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Wenn Sie ständig auf der Suche nach einem effizienten Projektmanagement-Tool sind, sind Sie bei Airtable genau richtig. Die Plattform bietet eine Fülle von Funktionen für eine hervorragende Datenvisualisierung und eine vereinfachte Bearbeitung. Darüber hinaus kann Airtable auch Aufgaben automatisieren und so den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenverwaltung reduzieren.
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Airtable-Automatisierungen eignen sich hervorragend für die Durchführung sich wiederholender Aufgaben wie Dateneingabe und E-Mail-Aktualisierungen. Schauen wir uns alle Arten von Automatisierungen an, die Sie mit der kostenlosen Version von Airtable erreichen können.
Was sind Airtable-Automatisierungen?
Lufttisch Automatisierungen sind vordefinierte Abläufe oder Arbeitsabläufe, die Ihre Produktivität erheblich steigern können Wiederkehrende Aufgaben automatisieren . Sie reduzieren die Fehlerquote manueller Prozesse und sparen Ihnen gleichzeitig Zeit und Aufwand bei sich wiederholenden Aufgaben.
Es gibt drei Hauptelemente in Airtable-Automatisierungen:
- Auslösen: Dies definiert das Ereignis, das die Automatisierungssequenz initiiert.
- Triggerkonfiguration: Dies ist die Bedingung, bei der der Auslöser ausgelöst wird. Hier sollten Sie die Tabellendetails und Bedingungen auf Feldebene definieren, denen ein Datensatz entsprechen muss, um ein Ereignis auszulösen.
- Aktionen: Dies definiert die Aktion oder Aktionsfolge, die ausgeführt werden soll, wenn eine Automatisierung ausgelöst wird.
Wenn eine Airtable-Automatisierung aktiviert ist, sucht sie nach Ereignissen in Ihrer Basis, die der Triggerkonfiguration entsprechen. Eine Automatisierung wird nur ausgelöst, wenn alle Bedingungen des Auslösers erfüllt sind.
So erstellen Sie eine Automatisierung auf Airtable
Um eine Automatisierung zu erstellen, müssen Sie den Auslöser und die Reihe von Aktionen konfigurieren, die auf den Auslöser folgen. So richten Sie eine Automatisierung auf Airtable ein:
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Schritt 1: Fügen Sie einen Trigger hinzu
Klicken Sie auf der Registerkarte „Automatisierungen“ auf Auslöser hinzufügen . Hier wird Ihnen eine Liste von Auslösern angezeigt, aus denen Sie auswählen können. Die Liste umfasst Auslöser innerhalb Ihrer Airtable-Basis und externe Integrationen, die ein Ereignis auslösen können, beispielsweise ein in Google Kalender erstelltes Ereignis.
Schritt 2: Konfigurieren Sie den Trigger
Nachdem Sie den Auslöser ausgewählt haben, können Sie die Eigenschaften des Auslösers anzeigen und ändern. Sie können hier auch den Triggertyp ändern.
Sie richten das Triggerereignis basierend auf dem Triggertyp ein. Wenn der Triggertyp beispielsweise lautet Wenn der Datensatz mit den Bedingungen übereinstimmt , müssen Sie zusätzlich zu den Bedingungen, die ein Datensatz erfüllen muss, um dieses Ereignis auszulösen, die zu überwachende Tabelle angeben.
Schritt 3: Fügen Sie die Aktion hinzu
Als nächstes müssen Sie die Aktion auswählen, die Sie ausführen möchten. Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten, von der Erstellung und Aktualisierung von Datensätzen bis hin zum Versand von E-Mails oder Benachrichtigungen an externe Anwendungen. Zum Beispiel,
Schritt 4: Konfigurieren Sie die Aktion
Sie müssen nun die Aktion basierend auf der ausgewählten Aktion konfigurieren. Zum Beispiel, wenn die Aktion ist Eine E-Mail senden , müssen Sie die E-Mail-Empfänger, den Betreff, den Inhalt und alle Details angeben, die Sie in die E-Mail aufnehmen möchten.
Schritt 5: Zusätzliche Bedingungen oder Aktionen hinzufügen
Sie können Ihrer Automatisierung basierend auf vorherigen Aktionen zusätzliche Logik und Aktionen hinzufügen. Sie können dies tun, indem Sie die Schritte 4 und 5 nach Bedarf wiederholen.
Schritt 6: Testen Sie die Automatisierung
Klicken Sie auf, bevor Sie Ihre neu erstellte Automatisierung ausführen Testautomatisierung um zu überprüfen, ob der Auslöser und die Aktionen wie vorgesehen eingerichtet wurden.
Schritt 7: Schalten Sie die Automatisierung ein
Sie können die Automatisierung einschalten, sobald Sie mit Ihrem Setup vertraut sind. Beachten Sie, dass eine aktivierte Airtable-Automatisierung nicht auf vorhandene Datensätze angewendet wird, die der Triggerkonfiguration entsprechen.
So integrieren Sie Airtable-Automatisierungen
Airtable-Automatisierungen beschränken sich nicht nur auf das Erstellen/Aktualisieren der Basisdatensätze und das Versenden von E-Mails. Sie können es auch in externe Anwendungen wie Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Kalender, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center integrieren , Twilio und Hootsuite.
Hier sind einige Beispielanwendungsfälle für externe Integrationen der Airtable-Automatisierung:
- Senden Sie Nachrichten an einen Kollegen auf Slack wenn sie einem Datensatz zugeordnet sind : Der Auslöser für diese Automatisierung ist Wenn der Datensatz mit den Bedingungen übereinstimmt, und die Bedingung ist, dass der Beauftragte eines Datensatzes zu einem bestimmten Benutzer wechselt. Somit wird Airtable das ausführen Slack > Nachricht senden Aktion, wenn alle Auslöser vorhanden sind. Sie können den Nachrichtentext und die Empfänger konfigurieren.
- Fügen Sie einen Eintrag zu einer Aufgabenliste hinzu, wenn ein Das Ereignis wird in einem Google Kalender erstellt : Hier ist der Auslöser Google Kalender > Wann Ereignis erstellt , und die Aktion ist Datensatz erstellen . Sie können auswählen, wohin der neue Datensatz verschoben werden soll, und die entsprechenden Details eingeben.
- Fügen Sie erledigte Aufgaben zu einem Google Sheet hinzu : Der Auslöser hier ist Wenn der Datensatz mit den Bedingungen übereinstimmt dass sich das Statusfeld eines Datensatzes in „Abgeschlossen“ geändert hat oder dass sich der Datensatz jetzt in einer gefilterten Ansicht befindet, in der nur die abgeschlossenen Aufgaben angezeigt werden. Die Aktion ist Google Sheets > Zeile anhängen . Sie können das gewünschte Google Sheet zum Aktualisieren und die Felder auswählen, die von der Basis in das Blatt migriert werden sollen.
Einschränkungen von Airtable-Automatisierungen
Die Automatisierungen auf Airtable können zwar recht praktisch sein, weisen jedoch einige Einschränkungen auf. Für jede Airtable-Basis können Sie maximal 50 Automatisierungsworkflows haben, unabhängig davon, ob diese aktiv oder inaktiv sind. Sie können dies jedoch umgehen, indem Sie mehrere Aktionen in einer einzigen Automatisierung kombinieren.
Jede Airtable-Automatisierung kann bis zu 25 Aktionen haben. Dies stellt auch kein großes Hindernis dar, da die Ausgabe einer Aktion die Eingabe für eine andere im selben Workflow sein kann. Darüber hinaus haben Airtable-Automatisierungen je nach Plan unterschiedliche Ausführungslimits. Dies umfasst sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene Läufe.
Airtable-Plan | Läuft pro Monat |
Frei | 100 |
Team | 25.000 |
Geschäft | 100.000 |
Unternehmen | 500.000 |
Airtable führt einen Verlauf Ihrer Automatisierungsläufe mit Details zu jeder ausgeführten Automatisierung. Der Umfang dieser Funktion hängt auch von Ihrem Arbeitsbereichsplan ab.
Airtable-Plan | Laufverlauf |
Frei | 2 Wochen |
Team | 6 Monate |
Geschäft | 1 Jahr |
Unternehmen | 3 Jahre |
Mit der kostenlosen Version von Airtable ist das nur möglich automatisierte E-Mails versenden an Mitarbeiter innerhalb der ausgewählten Basis. Sie können dies jedoch für externe E-Mail-Adressen in anderen Arbeitsbereichsplänen konfigurieren.
Nur neue Änderungen können die Automatisierung auslösen. Darüber hinaus ist es erwähnenswert Integrationen mit Google Docs , Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center und Twilio sind im kostenlosen Plan nicht verfügbar.
Sparen Sie Zeit mit Airtable-Automatisierungen
Automatisierungen auf Airtable sind leistungsstarke Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und manuelle Arbeit zu reduzieren. Mit dem richtigen Workflow-Setup können Sie jede Woche mehrere Stunden in Ihrer Projektmanagement-Routine zurückgewinnen.
Wenn Sie also das nächste Mal ein Projekt einrichten, nehmen Sie sich die Zeit und Mühe, Airtable-Automatisierungen einzurichten, damit Sie sich entspannen und die Aufgaben von selbst erledigen können.