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Als Tool für das Projektmanagement bietet Microsoft OneNote viele nützliche Funktionen. Eine dieser Funktionen ist die Verfügbarkeit von Vorlagen. Von einer Projektübersicht über Besprechungsnotizen bis hin zu To-Do-Listen bietet OneNote alles.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie genau Vorlagen in Ihrem Projekt nützlich sein können oder was Sie damit machen können, finden Sie hier einige Tipps und Tricks.
Zugriff auf integrierte Vorlagen
OneNote verfügt über praktische Vorlagen zum Verwalten von Projekten, die direkt integriert sind. Abhängig von Ihrer OneNote-Version greifen Sie auf unterschiedliche Weise auf diese Vorlagen zu.
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Wählen Sie in OneNote 2016 Einfügung aus der oberen Navigation und klicken Sie dann auf Seitenvorlagen . Sie sehen dann eine Liste der zuletzt verwendeten Vorlagen und eine Option zum Öffnen aller durch Auswahl von Seitenvorlagen in der Dropdown-Liste.
Bei älteren Versionen von OneNote können Sie zu den Vorlagen navigieren, beginnend mit dem Hinzufügen einer neuen Registerkarte zu Ihrem Notizbuch. Du wirst dann sehen Neue Seite auf der rechten Seite und wenn Sie auf den Pfeil klicken, sehen Sie ein Dropdown-Menü, in dem Sie auswählen können Seitenvorlagen .
In beiden Fällen zeigt OneNote Vorlagen an, die nach Akademisch, Leer, Geschäftlich, Dekorativ und Planer kategorisiert sind.
Projektmanagement-Vorlagen in OneNote
1. Vorlage für die Projektübersicht
Zum Projektmanagement mit OneNote , die Kategorie Business hat ein schönes Projektübersicht Vorlage. Wählen Sie es einfach aus und es erscheint direkt in Ihrem Notizbuch. Die Vorlage ist für den Anfang mit hilfreichen Elementen gefüllt und Sie können alles an Ihre Projektanforderungen anpassen.
Ihre grundlegenden Firmen- und Projektinformationen werden oben platziert. Dann werden eine Beschreibung, Projektziele, Ressourcen, Verfahren, Zeitpläne und andere Elemente in leicht lesbaren Aufzählungslisten angezeigt. Um Ihre eigenen Einzelteile einzugeben, löschen Sie einfach den Beispieltext und ersetzen Sie ihn durch Ihre Selbst.
Die Vorlage Projektübersicht ist nützlich für einen gut organisierten Überblick über alle Projektteile. Dies kann Ihnen als Projektmanager nicht nur helfen, Elemente auf einen Blick zu sehen, sondern kann auch ein wunderbares Dokument für andere sein. Sie können es mit Projektteammitgliedern, Ihrem Vorgesetzten oder den Führungskräften teilen.
Jeder hat eine gute Vorstellung davon, was ihn erwartet, und Sie können ihn jederzeit aktualisieren, um die Zeitpläne anzupassen.
2. Vorlagen für Besprechungsnotizen
In der Kategorie „Business“ finden Sie auch mehrere Vorlagen für Besprechungsnotizen, die sich perfekt dafür eignen, während der Besprechung Notizen zu machen, sie später als Referenz zu verwenden und im Nachgang mit anderen zu teilen. Von der Vorlage für einfache Besprechungsnotizen bis hin zur Vorlage für formale Besprechungsnotizen ist jede mit unterschiedlichen Informationen etwas anders formatiert.
Für etwas extrem Einfaches und Nützliches für schnelle Meetings gibt es zwei Einfache Besprechungsnotizen Vorlagen zur Auswahl. Sie geben einfach den Besprechungstitel ein und gehen dann nach unten zu Agenda, Teilnehmern und Aktionspunkten.
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Wenn es an der Zeit ist, das Führungsteam über das Projekt auf den neuesten Stand zu bringen, bevorzugen Sie vielleicht die Formelle Besprechungsnotizen Vorlage für ein offizielleres Layout und zusätzliche Elemente. Dieser enthält nicht nur Ihre Agenda und Teilnehmer, sondern auch Genehmigungen, offene Fragen, neue Geschäfte und eine Agenda für ein Folgemeeting.
Abhängig von der Art des Meetings, das Sie organisieren oder an dem Sie nur teilnehmen, wird jede dieser Vorlagen Ihre Notizen gut organisiert halten und die Nachverfolgung erleichtern. Wenn Sie der Organisator sind, stellen Sie durch das frühzeitige Festlegen der Tagesordnung und das Teilen mit den Teilnehmern sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Außerdem können die anderen Teilnehmer diese verwenden, um ihre eigenen Notizen zu machen.
3. Vorlagen für Aufgabenlisten
Zum Auflisten von Aufgaben bietet OneNote drei Arten von Aufgabenlisten, die das Priorisieren und Organisieren von Elementen erleichtern. Diese sind in der Kategorie Planer der Seitenvorlagen enthalten. Die Einfache To-Do-Liste Die Vorlage ist einfach mit gesetzten Kontrollkästchen und bereit, Ihre Artikel einzugeben.
Die Priorisierte To-Do-Liste Template geht noch etwas weiter, indem es Ihnen ermöglicht, Aufgaben basierend auf hoher, mittlerer oder niedriger Priorität einzugeben und zu organisieren. Dies ist sehr praktisch und dieses hat auch die Kontrollkästchen, die nur auf Ihre Aufgabeneingaben warten.
Die Projekt-To-Do-Liste Vorlage ist je nach Projekt unterschiedlich formatiert. Und diese Vorlage enthält neben jedem Satz von Projektaufgaben einen praktischen Notizenabschnitt. Das Tolle an dieser Vorlage ist, dass sie beim Öffnen zwar nach Projekt organisiert ist, Sie sie jedoch jederzeit ändern können, sodass sie nach Ressource oder sogar nach Datum sortiert ist. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, es so zu organisieren, dass es Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
Eine richtig organisierte oder priorisierte To-Do-Liste ist für jedes Projekt, ob groß oder klein, wichtig, und diese Vorlagen können Ihnen helfen, einen guten Start zu haben.
Verwandt: Besuchen Sie Websites, um OneNote-Vorlagen herunterzuladen
Hilfreiche Tipps
1. Gegenstände neu anordnen
Eine großartige Funktion, die für alle Optionen verfügbar ist, ist, dass Sie Elemente einfach neu anordnen können. Fahren Sie einfach mit der Maus über das Element, das Sie verschieben möchten, und Sie sehen den vierköpfigen Pfeil. Ziehen Sie es dann einfach an die neue Position. Dies funktioniert sowohl für Blockelemente, die für das Layout verwendet werden, als auch für einzelne Elemente wie To-Dos und Listenelemente.
2. Größenänderung von Blöcken
Die Blöcke, die zum Organisieren des Layouts verwendet werden, können nicht nur verschoben, sondern auch in der Größe geändert werden, damit Sie die Vorlagen optimal nutzen können. Wählen Sie einfach den Block aus und in der oberen rechten Ecke sehen Sie kleine Pfeile. Tippen und ziehen Sie einfach nach rechts oder links, um die Größe zu ändern.
3. Grundlegende Formatierung
Um die Schriftgröße oder -farbe für den Text schnell zu ändern, fahren Sie einfach mit der Maus über den Hauptbereich, bis Sie den vierköpfigen Pfeil sehen, und klicken Sie, um ihn auszuwählen. Sie können dann entweder klicken Heim in der oberen Navigation oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, um Ihre Anpassungen vorzunehmen. Dies ist auch eine einfache Möglichkeit, Ihren Artikeln Kontrollkästchen oder Sterne hinzuzufügen oder sogar den Stil zu ändern.
4. Speichern von benutzerdefinierten Vorlagen
Wenn Sie mit einer dieser integrierten Vorlagen begonnen haben, viele Änderungen daran vorgenommen haben und sie weiterhin verwenden möchten, können Sie sie einfach speichern. Sie haben Ihr Firmenlogo hinzugefügt, die Größe von Blöcken geändert und den Text neu formatiert, um es genau so zu gestalten, wie Sie es möchten. Lassen Sie diese harte Arbeit nicht ungenutzt; speichern Sie es als Vorlage für die zukünftige Verwendung.
Um Ihre neue Vorlage zu speichern, wählen Sie Sicht aus der oberen Navigation und dann Papier größe . Dadurch wird der Bereich Papierformat geöffnet. Klicken Sie unten in diesem Bereich auf Aktuelle Seite als Vorlage speichern . Geben Sie dann Ihrer Vorlage einen Namen und wählen Sie aus, ob es Ihre Standardseitenvorlage im aktuellen Abschnitt sein soll.
Wenn Sie Ihre gespeicherte Vorlage verwenden möchten, führen Sie die gleichen Schritte wie oben aus, um je nach OneNote-Version auf die integrierten Vorlagen zuzugreifen. Sie sollten dann eine zusätzliche Kategorie namens . sehen Meine Vorlagen . Wählen Sie den Pfeil daneben aus und wählen Sie den gewünschten aus.
Denken Sie an diese OneNote-Projektvorlagenoptionen
Vorlagen sind nur eine von vielen wenig bekannten OneNote-Funktionen. Denken Sie also für Ihr nächstes Projekt daran, dass Ihnen einige großartige OneNote-Projektmanagementvorlagenoptionen zur Verfügung stehen, und nutzen Sie sie!
Bildquelle: Alphaspirit/ Shutterstock
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Mit ihrem BS in Informationstechnologie arbeitete Sandy viele Jahre in der IT-Branche als Projektmanagerin, Abteilungsleiterin und PMO-Leiterin. Dann beschloss sie, ihrem Traum zu folgen und schreibt nun hauptberuflich über Technik.
Mehr von Sandy WrittenhouseAbonniere unseren Newsletter
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