So archivieren Sie alle alten E-Mails in Gmail und erreichen Inbox Zero

Wenn Sie zu viele E-Mails erhalten, können Sie Ihren Posteingang mit vielen unnötigen Elementen füllen. Während Sie daran gewöhnt sind, fügt es Ihrem Geist immer noch ein wenig Gewicht hinzu. Sie sind mit so vielen ungeöffneten Nachrichten belastet, möchten aber keine davon löschen.

Wer weiß? Eine ungelesene Nachricht in Ihrem Posteingang kann Ihre Haut in Zukunft retten. Was sollten Sie also tun, um Ihren Posteingang zu bereinigen, ohne Daten zu verlieren? Durch Archivieren! So machen Sie es.

Was ist ein Archiv?

Laut Cambridge Wörterbuch , ein Archiv ist eine Sammlung historischer Aufzeichnungen zu einem Ort, einer Organisation oder einer Familie. Es ist auch definiert als eine Computerdatei, in der elektronische Informationen oder Dokumente gespeichert werden, die Sie nicht mehr regelmäßig verwenden.

Ebenso ist ein Archiv in Gmail eine Ablage Ihrer Nachrichten, die Sie nicht regelmäßig verwenden. Wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Archiv ablegen, speichern Sie sie an einem Ort, an dem Sie sie nicht sehen und vergessen können. Aber es ist immer noch da, wenn Sie eines Tages darauf zurückkommen müssen. Es ist wie Ihr Keller, in dem Sie Gegenstände aufbewahren, die Sie nicht benötigen, aber in Zukunft verwenden könnten.

Wenn Sie eine ungelesene E-Mail in Gmail archivieren, verlässt sie Ihren Posteingang und wird unter Alle E-Mails gespeichert. Es wird auch von der Anzahl Ihrer ungelesenen Nachrichten abgezogen.

Um Ihre archivierten E-Mails zu finden, gehen Sie in der Seitenleiste zu Alle E-Mails. Alternativ kannst du schreiben in:Archiv in der Google Mail-Suchleiste, um nur archivierte Nachrichten anzuzeigen.

Was Archivieren tut (und nicht tut)

Um die Vorteile zu verstehen, müssen Sie wissen, was genau passiert, wenn Sie alte Gmail-Nachrichten archivieren.

Archivierte E-Mails werden nicht automatisch gelöscht . Das Archiv ist wie ein Tresor. Während im Papierkorb abgelegte E-Mails nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden, verbleiben archivierte E-Mails in Ihrem Gmail, bis Sie sie manuell entfernen.
Archivierte E-Mails können durchsucht werden . Gmail verfügt über eine leistungsstarke Suchmaschine. Wenn Sie nach etwas suchen, gehören archivierte E-Mails dazu. Wenn Sie sie ausschließen und nur Ihren Posteingang durchsuchen möchten, geben Sie . ein in: Posteingang vor dem Suchbegriff.
Archivierte E-Mails zählen als Speicherplatz . Gelöschte E-Mails werden von Ihrem Google Mail-Laufwerk entfernt, sodass Sie mehr Speicherplatz haben. Auf der anderen Seite verbrauchen archivierte E-Mails immer noch Speicherplatz, da sie immer noch Teil Ihres Google Mail sind.
Archivierte E-Mails werden nicht automatisch als gelesen markiert . Wenn Sie eine E-Mail archivieren, ohne sie zu öffnen, bleibt diese E-Mail ungelesen, bis Sie darauf reagieren.
Archivierte E-Mails können durchsucht werden . Gmail hat keinen Tab 'Archiv', um die Nachrichten zu durchsuchen, die Sie hier gesendet haben. Sie können jedoch die Jegliche Post Registerkarte, um E-Mails aus dem Posteingang und dem Archiv zusammen anzuzeigen.
Archivierte E-Mails funktionieren mit Labels . Sie können einer Nachricht ein Label hinzufügen und sie dann archivieren. Das Etikett bleibt erhalten. Wenn Sie auf das Label klicken, um alle damit gekennzeichneten Nachrichten anzuzeigen, wird auch die archivierte E-Mail angezeigt.

Warum 'Als gelesen markieren' nicht ausreicht

Das Markieren Ihrer ungelesenen Nachricht als gelesen kann zwar die lästigen Zahlen reduzieren, es ist jedoch nicht so gut wie das Archivieren. Dies liegt daran, dass Ihr Posteingang immer noch mit Unordnung gefüllt ist.

Wenn Sie eine E-Mail archivieren, die Sie nicht benötigen, wird Ihr primärer E-Mail-Bildschirm verlassen. Auf diese Weise können Sie sich auf wichtigere Nachrichten konzentrieren.

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Wenn Sie glauben, dass Sie diese E-Mail in Zukunft benötigen werden, können Sie die leistungsstarke Suchfunktion von Gmail verwenden, um sie zu finden. Schließlich möchten Sie nicht durch Hunderte, wenn nicht Tausende von E-Mails scrollen, um nach etwas zu suchen.

So archivieren Sie eine E-Mail

Ganz gleich, ob Sie über Ihr Smartphone oder Ihren Computer auf Ihr Konto zugreifen, die Archivierung ist einfach und unkompliziert.

Auf deinem Computer

Dazu gibt es drei Möglichkeiten. Die erste ist zu kreuzen Sie das Kontrollkästchen an der Nachricht, die Sie archivieren möchten. Eine Reihe von Symbolen wird dann in der oberen Reihe Ihres Posteingangs angezeigt – klicken Sie auf das Archiv Symbol und Gmail sendet die Nachricht an den Ordner 'Alle E-Mails'.

Die zweite Möglichkeit ist zu öffne die E-Mail fraglich. Nach dem Laden werden die gleichen Symbole wie oben angezeigt. Wähle aus Archiv Schaltfläche, und Sie kehren zu Ihrem primären Posteingang zurück. EIN Konversation archiviert . Unten rechts auf Ihrem Bildschirm wird eine Benachrichtigung angezeigt, die den Vorgang bestätigt.

Eine dritte Möglichkeit besteht darin, das Posteingangsetikett zu entfernen. Durch Anklicken des x auf dem Etikett, Gmail verschiebt die E-Mail aus Ihrem Posteingang in Alle E-Mails. Eine Konversation wurde aus dem ' Posteingang ' sollte zur Bestätigung unten rechts in Ihrem Browser erscheinen.

Auf Ihrem Smartphone

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Egal, ob Sie ein Android- oder iOS-Benutzer sind, die Archivierung ist ziemlich gleich. Öffnen Sie die Gmail-App und dann schieben Sie die Nachricht Sie links oder rechts archivieren möchten.

Alternative, öffne die Nachricht dann wähle die Archiv Schaltfläche im Menü oben rechts. Es ist das vierte Symbol von rechts. Sie sollten sehen, dass die Nachricht aus Ihrem Posteingang verschwindet und ein 1 archiviert Benachrichtigung unten, wenn Sie das tun.

Schließlich können Sie auf das tippen Etiketten Abschnitt direkt nach der Betreffzeile. EIN Label als Fenster erscheint – deaktivieren Sie das Posteingang beschriften, und drücken Sie dann OK . Die E-Mail wird aus Ihrem Posteingang entfernt und a Label geändert Die Benachrichtigung wird unten angezeigt.

Halten Sie Ihren Posteingang sauber

Wenn Sie E-Mails für das Archiv nicht manuell auswählen möchten, verwenden Sie die Filterfunktion von Gmail, um dies automatisch zu erledigen. Dies ist besonders nützlich für Belege, die Sie nicht sehen, aber aufbewahren müssen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu:

So aktualisieren Sie Notepad++

Öffnen Sie die E-Mail, die automatisch archiviert werden soll.
Wählen Sie im oberen Menü die Untermenü mit drei Tasten .
Wählen Nachrichten wie diese filtern .

Ein Filter mit erscheint in der Suchleiste – klicken Sie auf Filter erstellen .
Setzen Sie ein Häkchen bei Posteingang überspringen (archivieren) Kontrollkästchen.
(Optional) Wenn Sie möchten, dass diese Nachrichten automatisch geöffnet werden, aktivieren Sie das als gelesen markieren Möglichkeit.
(Optional) Um vorhandene Nachrichten zu archivieren, markieren Sie das Filter auch auf # passende Konversationen anwenden .
Klicke auf Filter erstellen .

Zurückgeben einer archivierten E-Mail

Wenn Sie versehentlich eine benötigte Nachricht in Ihrem Posteingang archiviert haben, können Sie die Aktion rückgängig machen, indem Sie auf . drücken Rückgängig machen Schaltfläche in der Benachrichtigung.

Wenn Sie es verpasst haben, gehen Sie zu Jegliche Post, Wählen Sie dann die E-Mail aus, die Sie zurücksenden möchten. Wählen Sie im oberen Menü In den Posteingang verschieben .

Wenn die Nachricht, die Sie in Ihrem Posteingang haben möchten, nicht aktuell ist, suchen Sie sie über die Suchleiste von Gmail. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie die E-Mail geöffnet haben.

So archivieren Sie alles in Gmail

Wenn Sie ganz neu anfangen und alle Gmail-Nachrichten archivieren möchten, können Sie die Filterfunktion von Gmail verwenden. Sie können auch andere Befehle verwenden, um Ihren Filter weiter zu verfeinern.

Geben Sie in der Suchleiste Folgendes ein: in: Posteingang . Dadurch werden alle E-Mails in Ihrem Posteingang zurückgegeben.
Wenn Sie den Filter verfeinern möchten, schreiben Sie vorher: jjjj/mm/tt um alle E-Mails vor einem bestimmten Datum einzuschließen. Sie können auch verwenden nach: jjjj/mm/tt wenn Sie nur einen bestimmten Zeitraum archivieren möchten.
Wenn die Suche Ergebnisse liefert, klicken Sie auf das Kontrollkästchen im oberen Menü.
Ein Benachrichtigungsspruch Alle 100 Konversationen auf dieser Seite sind ausgewählt. Wählen Sie alle Konversationen aus, die dieser Suche entsprechen wird auftauchen.
Klicke auf Wählen Sie alle Konversationen aus, die dieser Suche entsprechen
Wählen Sie das Schaltfläche „Archivieren“
ZU Bulk-Aktion bestätigen Fenster erscheint. Wählen OK .

Je nachdem, wie viele E-Mails Sie haben, benötigt Google Mail mit diesem Filter einige Zeit. Aber nach einer Weile verschwinden alle Ihre E-Mails aus dem Posteingang und werden sicher im Archiv gespeichert. Dies ist der einfachste Schritt, um den Posteingang null zu erreichen und zu verwalten.

Posteingang null auf Dauer

Mit den hier beschriebenen Tipps und Tricks ist Inbox Zero jetzt leicht erreichbar. Verwenden Sie die leistungsstarke Suchleiste und den Filter von Gmail, um E-Mails automatisch an das Archiv zu senden und Ihren Posteingang ein Leben lang sauber zu halten.

Verbessern Sie Ihr E-Mail-Erlebnis weiter, indem Sie lernen, wie es geht E-Mails planen oder indem du das mitbringst Google Mail-App-Erfahrung auf Ihrem Mac . Lernen Sie die Geheimnisse von Gmail kennen und arbeiten Sie so produktiv wie möglich mit Ihren E-Mails.

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Über den Autor Die Moral von Jowi(77 Artikel veröffentlicht)

Jowi ist Autorin, Karrierecoach und Pilotin. Er hat eine Liebe zu allem PC entwickelt, seit sein Vater im Alter von 5 Jahren einen Desktop-Computer kaufte. Seitdem nutzt und maximiert er Technologie in jedem Aspekt seines Lebens.

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