sich beworben haben, genehmigen.

Beim Senden einer Einladung wird diese direkt an den Posteingang des Empfängers gesendet, um zu bestätigen, dass er der Gruppe beitreten möchte. Das direkte Hinzufügen eines Mitglieds zur Gruppe erfordert dessen E-Mail-Adresse. Es wird das Mitglied nach der Übermittlung hinzufügen.

Indem Sie Ihre Gruppe erstellen und Mitglieder hinzufügen, erhalten Sie einen voll funktionsfähigen kollaborativen Posteingang. Das einzige, was Sie zurückhält, ist die Notwendigkeit, die Funktion zu aktivieren.

So aktivieren Sie kollaborative Funktionen

Um einen gemeinsamen Posteingang für Ihre bestehenden Mitglieder zu erstellen, müssen Sie zuerst die Funktionen für die Zusammenarbeit aktivieren. Bevor Sie jedoch die folgenden Schritte ausführen, stellen Sie sicher, dass Sie den Unterhaltungsverlauf für Google Groups aktiviert haben.

Einloggen Google-Gruppen .
Drücke den Name der Gruppe .
Klicken Gruppeneinstellungen .
Unter Aktivieren Sie zusätzliche Google Group-Funktionen > Auswählen Kollaborativer Posteingang .

Sobald alle Funktionen für die Zusammenarbeit eingerichtet sind, müssen Sie jedem Mitglied Berechtigungen zuweisen, um ihnen die Verwaltung des Kontos zu erleichtern.

So weisen Sie Mitgliedern des kollaborativen Posteingangs Berechtigungen zu

Indem Sie Gruppenmitgliedern Berechtigungen zuweisen, können Sie Ihrem Team ermöglichen, Konversationen zu führen, Konversationen zuzuweisen, Konversationen als abgeschlossen zu markieren, Konversationen als Duplikate zu markieren und Konversationen als keine Aktion erforderlich zu markieren.

Sie können einer Gruppe unterschiedliche Berechtigungen zuweisen, abhängig von den standardmäßigen Gruppenrollen (Inhaber, Manager, Mitglieder), jedem in der Organisation, jedem im Web oder benutzerdefinierten Rollen.

Einloggen Google-Gruppen .
Klicken Sie auf den Namen der Gruppe.
Klicken Gruppeneinstellungen .
Klicken Sie auf den Umschalter, um Anmachen Berechtigungen.
Bewegen Sie den Schieberegler und wählen Sie aus, welche Benutzer die Berechtigungen .

Sie können auch Ausschlüsse in Ihren Berechtigungen erstellen, um bestimmte Mitglieder von Ihren Berechtigungseinstellungen auszuschließen.

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Verwalten Ihres kollaborativen G Suite-Posteingangs

Mit einem gemeinsamen Posteingang können Sie einer Gruppe verschiedene Mitglieder zuweisen und ihnen spezifische Berechtigungen erteilen, damit sie Ihre E-Mails effektiv verwalten können.

Jedes Teammitglied hat Zugriff auf den gesamten Posteingang und kann verschiedenen Mitgliedern verschiedene Konversationen zuweisen. Nachdem Ihr Team jetzt erstellt wurde, müssen Sie darüber nachdenken, alle Benutzer des Kontos zu schützen.

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Über den Autor Raul Mercado(119 veröffentlichte Artikel)

Raul ist ein Content-Kenner, der Artikel schätzt, die gut altern. Er hat über 4 Jahre im digitalen Marketing gearbeitet und arbeitet in seiner Freizeit an Camping Helper.

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