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Google Docs ist die Textverarbeitungskomponente der Online-Office-Suite von Google. Es ist eine kostenlose Alternative zu Microsoft Word. Es hat auch mehr Funktionen, als Sie vielleicht denken.
In diesem Artikel beantworten wir die am häufigsten gestellten Fragen zu Google Docs.
Was ist Google Docs?
Google Docs ist die browserbasierte Textverarbeitung von Google. Sie können Dokumente online erstellen, bearbeiten und freigeben und von jedem Computer mit Internetverbindung darauf zugreifen. Es gibt sogar eine mobile App für Android und iOS.
Was Google Docs von seinem wichtigsten Desktop-Konkurrenten Microsoft Word unterscheidet, sind seine kollaborativen Funktionen. Google Docs war eines der ersten Textverarbeitungsprogramme, das die gemeinsame Online-Dokumentenbearbeitung anbot.
Google hat es unglaublich einfach gemacht, Dokumente plattformübergreifend zu teilen und gemeinsam in Echtzeit über ein Browserfenster zu arbeiten. Ihre Mitarbeiter benötigen nicht einmal ein Google-Konto, um Google-Dokumente anzuzeigen oder zu bearbeiten, die Sie mit ihnen teilen.
Außerdem, Add-ons für Google Docs können Sie die Funktionalität erweitern und fehlende Funktionen hinzufügen.
So verwenden Sie Google Docs
Sie können Google Docs genauso verwenden wie Word-Dokumente. Neue Dokumente erstellen, Google Docs-Vorlagen verwenden , teilen Sie Dokumente mit Ihrem Team und arbeiten Sie in Echtzeit zusammen. Wir zeigen Ihnen hier die Grundlagen.
So erstellen Sie ein Google-Dokument
Um ein neues Google-Dokument zu erstellen, gehen Sie zuerst zu docs.google.com und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an. Sobald Sie sich auf der Startseite von Google Docs befinden, können Sie ein leeres neues Dokument erstellen oder eine Vorlage auswählen.
Du kannst auch gehen zu Datei > Neu > Dokumentieren oder Datei > Neu > Von Vorlage um dasselbe in einem vorhandenen Google-Dokument zu tun.
Im Menü Datei können Sie auch viele Aspekte des Dokuments ändern, einschließlich der Seitenausrichtung .
So speichern Sie ein Google-Dokument
Als Teil der Online-Office-Suite von Google müssen Sie nie daran denken, ein Dokument zu speichern, da Google es automatisch auf Ihrem Google Drive speichert. Daher finden Sie keine Schaltfläche zum Speichern.
Das heißt, von der Datei Menü, Sie können Eine Kopie machen , Email , oder Herunterladen Ihr Google-Dokument.
So laden Sie Google Docs herunter
Google speichert Ihre Dokumente auf Google Drive. Um stattdessen ein Google-Dokument auf Ihren Computer herunterzuladen, gehen Sie zu Datei > Herunterladen und wählen Sie Ihr gewünschtes Dateiformat.
So senden Sie eine E-Mail an ein Google-Dokument
Wenn Sie das Dokument herunterladen möchten, weil Sie es per E-Mail versenden möchten, können Sie dies direkt aus dem Dokument heraus tun. Gehe zu Datei > E-Mail > Diese Datei per E-Mail senden / E-Mail-Mitarbeiter senden , wählen Sie das Dateiformat aus, das Sie anhängen möchten, und geben Sie die Standard-E-Mail-Details ein.
So teilen Sie ein Google-Dokument
Anstatt ein Dokument per E-Mail zu versenden, empfehlen wir jedoch, es zu teilen. Das liegt daran, dass durch das Teilen jeder die gleiche Version des Dokuments sehen und bearbeiten kann. Auf diese Weise vermeiden Sie das Erstellen von widersprüchlichen Kopien oder das Duplizieren Ihrer Arbeit. Wie bereits erwähnt, tut der Empfänger nicht Sie benötigen ein Google-Konto, um das Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten.
Um ein Google-Dokument aus dem Dokument heraus freizugeben, klicken Sie auf das Teilen Knopf oben rechts. Jetzt haben Sie mehrere Möglichkeiten:
Sie können die Namen oder E-Mail-Adresse(n) des/der gewünschten Empfänger/s eingeben. Beachten Sie, dass die Standardzugriffsebene bei dieser Methode ist Editor . Klicken Sie auf das Stiftsymbol rechts, um dies in zu ändern Zuschauer oder Kommentar .
Anstatt das Dokument für Einzelpersonen freizugeben, können Sie es über einen Link über das für Gruppen freigeben Link abrufen Speisekarte. Standardmäßig werden Ihre privaten Google-Dokumente mit geteilt Jeder .
Wenn Ihr Google-Konto zu einer Organisation gehört (hier: MakeUseOf.com), wird es innerhalb dieser Organisation geteilt. Klicken Ändern oder Teilen mit... um diese Einstellungen anzupassen und Benutzern des Links Betrachter-, Kommentator- oder Editorzugriff zu gewähren.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Link kopieren unten rechts. Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert.
Wenn du möchtest Teilen Sie eine Kopie Ihres Google-Dokuments mit mehreren Mitarbeitern, da Sie nicht möchten, dass sie das Originaldokument bearbeiten, können Sie dies auch verwenden Mach einen Kopiertrick um sich etwas Arbeit zu ersparen.
So verfolgen Sie Änderungen in Google Docs
Wenn Sie häufig Änderungen an Ihren Google-Dokumenten vornehmen oder diese für andere freigegeben haben, möchten Sie die Änderungen nachverfolgen.
Versionsgeschichte
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Google Docs führt dies automatisch durch, indem es den Versionsverlauf Ihres Dokuments verfolgt. Gehe zu Datei > Versionsverlauf > Versionsverlauf anzeigen um ein Menü zu erweitern, das alle Änderungen auflistet, die Google für Ihr Dokument verfolgt hat.
Sie sehen, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden, und sie werden alle im Dokument hervorgehoben.
Du kannst sogar Benennen Sie die aktuelle Version um nachträglich vorgenommene Änderungen einfach rückgängig zu machen. Entweder geh zu Datei > Versionsverlauf > Aktuelle Version benennen , geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern .
Alternativ können Sie zum Menü Versionsverlauf gehen und auf das Datum oder den Namen einer Version klicken, um sie umzubenennen. Im Menü Versionsverlauf können Sie dann eine Einstellung aktivieren, um nur benannte Versionen anzeigen (siehe Screenshot oben).
Der Versionsverlauf ist die grundlegende Form der Nachverfolgung von Änderungen. Sie können die Versionen eines Dokuments wiederherstellen, indem Sie es auswählen und auf klicken Diese Version wiederherstellen Taste. Was Sie nicht tun können, ist einzelne Änderungen innerhalb jeder Version zu akzeptieren oder zu verwerfen. Wenn dies die gewünschte Funktionalität ist, müssen Sie eine andere Funktion verwenden: Modi.
Vorschlagsmodus
Google Docs unterstützt drei verschiedene Modi: Bearbeitung , Vorschlagen , und Ansehen . Bearbeiten ist der Standardmodus. Um in einen anderen Modus zu wechseln, gehen Sie zu Ansicht > Modus oder klicken Sie ganz rechts im Werkzeugmenü auf das Stiftsymbol. Um einzelne Änderungen zu steuern, verwenden Sie die Vorschlagen .
Wenn Sie im Vorschlagsmodus Änderungen vornehmen, sehen Sie auf der rechten Seite des Dokuments einen Kommentar mit der Option, den Vorschlag anzunehmen oder abzulehnen. Sie können auch eine Antwort schreiben, um jede Änderung zu besprechen.
Alle in diesem Modus vorgenommenen Änderungen werden einzeln unter der jeweiligen Dokumentversion in der Versionshistorie nachverfolgt. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, abgelehnte Änderungen zu überprüfen und wiederherzustellen, obwohl Sie diese Version des Dokuments wiederherstellen müssten, was bedeutet, dass Sie alle folgenden Änderungen verlieren würden.
Spitze : Um Ihre Mitarbeiter zu zwingen, den Vorschlagsmodus zu verwenden, setzen Sie ihren Zugriff auf kann kommentieren beim Teilen des Dokuments.
So drucken Sie aus Google Docs
Das Drucken aus Google Docs funktioniert genauso wie das Drucken jedes anderen Dokuments auf Ihrem Computer. Um ein Google-Dokument zu drucken, öffnen Sie das Dokument und gehen Sie dann entweder zu Datei > Drucken oder drücke die Strg + P Tastenkombination oder klicken Sie auf das Drucksymbol im Tools-Menü.
Jede dieser Aktionen öffnet Ihr Druckmenü. Wählen Sie hier Ihren Drucker und die Einstellungen aus und drucken Sie wie gewohnt.
So bearbeiten Sie Google Docs offline
Um Ihre Google Docs offline zu bearbeiten, müssen Sie einige Grundvoraussetzungen erfüllen. Zunächst müssen Sie beim Einrichten des Offline-Zugangs online sein. Sie müssen Google Chrome auch außerhalb des Inkognito-Modus verwenden, installieren und aktivieren Google Text & Tabellen offline Chrome-Erweiterung und haben Sie genügend freien Speicherplatz, um Ihre Dateien zu speichern.
Sobald dies erledigt ist, gehen Sie zu docs.google.com , klicke oben links auf das Hamburger-Menü, gehe zu Einstellungen , und stellen Sie sicher, dass der Schieberegler neben Offline ist in der Auf Position (siehe Screenshot unten).
Jetzt ist jedes Dokument, an dem Sie arbeiten, zumindest temporär auch offline auf Ihrem Computer verfügbar. Das Cloud-Symbol neben dem Dokumentnamen zeigt an, ob Ihr Dokument offline verfügbar ist.
Wenn Ihre Internetverbindung unterbrochen wird, sehen Sie eine durchgestrichene Wolke und den Hinweis 'Offline arbeiten'. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden synchronisiert, sobald Sie sich wieder mit dem Internet verbinden.
Wenn die Offline-Erweiterung von Google Docs aktiviert ist, können Sie die Liste all Ihrer Dokumente unter . einsehen docs.google.com , auch offline. Alle dauerhaft offline verfügbaren Dokumente sind mit einem Häkchen versehen. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü, um die Offline verfügbar Möglichkeit.
Die Google Docs Offline-Erweiterung speichert auch alle geöffneten Dokumente im Cache. Sollten Sie Ihre Internetverbindung verlieren, haben Sie auch auf Dokumente Zugriff, die nicht explizit offline verfügbar sind.
Festplatte ist immer auf 100 Windows 10
In diesem Fall können Sie das Dokument dauerhaft offline verfügbar machen, auch wenn Sie nicht online sind. In der Zwischenzeit werden die Dokumente, die nicht zwischengespeichert und nicht offline verfügbar sind, stummgeschaltet.
Zum Sichern und Synchronisieren von Google Docs-Dateien auf Ihrem Computer oder Mobilgerät können Sie auch die Google Drive Backup- und Sync-Tool .
Google Docs, jetzt unter Ihrer Kontrolle
Jetzt kennen Sie die Grundlagen der Verwendung von Google Docs. Als nächstes ist es Zeit zu entdecken nette Möglichkeiten, schöne Google-Dokumente zu erstellen . Sie können dann mit der Erkundung von Funktionen fortfahren, die für Geschäftsdokumente relevant sind, und Spracheingabe in Google Docs .
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Während ihrer Promotion begann Tina 2006 über Verbrauchertechnologie zu schreiben und hat nie aufgehört. Jetzt auch Redakteurin und SEO, ihr findet sie auf Twitter oder einen nahe gelegenen Wanderweg wandern.
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