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Bei der Verarbeitung großer Datenmengen sind nur wenige Excel-Funktionen so vielseitig wie die SUBSTITUTE-Funktion. Leider wird sie leider oft zugunsten weitaus komplizierterer Lösungen für oft einfache Probleme übersehen.
Die SUBSTITUTE-Funktion ist eine schnelle und saubere Möglichkeit, Daten zu bereinigen, Berichten Details hinzuzufügen und einfache Formularmitteilungen zu erstellen. Die Beherrschung dieser Funktion und das Verständnis ihrer Verwendung machen es zu einem unersetzlichen und benutzerfreundlichen Werkzeug zur Analyse großer Datenmengen.
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1. Erstellen von Formularkommunikationen mit der SUBSTITUTE-Funktion von Excel
Die Funktion SUBSTITUTE von Excel erleichtert das schnelle und einfache Austauschen von vordefinierten Markierungen auf einem Stück vorformatierten Texts. Auf diese Weise können Benutzer Formularkommunikationen einfach erstellen und die Informationen austauschen, die sich bei jeder Iteration ändern.
Sie können eine Vorlage in eine Zelle in einer Tabelle einfügen und dann eine Empfängerliste in eine andere Tabelle eingeben. Verketten Sie als Nächstes die SUBSTITUTE-Funktionen in einer anderen Zelle, um die Details für jeden Empfänger hinzuzufügen.
Beachten Sie, dass Sie mehr als einen SUBSTITUTE ineinander verschachteln können:
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(Template!$A, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ cardtype }", D2), "{ enddate }", TEXT(C2, "mmm dd, yyyy")), "{ lname }", B2), "{ fname }", A2)
Wenn sich zu viele Felder ändern, können Sie den gesamten Brief in Absätze aufteilen und diese einzeln ändern. Verketten Sie in der letzten Zelle der Zeile alle diese Absätze zu einem einzigen Buchstaben.
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Automatisch generierte E-Mails sind eine fantastische Möglichkeit, schnell und einfach eine Liste von Kunden zu erreichen, personalisierte Marketingkorrespondenz zu erstellen oder individuelle Anschreiben zu erstellen.
Sie können längere Nachrichten in Absätze oder einzelne Sätze unterteilen, um übermäßig komplexe SUBSTITUTE-Formeln zu vermeiden. Sie können sogar Bedingungen für zusätzliche Anpassungen verwenden, z. B. das Einfügen verschiedener Listen von Fähigkeiten in ein Anschreiben basierend auf der Art der Stelle, für die Sie sich bewerben.
2. Verwenden der SUBSTITUTE-Funktion von Excel zum Generieren von Berichten
Die SUBSTITUTE-Funktion ist nicht nur praktisch, um grundlegende Informationen in vorformatierte Felder einzufügen, sondern kann auch komplexe Berechnungen in vorgefertigte Berichte einfügen. Das Einfügen von Berechnungen ermöglicht es Ihnen Verwenden Sie Excel, um ein Dashboard zu erstellen das visuelle Informationen bereitstellt und kundenspezifische Beobachtungen basierend auf Daten liefert.
Durch die Kombination von SUBSTITUTE zur Vorgenerierung von Textblöcken und Bedingungen wie der IF-Funktion können Sie detailliertere Berichte erstellen.
Im obigen Beispiel sehen Sie, dass zwei separate Absätze mit einigen Informationen aus einem Bericht erstellt werden. Eine bedingte Funktion kann dann bestimmen, welcher der beiden Absätze geeignet ist, den Lesern des Berichts angezeigt zu werden.
Der erste Absatz wird mit dieser Formel erstellt:
=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Templates!$A, "{ growthpercent }", (ROUND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Templates!$A, "{ decreasepercent }", 100 - (ROUND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))
Das Koppeln mehrerer verketteter SUBSTITUTE-Funktionen mit Bedingungen kann Ihnen helfen, aussagekräftigere Dashboards und Berichte zu entwerfen. Berechnungen können sogar direkt in SUBSTITUTE-Funktionen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Lesern nur die relevantesten Informationen präsentieren.
3. Bereinigen von Excel-Daten für die Speicherung mit der SUBSTITUTE-Funktion von Excel
Wenn es um die langfristige Datenspeicherung geht, sind wenige Überlegungen so entscheidend wie die Bereinigung. Es ist wichtig, zu verhindern, dass Mülldaten ein Dataset verschmutzen oder beschädigen, um zukünftige Fehler zu vermeiden, die Sie nicht verstehen können.
Dies kann alles bedeuten, vom Entfernen illegaler Zeichen aus einem Datensatz bis hin zum Sicherstellen, dass reservierte Schlüsselwörter als Text und nicht als Befehle behandelt werden. Ganz gleich, was Sie tun müssen, um Ihre Datenbanken zu schützen Bedrohungen wie SQL-Injection und Ihre Daten verwertbar sind, kann die SUBSTITUTE-Funktion von Excel helfen.
Beispielsweise können wir eine Liste mit Benutzerantworten auf eine Umfrage zum Einfügen in eine SQL-Datenbank vorbereiten. Nicht validierte Daten können eine Vielzahl illegaler Zeichen enthalten, die später zu Problemen führen können, wenn sie nicht entfernt werden:
=SUBSTITUTE(A2:A4, "'", '\'")
Die obige Funktion stellt einen einfachen, aber notwendigen Schritt dar, um die Daten für die Speicherung vorzubereiten. Diese Funktion untersucht jede Antwort in Spalte B auf ein einfaches Zitat. Falls vorhanden, wird dem Zeichen ein umgekehrter Schrägstrich vorangestellt. Durch das Hinzufügen von umgekehrten Schrägstrichen wird sichergestellt, dass reservierte Zeichen die zum Einfügen der Daten in die Datenbank verwendete Abfrage nicht beeinträchtigen.
Wenn das gesuchte Zeichen oder die gesuchte Zeichenfolge vollständig entfernt werden muss, ist die SUBSTITUTE-Funktion dennoch nützlich:
=SUBSTITUTE(B2:B20, "$", "")
Wenn Sie für das dritte Argument eine leere Zeichenfolge verwenden, werden die angegebenen Zeichen vollständig aus der Zelle entfernt. Mit der SUBSTITUTE-Funktion können Sie bestimmten Text entfernen, um potenziell schädliche Zeichen vollständig aus Ihren Daten zu entfernen.
4. Sicherstellen der korrekten Datenformatierung mit der SUBSTITUTE-Funktion von Excel
Ein potenzielles Problem beim Sammeln von Daten ist die Möglichkeit, fehlerhafte Informationen zu erhalten. Wenn Benutzer Informationen in ein kostenloses Antwortformular eingeben, kann dies zu falschen Berichtsinformationen führen. Ungenaue Daten können so einfach wie ein allgemeiner Rechtschreibfehler oder so komplex wie eine Gleichung im falschen Format sein.
Die SUBSTITUTE-Funktion von Excel ist der perfekte Weg, um zu verhindern, dass einfache Fehler zu falschen Datenberichten führen. Bei der Analyse der Ergebnisse einer bestimmten Quelle kann das Entfernen bekannter Ungenauigkeiten dazu beitragen, genauere Ergebnisse zu erzielen:
=SUBSTITUTE(A2, "CompanyName Inc.", "Company Name Inc.")
Das obige Beispiel zeigt, wie eine SUBSTITUTE-Funktion einen einfachen Tippfehler aus einer Liste von Produktbewertungen entfernen kann. Durch das Ersetzen eines häufig vorkommenden Rechtschreibfehlers kann sichergestellt werden, dass eine Erwähnung einer Marke oder eines Unternehmens bei einer späteren Überprüfung der Daten nicht übersehen wird.
Die Verwendung der Funktion SUBSTITUTE zum Ersetzen bekannter potenzieller Fehler durch die richtigen Informationen kann Probleme in Ihrem Datensatz erkennen, bevor sie zu Problemen werden, und Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden, wenn Sie Ihre Tabelle für verwenden möchten Datenprofilierung in der Zukunft.
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Die SUBSTITUTE-Funktion von Excel: Einfach und doch funktional
Obwohl die SUBSTITUTE-Funktion relativ einfach sein mag, ist sie eine äußerst nützliche Formel. Das Ersetzen von Text in vorformatierten Blöcken, das Helfen bei der Generierung von Berichten, das Bereinigen von Daten und das Entfernen potenzieller Probleminformationen aus einem Datensatz kratzen nur an der Oberfläche.
Die Verwendung von Berechnungen innerhalb von SUBSTITUTE und deren Paarung mit bedingten Formeln hilft, seine Fähigkeiten zu erweitern. Es kann Dashboards und Berichte von der Präsentation visueller Daten bis hin zur Bereitstellung komplexer automatisch generierter Analysen erweitern.
Durch die Kombination dieser Funktion mit anderen Formeln und Techniken kann ein Dashboard erstellt werden, das mit dedizierten Datenbanktools konkurriert. Daher ist es unerlässlich, die SUBSTITUTE-Funktion von Excel zu kennen und zu verstehen, wenn Sie Datenanalyst oder Ingenieur sind oder mit riesigen Datensätzen arbeiten.