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Notizen zu machen ist ein wichtiger Bestandteil jedes Meetings. Manchmal kann es schwierig sein, herauszufinden, wie man am effektivsten Notizen macht.
Obwohl es viele Notiz-Apps gibt, ist es manchmal unpraktisch, zu viele Apps auf Ihrem Gerät zu haben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Ihre Notizen teilen möchten und sich nicht sicher sind, ob Ihre Kollegen dieselben Notiz-Apps verwenden.
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Glücklicherweise macht es Microsoft Excel einfach, Ihre Besprechungsnotizen zu erstellen und zu sortieren. Es hilft Ihnen, Ihre Besprechungsnotizen zu organisieren und stellt gleichzeitig sicher, dass fast jeder Ihre Notizen öffnen und lesen kann. So können Sie das tun.
1. Legen Sie Ihre Agenda fest
Um mit Ihren Besprechungsnotizen zu beginnen, sehen Sie sich zunächst die Tagesordnung für die Besprechung an. Wenn Sie keine voreingestellte Meeting-Agenda haben, erstellen Sie eine Liste mit Themen, die in dem Meeting auftauchen könnten, um sie für den nächsten Schritt zu verwenden.
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Sobald Sie Ihre Tagesordnungspunkte aufgelistet haben, fügen Sie jeden Punkt in einer separaten Zelle innerhalb jeder Rolle oder Spalte hinzu. Die Auswahl von Zeilen oder Spalten ist in Ordnung, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie nur ein Format auswählen, damit alle aufgelisteten Elemente in einer geraden Linie stehen.
2. Listen Sie die Teilnehmer auf
Erstellen Sie als Nächstes eine Liste aller Besprechungsteilnehmer. Nehmen Sie diese Liste der Teilnehmer und fügen Sie jeden Namen zu jeder Zelle in einer Zeile oder Spalte hinzu.
Ob Zeilen oder Spalten verwendet werden, hängt davon ab, was Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Wenn Sie sich entschieden haben, eine Spalte für die Tagesordnungspunkte zu verwenden, verwenden Sie eine Zeile für die Namen. Wenn Sie Zeilen für die Tagesordnungspunkte ausgewählt haben, verwenden Sie entsprechend eine Spalte für die Namen.
Fügen Sie während des Meetings Ihre Notizen zu jeder relevanten Zelle hinzu. Wenn beispielsweise Teilnehmer 2 den Tagesordnungspunkt 3 kommentiert, fügen Sie der entsprechenden Zelle eine Notiz hinzu.
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3. Organisieren Sie Ihre Notizen
Fügen Sie während des Meetings weitere Notizen hinzu. Achten Sie beim Schreiben darauf Verwenden Sie effektive Notiztechniken . Sobald das Meeting beendet ist, ist es an der Zeit, die Notizen zu organisieren. Während Sie Notizen kopieren und in ein anderes Dokument einfügen können, um die Notizen zu sortieren, ist es viel einfacher, sie in Excel zu sortieren.
Um Ihre Notizen nach dem Meeting zu sortieren, erstellen Sie ein farbcodiertes Ablagesystem für Ihre Notizen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Grün für Notizen verwenden, die zu umsetzbaren Elementen werden können.
Wenn Sie ein System zum Organisieren Ihrer Notizen entwickeln, beginnen Sie mit der Farbcodierung Ihrer Zellen. Wählen Sie dazu eine Zelle mit einer Notiz aus, wählen Sie den Farbeimer und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.
Sobald Sie Ihre Notizen farblich gekennzeichnet haben, können Sie sie weiter sortieren. Verwenden Sie dazu Bedingte Formatierung in Excel , um die Notizen nach Farbe zu sortieren. Auf diese Weise können Sie ähnliche Notizen zusammen sortieren. Wenn alle Ihre Notizen sortiert sind, ist es einfacher zu bestimmen, welche nächsten Schritte Sie unternehmen sollten.
Verfolgen Sie Ihre Notizen in Excel
Es gibt viele Möglichkeiten, Besprechungsnotizen zu erstellen. Eine der effektivsten Möglichkeiten, Notizen zu machen, ist die Verwendung von Excel. Diese Methode ist besonders praktisch, wenn Sie Notizen verfolgen müssen, basierend auf dem Tagesordnungspunkt, auf den sie sich beziehen, und wer die Idee präsentiert hat.
Diese Art der Notizen macht auch die Organisation Ihrer Notizen nach dem Meeting einfacher. Aber für welche Methode Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die Ideen aus dem Meeting weiterverfolgen.