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Seit mehreren Wochen suche ich nach einer einfach zu bedienenden Website oder Anwendung, mit der ich Besprechungsprotokolle führen und speichern kann. Der traditionelle Ansatz von Textdokumenten ist keine produktive Methode mehr, um Minuten zu nehmen. Das einfache Eintippen in eine leere Datei ermöglicht keine schnelle Zusammenarbeit, keine Aktualisierung der Protokolle oder einen Ort zum Sichern und Überprüfen der vergangenen Protokolle.
Bereits im Januar haben wir die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team behandelt, aber jetzt möchte ich hinzufügen Zustimmen als nützliches Werkzeug für Agenda-Setting, Protokollführung und Berichterstattung.
Meetings einrichten
Sie beginnen damit, ein Meeting auf Agreedo einzurichten und eine Einladung an die Teammitglieder zu versenden, sich bei der Site anzumelden, um die Meeting-Agenda anzuzeigen und sogar dazu beizutragen.
Sie können Online-Meetings als Öffentlich einrichten – die für alle sichtbar sind – oder als Privat, wo sie nur für als Teilnehmer aufgeführte Personen sichtbar sind. Sie können auswählen, dass das Protokoll „moderiert“ wird, was bedeutet, dass nur der Ersteller des Meetings Elemente hinzufügen oder ändern kann. Alle anderen Teilnehmer können nur Kommentare hinzufügen.
Wenn Sie Einladungen versenden, erhalten die eingeladenen Personen eine E-Mail mit einem Anhang mit einem Kalenderdatum, der in Outlook, Notes oder iCal geöffnet werden kann. Das Online-Tool selbst funktioniert in allen gängigen Browsern.
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Besprechungsvorbereitung
Agreedo bietet vier verschiedene Tagesordnungspunkte: Info, Entscheidung, Aufgabe , und Thema . Diese Elemente helfen Ihnen tatsächlich, die wichtigsten Informationen zu sehen, die Sie den Protokollen von Besprechungen hinzufügen können. Normalerweise gibt es in einem Meeting viele Diskussionen und manchmal Streitigkeiten über sehr wichtige Themen, aber um Dinge zu erledigen, müssen Aufgaben identifiziert und zugewiesen und wichtige Entscheidungen getroffen werden.
Bevor ein Meeting abgehalten wird, ist es daher wichtig, eine Liste der Tagesordnungspunkte für das Meeting zu erstellen und zu priorisieren. Wenn ein Meeting aus denselben Teammitgliedern besteht, möchten Sie das Protokoll möglicherweise nicht moderieren, damit andere Elemente zum Protokoll hinzufügen können.
Besprechungselemente können verschoben werden, aber leider gibt es keine Möglichkeit, jedem Tagesordnungspunkt eine Dauer zuzuweisen, obwohl Sie eine Dauer für die gesamte Besprechung selbst festlegen können.
Sie können auch Unterelemente unter jedem Hauptelement platzieren, und jeder Abschnitt von Elementen kann ausgeblendet werden, wenn sie in der Besprechung abgeschlossen werden.
Zusammenarbeitsfunktionen
Das Nützlichste an Agreedo ist, dass Tagesordnungen online veröffentlicht werden, was eine Zusammenarbeit ermöglicht. Teammitglieder können sich auch bei Agreedo anmelden, indem sie sich entweder auf der Website registrieren oder ihr Google-Login verwenden.
Wenn Sie zulassen, dass das Protokoll nicht moderiert wird, können eingeladene Teilnehmer Tagesordnungspunkte ändern. Dies ist eine gute Idee, aber ein fortgeschrittenerer Prozess würde es nur ausgewählten Eingeladenen ermöglichen, Tagesordnungspunkte zu ändern und nicht alle zu einer Besprechung eingeladenen Teilnehmer.
Wenn Sie sich für die Moderation eines Meetings entscheiden, bedeutet dies, dass die Teilnehmer nur Kommentare zu den Tagesordnungspunkten hinzufügen können. Auch diese Art der Zusammenarbeit ist nützlich, um Meetings produktiver zu gestalten, da Sie bereits vor dem Meeting mit dem Input für das Meeting beginnen können. Neben dem Hinzufügen von Kommentaren zu Besprechungspunkten können auch Dateien an Tagesordnungspunkte angehängt werden. Links zu Online-Ressourcen müssen jedoch im Kommentarbereich veröffentlicht werden. Es gibt kein spezielles Tool für URLs.
Eine weitere Funktion, die ich mir für Agreedo wünsche, ist, dass der Entscheidungspunkt so eingerichtet wird, dass direkte Umfragen zum Beispiel zum Datum einer Veranstaltung, zum Geldbetrag, der für einen Haushaltsposten ausgegeben werden soll, und andere Abstimmungsentscheidungen, die getroffen werden müssen, veröffentlicht werden können gemacht.
Meetings abhalten
Wenn Sie Besprechungen abhalten, enthält Agreedo einen integrierten Timer. Wenn Sie ein Meeting online abhalten, können die Teilnehmer ein Tool wie WebEx verwenden, um das Protokoll online anzuzeigen. Oder Teilnehmer können sich in das Protokoll des Meetings einloggen und die Seite aktualisieren, wenn das Protokoll während des Meetings aktualisiert wird.
Vor und während des Meetings können Sie einzelnen Teilnehmern des Meetings Aufgaben und Fälligkeitsdaten zuweisen.
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Funktionen nach dem Meeting
Was ein Online-Tool wie Agreedo nützlicher als herkömmliche Methoden macht, ist, dass alle Protokolle online zur Überprüfung gespeichert sowie gedruckt oder als Excel-Dokument exportiert werden können. Sie können auch einen Link zum Protokoll online senden. Teilnehmer können sich per E-Mail an die Aufgaben erinnern, für die sie sich angemeldet haben, sowie alle ihnen zugewiesenen Aufgaben anzeigen.
Es gibt auch eine „Folge“-Meeting-Funktion, mit der Sie Tagesordnungspunkte vom vorherigen Meeting zum nächsten überprüfen und übertragen können. Dies ist eine kleine Zeitersparnis, insbesondere für Personen, die beauftragt sind, Minuten zu nehmen und die Nachverfolgung zu erledigen.
Zweifellos werden viele Benutzer von Agreedo verschiedene Funktionswünsche für diese Online-Site haben, aber im Moment bin ich nur froh, dass es sie gibt, denn sie ist längst überfällig.
Agreedo ist derzeit völlig kostenlos und ohne Preispläne. Teilen Sie uns mit, was Sie von dieser Site halten und was Sie gerne hinzugefügt sehen möchten.
Bildnachweis: Shutterstock
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Bakari ist freiberuflicher Autor und Fotograf. Er ist ein langjähriger Mac-Benutzer, Jazzmusik-Fan und Familienvater.
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