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Ein Microsoft 365-Abonnement bietet Ihnen Zugriff auf viele Produktivitätstools. Die intuitivste, intelligenteste und anpassbarste ist SharePoint. Erstaunliche 190 Millionen Menschen in mehr als 200.000 Unternehmen unterschiedlicher Größe verwenden SharePoint.
SharePoint kann ganz einfach Zeit sparen, da mehrere Aufgaben und Projektmanagement-Apps nicht mehr erforderlich sind. Schließlich können Sie mehr Zeit investieren, um Ihre berufliche Karriere, freiberufliche Kunden oder Nebentätigkeiten zu entwickeln.
Was ist Microsoft-SharePoint?
SharePoint ist ein Online-Content-Management-Tool. Es ermöglicht Ihnen, Dateien in der Cloud zu speichern, um sie gemeinsam zu nutzen und gemeinsam zu arbeiten. Es kann Ihnen helfen, Websites und Unterwebsites zu erstellen, um Aufgaben von verschiedenen Teams oder Einzelpersonen zu entrümpeln.
Mit SharePoint können Sie ein Intranet erstellen, in dem Sie, Ihre Mitarbeiter und freiberufliche Kunden sicher an einer Datei oder einem Dokument arbeiten. Ein zentralisierter Administrator steuert die Zugriffe, sodass jeder Benutzer Dateien nahtlos öffnen, bearbeiten und speichern kann.
SharePoint verfügt über viele erweiterte Funktionen, die Ihnen oder Ihrem Team bei der Verwaltung beruflicher und persönlicher Arbeiten helfen. Die folgenden sind einige der am häufigsten verwendeten Aktionen:
- Dateifreigabe mit internen und externen Benutzern.
- Verwalten Sie Projektinhalte wie Bilder, Artikel, Quellcodes, Videos usw.
- Websites und Unterwebsites zum Aufräumen von Teams und Aufgaben.
- Bleiben Sie über Kommunikationsseiten mit dem Mitarbeiter in Kontakt.
- Die mobile App ermöglicht Benutzern den Zugriff auf Team- oder Kommunikationswebsites von Smartphones aus.
- Erstellen Sie Workflows und Erinnerungen, um Projekte und Aufgaben zu automatisieren.
- Verwenden Sie die Suchfunktion, um nach Ressourcen, Aufgaben oder Dateien zu suchen.
Wer sollte SharePoint verwenden?
SharePoint fungiert als sicherer Hafen für alle kreativen Dateien wie App-Codes, Grafikdesigns, Audioclips, Videos, Website-Artikel, Rechnungen usw. SharePoint bietet weitere Tools wie Datenanalyse, Website-Vorlagen, Wissensdatenbank-Vorlagen und Projektmanagement-Workflows.
Daher reicht der Anwendungsbereich von einem einzelnen Content-Ersteller bis hin zu großen Unternehmen. Viele Freiberufler oder kleine Gruppen kreativer Einzelpersonen verwenden SharePoint in verschiedenen Phasen von Software-, mobilen App-, Website- oder Inhaltsentwicklungsprojekten.
SharePoint-Funktionen als Produktivitätstool
Das webbasierte SharePoint-Tool, das mit dem Microsoft 365-Abonnement geliefert wird, ist ein robustes und dennoch einfaches Produktivitätstool. Die weit verbreiteten Funktionen, die es zu einem der besten Aufgaben- und Projektmanagement-Tools machen, sind:
1. Gemeinschaftsarbeit
SharePoint ist ein hochflexibles und skalierbares Plattform für die Zusammenarbeit mit internen oder externen Ressourcen . Ein zentraler Administratorbenutzer kann einzelnen Benutzern von Teamwebsites unterschiedliche Zugriffsberechtigungen zuweisen.
Sie und Ihr Team können in einem Echtzeitszenario an einer einzelnen Datei arbeiten, ohne dass es zu Latenzen kommt. Daher bevorzugen viele kreative Entwickler und Inhaltsersteller SharePoint, um sich für jedes Projekt zusammenzuschließen.
Eine wichtige Funktion der SharePoint-Zusammenarbeit besteht darin, aufgeräumte Informationen durch die Websites und Unterwebsites zu fließen. Es hilft Einzelpersonen, über das Projekt auf dem Laufenden zu bleiben, ohne mehrere E-Mails, verpasste Chats, Videoanrufe usw.
2. Inhaltsverwaltung
Content Management ist eine große Herausforderung für jeden Einzelnen oder jede Gruppe von Fachleuten, die eine bessere Produktivität erzielen möchten. SharePoint ermöglicht es Ihnen, diese Herausforderung zu meistern, ohne eine komplexe Programmierung durchführen zu müssen.
Content-Manager können problemlos mehrere Projekte gleichzeitig auf SharePoint verwalten. Das Veröffentlichen oder Aktualisieren von Website-Inhalten wie Events, News, Blogs, Präsentationsstapel, Bilderkarussells usw. wird mit SharePoint leicht gemacht.
Sie müssen nicht jedes Content-Management-Projekt bei Null beginnen. Es gibt gebrauchsfertige professionelle Vorlagen, die Sie verwenden können. Abgesehen vom Inhalt haben Sie die vollständige Kontrolle über die Versionen. SharePoint erstellt und speichert mehrere Versionen der Datei, an der Sie oder Ihr Team arbeiten.
Bei Bedarf können Sie frühere Versionen abrufen oder Dateisystemfehler von SharePoint beheben. Sie müssen sich nicht auf Tools von Drittanbietern verlassen, um Dateien zu sichern, wiederherzustellen oder zu reparieren.
3. Projektmanagement
SharePoint verfügt über eine Reihe von Funktionen, die Sie für das Aufgaben- und Projektmanagement nutzen können. Die offensichtlichste Funktion ist, dass das Tool als zentraler Speicher für alle projektbezogenen Dokumente und zu liefernden Dateien fungiert.
Verwandte: Online-Handbuch zur Aufgabenverwaltung: Tipps zur Auswahl der richtigen App
Sie können die SharePoint-Websites auch auf viele Arten anpassen. Diese maßgeschneiderten Websites können Ihnen als Tagesplaner, wöchentlicher Aufgabenplaner und FAQs für Aufgaben dienen. Darüber hinaus können Sie zur Projektdokumentation und Leistungsüberprüfung die Zeiterfassungsfunktionen wie unten erwähnt aktivieren:
- Aufgabenaktivitäten und -änderungen protokollieren.
- Protokollieren Sie alle Probleme, die von Ressourcen gemeldet werden.
- Verfolgen Sie das Timing von Aufgaben.
- Tracking-Daten ändern.
Mit SharePoint können Sie auch einen Workflow erstellen, um Aufgaben wie die Aufgabenübergabe, das Abzeichnen von Projektergebnissen, Genehmigungen, das Präsentieren einer Demo und Kundenfeedback zu rationalisieren.
4. Hybridlösungen
SharePoint lässt sich in die meisten Microsoft 365-Apps integrieren, um Ihnen eine nahtlose Benutzeroberfläche für das Projektmanagement zu bieten. SharePoint fungiert als zentrales Repository Ihrer Projektdaten, während andere Microsoft 365-Apps Ihnen die Verwaltung von Aufgaben und Ressourcen erleichtern.
Sie können SharePoint mit Tools wie To-Do, Tasks, Planner und Project Online für spezielle Ansätze synchronisieren. Sie können Berichte erstellen, um Ihren freiberuflichen Kunden Projekteinblicke zu präsentieren.
SharePoint synchronisiert sich mit Ihrem Outlook- und Kalenderprofil, um Aufgaben und Zeitpläne zu organisieren, damit Sie Ihre Arbeit priorisieren können. Veröffentlichen Sie auf ähnliche Weise Ihre SharePoint-Teamwebsites in der Teams-App, um von Teams aus auf Kontakte, Dateien, Aufgaben usw. zuzugreifen.
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SharePoint hat auch die Möglichkeit, PowerPoint, Video, Stream, OneDrive zu integrieren, um eine Vorschau von Dateien und Dokumenten innerhalb der SharePoint-Websites oder -Unterwebsites anzuzeigen. Sie sparen Zeit, indem Sie alltägliche Aufgaben wie das Herunterladen von Dateien aus SharePoint vermeiden, um PowerPoint-Folien zu erstellen.
Vorteile von SharePoint
SharePoint bietet viele Vorteile im Vergleich zu anderen Produktivitätstools für das Projekt- oder Inhaltsmanagement. Einige seiner Vorteile sind:
1. Geld sparen
Möglicherweise zahlen Sie bereits über ein Microsoft 365-Abonnement dafür. Vermeiden Sie unnötige Ausgaben für Apps und Tools, indem Sie SharePoint als primäres Produktivitätstool für berufliche oder private Anforderungen verwenden.
2. Datensicherheit
Regierungen und große Organisationen vertrauen dem SharePoint-Ökosystem mit ihren sensiblen Daten. So können Sie Ihre kreative Arbeit auf SharePoint für die gemeinsame Arbeit speichern, ohne Angst vor Diebstahl geistigen Eigentums zu haben.
Verwandte: Ist Microsoft 365 tatsächlich ein Sicherheitsrisiko?
3. Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit des Tools ermöglicht es Ihnen, Ihre Kosten für Produktivitätstools zu budgetieren. Wenn Sie einen Zufluss von zu vielen Projekten von verschiedenen Kunden sehen, können Sie das Abonnement ändern, um mehr Ressourcen und Projekte aufzunehmen. Wenn Projekte nachlassen, können Sie zu niedrig bezahlten Plänen wechseln.
4. Mehrzwecknutzung
Ein höheres Maß an Flexibilität und Mehrzweckfunktionalität bedeutet, dass Sie SharePoint weiterhin als Hauptproduktivitätstool verwenden können, während Sie Ihre Rollen oder kreativen Fähigkeiten wechseln. Sie können eine Vorlage verwenden, wenn ein Projekt endet und Sie ein neues starten müssen. Sie können das Budget minimieren, indem Sie mehrere App-Käufe vermeiden.
Beseitigen Sie das Durcheinander von Dateien, Aufgaben und Apps
Die Funktionen von SharePoint machen es zu einem ausgeklügelten Projektmanagement-Tool und nicht zu einer einfachen Cloud-Lösung für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien. Indem Sie SharePoint und andere Microsoft 365-Apps verwenden, um Ihre beruflichen oder persönlichen Aufgaben zu verwalten, erzeugen Sie einen Dominoeffekt einer ständig steigenden Produktivität.
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Tamal ist freiberufliche Autorin bei MakeUseOf. Nachdem er in seiner vorherigen Tätigkeit in einem IT-Beratungsunternehmen umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Technologie, Finanzen und Geschäftsprozesse gesammelt hatte, begann er vor 3 Jahren das Schreiben als Vollzeitberuf. Während er nicht über Produktivität und die neuesten technischen Nachrichten schreibt, liebt er es, Splinter Cell zu spielen und Netflix / Prime Video zu sehen.
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