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Wenn Sie an einem Computer, in einem Team von Personen oder als Freiberufler arbeiten, ist Dropbox jetzt der Standard in Ihrem Leben. Aber Dropbox ist viel mehr als nur ein Ort zum Speichern und Synchronisieren Ihrer Arbeitsdateien zwischen Ihrem Laptop und mobilen Geräten.
Dropbox hat sich zu einem Ökosystem für die Zusammenarbeit an Projekten, das Sammeln von Dokumenten und das Teilen wichtiger Dateien entwickelt. Da jedoch Ihr gesamtes Arbeitsleben in Dropbox verlagert wird, kann es schwierig sein, die verschiedenen Teile von Dropbox zu verwalten. Die einfache Ordnerstruktur hilft sicherlich nicht weiter, wenn Sie Ihre Dateien teilen möchten. Hier kommen unsere Tipps und Tricks ins Spiel.
1. Teilen Sie jede Datei sofort mit jedem
Dropbox hatte früher ein separates System zum Teilen von Dateien aus Ihrem Dropbox-Konto. Sie mussten den öffentlichen Ordner verwenden und er generierte automatisch öffentliche Links für alles im Ordner. Jetzt hat Dropbox den Workflow vereinfacht.
Es gibt jetzt mehrere Möglichkeiten, eine Datei oder einen Ordner in Dropbox freizugeben.
Wenn Sie eine Datei anzeigen, können Sie schnell zum Teilen Abschnitt und erstellen Sie einen Link. Jetzt kann jeder mit dem Link auf die Datei zugreifen.
Wenn Sie mit Personen an einer Datei oder einem Ordner zusammenarbeiten möchten, fügen Sie sie am besten direkt zur Dropbox-Freigabe hinzu.
2. Gelöschte Dateien wiederherstellen
Sie haben versehentlich eine Datei aus Dropbox gelöscht? Keine Sorge, es gibt eine einfache Möglichkeit, es zurückzubekommen, solange seit dem Löschvorgang weniger als 30 Tage vergangen sind. Wenn Sie gelöschte Dateien bis zu 120 Tage lang aufbewahren möchten, müssen Sie ein Upgrade auf . durchführen Dropbox-Profi .
Öffnen Sie die Dropbox-Website, gehen Sie zum Dateien Abschnitt und klicken Sie auf Kürzlich gelöscht . Genau wie der Papierkorb auf Ihrem Computer sehen Sie eine Liste der Dateien, die Sie kürzlich gelöscht haben. Wählen Sie die revenant-Dateien aus und klicken Sie auf das Wiederherstellen Schaltfläche, um sie wieder an ihren ursprünglichen Platz zu bringen.
3. Kehren Sie zu einer alten Version einer Datei zurück
Eine der besten Funktionen von Dropbox ist der Revisionsverlauf. Wenn Sie Autor oder Redakteur sind, werden Sie die Leichtigkeit zu schätzen wissen, mit der Sie sofort zu einer älteren Version desselben Dokuments zurückkehren können.
Klicken Sie auf die Menüschaltfläche neben der Datei und wählen Sie Versionsgeschichte . Sie sehen eine Liste aller verschiedenen Versionen der Datei, die Dropbox gespeichert hat, zusammen mit dem Zeitstempel und dem Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat. Klicken Sie auf eine Version, um eine Vorschau anzuzeigen. Verwenden Sie die Wiederherstellen Taste, um wieder dorthin zu wechseln.
4. Dateien anfordern
Wenn Sie Dropbox verwenden, um verschiedene Arten von Dateien von verschiedenen Benutzern zu sammeln, spart Ihnen die Funktion 'Dateien anfordern' viel Zeit. Mit dieser Funktion können Sie einen Link und einen damit verknüpften eindeutigen Ordner erstellen.
Sie können diesen Link an jeden senden und dieser kann dem Ordner jede beliebige Datei hinzufügen. Sie müssen nicht einmal Dropbox-Benutzer sein.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Anfragen stellen und dann benutze die Dateien anfordern Taste, um loszulegen. Geben Sie den Namen des Ordners ein, wo er gespeichert werden soll, legen Sie eine Frist fest, generieren Sie den Link und senden Sie ihn mit!
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5. Wichtige Ordner für den Schnellzugriff markieren
Dropbox kann ein Repository für alle Ihre wichtigen Arbeitsdateien, Archivdokumente, Privatdokumente und sogar Ihre Fotobibliothek sein. Wenn Sie einfach die Ordnerstruktur von Dropbox verwenden, um alles zu organisieren, werden Sie viel Zeit damit verbringen, den richtigen Ordner zu finden.
Hier kommen die Sternchen ins Spiel. Wählen Sie ein paar Ordner aus, die Sie häufig verwenden, und Stern Sie. Wenn Sie die Dropbox-Website oder die App das nächste Mal öffnen, werden diese Ordner ganz oben angezeigt.
6. Dateien für die Offline-Nutzung speichern
Sie können nicht ständig mit dem Internet verbunden sein. Es empfiehlt sich, einige wichtige Dateien für die Offline-Nutzung zu speichern. Wenn Sie ein Dropbox Basic-Konto verwenden, können Sie einzelne Dateien kostenlos offline speichern (mit der iOS- und Android-App). Um Ordner zu speichern, müssen Sie auf ein Dropbox Professional-Konto aktualisieren.
Tippen Sie auf die Menüschaltfläche, wenn Sie eine Datei anzeigen, und tippen Sie auf das Offline verfügbar machen Schaltfläche, um die Datei auf Ihrem Gerät zu speichern.
7. Verwenden Sie die selektive Synchronisierung, um Speicherplatz zu sparen
Sobald Sie Dropbox auf Ihrem Mac oder Windows-PC installiert haben, gehen Sie zu Einstellungen und finde die Selektive Synchronisierung Möglichkeit. Mit dieser Funktion können Sie statt Ihres gesamten Dropbox-Kontos nur eine ausgewählte Anzahl von Ordnern mit Ihrem Computer synchronisieren.
Dies ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Foto-Backup oder andere große Dateien keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer belegen.
8. URL ändern, um direkten Download-Link zu erhalten
Hier ist ein cooler kleiner Hack, um die Benutzeroberfläche von Dropbox für die Vorschau einer Datei zu umgehen. Anstatt einem Popup auszuweichen, das Sie immer wieder auffordert, sich bei Dropbox anzumelden, ändern Sie einfach die URL ein wenig. Ersetzen Sie am Ende einer freigegebenen Dropbox-URL das ' dl = 0 'teil mit' dl = 1 '. Neu laden und die Datei wird sofort heruntergeladen.
9. Verwenden Sie die 2-Faktor-Authentifizierung und die PIN-Sperre
Wenn Sie wie ich sind, verwenden Sie Dropbox, um nicht nur wichtige Dokumente, sondern auch einen Passwort-Tresor für Dienste wie 1Password zu synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie Ihr Dropbox-Konto schützen möchten. Und ein komplexes Passwort ist nicht genug.
Am besten aktivieren Sie die 2-Faktor-Authentifizierung (mit einem SMS-OTP oder Google Authenticator). Gehen Sie zu Ihrem Persönliche Einstellungen > Sicherheit und einschalten Bestätigung in zwei Schritten .
Rufen Sie auf Ihrem iPhone oder Android-Telefon die Einstellungen Abschnitt der Dropbox-App und aktivieren Sie die Sperrfunktion. Sie können auf Ihrem iPhone X eine PIN-Sperre, einen Fingerabdruck oder sogar eine Face ID-Authentifizierung verwenden.
10. Dokumente direkt in Dropbox scannen
Dropbox ist wahrscheinlich der Ort, an dem Ihre gescannten Dokumente landen. Egal ob du ein drittes verwendest Party-Scanner-App wie CamScanner . Jetzt können Sie den Zwischenhändler ausschalten und gescannte Dokumente direkt mit der Dropbox-App auf Ihrem iPhone oder Android-Smartphone hochladen.
Tippen Sie nach dem Öffnen der App auf das + drücken und auswählen Dokument scannen . Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um ein Bild aufzunehmen und es in das gescannte Dokumentformat zu konvertieren. Wählen Sie dann aus, wo Sie das Dokument speichern möchten.
Jetzt, Master Dropbox Paper
Nachdem Sie Dropbox kennengelernt haben, ist es an der Zeit, sich mit Dropbox Paper auseinanderzusetzen. Paper ist die Antwort von Dropbox auf Google Docs. Es ist eine moderne Version eines Tools für die Dokumentzusammenarbeit und eigentlich ganz nett. In vielerlei Hinsicht (Design, Erwähnungen, integrierte Aufgabenverwaltung) ist es geradezu besser als Google Docs .
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Khamosh Pathak ist freiberuflicher Technologieautor und User Experience Designer. Wenn er nicht gerade dabei ist, Menschen dabei zu helfen, das Beste aus ihrer aktuellen Technologie zu machen, hilft er Kunden, bessere Apps und Websites zu entwickeln. In seiner Freizeit sieht er sich Comedy-Specials auf Netflix an und versucht noch einmal, ein langes Buch zu lesen. Er ist @pixeldetective auf Twitter.
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