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1971 wurde die erste E-Mail von einem Computer zum anderen gesendet. Jetzt, 269 Milliarden E-Mails werden täglich verschickt.
Es ist unmöglich, sich vorzustellen, wie viele dieser E-Mails unnötig sind. Wie viele dienen nur dazu, noch mehr Verwirrung zu stiften. Um noch mehr Aufmerksamkeit und Geduld ihrer Empfänger zu verbrennen.
Aber eines ist sicher: Wenn mehr Menschen effektiv auf E-Mails antworten würden, wären wir alle etwas weniger an unsere Posteingänge gefesselt und unsere E-Mail-Angst wäre etwas weniger schwächend.
Die naheliegendste Lösung ist hier nicht nur „Inline-Antworten“, sondern Inline-Antworten richtig . Beim Inline-Antworten antworten Sie im Hauptteil der E-Mail, anstatt Ihre eigene E-Mail von Grund auf neu zu schreiben.
Inline-Antworten ist etwas, was die meisten von uns bereits von Zeit zu Zeit tun. Aber wir sollten inline antworten weit öfters. Und wir sollten dabei einige Regeln beachten, damit diese komplizierten E-Mail-Threads organisiert und leicht verständlich bleiben.
Wir antworten auf eine falsche E-Mail
Das Gegenteil von Inline-Antworten ist das, was oft als 'Top-Posting' bezeichnet wird. Hier klicken Sie auf Antwort auf eine E-Mail und beginnen einfach mit der Eingabe oben im Textfeld. So setzt sich heute der Großteil der E-Mail zusammen. Aber es sei denn, Sie haben es mit extrem einfachen E-Mail-Konversationen zu tun, können Top-Postings alle möglichen Probleme verursachen.
Zunächst einmal wird es beim Top-Posting zu einem großen Aufwand, auf die ursprüngliche E-Mail zurückzugreifen. Dazu gehört das Durchsuchen von E-Mails nach E-Mails, um zu finden, wonach Sie suchen. Sie müssen dann zurück zu der E-Mail scrollen, die Sie erstellen, um vielleicht das gerade Gefundene zu paraphrasieren, aus dem Kontext gerissen und oft fehlende wichtige Punkte.
Manchmal antwortet ein Empfänger möglicherweise in einem völlig neuen E-Mail-Thread auf Ihre E-Mail, was bedeutet, dass Ihre Konversation jetzt in zwei oder mehr separaten Threads stattfindet.
Wenn Sie sich in einer Gruppenunterhaltung befinden, werden die Dinge noch chaotischer. Nachverfolgen, wer wann auf was antwortet und was die Antworten waren jene Antworten wird zu einem fast unmöglichen Unterfangen.
Inline-Antworten ist die Lösung
Anstatt dann Top-Postings zu schreiben, sollten wir antworten im Einklang -- das heißt, im Textkörper der ursprünglichen E-Mail-Nachricht. In Outlook und Apple Mail können Sie die ursprüngliche Nachricht sehen, sobald Sie auf Antworten klicken. Drücken Sie in Gmail einfach auf die drei Punkte am unteren Rand des Bildschirms zum Verfassen, um die Unterhaltung anzuzeigen.
Spitze: Um die vertikale 'Zitat'-Zeile aus Ihrer Antwort in Gmail zu entfernen, markieren Sie die gesamte E-Mail und klicken Sie dann auf weniger einrücken Taste.
Inline-Antworten lösen das Problem, durch Massen von Nachrichten scrollen zu müssen, da die ursprüngliche E-Mail in der neuesten Nachricht, die Sie in dieser Konversation erhalten, enthalten und durchsuchbar ist. Dies bedeutet, dass alles im Kontext gehalten wird.
Außerdem müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, die Antworten anderer Personen zusammenzufassen oder E-Mail-Schnipsel zu kopieren und einzufügen, nur um Ihre eigenen Antworten sinnvoll zu machen. Bei Inline-Antworten ist alles vorhanden, auf das sich jeder jederzeit zurückgreifen kann.
Und bei Threads mit mehreren Personen ist es einfach zu unterscheiden, wer was gesagt hat und wem geantwortet hat (wenn es richtig gemacht wird).
Inline-Antworten richtig
Wenn die meisten Leute inline antworten, schreiben sie ihre Antworten einfach neben den Text, auf den sie antworten möchten, und machen diesen fett oder rot.
Das ist alles andere als ideal. Sobald jemand eine E-Mail im Klartext öffnet, kann er diese Formatierung nicht sehen. Und sobald mehr als ein paar Leute in einem Thread sind, kann es schnell chaotisch werden.
Also, hier ist eine kurze Anleitung zu richtig Inline-Antworten, die skalierbar sind und Verwirrung auf ein Minimum reduzieren.
1. Verlassen Sie sich nicht auf die Formatierung
Wie bereits erwähnt, kann ein Empfänger in einigen Fällen die Formatierung, die Sie in einer E-Mail enthalten, möglicherweise nicht sehen (z. B. bevorzugt er Nur-Text). Wenn jemand farbenblind ist, kann es schwierig sein, Threads mit mehreren Farben zu folgen.
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Verwenden Sie auf jeden Fall die Formatierung, damit Antworten beim Scannen einer E-Mail leichter zu finden sind. Aber verlass dich nicht einzig und allein darauf.
2. Vorwortantworten mit Ihrem Namen
Anstatt sich auf die Formatierung zu verlassen, machen Sie es sich zur Gewohnheit, allen Ihren Antworten Ihren Namen und, wenn Sie besonders organisiert sein müssen, das Datum voranzustellen. Bitten Sie alle Empfänger, dasselbe zu tun.
Derzeit haben Sie in Gmail keine andere Wahl, als Ihren Namen manuell einzugeben. Das gleiche gilt für die immer langweilige Apple Mail-App.
Wenn Sie jedoch Outlook verwenden, gibt es eine Funktion, die Ihren Antworten automatisch Ihren Namen voranstellt. Gehen Sie dazu zu Datei > Optionen > Mail . Dann geh zu Antworten & Weiterleiten , Überprüf den Vorwort Kommentare mit und geben Sie Ihren Namen in das Textfeld ein. Wenn Sie im Text einer E-Mail antworten, wird Ihr Name automatisch in Klammern angezeigt.
Mailbird hat diese Option auch standardmäßig.
3. Verwenden Sie bitte Zeilenumbrüche
Wenn Sie eine Inline-Antwort hinterlassen, sollte diese in einer neuen Zeile stehen und nicht mitten im Satz oder am Ende eines Absatzes eingefügt werden.
Dies macht es für andere Personen viel einfacher, auf Ihre Kommentare zu antworten, und das Scannen der Konversation, die um jeden Punkt herum stattfindet, wird viel effizienter.
4. Mehrstufige Antworten einrücken
Wenn mehrere Punkte in einer E-Mail angesprochen werden, gibt es mehrere Threads in einer einzigen Nachricht.
Um diese übersichtlich zu halten, sollten Sie Antworten in Threads einrücken, damit klar ist, welche Kommentare sich auf die einzelnen Punkte beziehen. Ich persönlich finde die Verwendung von spitzen Klammern (>) hier am intuitivsten, da Aufzählungszeichen in Klartext-E-Mails möglicherweise nicht auftauchen.
Dies erspart Ihnen viel Mühe, herauszufinden, auf welchen Teil des Gesprächs Sie achten müssen.
5. Letzter Ausweg: Verwenden Sie ein besseres Werkzeug
Niemand behauptet, dass Inline-Antworten hier die perfekte Lösung sind. Wenn Sie jedoch keine andere Wahl haben, als E-Mail zu verwenden, nehmen Sie sich die Zeit, um effiziente und effektive E-Mails zu schreiben. Aus den oben genannten Gründen ist Inline-Antworten der beste Weg, um Projekte voranzutreiben. Es hilft auch jedem, mit mehreren Konversationen in E-Mail-Threads Schritt zu halten, ohne Zeit damit verschwenden zu müssen, lange Listen vergangener E-Mails durchzusehen.
Wenn Sie jedoch feststellen, dass selbst Inline-Antworten zu komplex werden oder Ihre Kollegen sich nicht daran gewöhnen, Inline-Antworten richtig zu beantworten, ist es möglicherweise an der Zeit, nach einem anderen Tool zu suchen.
Kommunikationstools wie z Locker , Jammern , und Haufen erleichtern die komplexe Teamkommunikation. Anstatt weiterhin mit E-Mails zu kämpfen, ist es möglicherweise an der Zeit, eine davon auszuprobieren.
Verbreite das Wort
Wenn Sie diese einfachen Inline-Antwortregeln übernehmen, werden viele Empfänger die Effizienz dieses E-Mail-Verhaltens zu schätzen wissen und beginnen, Ihren Ansatz auf natürliche Weise nachzuahmen.
Wenn sie jedoch nicht natürlich Ihre nachdenkliche E-Mail-Etikette kopieren, ziehen Sie sie darauf an. Senden Sie ihnen diesen Artikel. Beschreiben Sie, wie sie antworten sollen, und erklären Sie, dass dies Tonnen von missverstandenen Nachrichten, Zeitverschwendung und Kontextverlust erspart.
Es gibt wirklich keinen Nachteil.
Glauben Sie, dass diese Regeln Ihnen helfen, den Überblick über komplexe E-Mail-Threads zu behalten? Gibt es weitere Tipps zum Inline-Antworten, die Ihrer Meinung nach hilfreich wären?
Bildquelle: sangoiri/ Depositphotos
Teilen Teilen Tweet Email Ein Leitfaden für Anfänger zum Animieren von SpracheAnimierende Rede kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie bereit sind, Ihrem Projekt Dialog hinzuzufügen, werden wir den Prozess für Sie aufschlüsseln.
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Rob Nightingale hat einen Abschluss in Philosophie der University of York, UK. Er hat über fünf Jahre als Social Media Manager und Berater gearbeitet und Workshops in mehreren Ländern gegeben. In den letzten zwei Jahren war Rob auch als Technologieautor tätig und ist Social Media Manager und Newsletter-Redakteur von MakeUseOf. Normalerweise reist er um die Welt, lernt Videobearbeitung und experimentiert mit Fotografie.
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