10 Google Docs-Tipps, die Sekunden dauern und Ihnen Zeit sparen

Seitdem 'Google' zu einem Verb wurde, tun wir viel dafür, dass es zur Grammatik unseres Online-Lebens wird. Wir suchen mit der Syntax von Google, wir leben in Gmail und manchmal werden wir mit Google Drive und seinen Apps wie Google Docs produktiv.

Von allen Tools auf Google Drive ist Docs als Texteditor die erste Wahl für alltägliche Aufgaben. Deshalb ist jeder zeitsparende Google Doc-Tipp wie Goldstaub.

Hier sind zehn Tipps, die Sie nicht länger als ein paar Sekunden brauchen, um sie zu lernen.

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Beginnen wir mit dem Starten von Google Docs...

Rufen Sie über den App Launcher direkt Google Docs auf, wenn Sie bei anderen Google-Produkten angemeldet sind. Klicken Sie auf die App-Launcher und Sie finden Docs in der Mehr Abschnitt, wenn er in den Standardsymbolen nicht sichtbar ist.

Aber wussten Sie, dass es eine noch schnellere Möglichkeit gibt, die Apps zu starten?

1. Verwenden Sie die .Neuen URLs als Google Drive-Verknüpfungen

Google hat die .new Top-Level-Domain genutzt, um uns ein paar neue Verknüpfungen zu geben. Geben Sie diese einfach in Ihren Browser ein, um ein neues Dokument, eine Tabelle, eine Folie oder ein neues Formular zu starten.

http://doc.neu: Öffnen Sie ein neues Google-Dokument
http://sheets.new: Öffnen Sie eine neue Google Tabellen-Tabelle
http://deck.neu: Öffnen Sie eine neue Google-Präsentation
http://site.neu: Erstellen Sie eine neue Google Sites-Website

Leichte Variationen scheinen auch zu funktionieren. Sie können beispielsweise „docs.new“ anstelle von „doc.new“ eingeben, um ein Dokument zu öffnen. Möchten Sie schnell auf diese Verknüpfungen zugreifen? Speichern Sie sie einfach als Browser-Lesezeichen.

2. Suchen Sie schnell in Google Drive

Die Schneller Zugang Zeile oben auf der Google Drive-Benutzeroberfläche zeigt alle zuletzt verwendeten Dateien an. Es schlägt auch diejenigen vor, auf die Sie am häufigsten zugreifen. Doppelklicken Sie auf eine beliebige Datei, um sie zu öffnen.

Sie können aber auch in Google Drive oder auf den Startbildschirmen von Docs, Sheets und Slides nach einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Ordner suchen, indem Sie ein Wort oder einen Satz in das Suchfeld oben eingeben. Eine Dropdown-Liste mit vorgeschlagenen Ergebnissen und Dokumenttypen wird angezeigt.

Es gibt auch einen kleinen Dropdown-Pfeil neben der Box, der leistungsstarke Filter für eine eingehende Suche öffnet.

Typ: Ordner, Dokumente, PDFs, Fotos, PDFs etc.
Eigentümer: Jedermann, Im Besitz von mir, Nicht im Besitz von mir, Im Besitz von irgendjemandem, Bestimmte Person
Standort: Überall, Mein Laufwerk, Mit mir geteilt.

Darüber hinaus können Sie mit den Filtern im Dialog Ihre Suche weiter verfeinern. Zum Beispiel, Artikelname sucht nur nach dem Titel der Datei. Auswahl eines der Nachverfolgen Optionen erhalten Sie die Dateien mit den Ihnen zugewiesenen Aktionselementen oder mit Vorschlägen in Dateien, die Sie besitzen.

Genau wie bei der Google-Suche können Sie Boolesche Operatoren (z. B. 'OR') verwenden, um den Umfang Ihrer Suche zu erweitern.

Zu Schnell durch die Suche , geben Sie einen Satz oder ein genaues Zitat ein, das sich auf die Datei bezieht, die Sie öffnen möchten. Google Drive öffnet das Dokument und hebt das von Ihnen verwendete Suchwort hervor.

Geschwindigkeitstipp: Drücken Sie / (Schrägstrich), um zum Suchfeld zu gelangen.

Auf den Google-Supportseiten gibt es die vollständige Liste der Suchoptionen innerhalb von Google Drive. Und vergessen Sie nicht, auch im Papierkorb zu suchen!

Google Docs unterscheidet sich nicht von anderen Office-Suiten. Es mag einfacher sein als Microsoft Word, aber das Menü enthält immer noch viele Befehle. Drücken Sie Alt + / um auf die Suchfunktion für Menüs zuzugreifen. Geben Sie ein, wonach Sie suchen, und schon wird die Funktion geöffnet.

Das Menüsuchfeld ist auch eine zufällige Möglichkeit, andere Bearbeitungstools zu entdecken, die Google Docs zu bieten hat. Beachten Sie den Link zu den Tastenkombinationen im Menü.

4. Verwenden Sie Google Notizen mit Google Docs

Google Keep ist ein raffiniertes kleines Tool, um schnell Notizen zu machen. Einer der besten Google Notizen-Tricks besteht darin, Google Notizen zu verwenden, um Text in einem Foto zu erfassen und in digitalen Text umzuwandeln. Aber wussten Sie, dass Sie mit einem einzigen Klick ein Google-Dokument aus einer Google Notizen-Notiz erstellen können?

Dank dieses Exports können Sie Ihre Ideen in Google Docs erweitern, bearbeiten und verfeinern. Für Studenten und Autoren ist diese nahtlose Funktion eine schöne zeitsparende Funktion.

5. Visualisieren Sie Wörter, die Sie am häufigsten verwenden, mit einer Wortwolke

Eine Wortwolke ist ein interessantes Werkzeug, um Informationen zu visualisieren. Schriftsteller, Studenten und Akademiker können Wortwolken verwenden oder eine Tag-Cloud um schnell zum Thema eines Dokuments zu gelangen. Wortwolken helfen uns auch, die Wörter zu sehen, die wir häufiger verwenden (oder missbrauchen).

Verwenden Sie in Google Docs die Tag-Cloud-Generator für jedes Dokument, das 50 Wörter oder mehr enthält. Das kostenlose Google Drive-Add-on kann gefunden und installiert werden von Add-ons (Menü)> Add-ons abrufen ...

Greifen Sie über das Menü auf das Add-On zu. Die Tag-Cloud wird auf einem kleinen Panel rechts angezeigt. Wenn Sie weiter schreiben, verwenden Sie das blaue Cloud aktualisieren Schaltfläche, um die Tag-Cloud erneut zu generieren.

Sie können die Wortwolke als Bild herunterladen. Der Cloud-Generator funktioniert auch mit Tabellenkalkulationen.

6. Suchen und einfügen mit einem Klick

Mit dem Entdecken müssen Sie das Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, nicht verlassen, um nach Informationen zu suchen. Das Öffnen einer Suche in einem anderen Browser-Tab ist eine Zeitsenke für sich.

Gehe zu Extras > Erkunden .

Das integrierte Explore-Tool, mit dem Sie zusätzliche Informationen in dem Google-Dokument oder der Google-Präsentation suchen, einfügen und zitieren können, an dem Sie gerade arbeiten. Sie können Zitate mit einem Klick hinzufügen und zitieren. Geben Sie den Betreff für ein Zitat ein oder wählen Sie ein Wort aus dem Dokument aus.

Die folgenden Zitierformate sind--- MLA, APA, und Chicago . Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, ist das Einfügen von Anführungszeichen mit dem richtigen Zitat nur ein Teil.

Das Tool kann auch verwendet werden, um eine Vielzahl von Daten zu zitieren --- inklusive statistischer Daten in Tabellen . Die Verwendung der Suchoptionen ist selbsterklärend---wenn Daten in Ihrem Google Drive vergraben sind, verwenden Sie die Fahrt Filter um nach den Informationen zu suchen oder den Bildersuchfilter nach den richtigen Illustrationen.

Denken Sie daran, wenn Sie Wörter einfügen, ist es einfach, Überprüfen Sie Ihre Wortzahl in Docs .

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7. Formatierung auf mehrere Textauswahlen anwenden

Die Lackformat Tool in Google Docs hilft Ihnen, ein bestimmtes Format auf jeden anderen Teil des Inhalts zu replizieren. Wählen Sie einen beliebigen Text aus und formatieren Sie ihn. Drücke den Farbroller-Symbol in Ihrer Symbolleiste und wählen Sie den Text aus, auf den Sie die Formatierung anwenden möchten. In diesen zweiten Text wird das Originalformat 'kopiert'.

Aber was ist, wenn Sie Text formatieren möchten, der sich an mehreren Stellen in Ihrem Dokument befindet?

Einfach--- Doppelklicken Sie auf das Farbroller-Symbol anstelle des Einzelklicks. Markieren Sie mehrere Textauswahlen und kopieren Sie dieselbe Formatierung in jede Auswahl.

8. Holen Sie sich lizenzfreie Bilder

Google Docs enthält die Google Bildersuche, mit der Sie Fotos schnell finden und in Ihre Dokumente einfügen können. Der Prozess ist einfach und intuitiv.

Auswählen Einfügen > Bild oder klicke auf Bild Schaltfläche in der Google Docs-Symbolleiste.

Wählen Sie eine der folgenden Upload-Optionen aus:

Hochladen vom Computer
Durchsuche das Web
Fahrt
Fotos
Nach URL
Kamera

Wenn Sie auswählen Durchsuche das Web , Fahrt , oder Fotos , öffnet sich eine Schublade auf der rechten Seite Ihres Bildschirms. Sie können Bilder auch direkt aus der Schublade in Ihr Dokument ziehen und ablegen.

Google gibt an, dass die Bilder nur für den persönlichen oder kommerziellen Gebrauch in Google Drive verfügbar sind und gemäß den Programmrichtlinien verwendet werden müssen.

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Ebenfalls: Jedes aus dem Internet eingefügte Bild wird in Ihrem Dokument gespeichert. Selbst wenn die ursprüngliche Quelldatei aus dem Web entfernt wird, wird in Ihrem Dokument kein leerer Platzhalter angezeigt.

9. Holen Sie sich die Aufmerksamkeit von jemandem in einem Kommentar

Kollaborative Google-Dokumente basieren auf Kommentaren. Google Docs bietet eine schnelle Möglichkeit, Personen individuell zu markieren, sodass sie über alle Kommentare benachrichtigt werden, die Sie zu einem Dokument machen. Wählen Sie die Stelle im Dokument für den Kommentar aus. Wählen Einfügen > Kommentar . Geben Sie im Kommentarfeld ein . ein @ oder + unterschreiben Sie und beginnen Sie dann mit der Eingabe des Namens der Person, die Sie benachrichtigen möchten.

Google Docs wählt den Namen automatisch aus Ihrer Gmail-Kontaktliste und informiert sie per E-Mail. Wenn die Person keinen direkten Zugriff auf das Dokument hat, müssen Sie die Berechtigungsstufe für den Benutzer festlegen.

10. Verwenden Sie Verknüpfungen für mathematische Gleichungen

Google Docs bringt ein sehr praktisches Gleichungseditor . Gehe zu Einfügen > Gleichung . Sie können mit den bereitgestellten Symbolen, Operatoren, Variablen und Pfeilen nicht nur einfach Gleichungen erstellen, sondern auch mit Ihren Teammitgliedern daran zusammenarbeiten. Google Docs verwendet die LaTeX-Syntax.

Die Gleichungs-Taskleiste erleichtert das Einfügen von Symbolen und mathematischen Operationen.

Um eine Gleichung zu starten, wählen Sie Neue Gleichung . Dadurch wird ein Platzhalter in Ihrem Dokument erstellt. Wählen Sie die Symbole aus, die Sie verwenden möchten, indem Sie einfach mit der Maus darüber fahren und dann die erforderlichen auswählen.

Spitze: Um den Vorgang zu beschleunigen, können Sie auch Verknüpfungen für Automatisierungsgleichungen .

Wenn Sie beispielsweise 'alpha' in eine Gleichung gefolgt von einem Leerzeichen oder einer Klammer eingeben, wandelt Google Docs Ihre Eingabe in eine Alpha um. Sie können ganz einfach Hoch- und Tiefstellungen hinzufügen, indem Sie die Tasten '^' bzw. '_' drücken. Geben Sie 'frac' für Brüche ein.

Der Google-Support hat die vollständige Liste der Gleichungsverknüpfungen .

Vergessen Sie nicht die Tastenkombinationen für Google Docs

Tastenkombinationen für Google Docs können die ultimative Zeitersparnis sein ---Hit Strg + / (Schrägstrich) auf Ihrer Tastatur, um die umfangreiche Liste anzuzeigen, die Google Drive für eine schnellere Dokumentenverwaltung bereitgestellt hat.

Viele der Navigationsverknüpfungen von Gmail und denen für Drive sind ähnlich. Mit Google Drive können Sie auch Ihre eigenen Verknüpfungen erstellen.

Gehe zu Extras > Einstellungen > Automatische Ersetzung .

Sie können die Felder verwenden, um regelmäßig verwendete Wörter, E-Mail-Adressen, Abkürzungen und sogar häufig falsch geschriebene Wörter mit ihren korrekten Versionen automatisch einzufügen.

Auch die Auswahl lohnt sich Links automatisch erkennen und Listen automatisch erkennen im Dialogfeld Einstellungen.

Erledigen Sie Dinge mit Google Docs

Sie können argumentieren, dass der ultimative Geschwindigkeitstipp darin besteht, Google Drive-Vorlagen zu verwenden. Wenn Sie in die Tiefe tauchen, können Sie mit jeder kleinen Funktion professionell aussehende Dokumente mit Google Docs erstellen. Mit dem richtigen Speed-Tipp geht es noch schneller.

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Über den Autor Saikat Basu(1542 Artikel veröffentlicht)

Saikat Basu ist stellvertretender Redakteur für Internet, Windows und Produktivität. Nachdem er den Schmutz eines MBA und einer zehnjährigen Marketingkarriere beseitigt hat, ist er jetzt leidenschaftlich dabei, anderen zu helfen, ihre Fähigkeiten im Geschichtenerzählen zu verbessern. Er hält Ausschau nach dem fehlenden Oxford-Komma und hasst schlechte Screenshots. Aber Fotografie-, Photoshop- und Produktivitätsideen beruhigen seine Seele.

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