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Excel ist ein hervorragendes Werkzeug zum Verarbeiten von Daten, hat jedoch seine Grenzen. Wenn Sie zu komplizierte Formeln haben oder Ihr Computer beim Öffnen einer Excel-Datei abstürzt, sollten Sie möglicherweise ein anderes Dateiformat verwenden.
Was sind also die Anwendungsfälle, für die Sie unterschiedliche Software in Betracht ziehen sollten? Hier sind einige Situationen, in denen Sie eine andere App verwenden sollten.
1. Riesige Datenbanken
Wenn Sie sich mit Computern nicht auskennen, denken Sie wahrscheinlich, dass Excel (oder Google Sheets) die einzige Möglichkeit zum Speichern von Daten ist. Immerhin haben die neuesten Excel-Versionen 16.384 Spalten und 1.048.576 Zeilen mit insgesamt 17.179.869.184 Zellen.
Obwohl dies viele Informationen sind, sollten Sie sich bewusst sein, dass Ihr Computer alle Informationen auf einmal lädt. Wenn Sie viele Zellen verwenden, können Sie daher davon ausgehen, dass Ihr PC langsam läuft. Hundert oder sogar tausend Zeilen zu haben, ist kein Problem.
Wenn Sie jedoch im Laufe der Jahre immer wieder Daten zusammenstellen oder wenn mehrere Benutzer Informationen zu einer Datei hinzufügen, werden selbst leistungsstarke Computer Schwierigkeiten haben, sie zu laden. Dies liegt daran, dass Microsoft beim Öffnen der Datei alle Daten lädt.
Dies ist zwar für die Analyse kurzfristiger Daten nützlich, verschwendet jedoch Rechenleistung, wenn Sie nur bestimmte Informationen analysieren müssen. Wenn Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse eines Kunden benötigen, müssen Sie nicht den gesamten Rest Ihrer Kundendatenbank laden.
Eine gute Alternative zum Speichern von Daten ist die Verwendung einer dedizierten Datenbanksoftware oder eines Dienstes. Sie bieten dieselben Funktionen wie Excel, beispielsweise Datenanalyse, jedoch mit noch mehr Funktionalität. Sie können Microsoft Access verwenden, wenn Sie ein Fan der Microsoft Suite sind. Andere Alternativen sind LibreOffice Base und andere.
2. Komplexe Datenanalyse
Microsoft Excel verfügt über eine beträchtliche Anzahl verfügbarer Formeln. Es bietet die einfachste Summenformel für komplizierte Funktionen wie Barwert (berechnet den Zeitwert des Geldes) und Vorhersage (wird verwendet, um zukünftige Werte zu berechnen).
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Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie mehrere komplizierte Funktionen erstellen, ist es höchste Zeit, andere Lösungen in Betracht zu ziehen. Excel ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, wenn die Variablen Ihrer Formel alle auf Rohdaten basieren. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Ihre Funktionen auf Zellen basieren, die selbst Formeln sind, sollten Sie eine dedizierte Analysesoftware verwenden.
Wenn Ihre Tabellenkalkulationen auf mehreren Formeln basieren, können Fehler aufgrund der zusätzlichen Komplexität leicht unentdeckt bleiben. Und selbst wenn Sie Fehler finden, ist es nicht einfach, sie zu verfolgen, wenn Ihre Formeln drei Zeilen lang sind.
Anstatt Excel für komplizierte Szenarien zu verwenden, versuchen Sie, eine Programmiersprache wie Python zu lernen. Es ist leicht zu verstehen, und es gibt mehrere kostenlose Ressourcen für den Einstieg darauf. Und wenn Sie keine Lust haben, Programmieren zu studieren, können Sie auch dedizierte Datenanalysetools verwenden, die viel einfacher zu verwenden sind.
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3. Projektmanagement
Vor dem Aufkommen dedizierter Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello verwendeten viele Fachleute Microsoft Excel. Schließlich ist es einfach einzurichten. Es gibt sogar Vorlagen, die Sie herunterladen können, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Aber sobald Ihr Team wächst – oder Sie beginnen, mehr Projekte zu bekommen – werden die Dinge kompliziert. Wenn Sie nicht die Online-Version von Excel verwenden, kann Ihr Team Ihre Projektmanagementdatei nicht gleichzeitig verwenden. Und wenn Sie weitere Aufgaben und Unteraufgaben hinzufügen, haben Sie möglicherweise zu viele Informationen auf einem Blatt.
Je mehr Personen Zugriff auf die Datei haben, desto größer ist außerdem die Wahrscheinlichkeit einer unbeabsichtigten Verwechslung. Sie können versehentlich eine Formel ändern oder sogar wichtige Informationen löschen. Das Erstellen und Zuweisen von Projektabhängigkeiten kann ebenfalls verwirrend sein.
Aus diesem Grund ist es am besten, eine dedizierte Aufgabenverwaltungs-App für die Verwaltung Ihres Teams zu erwerben. Mit speziell entwickelten Apps haben Sie und Ihr Team einen klaren Überblick über alles, was zu tun ist. Sie können sogar bestimmten Mitgliedern Aufgaben zuweisen, damit nichts übersehen wird.
Und wenn Sie ein begrenztes Budget haben, können Sie online kostenlose Projektmanagement-Tools finden. Jetzt können Sie alle auf dem gleichen Stand halten, ohne einen Cent ausgeben zu müssen.
4. Formulare
Aufgrund der leichten Verfügbarkeit wird Excel häufig als Formular verwendet. Es gab viele Fälle, in denen bei Veranstaltungen und Versammlungen Laptops und Excel-Dateien für die Gästeregistrierung verwendet wurden.
Die Verwendung von Excel (oder einer beliebigen Tabelle) als Formular ist praktisch, da die Organisatoren ihre Daten direkt analysieren können. Dies ist jedoch mit mehreren Nachteilen verbunden.
- Erstens hätten Sie keine Kontrolle über die Dateneingabe. Jeder könnte falsche Informationen eingeben, und Sie wären nicht klüger. Es gibt auch keine Datenstandardisierung. Eine Person könnte New York unter Staat eingeben, während eine andere NY schreiben würde. Dies ist bei der Datenanalyse problematisch.
- Zweitens, wenn Sie über mehrere Registrierungssites verfügen, haben Sie separate Datensätze, die konsolidiert werden müssen. Dies nimmt Zeit in Anspruch und kann zu Fehlern in Ihren Daten führen. Dies könnte auch zu Doppelarbeit führen, da Benutzer ihre Daten möglicherweise doppelt eingeben.
- Drittens gibt es keinen Datenschutz. Wenn Sie eine Tabellenkalkulation verwenden, kann jeder durch die Einträge scrollen und Daten sammeln. Sie könnten sogar vorhandene Informationen verändern, wodurch Ihre Daten verzerrt werden. Wenn durch Ihre Excel-Registrierung ein Datenleck auftritt, können Sie haftbar gemacht werden.
- Wenn Sie schließlich Excel für die Online-Registrierung verwenden möchten, ist es, wie bereits erwähnt, nicht für große Datenbanken geeignet.
5. Finanzdatenanalyse
Wenn Sie Excel verwenden, um Finanzdaten zu verfolgen, müssen Sie wahrscheinlich auf mehrere Quellen verlinken. Diese Quellen können andere Excel-Dateien, Online-Datenbanken und sogar Finanz-Websites sein. Wenn Sie diese jedoch hinzufügen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Fehler eingeht oder veraltete Informationen erhalten.
Es gab sogar eine Vorfall bei J.P. Morgan im Jahr 2012, als eine Formel bei der Risikoberechnung versehentlich Preissummen anstelle ihres Durchschnitts verwendet hat. Dies wiederum führte zu einem Ergebnis, das etwa zwei Größenordnungen unter dem tatsächlichen Wert lag, und führte dazu, dass die Bank beim Handel 6 Milliarden Dollar verlor.
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Während andere Probleme im Spiel sind, ist diese falsch geschriebene Formel Teil der Fehlerkaskade, die zu diesem massiven Verlust geführt hat.
Verwenden Sie dedizierte Software
Microsoft Excel ist eine ausgezeichnete Tabellenkalkulation. Es eignet sich hervorragend für kleine Datensätze oder wenn Sie es als Proof of Concept ausprobieren. Wenn Sie jedoch Ihre Arbeit skalieren möchten, sollten Sie dedizierte Software in Betracht ziehen.
Die Verwendung von speziell für Ihren Zweck entwickelter Software bietet Ihnen eine bessere Funktionalität, schnelleres Arbeiten und ermöglicht es Ihnen, Dinge effizienter zu erledigen. Obwohl die Einrichtung einiger von ihnen Zeit oder Geld (oder beides) kostet, sparen Sie auf lange Sicht Geld.
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Jowi ist Autorin, Karrierecoach und Pilotin. Er hat eine Liebe zu allem PC entwickelt, seit sein Vater im Alter von 5 Jahren einen Desktop-Computer kaufte. Seitdem nutzt und maximiert er Technologie in jedem Aspekt seines Lebens.
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