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Seit Google Workspace für alle Gmail-Nutzer eingeführt hat, stehen jetzt viele wertvolle Tools kostenlos zur Verfügung.
Aber was genau sind diese Werkzeuge? Gibt es Verwendungen für sie? Hier finden Sie alles, was Sie über Google Workspace wissen müssen.
Alles beginnt mit Google Mail
Wenn Sie den Ladebildschirm des E-Mail-Dienstes von Google beachten, werden Sie eine leichte Änderung bemerken. Anstatt Gmail zu laden, sagt der Begrüßungsbildschirm jetzt Google-Arbeitsbereich .
Dies ist die Richtung, die Google bei seinen Diensten einschlägt. Anstatt separate Apps wie Docs, Kalender und Drive in einem neuen Fenster zu starten, können Sie jetzt alle in Gmail aufrufen.
Sie müssen keine neuen Tabs mehr öffnen, um das Gesuchte zu finden, was Ablenkungen reduziert. So können Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren, da Sie nicht nach Apps suchen müssen.
Zusammenarbeit auf einem Bildschirm
Google erweitert Gmail von einem E-Mail-Client zu einer vollständigen Lösung für die Zusammenarbeit. Wenn Sie die neue Google Chat-Benutzeroberfläche verwenden, sehen Sie links in Ihrer E-Mail-Ansicht vier neue Symbole.
Abgesehen von der üblichen Mail finden Sie dort auch Chat, Spaces und Meet. Um mit Menschen in Kontakt zu treten, müssen keine speziellen Apps mehr geöffnet werden. Sie können schnelle Nachrichten über Chat senden, Videokonferenzen über Meet durchführen und Räume für die Zusammenarbeit einrichten.
Google-Chat
wenn du Google Chat in Gmail aktivieren , stehen Ihnen sowohl Chat als auch Chatrooms zur Verfügung. Abgesehen von der üblichen Dateifreigabe integriert Google Chat auch ihre anderen Dienste.
Direkt aus der Chatbox können Sie eine Datei aus Ihrem Google Drive freigeben, eine Videokonferenz in Google Meet erstellen und sogar einen Termin über Google Kalender vereinbaren.
Neben dem Gespräch mit Einzelpersonen können Sie hier auch Gruppen erstellen. Dies macht es perfekt für die Koordination von Teams und allgemeinen Gruppengesprächen.
Google Spaces (ehemals Google Rooms)
Diese Funktion hilft Ihnen, organisierte Räume für verschiedene Projekte zu erstellen. Jeder Abschnitt, den Sie erstellen, verfügt über einen eigenen Abschnitt für Chat, Dateien und Aufgaben. So ist sichergestellt, dass Ihnen und Ihrem Team alles zur Verfügung steht, was Sie brauchen.
Der Chat-Tab stellt sicher, dass alle Konversationen im Zusammenhang mit Ihrem Space an einem Ort bleiben. Es verfügt über alle Funktionen von Google Chat. Sie können Dateien ganz einfach freigeben, eine Videokonferenz einrichten oder sogar ein Meeting direkt über das Tool planen.
Wenn Sie Dateien für Ihr Team freigeben müssen, können Sie dies auf der Registerkarte 'Dateien' problemlos tun. Sie können Dateien von Ihrem Computer hochladen oder Dokumente von Ihrem Google Drive freigeben.
Außerdem behält jede Datei ihre Berechtigungen. Wenn Sie ein Dokument freigeben, wählen Sie aus, ob Ihr Team Berechtigungen anzeigen, kommentieren oder bearbeiten soll.
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Sie werden auch zu schätzen wissen, dass Google Workspace jetzt Google Doc-Dokumente nativ in der App öffnet. Sie müssen also keine separate Registerkarte oder ein separates Fenster öffnen, um Dokumente anzuzeigen, zu kommentieren und zu bearbeiten.
Schließlich erfolgt die Zuweisung von Aufgaben nun direkt im Abschnitt Aufgaben. Hier können Sie eine Aufgabe erstellen, alle Details angeben, ein Fälligkeitsdatum festlegen und diese an eine bestimmte Person anhängen. Dadurch wird die Aufgabe automatisch an die eigene Google Tasks-App des Beauftragten gesendet.
Sie können jetzt im Handumdrehen viele Aufgaben erstellen und benennen. Sie müssen keine langen E-Mails mehr senden, nur um Dinge zu erledigen.
Google Meet
Google Workspace enthält jetzt eine Verknüpfung zum Erstellen und Beitreten zu Besprechungen. Sie sehen den Link zum Besprechungsraum, wenn Sie auf klicken Neues Treffen . Sie können Einladungen auch per E-Mail versenden oder einzeln kopieren und versenden.
Jetzt anfangen öffnet ein neues Browserfenster, in dem Sie Ihr Meeting durchführen können. Sie müssen also keine separaten Apps herunterladen oder installieren.
Sie können auch direkt über Google Workspace an einer Besprechung teilnehmen. Wählen An einem Meeting teilnehmen , geben Sie den Besprechungsraumcode ein und schon sind Sie dabei.
Google-Apps und mehr
Auch wenn Sie alleine arbeiten, werden Sie Google Workspace zu schätzen wissen. Die Integration mit Google Kalender, Notizen, Aufgaben und Kontakten hilft Ihnen bei der Organisation. Sie können Ihren Zeitplan überprüfen, Notizen erstellen, Ihre To-Dos einsehen und sogar Personen in Ihrem Workspace finden.
Google Kalender
Hier können Sie Ihren Tagesplan anzeigen und verwalten. Sie können sogar neue Ereignisse direkt von Ihrem Bildschirm aus erstellen. Die Anpassung Ihres Zeitplans ist noch bequemer.
Verschieben Sie Ihre Meetings per Drag-and-Drop. Sie können ihre Länge auch ändern, indem Sie den unteren Rand des Zeitblocks greifen und die Größe ändern.
Google Notizen
Auch das Erstellen von Notizen aus Ihren E-Mails ist mit Google Keep viel einfacher. Wenn Sie auf das Symbol klicken, sehen Sie Ihre neuesten Notizen und a Mache eine Notiz... Möglichkeit.
Wenn Sie eine Notiz erstellen, wird diese automatisch mit einer geöffneten E-Mail verknüpft. Auch nachdem Sie die Notiz gespeichert haben, können Sie die Quell-E-Mail weiterhin sehen. Wenn Sie auf die Quelle klicken, gelangen Sie zu dieser E-Mail, anstatt Ihren Posteingang durchsuchen zu müssen.
Google-Aufgaben
Alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, einschließlich der Ihnen in Google Spaces zugewiesenen, werden hier angezeigt. Um die Organisation zu erleichtern, können Sie Listen erstellen, um Aufgaben in ihre Abschnitte zu unterteilen.
Wenn Sie Ihren Aufgaben Fälligkeitsdaten hinzufügen, werden diese auch in Ihrem Kalender angezeigt. So verpassen Sie nichts.
Google-Kontakte
Wenn Sie ein Android-Smartphone besitzen, können Sie hier alle Ihre Kontakte anzeigen. Suchen Sie ganz einfach nach Personen und erreichen Sie sie direkt aus dieser Ansicht.
Mit einem einzigen Klick können Sie eine E-Mail senden, chatten, einen Google Kalender-Termin vereinbaren oder sogar zu einem Videoanruf einladen. Durch das Ansicht der letzten Interaktionen , können Sie auch Ihre neuesten E-Mails sehen.
Andere Apps
Google ermöglicht Ihnen auch die Einbindung anderer Apps über den Google Workspace-Marktplatz. Viele beliebte Apps wie Asana, Box, Slack, Trello und Zoom sind hier verfügbar.
Unabhängig davon, welche Nachricht Sie in Ihren E-Mail-Referenzen in den von Ihnen geöffneten Apps geöffnet haben. Auf diese Weise können Sie E-Mails verknüpfen, damit die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, den Kontext Ihrer Nachricht kennen.
Dies ist perfekt, wenn ein Kunde eine E-Mail sendet und Sie diese an Ihr Team weiterleiten müssen. Sie müssen Nachrichten nicht manuell weiterleiten – fügen Sie sie einfach mit einem Klick zu Ihrer Team-Collaboration-App hinzu.
Ein neues Zeitalter der Integrationen
Der Google Workspace ist eine leistungsstarke Suite, mit der Sie Produktivitäts-Apps zur Hand haben. Sie können alles erledigen, ohne Gmail zu verlassen.
Mit all diesen Funktionen können Sie sich bei der Arbeit konzentrieren und Ablenkungen vermeiden. Sie können Zeit sparen und mehr erledigen – alles kostenlos!
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Jowi ist Autorin, Karrierecoach und Pilotin. Er hat eine Liebe zu allem PC entwickelt, seit sein Vater im Alter von 5 Jahren einen Desktop-Computer kaufte. Seitdem nutzt und maximiert er Technologie in jedem Aspekt seines Lebens.
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