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Beim Ausfüllen von Tabellenkalkulationen sind die Funktionen zum automatischen Ausfüllen von Excel der effizienteste Weg, um Zeit zu sparen. Die meisten Leute wissen nicht, dass sie viele Dinge, die sie manuell in Excel tun, automatisieren können.
Vielleicht möchten Sie beispielsweise eine Formel nur auf jede zweite oder dritte Zeile anwenden, wenn Sie zum automatischen Ausfüllen nach unten ziehen. Oder vielleicht möchten Sie alle Lücken in einem Blatt ausfüllen. Dieser Artikel zeigt Ihnen fünf der effektivsten Möglichkeiten, die Spaltenfüllung zu automatisieren.
1. Jede andere Zelle in Excel automatisch ausfüllen
Jeder, der Excel seit einiger Zeit verwendet, weiß, wie man die Autofill-Funktion verwendet, um eine Excel-Zelle basierend auf einer anderen automatisch auszufüllen.
Klicken Sie einfach mit der Maus auf die untere rechte Ecke der Zelle und halten Sie sie gedrückt, und ziehen Sie sie nach unten, um die Formel in dieser Zelle auf jede darunter liegende Zelle anzuwenden (ähnlich wie Formeln in Excel kopieren ).
In einem Fall, in dem eine erste Zelle nur eine Zahl und keine Formel ist, füllt Excel die Zellen automatisch aus, indem es um eins aufwärts zählt.
Was aber, wenn Sie die Excel-AutoFill-Formel nicht auf jede einzelne Zelle darunter anwenden möchten? Was ist beispielsweise, wenn Sie nur möchten, dass jede zweite Zelle den Vor- und Nachnamen automatisch auffüllt und verkettet, Sie jedoch die Adresszeilen unberührt lassen möchten?
So füllen Sie jede andere Zelle in Excel automatisch aus
Sie können dies tun, indem Sie Ihr Autofill-Verfahren leicht ändern. Anstatt auf die erste Zelle zu klicken und sie dann aus der unteren rechten Ecke nach unten zu ziehen, markieren Sie stattdessen die ersten beiden Zellen. Platzieren Sie dann die Maus in der unteren rechten Ecke der beiden Zellen, bis sich der Cursor in ein ' + '.
Jetzt halten und ziehen Sie es wie gewohnt nach unten.
Excel füllt nicht mehr automatisch jede einzelne Zelle basierend auf der ersten Zelle, sondern füllt jetzt nur noch jede zweite Zelle in jedem Block.
Wie andere Zellen behandelt werden
Was ist, wenn diese zweiten Zellen nicht leer sind? Nun, in diesem Fall wendet Excel die gleichen Regeln in der zweiten Zelle des ersten Blocks, den Sie markiert haben, auch auf jede andere Zelle an.
Wenn beispielsweise die zweite Zelle eine '1' enthält, füllt Excel jede zweite Zelle automatisch aus, indem es um 1 hochzählt.
Sie können sich nur vorstellen, wie diese Flexibilität die Effizienz beim automatischen Ausfüllen von Daten in Blätter erheblich verbessern könnte. Dies ist eine der vielen Möglichkeiten, mit denen Excel Ihnen hilft, Zeit zu sparen, während Sie viele Daten verarbeiten.
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2. Automatisches Ausfüllen bis zum Datenende in Microsoft Excel
Eine Sache, auf die Menschen bei der Arbeit an Excel-Arbeitsblättern in einer Unternehmensumgebung häufig stoßen, ist der Umgang mit riesigen Arbeitsblättern.
Es ist einfach, den Mauszeiger von oben nach unten in einem Satz von 100 bis 200 Zeilen zu ziehen, um diese Spalte automatisch auszufüllen. Aber was ist, wenn die Tabelle tatsächlich 10.000 oder 20.000 Zeilen enthält? Das Ziehen des Mauszeigers über 20.000 Zeilen nach unten würde lange dauern.
Es gibt einen schnellen Trick, um dies effizienter zu machen. So füllen Sie große Bereiche in Excel automatisch aus. Anstatt die Spalte ganz nach unten zu ziehen, halten Sie einfach die Umschalttaste auf der Tastatur gedrückt.
Wenn Sie Ihre Maus jetzt in der unteren rechten Ecke der Zelle platzieren, werden Sie feststellen, dass es sich anstelle eines Plus-Symbols um ein Symbol mit zwei horizontalen, parallelen Linien handelt.
Jetzt musst du nur noch Doppelklick dieses Symbol, und Excel füllt automatisch die gesamte Spalte aus, jedoch nur bis zu der Stelle, an der die angrenzende Spalte tatsächlich Daten enthält.
Dieser eine Trick kann unzählige Stunden ersparen, die durch das Ziehen der Maus über Hunderte oder Tausende von Zeilen verschwendet werden.
3. Füllen Sie die Lücken aus
Stellen Sie sich vor, Sie haben die Aufgabe, eine Excel-Tabelle aufzuräumen, und Ihr Chef möchte, dass Sie dies tun eine bestimmte Formel anwenden zu jeder leeren Zelle in einer Spalte.
Sie können kein vorhersehbares Muster sehen, daher können Sie den obigen Autofill-Trick 'jedes zweite x' nicht verwenden. Außerdem würde dieser Ansatz alle vorhandenen Daten in der Spalte löschen. Was kannst du tun?
Nun, es gibt noch einen anderen Trick, mit dem Sie nur ausfüllen können leere Zellen mit was auch immer du magst.
Im obigen Blatt möchte Ihr Chef, dass Sie eine leere Zelle mit der Zeichenfolge 'N/A' ausfüllen. Bei einem Blatt mit nur wenigen Zeilen wäre dies ein einfacher manueller Vorgang. Aber bei einem Blatt mit Tausenden von Zeilen würde es einen ganzen Tag dauern.
Tun Sie es also nicht manuell. Wählen Sie einfach alle Daten in der Spalte aus. Dann geh zum Heim Menü, wählen Sie die Suchen & Auswählen Symbol, wählen Sie Zum Sonderangebot .
Wählen Sie im nächsten Fenster Rohlinge .
Im nächsten Fenster können Sie die Formel in die erste leere Zelle eingeben. In diesem Fall tippst du einfach N / A und drücke dann Strg + Eingabetaste so dass das gleiche für jede gefundene leere Zelle gilt.
Wenn Sie möchten, können Sie anstelle von 'N/A' eine Formel in die erste leere Zelle eingeben (oder auf den vorherigen Wert klicken, um die Formel aus der Zelle direkt über der leeren Zelle zu verwenden).
Wenn du drückst Strg + Eingabetaste , wird dieselbe Formel auf alle anderen leeren Zellen angewendet. Die Bereinigung einer unordentlichen Tabellenkalkulation kann mit dieser Funktion recht schnell und einfach sein.
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4. Mit Makro mit vorherigem Wert füllen
Dieser letzte Trick erfordert tatsächlich ein paar Schritte. Sie müssen auf eine Reihe von Menüpunkten klicken – und die Reduzierung von Klicks ist das Wichtigste, um effizienter zu werden, oder?
Gehen wir also mit dem letzten Trick noch einen Schritt weiter. Lassen Sie es uns mit einem Makro automatisieren. Das folgende Makro durchsucht grundsätzlich eine Spalte und sucht nach einer leeren Zelle. Wenn es leer ist, wird der Wert oder die Formel aus der Zelle darüber kopiert.
Um das Makro zu erstellen, klicken Sie auf das Entwickler Menüpunkt, und klicken Sie auf die Makros Symbol.
Benennen Sie das Makro und klicken Sie dann auf Makro erstellen Taste. Dies öffnet ein Code-Editor-Fenster. Fügen Sie den folgenden Code in die neue Funktion ein.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Der Ansatz im obigen Skript besteht darin, es flexibel zu gestalten, sodass der Benutzer des Blatts angeben kann, mit welcher Spalte und Zeile er beginnen soll. Wenn Sie nun ein Blatt haben, das so aussieht:
Sobald Sie die leere Zelle mit derselben Formel wie die Zelle darüber ausgefüllt haben, können Sie Ihr Makro ausführen, um die Lücken in Spalte G zu füllen.
Nachdem Sie die Eingabeaufforderungen für die Startspalte und -zeile beantwortet haben, werden alle Lücken in dieser Spalte ausgefüllt, ohne die vorhandenen Daten zu berühren.
Es ist im Wesentlichen das automatische Ausfüllen der Spalte, während vorhandene Daten in Ruhe gelassen werden. Dies ist nicht einfach, indem Sie einfach die Maus in der Spalte nach unten ziehen, aber es ist entweder mit dem oben beschriebenen menügesteuerten Ansatz oder dem in diesem Abschnitt beschriebenen Makroansatz möglich.
5. Makro für iterative Berechnungen
Iterative Berechnungen basieren auf den Ergebnissen der vorherigen Zeilen. Beispielsweise kann der Unternehmensgewinn des nächsten Monats vom Gewinn des Vormonats abhängen.
In diesem Fall müssen Sie den Wert der vorherigen Zelle in die Berechnung einbeziehen, die Daten aus dem gesamten Blatt oder der Arbeitsmappe einbezieht. Dies bedeutet, dass Sie die Zelle nicht einfach kopieren und einfügen können, sondern stattdessen die Berechnung basierend auf den tatsächlichen Ergebnissen in der Zelle durchführen.
Ändern wir das vorherige Makro, um eine neue Berechnung basierend auf den Ergebnissen aus der vorherigen Zelle durchzuführen.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
In diesem Skript gibt der Benutzer sowohl die erste als auch die letzte Zeilennummer an. Da der Rest der Spalte keine Daten enthält, hat das Skript keine Ahnung, wo es anfangen soll. Sobald das Skript den Bereich bereitgestellt hat, führt es eine interaktive Berechnung mit dem vorherigen Wert durch und füllt die gesamte Spalte mit den neuen Daten aus.
Beachten Sie, dass dies nur ein alternativer Ansatz für iterative Berechnungen ist. Sie können dasselbe tun, indem Sie eine Formel direkt in die nächste leere Zelle eingeben und die vorherige Zelle in die Formel einschließen. Wenn Sie diese Spalte dann automatisch ausfüllen, wird der vorherige Wert auf die gleiche Weise übernommen.
Der Vorteil der Verwendung eines Makros besteht darin, dass Sie der interaktiven Berechnung, wenn Sie möchten, eine erweiterte Logik hinzufügen können, die in einer einfachen Zellformel nicht möglich ist.
Sie können mehr darüber erfahren Fehler beim Erstellen von Excel-Makros hier .
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Das automatische Ausfüllen von Excel-Spalten ist ein Kinderspiel
Wie Sie sehen, kann der von Ihnen gewählte Ansatz beim automatischen Ausfüllen von Spalten Ihren Arbeitsaufwand wirklich reduzieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Tabellenkalkulationen mit Tausenden von Spalten oder Zeilen arbeiten. Nach ein wenig Geduld und Übung werden Sie mühelos Formeln in Excel automatisch ausfüllen können.
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Ryan hat einen BSc-Abschluss in Elektrotechnik. Er hat 13 Jahre in der Automatisierungstechnik, 5 Jahre in der IT gearbeitet und ist jetzt Apps Engineer. Als ehemaliger Chefredakteur von MakeUseOf hat er auf nationalen Konferenzen zur Datenvisualisierung gesprochen und wurde im nationalen Fernsehen und Radio vorgestellt.
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