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Zwischen Werbeaktionen, Newslettern, Benachrichtigungen und allem anderen, was jeden Tag in Ihren Posteingang einfliegt, ist es sehr einfach, zu viele E-Mails anzusammeln. Wenn Sie keine Zeit haben, sich damit zu befassen, sitzen Sie möglicherweise in einem Posteingang mit mehr als 20 bis 30.000 Nachrichten.
Irgendwo da drin haben Sie wichtige Nachrichten, die Sie nicht verlieren möchten. Aber wie entleeren Sie die Unordnung, ohne das Baby mit dem Bade auszuschütten?
Wenn Sie den in diesem Artikel beschriebenen Prozess befolgen, können Sie den Posteingang Null erreichen mindestens 30 Minuten . Höchstens eine Stunde. Möchten Sie es ausprobieren? Öffnen Sie Ihren aufgeblähten Posteingang und folgen Sie ihm.
Der aufgeblähte Gmail-Posteingang
Wir stellen vor, der Posteingang einer sehr beschäftigten Person.
Korrekt. Fast 20.000 ungelesene E-Mail-Nachrichten. Das sind nur die ungelesenen. Die Gesamtgröße meines E-Mail-Kontos vor Beginn dieses Prozesses betrug 35.000 Nachrichten.
Das erste, was Sie tun müssen, ist die tief hängenden Früchte abzuhacken.
Wirf den Müll raus
Es sollte selbstverständlich sein, dass Sie den Papierkorb häufig entfernen müssen, nicht nur zu Hause, sondern auch in Ihrem Google Mail-Posteingang.
Klicken Sie auf Ihre Müll Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf das Feld „Alle auswählen“ oben in der Nachrichtenliste und dann auf den Link „Alle Konversationen“, der vor der ersten E-Mail aufgeführt ist.
Dann klick auf Unwiederuflich löschen .
Nächste, Gehe nach Gmail-Spam . Klicken Sie im Navigationsfeld auf das Spam Link, und klicken Sie dann auf 'Alle Spam-Nachrichten jetzt löschen'.
Fühlt sich gut an, oder? Wir haben noch nicht wirklich eine Delle in den Posteingang gelegt, aber es ist ein tolles Gefühl, Ihren Posteingang zu bereinigen, nachdem Sie den Müll rausgebracht haben.
Jetzt für die nächste Stufe von tief hängenden Früchten.
Soziales und Werbeaktionen
Wenn Sie den standardmäßigen Gmail-Posteingang von Google verwenden, wird Folgendes angezeigt: Sozial und Förderung Registerkarten oben in Ihrem Posteingang.
Klicken Sie auf jedes dieser Elemente und scrollen Sie nach unten durch die Liste, um nach großen Mengen an Duplikaten zu suchen.
Dies sind die Übeltäter, die jeden Tag Ihren Posteingang füllen.
Wenn Sie sie finden, öffnen Sie die E-Mail und suchen Sie die Abbestellen Link oben oder unten in der E-Mail.
Gehen Sie nur die ersten Seiten von Social- und Promotion-Beiträgen durch und suchen Sie nach großen Gruppen von Duplikaten. Wenn Sie nur Ihre E-Mail-Newsletter bereinigen, wird die Menge an E-Mails, die Ihren Posteingang täglich füllen, drastisch reduziert.
Verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit, denn es gibt jetzt größere Fische zum Braten. Nachdem Sie mit diesem Artikel fertig sind, sollten Sie Sandys Artikel über die Beherrschung der Gmail-Posteingangsangst durchgehen, um zu verhindern, dass Sie noch einmal in dieses Durcheinander geraten.
Nachdem Sie sich von den gängigsten E-Mails abgemeldet haben, klicken Sie auf das Wählen Sie Alle Symbol oben erneut und klicken Sie oben auf den Link 'Alle Konversationen auswählen'.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um sie alle zu löschen.
Wiederholen Sie den gleichen Vorgang auf der Registerkarte Werbeaktionen. Wenn Sie alle diese Einträge gelöscht haben, haben Sie Ihren Posteingang wahrscheinlich bereits um einige Tausend verkleinert.
Und Sie werden nur aufgewärmt.
E-Mails mit Label sichern und löschen
Vor Jahren war ich Teil eines Teams, das Online-Recherchen durchführte. Im Laufe der Zeit, in der ich dort war, habe ich ein paar tausend E-Mails angesammelt – alle davon mit einem speziellen Gmail-Label angebracht der eingehenden, verknüpften E-Mail-Adresse.
Die Adresse wurde 2015 geschlossen, aber ich habe mich nie die Mühe gemacht, all diese E-Mails zu löschen.
Sie haben wahrscheinlich schon vor Jahren alle möglichen Labels erstellt. Vielleicht haben Sie den Prozess sogar mit Filtern für eingehende E-Mails automatisiert. All diese E-Mails liegen einfach nur da und verschwenden Platz.
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Sie können gekennzeichnete E-Mails nicht einfach in großen Mengen löschen, weil Sie sie aus einem bestimmten Grund gekennzeichnet haben. Vielleicht enthalten sie jahrelange Recherchen, oder sie sind ein historisches Archiv einiger von Ihnen geleisteter Arbeit, die Sie einfach nicht verlieren möchten.
Sichern Sie wichtige gekennzeichnete E-Mails
Glücklicherweise ist es sehr einfach, all diese E-Mails mit der Kontoexportfunktion von Google in großen Mengen zu sichern.
Google bietet a Laden Sie Ihre Daten herunter Seite für jeden Dienst in Ihrem Google-Konto.
Klicke auf Archive verwalten Link, und klicken Sie dann auf Neues Archiv erstellen .
Scrollen Sie nach unten zu Ihrer Kontenliste und klicken Sie auf Nichts ausgewählt um alle Konten abzuwählen.
Scrollen Sie dann nach unten zu Ihrem Gmail-Konto und klicken Sie auf den Schalter, um nur diesen Dienst zu aktivieren.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und dann auf Etiketten auswählen .
Gehen Sie die Liste der Labels durch, die Sie in Ihrem Gmail-Konto erstellt haben, und wählen Sie alle aus, von denen Sie ein vollständiges Backup erstellen möchten.
Unter der Liste können Sie das komprimierte Dateiformat und die maximale Archivgröße auswählen.
Klicken Sie abschließend auf die Archiv erstellen Taste.
Google wird Ihnen per E-Mail mitteilen, dass mit der Aufnahme Ihres Archivs begonnen wurde. Es kann ein paar Stunden oder sogar einen Tag dauern, aber schließlich erhalten Sie eine Folge-E-Mail, wenn das Archiv zum Download bereit ist. Der Download-Link befindet sich direkt in der E-Mail-Nachricht.
Nachdem Sie Ihr E-Mail-Archiv heruntergeladen und an einem sicheren Ort gespeichert haben, können Sie mit dem Löschen gekennzeichneter E-Mails beginnen.
Löschen Sie gekennzeichnete E-Mails und Labels
Klicken Sie in Ihrem Gmail-Posteingang auf jedes Label, damit die E-Mails angezeigt werden, und wählen Sie Alle aus der Auswahlliste.
Erinnere dich an Alle Konversationen auswählen wie du es vorher getan hast.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um alle diese E-Mails zu löschen.
Wenn Sie Glück haben, stoßen Sie auf Labels mit Tausenden von E-Mails, die Sie jetzt, nachdem Sie ein Backup haben, aus Ihrem Posteingang löschen können.
Nachdem Sie alle E-Mails bereinigt haben, vergessen Sie nicht, alle alten Labels zu löschen. Klicken Sie einfach auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite des Labelnamens und wählen Sie Etikett entfernen von der Liste.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie die Größe Ihres Posteingangs bereits deutlich reduziert haben. Aber halten wir uns nicht zurück. Wir haben noch ein paar Tricks im Ärmel.
Alte E-Mails löschen
Wenn Sie Zehntausende von E-Mails haben, stehen die Chancen ziemlich gut, dass selbst die E-Mails, die vor vier oder fünf Jahren wichtig waren, nicht mehr so wichtig sind.
Jetzt ist es an der Zeit, wirklich tief zu graben und das Haus zu reinigen. Lassen Sie uns diese sehr alten E-Mails loswerden.
Geben Sie dazu einfach 'older_than:2y' in das Google Mail-Suchfeld ein. Sie können ein beliebiges Zeitlimit festlegen, indem Sie 2 in eine beliebige Anzahl von E-Mail-Jahren ändern, die Sie behalten möchten.
Denken Sie nur daran, dass Sie unabhängig von der Menge an E-Mails, die Sie „aufbewahren“, am Ende durchsortieren müssen, um die wirklich wichtigen herauszuholen. Machen Sie diesen Zeitrahmen also so klein, wie Sie möchten.
Auswählen Alle E-Mails und Alle Konversationen auswählen , und klicken Sie dann auf das Papierkorbsymbol, wie Sie es die ganze Zeit getan haben.
Danach sollte Ihr E-Mail-Posteingang mit Zehntausenden zu diesem Zeitpunkt endlich zu den einzelnen Tausenden gehören.
An dieser Stelle ist es an der Zeit, einen etwas selektiveren Ansatz zu wählen, um das verbleibende Durcheinander zu beseitigen.
Reinigen, sortieren und organisieren
Bedenken Sie zunächst, dass Sie jede E-Mail, die Sie vor einigen Wochen nicht geöffnet haben, wahrscheinlich nie öffnen werden.
Sie können diese schnell bereinigen, indem Sie nach allen ungelesenen E-Mails suchen, die älter als zehn Tage sind.
Geben Sie in das Suchfeld einfach 'is:unread old_than:10d' ein.
Wählen Sie alle aufgelisteten E-Mails aus und löschen Sie sie.
Eine andere Möglichkeit, die verbleibende Liste von E-Mails noch weiter zu verkleinern, besteht darin, nach typischen Spam- oder Werbebetreffzeilen zu suchen. Sie können dies tun, indem Sie Suchanfragen wie „Betreff: Deal“, „Betreff: Giveaway“ oder „Betreff: letzte Chance“ eingeben.
Jede Suche sollte weit über 100 E-Mails gleichzeitig ergeben. Wische sie einfach weiter aus.
Beenden Sie Ihren Posteingang
An dieser Stelle sollte Ihr Berg von Zehntausenden von E-Mails auf eine viel überschaubarere Größe reduziert werden. Sie haben Ihren Posteingang jetzt hauptsächlich auf E-Mail-Nachrichten konzentriert, die für Sie wichtig sind und die Sie möglicherweise behalten möchten.
Beginnen Sie als Nächstes, durch die verbleibenden E-Mails zu scrollen. Wenn Sie wichtige E-Mails entdecken, die Sie behalten möchten, ziehen Sie sie einfach zu den Labels, die Sie für sie erstellt haben (oder erstellen Sie neue Labels, wenn sie noch nicht existieren).
Das hört sich nach einer lästigen Pflicht an, aber das visuelle Scannen einer Seite mit E-Mails sollte nur einige wenige ergeben, die Sie tatsächlich behalten möchten. Dann können Sie alle E-Mails auf dieser Seite auswählen und alle löschen. Dadurch werden etwa 50 E-Mails gleichzeitig gelöscht.
Denken Sie daran, wann immer Sie einen wiederholten Absender bemerken, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Antwortschaltfläche. Klicken Sie in dieser Liste auf 'Nachrichten wie diese filtern'.
Wählen Sie dann alle aus und löschen Sie die Liste der übereinstimmenden E-Mails, die angezeigt werden.
Durch das Kennzeichnen, Filtern und Löschen großer E-Mail-Blöcke haben Sie in kürzester Zeit eine Liste mit etwas mehr als 1.000 E-Mails bis zu diesem wundersamen Posteingang Null.
Es ist ein großartiges Gefühl, diese „leere“ Notiz im Posteingang zu sehen, besonders wenn Sie Jahre ohne sie gesehen haben!
Lass das Biest nicht wachsen
Nachdem Sie sich nun die Zeit genommen haben, dieses riesige Biest eines Posteingangs endlich wieder in den Griff zu bekommen, ist es wichtig, dass es nicht wieder zu groß wird. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, alle Funktionen von Gmail zu studieren, um die Dinge organisiert und rationalisiert zu halten.
Sie können sich in unserem Power User Guide für Gmail über diese Funktionen informieren und müssen diesen Vorgang nie wieder durchlaufen.
Bildquelle: Nomadsoul1/ Depositphotos
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Ryan hat einen BSc-Abschluss in Elektrotechnik. Er hat 13 Jahre in der Automatisierungstechnik, 5 Jahre in der IT gearbeitet und ist jetzt Apps Engineer. Als ehemaliger Chefredakteur von MakeUseOf hat er auf nationalen Konferenzen zur Datenvisualisierung gesprochen und wurde im nationalen Fernsehen und Radio vorgestellt.
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