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PhraseExpress bietet einige wertvolle Produktivitätsdienste. Sein Hauptzweck besteht darin, großartige Tools zur Texterweiterung bereitzustellen, mit denen Benutzer schneller und effizienter schreiben können. Aber PhraseExpress ist auch ein hervorragendes Werkzeug, um Ihren Teamworkflow zu verbessern.
Wenn Ihr Unternehmen auf die reibungslose Zusammenarbeit eines Teams angewiesen ist, finden Sie hier fünf Möglichkeiten, wie PhraseExpress Ihnen helfen kann.
Was ist PhraseExpress?
PhraseExpress ist ein Programm, mit dem Sie schneller tippen können. Sie können Tastenkombinationen für bestimmte Wörter oder Sätze einrichten. Wenn Sie diese Tastenkombinationen verwenden, füllt PhraseExpress dann automatisch die vollständigen Phrasen aus.
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Erkunden Sie online genug und Sie werden auf Dutzende verschiedener Methoden zum Erweitern von Text stoßen. Es sind beispielsweise nur wenige Schritte erforderlich, um zu lernen, wie Sie benutzerdefinierte Texterweiterungen in Microsoft Word erstellen.
Das Besondere an PhraseExpress ist, dass es an mehreren Stellen funktioniert. Unabhängig davon, ob Sie einen Bericht oder eine E-Mail schreiben, können Sie häufig verwendete Phrasen in der Hälfte der Tastenanschläge erscheinen lassen.
Wenn Sie sich bei PhraseExpress anmelden, können Sie alle Dienste 30 Tage lang kostenlos testen. Danach kehrt Ihr Konto zu einem kostenlosen persönlichen Konto zurück, jedoch ohne die coolen, kommerziellen Spielzeuge.
Um diese zurückzubekommen, wählen Sie zwischen einem Standard-, Professional- oder Enterprise-Abonnement. Wie Sie unten sehen können, bietet jedes Paket immer mehr Vorteile.
Wenn Sie in einem Team arbeiten und gut zusammenarbeiten möchten, ist die Enterprise Edition die beste Wahl. Seine Funktionen zeigen, was für ein kompliziertes System PhraseExpress ist.
Der Zugriff auf mehrere Sprachen und ein Add-In für Outlook sind große Vorteile des Enterprise-Pakets, aber selbst ein Standard-PhraseExpress-Abonnement kann Ihrem Team helfen, seinen Workflow zu verbessern.
1. Teammitglieder befolgen die gleichen Formulierungsregeln
PhraseExpress stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wenn es um Dinge wie Styleguides geht. Nachdem Administratoren Tastenkombinationen für verschiedene Ausdrücke eingerichtet haben, kann das gesamte Team darauf zugreifen und sie verwenden. Jeder kann die Tastenkombinationen für die Texterweiterung auf alle Ihre allgemeinen Aufgaben anzeigen, lernen und anwenden.
PhraseExpress ist auch sehr einfach zu aktualisieren, sodass jeder alle Änderungen an den Regeln sehen kann.
Für zusätzliche Organisation erhalten Sie im Rahmen der Einrichtung einen zentralen Client-Manager. Es steuert alles von Programmeinstellungen und Serverbenachrichtigungen bis hin zu Nutzungsstatistiken und Kontoberechtigungen.
Genauer gesagt können Sie festlegen, welche Person oder Gruppe bestimmte Ordner lesen oder bearbeiten darf. Gehen Sie dazu auf die Sätze Symbolleiste oben und klicken Sie auf Zugangsrechte . Treffen Sie dann die entsprechenden Optionen aus den Dropdown-Menüs. Die Optionen werden klarer, wenn das Team wächst und Sie das System besser kennenlernen.
Sprach-zu-Text-App für PC
Programmbeschränkungen ist ein weiteres Werkzeug, um Dinge zu verwalten. Das Symbol ist rechts daneben Zugangsrechte und öffnet ein ähnliches Fenster, in dem Sie die verfügbare Software auswählen können, auf die ein Ordner oder eine Phrase beschränkt oder von der Sie ausgeschlossen werden können. Sie können auch Bedingungen auswählen. Dann können nur Teammitglieder, die diese Programme unter diesen Bedingungen verwenden, die Texterweiterungen verwenden.
2. Ein lokales High-End-Netzwerk sorgt für einen guten Arbeitsablauf
Das lokale Netzwerk ist normalerweise das Herzstück der Kommunikation in jedem technologiebasierten Büro. Mit Microsoft-, Citrix- und NAS-Server-Unterstützung soll das System von PhraseExpress Ihre Teamarbeit in Topform halten.
Sie können PhraseExpress sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Computern installieren, aber jede Plattform muss eine andere Datei herunterladen und einem eigenen Prozess folgen. Eine weitere Option ist die portable Version von PhraseExpress, die auf einem USB-Gerät läuft und zwischen Computern wechseln kann.
Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn ein Teammitglied von einem Laptop mit begrenztem Platz aus arbeitet.
Wählen Sie die beste Version für Ihre Gruppe. Nachdem Sie alle Ihre Computer mit der erforderlichen Software ausgestattet und mit dem Hauptserver verbunden haben, können Sie loslegen. Auf diese Weise kann ein Netzwerk ein Programm teilen.
Sicherzustellen, dass Ihre lokale Verbindung gut funktioniert, schafft eine starke Grundlage für die kollaborativen Bedürfnisse Ihrer Gruppe. Am Ende des Tages wird jeder Benutzer in der Lage sein, nach internen Standards zu arbeiten und zu schreiben, ohne einen Takt zu verpassen.
3. Mehrere Sicherheitsmaßnahmen sorgen für Seelenfrieden
Ihre gespeicherten Phrasen können Namen und Adressen enthalten, daher hat Sicherheit oberste Priorität. Die Online-Fähigkeiten von PhraseExpress machen dies noch wichtiger. Die bereits erwähnten Einschränkungstools sind eine perfekte Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihr Team Ressourcen sicher teilt, um die Privatsphäre Ihrer Kunden zu schützen.
Unterschätzen Sie auch nicht den zentralen Client Manager. Es kann die Gesamtnutzung überwachen sowie die Zugriffsrechte kontrollieren.
Darüber hinaus gibt es weitere Maßnahmen, die Sie ergreifen können, z. B. das Erstellen von Passwörtern mit Ende-zu-Ende-AES-Verschlüsselung. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte Personen auf Daten zugreifen, während diese von einem Benutzer zum anderen übertragen werden.
Um eine Verschlüsselung hinzuzufügen, gehen Sie zum Datei Registerkarte und wählen Sie dann Passwort festlegen . Ein Fenster öffnet sich. Geben Sie ein starkes Passwort ein und kreuzen Sie die Bedingungen an, die Sie verwenden möchten. Nach dem Klicken OK , wird die gesicherte Datei nur für Personen mit dem Passwort geöffnet.
4. Cloud-Support für Next Level Collaboration
Wenn das Team hauptsächlich in einem Büro ansässig ist, funktioniert ein lokales Netzwerk gut. Aber einige kreative Projekte brauchen Leute, die die ganze Zeit unterwegs sind. Wenn es um diese Remote-Arbeitsbedingungen geht, macht die Cloud-Synchronisierung PhraseExpress für ein Team viel hilfreicher.
Sie können Sätze und Ordner über das Internet mit jedem gängigen Cloud-Anbieter teilen – OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. Unter allen Funktionen von PhraseExpress ist dies ein Gewinner, da es für Mitarbeiter viel einfacher ist, über große Entfernungen hinweg zusammenzuarbeiten.
5. Plattformübergreifende Kompatibilität für Computer und Mobilgeräte
Um die Benutzerfreundlichkeit der Software weiter zu steigern, haben die Köpfe von PhraseExpress sie so konzipiert, dass sie auf möglichst vielen Geräten funktioniert. Es gibt jedoch Unterschiede, welche Dienste jede Plattform nutzen kann.
Unter Windows stehen Ihnen alle Optionen offen, egal ob Sie eine persönliche oder berufliche Mitgliedschaft haben.
Macs haben einen kleineren Funktionsumfang, aber das Client-Server-System, das Sie erhalten, ist nicht weniger effizient. Alles, was Sie verlieren, sind Windows-basierte Tools wie das Outlook-Add-In, Tricks in der Zwischenablage und die Möglichkeit, Texterweiterungen aus MS Word zu importieren. Darüber hinaus bleiben die Leistung und die Freigabefunktionen gleich.
PhraseExpress ist auch auf iPhone und iPad verfügbar, mit Tools, die denen von Computer-Editionen ähneln. Die mobile Version hat jedoch Nachteile. Sie können beispielsweise keine Makros erstellen und bearbeiten oder eine externe Tastatur verwenden.
Trotzdem ist PhraseExpress auf iOS nicht weniger praktisch. Sogar auf einem tragbaren Gerät können Benutzer auf die gemeinsam genutzten Ressourcen des Teams zugreifen. Hinter einem Schreibtisch festzusitzen ist nicht die einzige Möglichkeit, die professionelle Texterweiterung optimal zu nutzen.
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Leider haben Android-Nutzer schlechte Nachrichten. Aufgrund technischer Probleme zwischen der Programmierung von Google Drive und PhraseExpress ist die Google Play App nicht mehr verfügbar. Bis dies der Fall ist, möchten Teammitglieder, die unterwegs sind, möglicherweise in ein iOS-Gerät für die Arbeit investieren.
Herunterladen: Textexpander PhraseExpress (Kostenlose Premium-Version verfügbar)
Teilen Sie Texterweiterungen und arbeiten Sie besser im Team
Auf PhraseExpress gibt es viele praktische Tools und Tricks zu entdecken, die Ihr Schreiben beschleunigen können. Aber ihr Wert für ein Netzwerk von Benutzern ist genauso groß.
Ob lokal oder über die Cloud, Sie können Ordner voller Phrasen oder sogar häufig falsch geschriebener Wörter freigeben. Und das schnell und sicher von einem Computer und einem iOS-Gerät aus.
Darüber hinaus ist dies ein perfektes Programm, um mit der Anpassung Ihres Workflows zu beginnen und ihn möglicherweise mit anderen Lösungen für die Textautomatisierung auf einem Android-Gerät zu kombinieren.
Teilen Teilen Tweet Email Der einfache Weg, Text auf Android kostenlos zu erweiternDie Texterweiterung kann Ihnen viel Zeit sparen, ist jedoch nicht auf Ihren Desktop beschränkt. So starten Sie ganz einfach mit der Texterweiterung auf Android.
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Electra ist Mitarbeiterin bei MakeUseOf. Neben mehreren Schreibhobbys wurden digitale Inhalte zu ihrem beruflichen Schwerpunkt mit Technologie als Schwerpunkt. Ihre Funktionen reichen von App- und Hardware-Tipps bis hin zu kreativen Anleitungen und mehr.
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