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Wenn Sie mit der Produktivitäts-Community vertraut sind oder Cal Newports Buch Deep Work gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich schon von dem Begriff Zeitblockierung gehört.
Indem Sie jeden Tag 15 bis 20 Minuten damit verbringen, Ihren Kalender für den nächsten vorzubereiten, behauptet Newport, dass Sie in einer 40-Stunden-Woche mit Zeitblockierung die gleiche Menge an Arbeit erledigen können wie in einer ungeplanten 60-Stunden-Woche.
Möchten Sie jeden Tag mehr erledigen? Lesen Sie weiter, denn dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie dies mit Zeitblockierung tun.
1. Planen Sie etwas Planungszeit ein
Das erste, was Sie tun müssen, ist, sich kurz zu überlegen, was Sie vor dem Ende der Woche erledigen müssen. Entscheiden Sie, was eine gut verbrachte Woche ausmacht.
Schreiben Sie zunächst drei bis fünf der wichtigsten Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Entscheidungs-Apps könnten dabei helfen, dies zu erleichtern
Nachdem Sie das Wesentliche beschrieben haben, notieren Sie alle anderen wichtigen Aufgaben, die nicht so wichtig sind wie Ihre Prioritäten.
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Wenn Sie einen 8-Stunden-Tag arbeiten, teilen Sie ihn in unterschiedlich große Stücke auf. Es wäre hilfreich, wenn Sie jeden dieser Slots einer bestimmten Aufgabe oder einer Reihe von Aufgaben widmen würden. Google Kalender eignet sich dafür hervorragend, aber auch Stift und Papier funktionieren. Alternativ können Sie eine andere Kalender-App ausprobieren.
2. Seien Sie ehrlich zu sich selbst
Versuchen Sie nicht, zu viel in einen Tag zu pressen. Es ist allzu leicht zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird – insbesondere wenn Sie davon ausgehen, dass Sie 50 Prozent effizienter als gewöhnlich sind. Wenn Sie jemand sind, der noch nie zuvor seine Zeit erfasst hat, wird dies eine Weile dauern, um es zu lernen.
Sie müssen genau wissen, wie lange Sie sich auf tiefe, schwierige Arbeiten konzentrieren können. Wenn Sie sich vier Stunden für tiefes Arbeiten einplanen, sich aber nur zwei Stunden lang wirklich intensiv konzentrieren können, sind das zwei verschwendete Stunden, die Sie für weniger anspruchsvolle Aufgaben hätten verwenden können.
Je mehr Sie darüber erfahren, wie Sie arbeiten und wie lange jede Aufgabe dauert, desto genauer werden Ihre Zeitblockschätzungen. Und im Gegenzug werden Sie produktiver.
3. Sie können auch reaktive Arbeit zeitlich blockieren
Arbeiten Sie in einem reaktiven Job? Keine Angst, denn Zeitblockaden können immer noch für Sie arbeiten.
Wenn ein großer Teil Ihrer Arbeit in Ihrem Posteingang verbracht wird, planen Sie alle zwei Stunden 30 Minuten in Ihrem Posteingang ein. (Ist das eine große Sache? Fügen Sie Ihrer Signatur einige Informationen hinzu, um die Leute wissen zu lassen, dass Sie nur wenige Male am Tag E-Mails abrufen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten.)
Wenn Sie den ganzen Tag über Anrufe entgegennehmen müssen, schalten Sie den Anrufbeantworter ein, anstatt jedes Mal das Telefon zu beantworten, wenn es klingelt, und planen Sie einige Zeiträume ein, in denen Sie auf Ihre Nachrichten antworten. Dadurch werden Unterbrechungen für andere Zeitblöcke reduziert, sodass Sie Ihre Arbeit optimal erledigen können.
4. Ablenkungen entfernen
Time Blocking funktioniert theoretisch super. Aber in Wirklichkeit kämpfst du gegen viele Ablenkungen. Um Ihre Zeit erfolgreich zu blockieren und einen Zeitplan einzuhalten, müssen Sie alles loswerden, was Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen möchte.
Wenn Sie sich auf eine geplante Aufgabe konzentrieren, konzentrieren Sie sich auf nichts anderes als auf diese geplante Aufgabe. Schließen Sie den Facebook-Tab, versetzen Sie Ihr Telefon in den Flugmodus und bitten Sie Ihre Kollegen, Sie nicht zu stören. Setzen Sie bei Bedarf auch einen Kopfhörer auf.
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Wechseln Sie nicht zu anderen Aufgaben, bis Ihre Zeit für die aktuelle abgelaufen ist. Sie werden oft überrascht sein, wie viel Sie schaffen.
5. Seien Sie nicht zu spezifisch
Menschen sind notorisch schlecht darin, vorherzusagen, wie lange Dinge dauern werden. Wenn wir mit unserer Zeitsperre ('30 Minuten, um einen Veranstaltungsort für die Party zu buchen') zu genau sind, sind wir bereits gescheitert, wenn wir dieses Ziel nicht genau erreichen.
Halte deine Zeitblöcke stattdessen relativ vage – arbeite aber trotzdem auf ein bestimmtes Ziel hin.
Zum Beispiel funktioniert „30 Minuten Organisation der Party“ gut. Anstatt einen Veranstaltungsort zu buchen, kann der 30-Minuten-Block zu einer engeren Auswahl an Veranstaltungsorten führen – so haben Sie zumindest Fortschritte gemacht!
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6. Zeitblockierung bedeutet nicht mangelnde Auswahl
Manche Menschen mögen den Mangel an Wahlmöglichkeiten im Laufe des Tages nicht und befürchten, dass Zeitblockaden zu einem völligen Mangel an Optionen führen. Aber das muss nicht sein.
Eine gute Idee ist es, Ihren Block vage zu gestalten. Sie können ihnen Dinge wie 'PowerPoint-Folien erstellen' oder 'Artikel schreiben' nennen, wenn Sie viele Aufgaben in einem Bereich zu erledigen haben.
Es geht nicht darum, bestimmte Aufgaben unbedingt in einer Sitzung zu erledigen. Es geht darum, in Bereichen voranzukommen, die Sie benötigen, unabhängig davon, welchem Projekt Sie Ihre Zeit widmen.
7. Bewahren Sie detaillierte Notizen auf
Wenn Sie regelmäßig von einer Aufgabe zur anderen wechseln, kann es lange dauern, in den Schwung der nächsten Aufgabe zu kommen. Um erfolgreich zu blockieren, müssen Sie in der richtigen Stimmung dafür sein.
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Ziehen Sie dazu in Erwägung, detaillierte Notizen zu machen. Sie können dies entweder in Ihrem Google-Kalender oder auf Papier tun. Erwähnen Sie, wo Sie das letzte Mal an einem Projekt gearbeitet haben, welche Durchbrüche Sie erzielt haben und welche nächsten Schritte Sie für die Zukunft haben.
Verbringen Sie die letzten Minuten jedes Zeitblocks damit, diese Notizen zu schreiben, damit Sie mit klarem Verstand in den nächsten Zeitblock eintreten können.
8. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch
Überprüfen Sie am Ende jeder Woche, jedes Monats oder Quartals (je nachdem, was für Sie am besten ist) die verschiedenen Projekte, an denen Sie gearbeitet haben, um zu sehen, ob Ihr Zeitblockierungsansatz für Sie funktioniert und welche Projekte Sie zuweisen müssen mehr Zeitblöcke zu. Nur so lernen Sie, Ihre Zeit effektiv einzuteilen.
Stellen Sie sich während einer Überprüfung für jedes Projekt die folgenden Fragen:
- Was habe ich seit der letzten Überprüfung erreicht?
- Welche Aufgaben muss ich vor der nächsten Überprüfung erledigen?
- In welcher Phase befinde ich mich bei jedem meiner Projekte?
Mit dieser Übersicht sind Sie viel besser in der Lage, Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
9. Verstehe deine Körperuhr
Lesen Sie ein wenig über zirkadiane und ultradiane Rhythmen und erfahren Sie, wie Sie feststellen können, welche Stunden Ihres Tages am produktivsten sind. Dann planen Sie Ihre Zeitblöcke entsprechend ein.
Viele Menschen finden, dass sie in den frühen Morgenstunden am kreativsten sind. Wenn Sie wissen, dass Sie sich am frühen Nachmittag besser konzentrieren können, organisieren Sie Ihre Zeitblöcke, um diese Zeit für Ihre wichtigsten Prioritäten der Woche optimal zu nutzen.
10. Seien Sie nicht zu professionell
Alle Arbeit und kein Spiel machen Jack zu einem langweiligen Jungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit zum Ausruhen und Entspannen in Ihre Tage einplanen.
Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Liebsten. Zeit für sich allein. Zeit zum Trainieren. Zeit zum Einkaufen. Zeit, nichts zu tun. Andernfalls könnten diese wesentlichen Aufgaben auf der Strecke bleiben und Sie werden feststellen, dass Sie beruflich auf dem neuesten Stand sind, aber in Ihrem persönlichen Leben völlig zurückgeblieben sind.
11. Verwenden Sie Erinnerungen, die funktionieren
Egal, ob es sich um ein Kalender-Popup, eine E-Mail-Erinnerung, einen Timer auf Ihrem Telefon oder eine Stoppuhr der alten Schule handelt, Sie müssen sicherstellen, dass Sie Erinnerungen einrichten, von denen Sie sicher sind, dass Sie sie einhalten. Wenn Sie bereit sind, für jede Aufgabe zusätzlich 10 Minuten zu arbeiten, werden Sie bei anderen Projekten schnell in Rückstand geraten.
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann Ihr Zeitblock zu Ende geht, damit Sie sich in die richtige Stimmung versetzen können, um zum nächsten Block zu wechseln.
Im Wesentlichen ist die Zeitblockierung eine einfache Übung, um Ihren Tag in verschiedene Zeitabschnitte zu unterteilen. Wenn wir uns daran halten, hilft es uns, alles zu erreichen, was wir brauchen, und reduziert so Stress.
Sicher, es gibt einige Probleme mit der Motivation, der Fähigkeit, vorherzusagen, wie lange etwas dauern wird, und unvorhergesehenen Störungen. Aber die Verwendung dieser Methode kann uns helfen, Aufschub und Verschwendung zu reduzieren, die Arbeitstage effizienter zu gestalten und uns persönliche Zeit zurückzugeben.
Blockieren Sie Ihre Zeit, um Ihre Leistung zu steigern
In einer Welt der Ablenkung bietet Time-Blocking eine großartige Lösung, um Ihre Arbeit zu erledigen und gleichzeitig Ihr Privatleben zu genießen. Das Beherrschen der Übung kann eine Weile dauern, aber Sie werden in kürzerer Zeit viel mehr erledigen, wenn Sie einmal dort sind.
Das Wichtigste ist, anzufangen. Notieren Sie sich Ihre wichtigsten Ziele, beginnen Sie langsam und verfolgen Sie Ihre Fortschritte. Schließlich werden Sie ein Produktivitätsmeister.
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Danny ist ein freiberuflicher Technologieautor mit Sitz in Kopenhagen, Dänemark, der 2020 aus seiner britischen Heimat dorthin gezogen ist. Er schreibt über eine Vielzahl von Themen, darunter soziale Medien und Sicherheit. Außerhalb des Schreibens ist er ein begeisterter Fotograf.
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