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Es ist immer eine gute Idee, eine vollständig ausgefüllte Kontaktliste an Ihr E-Mail-Konto angehängt zu haben. Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Konten, Geburtstage ... dann können Sie diese schmuddeligen Adressbücher aus Papier wegwerfen.
Das ist jedenfalls die Theorie.
Aus Sicht von Gmail ist es jedoch notorisch schwer, die Dinge sauber und organisiert zu halten. Um Gmail Ehre zu erweisen, wo Anerkennung gebührt, hat die neue Version von Kontakten die Dinge viel besser gezähmt. Bei der älteren Version wurde einfach alles reingeworfen, durcheinander gewirbelt und gerülpst.
Mit der neuen Version ist es viel einfacher, Ordnung zu halten. Vor allem, wenn Sie versuchen, doppelte Einträge zu finden. Das ist großartig, denn wenn Sie ein Smartphone haben, werden Google-Kontaktlisten oft synchronisiert. Wenn Ihre Web-Kontaktliste ein Durcheinander ist, wird es auch die Ihres Telefons tun.
Schauen wir uns also an, was wir tun können, um unser digitales schwarzes Buch sauber und ordentlich zu halten. Dann findest du vielleicht die Telefonnummer von dem heißen Typen oder dem heißen Mädchen, das du letzten Monat in einer Bar kennengelernt hast. Tut ' Entschuldigung, Google Kontakte hat Ihre Nummer gefressen ' als gültige Entschuldigung dafür gelten, nicht früher anzurufen?
Wechseln Sie zuerst zur neuen Version
Da die ältere Version von Contacts noch verwendet wird, wäre es ziemlich schwierig, wenn ich beide Versionen behandeln müsste. Da die neue Version also ist viel besser, ich empfehle Ihnen, umzusteigen. Sie müssen manuell umschalten, da die neue Version technisch noch immer als 'Vorschau' bezeichnet wird.
Um zu wechseln, schauen Sie in die linke Seitenleiste und Sie sehen eine Option, die besagt:
Klicken Sie auf diesen kleinen Champion und Sie werden sofort zur neuen Version weitergeleitet. Die URL für Ihre Kontakte lautet jetzt https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (obwohl https://www.google.com/contacts wird automatisch auch dorthin weitergeleitet).
Nachdem Sie alle E-Mail-Adressen von anderen Webmail-Diensten importiert haben, können Sie mit dem Frühjahrsputz beginnen.
Deaktivieren Sie die automatische Vervollständigung der Kontaktliste
Das erste, was Sie tun müssen, ist die automatische Vervollständigung in Google Mail zu deaktivieren Einstellungen . Gehen Sie zu Gmail und klicken Sie auf das Zahnrad. Gehe zu Einstellungen > Allgemein > Kontakte für die automatische Vervollständigung erstellen .
Diese Funktion (wenn aktiviert) wird jede E-Mail-Adresse, die Sie erhalten, in Ihr Adressbuch aufnehmen. Dies wird Ihre Kontakte schnell zu einem absoluten Chaos machen. Also am besten aktivieren 'Ich werde Kontakte selbst hinzufügen'. Speichern und gehen Sie zurück zu Ihrer Kontaktseite.
Duplikate finden und zusammenführen
Der nächste Schritt besteht darin, die Duplikate zu finden, und hier glänzt die neue Version von Contacts. In der alten Version musste man sie selbst suchen. In der neuen Version werden die Duplikate automatisch gefunden und Sie werden gefragt, ob Sie sie zusammenführen möchten. Sie können entweder jeden einzeln prüfen und zusammenführen, oder Sie vertrauen Google und klicken auf ' Alle zusammenführen '.
Sie werden sofort a . bemerken riesig Verbesserung Ihrer Kontaktliste. Keine fünf Versionen deiner Mutter mehr. Jetzt ist sie alles schön und ordentlich in einem Eintrag versteckt.
Löschen Sie den Mist
OK, hier ist einer der langweiligen Teile. Sie müssen jetzt die verbleibende Liste durchgehen und den ganzen Mist löschen. Wir sprechen von Spam-Adressen, wie bei Spam vom Typ Viagra und auch von Leuten, von denen Sie nicht gefragt haben, von ihnen zu hören (ich sehe Ihren nigerianischen Bankmanager mit einem toten Kunden im Wert von 50 Billionen Dollar), Menschen, die Sie nicht mehr haben kommunizieren, E-Mail-Adressen, die Sie verwenden, um Kontakt zu Web-Apps zu senden (vorausgesetzt, Sie verwenden sie natürlich nicht) ..... im Grunde alles, was Ihre Liste wie eine digitale Mülldeponie aussehen lässt.
Abhängig von der Größe Ihrer Kontaktliste kann dies zwischen wenigen Minuten und 30 Minuten dauern. Seien Sie rücksichtslos. Pflaume! Schneiden! Schrägstrich!. Denke dir, mach ich? Ja wirklich muss diese E-Mail-Adresse meine Liste überladen?'. Ich habe es geschafft, meine Liste von knapp 500 auf knapp 100 zu reduzieren. Es war eigentlich ziemlich befreiend. Google sagt, dass die Obergrenze bei 25.000 Kontakten liegt, aber komm schon, wer hat bei klarem Verstand 25.000 legitime Kontakte?
Jetzt meine Telefonkontaktliste durchzugehen, ist das digitale Äquivalent dazu, genau das gewünschte Stück in Tetris zu bekommen. Mit anderen Worten: perfekt!
Schließen Sie Google Plus-Follower von Ihrer Liste aus
Google Plus ist wahrscheinlich eines der heimtückischsten Dinge, die Google jemals erfunden hat. Meine anfängliche Wertschätzung dafür wurde sehr schnell sauer, als Google beschloss, Plus in jeden einzelnen Winkel eines Google-Produkts zu stecken. Zum Glück wird das jetzt zurückgesetzt, aber das Memo scheint das Gmail-Team nicht erreicht zu haben, da Ihre Kontaktliste Ihre Plus-Follower enthält (vorausgesetzt, die Einstellung ist aktiviert).
Was noch schlimmer ist, ist, dass die ' Duplikate finden '-Option zählt einen Plus-Follower nicht als Duplikat, wenn er sich bereits in Ihrer Kontaktliste befindet.
Um dies zu veranschaulichen, hier ist unser Chefredakteur Ryan Dube in meiner Kontaktliste. Der erste ist sein richtiger Eintrag und der zweite (ohne Foto) ist sein Plus-Eintrag. Zwei separate Einträge, aber laut Kontakte habe ich keine Duplikate.
Aus Gründen der Produktivität, Ordnung, Kürze, wie auch immer Sie es nennen wollen, schließen Sie die 'Kreise' von Plus aus. Google Plus ist sowieso ein sterbendes Tier. Was nützt es Ihrem Adressbuch?
Füllen Sie alle Felder für jeden Kontakt aus
Jetzt haben Sie die Duplikate zusammengeführt, den Mist entfernt und Google Plus zerstört. Es ist Zeit, an jedem verbleibenden Kontakt zu arbeiten. Dies wird der längste Teil sein und erfordert die meiste Hingabe. Es wird verlockend sein, Abstriche zu machen und einige Schritte zu überspringen, nur um es fertig zu stellen. Aber bleib dran. Sie werden es später zu schätzen wissen. Schnappen Sie sich einen Kaffee, legen Sie gute Musik auf und machen Sie es sich auf lange Sicht gemütlich.
Doppelklicken Sie auf einen Kontakt, um ihn zu öffnen, und klicken Sie auf den Stift in der oberen rechten Ecke, um ihn zu bearbeiten. Jetzt ist es mehr als wahrscheinlich, dass einige Felder völlig durcheinander sind, während andere völlig leer sind.
Wie Sie in einem der Screenshots im vorherigen Abschnitt sehen können, können Sie auch einen Ländercode für Telefonnummern festlegen. Wenn Ihre Nummern in Ihren Kontakten alle oder hauptsächlich aus einem Land stammen, können Sie den Ländercode festlegen und Google fügt ihn automatisch für Sie ein. Der Nachteil ist natürlich, wenn Sie eine Nummer aus einem anderen Land haben. Plötzlich geraten die Dinge ins Chaos und diese Zahlen müssen korrigiert werden.
Wo Sie Felder sehen, die Sie einladen zu ' Füge hinzu ein..... ' , doppelklicken Sie darauf und beginnen Sie mit der Eingabe. Wenn Sie zum unteren Rand des Felds scrollen, sehen Sie einen Link namens ' Alle Felder anzeigen '. Wenn Sie darauf klicken, haben Sie plötzlich die Qual der Wahl, einschließlich der Aussprache des Namens. Sie können sogar benutzerdefinierte Felder erstellen, wenn Sie angeben möchten, ob ein Kontakt Boxershorts oder Slips bevorzugt.
Schließlich, wenn Ihnen der Kontakt sehr wichtig ist, haben Sie die Möglichkeit, markiere sie mit einem gelben Stern , genau wie Gmail.
Bereinigen Sie den Namen und die Adresse des Kontakts
Schnappen Sie sich ein oder zwei Red Bull, um diese nachlassende Energie aufrechtzuerhalten, denn wir sind fast fertig. Die schwierigsten Teile sind vorbei und wir sind jetzt auf der Zielgeraden.
Stellen Sie bei jedem Kontakt sicher, dass der vollständige Name des Kontakts zusammen mit seiner vollständigen Adresse richtig eingegeben wurde. Neben der Möglichkeit, beim Schreiben einer E-Mail sofort die richtige Person anzurufen, macht das korrekte Ausfüllen des Profils die Nutzung von Google Maps zum absoluten Vergnügen.
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Wenn Sie unterwegs sind und eine Wegbeschreibung zum Standort eines Kontakts benötigen, geben Sie einfach seinen Namen in Maps ein und der Name aus Ihren Kontakten wird mit der vollständigen Adresse angezeigt. Klicken Sie darauf und die Karte zoomt auf ihren Standort, wo Sie dann eine Wegbeschreibung anfordern können. Wer braucht schon ein teures GPS, wenn Sie Google Maps im Datentarif haben?
Anscheinend sind es 8.500 km von meiner Wohnung zu Saikat's. Wenn ich jetzt zu Fuß beginne, bin ich in 72 Tagen über eine malerische Route durch Afghanistan dort. Das ist machbar.
Erstellen Sie Gruppen, um Kontakte zu kategorisieren
Um wirklich super organisiert zu sein, können Sie jeden Kontakt einer Gruppe zuordnen. Klick einfach ' Neue Gruppe “, um einen neuen zu erstellen. Das Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe ist einfach. Gehen Sie in der Kontaktliste nach unten, fahren Sie mit der Maus über die gewünschten Kontakte und klicken Sie auf das Kontrollkästchen auf der linken Seite.
Dadurch wird sofort eine blaue Leiste am oberen Bildschirmrand mit mehreren Optionen angezeigt. Eine davon ist das Hinzufügen zu einer Gruppe oder das Ändern von Gruppen. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Liste der Gruppen. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe und der Kontakt wird dorthin gesendet.
Nun können Sie jede Gruppe in der linken Seitenleiste anklicken und sehen alle dort zugeordneten Kontakte.
Mach ein Backup
Nach all der harten Arbeit müssen Sie von allem ein Backup erstellen, falls Google Kontakte kaputt geht. Vielleicht haben sie einen Fehler an ihrem Ende, oder vielleicht vermasseln Sie es an Ihrem Ende. In jedem Fall löst ein Backup alle Probleme, und es ist nicht im Geringsten schwierig. Sie müssen nur daran denken, das Backup regelmäßig zu aktualisieren.
In der linken Seitenleiste befindet sich eine Option namens ' Mehr '. Erweitern Sie das und Sie werden sehen ' Export '. Das ist Ihre Backup-Option. Aber wenn Sie auf ' Export ', Sie werden dies sehen.
Denken Sie daran, dass dies eine Vorschauversion von Contacts ist und die Luftpolsterfolie noch nicht vollständig entfernt wurde. Daher müssen Sie vorerst zur alten Version von Contacts zurückkehren, um Ihre Liste zu exportieren. Keine Sorge, wenn Sie wieder auf die neue Version zurückgreifen, wird alles so sein, wie Sie es verlassen haben.
Schauen Sie also in der alten Version von Kontakten zum oberen Bildschirmrand und das ' Mehr ' Speisekarte. Ziehen Sie das herunter und wählen Sie 'Exportieren'.
Dann erhalten Sie einige Optionen. Wählen Sie je nach Bedarf aus, was Sie möchten, und klicken Sie dann auf ' Export ' Taste. Sie erhalten dann die angeforderte Datei auf Ihren Computer heruntergeladen.
Verwenden Sie IFTTT- und Zapier-Skripte
Von nun an heißt das Ziel Automatisierung, Automatisierung, Automatisierung. Halten Sie Ihre Kontakte in Form und sichern Sie sie mit so wenig Aufwand wie möglich auf Ihrer Seite.
Das ist wo IFTTT und Zapier Kommen Sie herein. Sie alle kennen diese Webdienste, mit denen Sie zahlreiche Aspekte Ihres Online-Lebens kostenlos automatisieren können. Meiner Meinung nach ist IFTTT die einfachere von beiden, aber das ist nur meine Meinung.
Seien Sie jedoch vorsichtig mit einigen dieser Skripte. Das Sichern in Tabellenkalkulationen kann zu VIELEN Duplikaten führen, und das Markieren neuer Kontakte in Ihrem Google Kalender ist ein Rezept für eine Katastrophe. Seien Sie also sehr wählerisch bei der Auswahl.
„Hallo, ich habe mein Adressbuch aufgeräumt und deine Nummer gefunden! Heute Nacht frei?'
Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen und den Überblick behalten, erhalten Sie am Ende eine viel verbesserte Kontaktliste.
Weitere Informationen zum Verbessern Ihrer Kontakte finden Sie unter die besten Apps zum Synchronisieren von Facebook-Fotos mit Android-Kontakten .
Bildnachweis: xkcd: Himmel . Weitere Bilder ohne Namensnennung mit freundlicher Genehmigung von Pixabay.
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Mark O'Neill ist freiberuflicher Journalist und Bibliophiler, der seit 1989 Sachen veröffentlicht. Er war 6 Jahre lang Managing Editor von MakeUseOf. Jetzt schreibt er, trinkt zu viel Tee, ringt mit seinem Hund und schreibt noch mehr.
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