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Microsoft Excel ist ein großartiges Allzweck-Tabellenkalkulationsprogramm. Angesichts der Benutzerfreundlichkeit treten beim Erstellen komplizierterer Tabellenkalkulationen zwangsläufig Fehler auf.
Zu den häufigsten Fehlern zählen komplexe Zusammenhänge, versteckte Informationen, unverständliche Berechnungen oder einfach nur Fehler. Um konsistent gute Microsoft Excel-Dateien zu erstellen und zu pflegen, gibt es einige Dinge, die Sie immer beachten sollten.
Wie erstellt man eine gute Tabellenkalkulation?
Das erste, was Sie tun müssen, ist einen Organisationsstandard auszuwählen, bevor Sie mit der Entwicklung Ihrer Tabellenkalkulation beginnen. Wenn Sie in einem professionellen Umfeld arbeiten, schafft dieser Organisationsstandard die Voraussetzungen für alle Benutzer, die Ihre Tabellenkalkulation verwenden/bearbeiten.
Ein gemeinsamer Standard verbessert Ihre Kommunikation mit dem Team und spart Entwicklungszeit.
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Das heißt, es ist wichtig, Ihre Tabellenkalkulation mit Blick auf die Zukunft zu erstellen. Sie müssen vorbereitet sein, da Sie sicherlich auf Fälle stoßen werden, die Ihnen beim Einrichten der Tabelle nicht bewusst waren.
Indem Sie zukünftige Änderungen im Hinterkopf behalten, können Sie Ihr Arbeitsblatt haltbarer machen. Dies bedeutet wiederum, dass Sie weniger Zeit mit der Erstellung eines Ersatzarbeitsblatts verschwenden.
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Nutzen Sie mehrere Arbeitsblätter
Sie werden überrascht sein, wie viele Profis diesen Fehler machen! Microsoft Excel bietet mehrere Arbeitsblätter, und es ist wichtig, dass Sie lernen, diese zu verwenden. Sie sollten damit beginnen, verschiedene Arten von Daten auf verschiedenen Arbeitsblättern abzulegen.
Sie können beispielsweise die ersten Arbeitsblätter für die grundlegenden Informationen verwenden; die folgenden Arbeitsblätter können für Berechnungen verwendet werden, während das letzte Blatt oft für die Ergebnisse und Grafiken verwendet wird.
Dies hängt natürlich auch davon ab, welche Art von Arbeit Sie ausführen und womit Sie sich am wohlsten fühlen. Denken Sie daran, dass mehrere Tabellen pro Arbeitsblatt viele Probleme verursachen können, wenn Sie versuchen, Zellen auszusortieren, einzufügen oder zu formatieren.
Wenn Sie mit einem Team arbeiten, wird es für jeden einfacher zu verstehen, was passiert, wenn Sie mehrere Arbeitsblätter für verschiedene Teile der Arbeit haben.
Organisation des Informationsflusses
Die Informationen sollten von links oben nach rechts unten fließen, und Sie sollten Ihre Arbeitsblätter so organisieren, dass sie dieser Struktur folgen. Ihre Zeitleiste sollte für alle Ihre Arbeitsblätter konsistent sein, da dies für jeden einfacher zu verstehen ist, wie die Tabelle funktioniert.
Vermeiden Sie beim Verwalten des Informationsflusses Kreuzmuster, da diese die Leser ablenken. In diesem Sinne sollten Sie auch jegliche Art von Zirkelbezügen vermeiden.
Spalten und Zeilen beschriften
Obwohl eine einfache Tabellenkalkulation ohne Beschriftungen für Sie (als Ersteller des Arbeitsblatts) nicht verwirrend sein mag, könnten andere Benutzer dies als ziemlich problematisch empfinden.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie beginnen, Ihre Spalten und Zeilen mit einfachen Namen zu beschriften. Stellen Sie sicher, dass Sie konsistent dieselben Namen für dieselben Datentypen verwenden.
Was ist beim Schreiben von Formeln zu vermeiden?
Wenn Ihre Excel-Tabelle viele Formeln enthält, können Sie einige Dinge tun, um sie professioneller aussehen zu lassen. Vermeiden Sie vor allem wiederholte Berechnungen und berechnen Sie Formeln nur einmal.
Wenn Sie eine Formel kopieren, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Ganz zu schweigen davon, dass, wenn Sie eine Formel ändern, das zuvor erstellte Duplikat nicht geändert wird. Dies kann zu vielen verwirrenden Fehlern führen.
Wenn Sie dieselbe Formel erneut verwenden müssen, ist es besser, auf die erste Instanz zurückzugreifen, in der Sie die Formel verwenden mussten.
Darüber hinaus sollten Sie in Formeln immer feste Zahlen verwenden. Stattdessen sollten Sie für feste Werte separate Eingabezellen verwenden und die Referenzen auf diese Zelle verwenden, wenn Sie sie in Berechnungen verwenden.
Zusätzliche Dinge, die Sie beim Erstellen von Tabellenkalkulationen vermeiden sollten
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Verwendung von Microsoft Excel vermeiden sollten, ist die Möglichkeit, Zellen verbinden . Dies ist selten eine gute Idee und wird meistens nur verwendet, um die Ästhetik zu verbessern. Durch das Zusammenführen Ihrer Tabellenzellen besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Probleme mit Referenzen und Berechnungen auftreten.
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Eines der größten Risiken besteht darin, wenn Sie auf eine verbundene Zelle verweisen. Wenn Sie auf eine verbundene Zelle verweisen, sind alle Zellen Teil Ihrer Berechnungen, während nur eine davon tatsächlich korrekt ist.
Eine andere Sache, die Sie vermeiden sollten, ist das Ausblenden von Informationen wie Zeilen, Spalten und sogar Arbeitsblättern. Dies erhöht nur die Wahrscheinlichkeit, dass andere Benutzer etwas Wichtiges verpassen, wenn sie mit/an der Tabelle arbeiten.
Speichern Sie die Ästhetik für das Ende
Die Gestaltungsoptionen von Excel sind umfangreich, sodass Sie die Zellenwerte auf viele Arten nach Ihren Wünschen anpassen können. Sie können verschiedene Rahmen, Farben, Designs und andere Funktionen auswählen.
Es ist nichts Falsches daran, ein bestimmtes Design Ihrer Tabelle zu haben, aber normalerweise werden dadurch Informationen für den Betrachter abstrahiert.
Wenn Sie vorhaben, Ihre Tabelle zu gestalten, versuchen Sie, sie im gesamten Dokument konsistent zu halten. Ein konsistenter und einfacher Formatierungsstil wird den Lesern helfen, Ihre Tabelle viel einfacher zu verstehen!
Darüber hinaus ist es auch wichtig, eine Legende zu erstellen und Ihre Quellen klar zu verdeutlichen. Sie können auf der offiziellen Seite erfahren, wie Sie eine Diagrammlegende in Excel richtig erstellen Microsoft Webseite.
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Erfahren Sie, wie Sie Ihr Excel-Dokument professionell aussehen lassen
Durchgängig gute Excel-Dateien zu erstellen und zu pflegen ist gar nicht so schwer, wenn Sie die grundlegenden Tipps und Tricks kennen. Es ist nichts falsch daran, Ihr Excel-Dokument stylen zu wollen, aber versuchen Sie, das Styling / die Ästhetik für das Ende zu belassen.
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Zuerst sollten Sie eine klare und prägnante Tabelle erstellen, von Anfang bis Ende. Danach können Sie Ihrem Excel-Dokument einige Feinabstimmungen hinzufügen, aber versuchen Sie, es über alle Arbeitsblätter hinweg einfach und konsistent zu halten!
Teilen Teilen Tweet Email So finden und entfernen Sie kreisförmige Referenzen in ExcelHier erfahren Sie, was Sie über Zirkelverweise in Microsoft Excel wissen müssen und wie Sie damit umgehen, wenn sie erscheinen.
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Logan hat viele Dinge ausprobiert, bevor er sich 2011 in das Schreiben verliebte. MakeUseOf gibt ihm die Möglichkeit, sein Wissen zu teilen und nützliche und faktenreiche Artikel über Produktivität zu produzieren.
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