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Projektmanager bewerten ihre Projekte, um zu sehen, ob die Projekte die Ziele des Unternehmens und des Teams erfüllen. Die Bewertung von Projekten nach Abschluss kann Ihnen helfen, die Auswirkungen besser zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.
Die Projektbewertung ist für jedes Projekt von entscheidender Bedeutung, da sie Erkenntnisse und Lehren für zukünftige Projekte liefern kann. Sobald Sie den Projektbewertungsprozess abgeschlossen haben, ist es wichtig, Ihre Ergebnisse mit den Beteiligten und Ihren Teammitgliedern zu teilen. Während es viele Methoden gibt, um ein Projekt zu evaluieren, sind hier die grundlegenden Schritte, die Sie unternehmen müssen, unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden.
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1. Entwickeln Sie einen Evaluierungsplan
Wenn Sie Ihr Projekt erstellen, sollten Sie die Zielsetzungen und Ziele berücksichtigen, die Sie erreichen möchten, und sie mit Ihrem Team teilen, um ihm einen klaren Weg nach vorne zu geben. Die Ziele, die Sie festlegen, können Ihnen bei der Auswahl der Projektevaluierungsmethode helfen, die Sie verwenden möchten.
Wenn das Projektziel beispielsweise darin besteht, die Teamproduktivität zu steigern, möchten Sie möglicherweise Daten zur Aufgabenerfüllung als Werkzeug zur Bewertung der Produktivitätsraten überprüfen. Vielleicht interessieren Sie sich für das Lernen wie man Projektmeilensteine für mehr Produktivität setzt .
2. Quelle der Evaluierung auswählen und Implementierung vorbereiten
Im ersten Schritt wählen Sie aus, wie Sie die Daten für die Auswertung erheben möchten. Sie können sich für Interviews, Fokusgruppen, Umfragen, Fallstudien oder Beobachtungen entscheiden. Wählen Sie ein Bewertungstool, das zu den Personen passt, von denen Sie Informationen erhalten möchten, was bedeutet, dass Sie die Personen identifizieren, die Sie einbeziehen möchten.
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Unabhängig davon, ob Sie Personen interviewen oder befragen möchten, müssen Sie die Fragen im Voraus vorbereiten. Wenn Sie eine Fokusgruppe verwenden, müssen Sie Einladungen senden, ein Datum auswählen und Fragen auflisten.
Nachdem Sie Ihre Evaluierungsquelle ausgewählt haben und bereit für die Implementierung sind, sollten Sie einen detaillierten Zeitplan teilen und Aufgaben delegieren, damit Ihr Team auf den nächsten Schritt vorbereitet ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer was tut, könnten Sie daran interessiert sein, die zu lernen Die besten Tipps zur Definition von Teamrollen und Verantwortlichkeiten .
3. Implementieren Sie die Projektbewertung
Während das Projekt im Gange ist, ist die Überwachung aller Elemente entscheidend, um sicherzustellen, dass es innerhalb des Budgets liegt und planmäßig abläuft. Es ist hilfreich, Statusberichte zu erstellen, die Sie mit dem Team teilen, damit jeder über den Projektstatus Bescheid weiß.
Der Implementierungsprozess unterscheidet sich je nach den von Ihnen gewählten Bewertungsinstrumenten und -methoden. Es wäre hilfreich, wenn Sie sich auf Folgendes konzentrieren würden:
- Evaluierung vor dem Projekt : Hier entwickeln Sie Projektziele, anhand derer Sie die Durchführbarkeit des Projekts bestimmen.
- Laufende Auswertung : Überwachen Sie Details wie das Budget, die Qualität der Arbeit und den Zeitplan.
- Evaluierung nach dem Projekt : Messen Sie den Erfolg des Projekts anhand von Ergebnissen und Auswirkungen.
4. Überprüfen Sie die Daten
Sobald Sie die Daten für die Bewertung gesammelt haben, ist es an der Zeit, sie auf Schwächen, Stärken und Trends zu analysieren. Es ist auch eine Gelegenheit zu überprüfen, ob das Projekt den zu Beginn festgelegten Zielen und Zielen nahe gekommen ist. Sie können die Ziele des Teams verwenden, um die erhaltenen Daten für den nächsten Schritt zu übersetzen.
5. Erstellen Sie einen Bericht für Ihr Team
Nachdem Sie Ihre Datenanalyse abgeschlossen haben, müssen Sie die Bewertungsergebnisse zusammenfassen. Sie sollten ein Format wählen, das den Bedürfnissen des Lesers entspricht, also Ihrer Stakeholder und Teammitglieder.
Nach Abschluss jedes Projekts ist es eine wertvolle Gewohnheit, einen Bericht über Ihre Projektbewertung bereitzustellen. Es kann die Aufmerksamkeit auf Bereiche lenken, die verbessert werden müssen, beabsichtigte und unbeabsichtigte Auswirkungen aufweisen und feststellen, ob das Team seine Ziele erreicht hat oder nicht. Bevor Sie Ihren Bericht schreiben, könnten Sie daran interessiert sein, das zu lernen Die besten Arten von Projektmanagementberichten, die Sie kennen sollten .
6. Besprechen Sie die nächsten Schritte
Der letzte Schritt im Projektbewertungsprozess ist die Diskussion der nächsten Schritte auf der Grundlage der Ergebnisse. Es ist wichtig, eine Diskussion über die Ergebnisse der Evaluation anzustoßen.
Eine Diskussion kann innovative Ideen zur Verbesserung des Teams anregen, die Kommunikation stärken und Vorschläge zur Verbesserung zukünftiger Projekte anregen. Wenn Sie möchten, dass Ihr Bericht den Interessengruppen auffällt und die Aufmerksamkeit Ihres Teams auf sich zieht, möchten Sie vielleicht sehen, wie Sie die integrieren können Die besten Tipps, um Ihre Projektberichte hervorzuheben .
Tools, die Sie für die Projektbewertung verwenden können
Im Folgenden finden Sie Tools, die Sie für Ihre Projektbewertung verwenden können. Möglicherweise finden Sie, dass einige für Ihr Projekt besser geeignet sind als andere.
1. Umfragen
Umfragen sind ein Bewertungsinstrument, mit dem Sie vor Beginn eines Projekts feststellen können, wie sich eine Gruppe von Personen fühlt, und sie anschließend befragen. Dieser Bewertungsprozess kann verschiedene Dinge messen, darunter Selbstwertgefühl, Vorlieben, Leistungen und Einstellungen.
Am besten wäre es, wenn Sie Mitglieder Ihrer Zielgruppe befragen. Sie können sehen, ob sich die Gefühle der Menschen nach Abschluss des Projekts positiv verändern, und wenn dies das Projektziel war, dann wissen Sie, dass Sie es erreicht haben. Sie können auf vielfältige Weise Umfragen durchführen, einschließlich per Telefon, Papier oder elektronisch.
2. Beobachtung
Beobachtung ermöglicht es Ihnen, eine Situation oder einen Prozess zu bewerten oder zu überwachen und gleichzeitig zu dokumentieren, was der Beobachter sieht und hört. Das Betrachten von Verhaltensweisen und Handlungen in einem natürlichen Kontext kann Einsichten und Verständnis über das Objekt vermitteln, das Sie bewerten. Bei der Verwendung von Beobachtung ist es wichtig, beim Sammeln von Daten einen konsistenten und systemischen Ansatz zu verwenden.
3. Fallstudien
Fallstudien können mehr Tiefe bieten als andere Bewertungsinstrumente. Wenn Sie eine Fallstudie durchführen, konzentrieren Sie sich auf eine bestimmte Gruppe innerhalb einer Gemeinde, eines Dorfes, einer Person oder einer Teilmenge einer größeren Gruppe. Sie können Fallstudien verwenden, um Trends zu veranschaulichen oder krasse Unterschiede aufzuzeigen.
Eine Fallstudienanalyse erfordert das Ziehen kritischer Themen und Ergebnisse, um zukünftige Trends vorherzusagen, versteckte Probleme hervorzuheben oder ein Verständnis für ein wesentliches Problem mit größerer Klarheit zu vermitteln.
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4. Vorstellungsgespräche
Interviews können ein qualitatives oder quantitatives Bewertungsinstrument sein, je nachdem, wie Sie sie einsetzen. Der Prozess beinhaltet ein Gespräch zwischen einem Interviewer und der Person, die die Fragen beantwortet.
Sie können Interviews verwenden, um narrative Informationen und Daten zu sammeln, um die einzigartige Weltanschauung, Perspektiven und Meinungen eines Befragten besser zu verstehen. Es gibt verschiedene Arten von Interviewtechniken und -ansätzen, darunter:
- Strukturierte Interviews : Hierbei handelt es sich um quantitative Untersuchungen, oft umfragebasierte Forschung mit standardisierten Fragen im Fragebogenformat. Die Antworten haben in der Regel die Struktur einer Multiple-Choice-Liste und sind nicht offen.
- Halbstrukturiert : Wie der Name schon sagt, handelt es sich um einen gemischten Rahmen aus allgemeinen Themen und vordefinierten Fragen, die an den Kontext der Interviewsitzung angepasst werden können. Dem Interviewer steht es frei, Fragen wegzulassen und mit der Reihenfolge der gestellten Fragen zu spielen, und die Fragen sind offen und geschlossen.
- Unstrukturiert : Dieses Format ist informell oder dialogorientiert, wobei alle Fragen offen sind.
5. Fokusgruppen
Fokusgruppen sind Gruppeninterviews, die Sie entwerfen, um die Einstellungen der Menschen zu einem bestimmten Thema zu untersuchen. Sie sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, die häufigsten Probleme für die Gruppe oder Gemeinschaft zu entdecken, wenn die Informationen begrenzt sind.
Um eine Fokusgruppe durchzuführen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen fähigen Moderator haben und dass Sie es gut geplant haben. Fokusgruppen können detaillierte Informationen zu Themen liefern, die eine Gemeinschaft oder eine bestimmte Bevölkerungsgruppe betreffen.
Sind Sie bereit für Ihre nächste Projektevaluierung?
Bewertungen sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts und helfen Ihnen zu bestätigen, ob Sie Ihre Projektziele erreicht haben, und können Ihnen dabei helfen, Best Practices für zukünftige Projekte zu etablieren. Wenn Sie nicht nach jedem Projekt überprüfen, was funktioniert und was nicht, riskieren Sie, kostspielige Fehler zu wiederholen.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre zukünftigen Projekte zu rationalisieren, sollten Sie die Verwendung einer Projektmanagement-Software in Erwägung ziehen, falls Sie dies noch nicht getan haben. Vielleicht möchten Sie einige Informationen zu den ersten Schritten lesen, wenn das Ausprobieren neuer Software einschüchternd wirkt.